10

Gestin del Contrato

Tabla de contenidos
Introduccin Qu es un contrato? Cmo se materializan los contratos de la Ley de Compras? Qu significa gestionar los contratos? Para qu gestionar los contratos? Cmo gestionar el contrato? Gestin de contratos vigentes Evaluacin de los contratos
3 3

16

17

Introduccin
La gestin de los contratos ha adquirido un importante rol en las organizaciones, tanto pblicas como privadas, pues poco sirve haber realizado todo el proceso previo de la adquisicin correctamente, si no contamos con una efectiva gestin para la aceptacin oportuna y efectiva de los bienes y servicios, para la gestin post entrega y para gestionar la informacin generada en pos de mejores decisiones para nuevas adquisiciones. En esta gua se describir qu es un contrato, particularmente aquellos comprendidos en la Ley 19.886 de Compras Pblicas, cmo se materializan y cmo gestionarlos adecuadamente. La gua profundiza en este ltimo tema, partiendo de la base que el usuario sabe cmo hacer y redactar un contrato y, por lo tanto, entregando las herramientas para su correcta gestin una vez que ya se encuentra elaborado.

Qu es un contrato?
Es un acuerdo de voluntades a travs del cual una parte se obliga con otra a cumplir con una determinada prestacin. Esto implica que surgen, entre las partes, derechos y obligaciones que deben ser cumplidas en los trminos que seala el contrato. Por ejemplo, cuando compramos cualquier bien, el comprador se obliga a pagar una determinada suma de dinero (que llamamos precio) y el vendedor tambin adquiere la obligacin de entregar un producto. Ambas partes estn de acuerdo en los trminos y en el objeto de ese contrato, independientemente de que ste quede o no escrito.

Contratos de suministros y servicios de la Ley de Compras Pblicas Los contratos de suministros y servicios, normados en la Ley 19.886 de Compras Pblicas, son una especie de contrato administrativo, a travs de los cuales la administracin del Estado (comprador) celebra con un particular (proveedor) la compra o arrendamiento de productos o servicios. Los contratos administrativos se caracterizan porque las normas que los regulan son muy distintas de las que regulan un contrato celebrado por dos particulares, debido a que mediante ellos se pretende satisfacer una necesidad en la cual est involucrado el inters pblico.

Cmo se materializan los contratos de la Ley de Compras Pblicas?

Como sealamos anteriormente, un contrato es, en trminos generales, un acuerdo de voluntades. Este acuerdo puede tener lugar de muchas formas, y mientras ms avanza la tecnologa de la informacin, mayor es la posibilidad de expresar este acuerdo de modos distintos a los tradicionales, ya sea presionando una tecla, manifestado voluntad telefnicamente, etc.

contrato, puede variar desde una simple orden de compra hasta un contrato escriturado complejo o muy extenso. Entre ambos
La forma especfica de este extremos podemos encontrar distintos matices, con contratos escriturados ms simples y breves. Adems, la forma especfica del contrato

generalmente depender de la

complejidad

que presente nuestra adquisicin, por lo que explicaremos cmo

se materializan los contratos en ambos extremos: compras estndares y compras complejas.

Simple Ejemplos de Compras Formas de materializacin de Contratos

Orden de Compra Contrato escriturado "simple" o "breve" Contrato escriturado "complejo" o "extenso"

Ej. Mantencin de fotocopiadora Ej. Papel de Catalgo Electrnico Ej. Diseo e implementacin de Sistema Informtico

Complejo

Compras simples y/o estndares

Estas compras son aquellas que realizamos de manera habitual, de bienes y servicios que necesitamos frecuentemente y/o cuyas adquisiciones no revisten mayor complejidad. En este caso la escrituracin de los acuerdos no es indispensable. Una adquisicin estndar generalmente tendr lugar a travs del Catlogo

Electrnico

de Convenios Marco, por lo cual la nica expresin escrita de este proceso ser la orden de compra que se enva al proveedor adjudicado.

Recordemos que, si bien no hay aqu un documento escrito mas all de la misma orden de compra, las contrataciones por medio del Catlogo Electrnico slo son posibles debido a que la Direccin de Compras y Contratacin Pblica ha celebrado previamente con ese proveedor un Convenio Marco mediante una Licitacin Pblica. Ese Convenio (disponible en el sistema ChileCompra) regula las contrataciones que nosotros realicemos mediante el Catlogo Electrnico.

Si las compras estndar se realizan por medio del mecanismo de

trato directo, stas trminos de

pueden culminar ya sea en un contrato escrito o bien con una simple orden de compra. En ambos casos, igualmente debemos entender como parte del acuerdo, los

referencia que hemos previamente redactado y publicado en el sistema. 4

Recuerde que, adems, existen contratos en los que ud. puede establecer una relacin en el tiempo con un nico proveedor. Se establece una especie de contrato de abastecimiento, en el que se realiza una sola licitacin anual y se emiten rdenes de compra cada vez que se requiera reabastecimiento, durante el periodo que comprenda el contrato realizado

Compras complejas
En estos casos, la escrituracin de los acuerdos suele ser indispensable. Adems, mientras ms compleja la compra, probablemente el contrato tambin sea ms complejo o extenso. Existen varios criterios no excluyentes que podemos usar para calificar una compra como compleja, por ejemplo:

Importancia estratgica para nuestra organizacin. Compra de ejecucin diferida en el tiempo, donde el proveedor debe ir cumpliendo paulatinamente sus obligaciones (ej. informes mensuales) para dar cumplimiento ntegro a la totalidad del contrato. Compra de montos altos, adjudicada directamente a un proveedor sin un llamado previo (a travs de un mecanismo excepcional regulado por Ley).

Ante este tipo de contrataciones es conveniente que recurramos a la

escrituracin del

acuerdo de voluntades. Ello nos permitir tener una herramienta clara y precisa para la gestin de nuestra relacin contractual con el proveedor. Un buen contrato nos permitir reaccionar a tiempo y de la forma adecuada ante las situaciones que puedan ocurrir en el curso del cumplimiento de las prestaciones a que el contrato obliga a las partes. Si se utiliza el mecanismo de licitacin, los antecedentes para elaborar el contrato estarn integrados al menos por las bases, las preguntas y respuestas, las aclaraciones y la oferta del proveedor adjudicado. Por regla general, un proceso de contratacin complejo se llevar a cabo mediante una licitacin, pero tambin es posible que excepcionalmente tenga lugar mediante trato directo. En ambos casos hay que contar con un contrato escrito, que debe firmarse por cada parte y recurrir a su texto y anexos cada vez que debamos tomar decisiones relacionadas con l.

Qu significa gestionar los contratos?

Significa

definir

bien las

reglas del juego

entre la entidad compradora y los

proveedores - minimizando los riesgos del proceso - y manejar eficaz

y eficientemente

su cumplimiento.
Comprende la creacin del contrato, su ejecucin, la gestin de las entregas de los productos o servicios y la relacin con nuestros proveedores para que la compra llegue a un buen trmino. Una visin integral incluye adems la gestin post entrega (o post venta), la evaluacin de los contratos, el registro y uso de la informacin generada en cada adquisicin para planificar las compras y tomar mejores decisiones cuando debamos seleccionar nuestros proveedores. Ejemplo Imaginemos que deseamos contratar una consultora para estimar la demanda de un nuevo servicio de nuestra organizacin. Hemos establecido en las bases que la metodologa ms adecuada consiste en recopilar informacin sobre la demanda histrica de servicios similares o complementarios en otras instituciones. El estudio dura 5 meses, donde el proveedor debe entregarnos un informe de avance al tercer mes con los resultados del anlisis estadstico de la demanda histrica de otras instituciones y un informe final con la demanda estimada para nuestra organizacin. El valor es de $25.000.000, la mitad se paga contra aprobacin del primer informe y el resto contra aprobacin del informe final. Adems se explicita que por cada da de atraso, el proveedor debe pagar una multa de 3 UF. Todos estos antecedentes quedaron establecidos en el contrato. La oferta del proveedor tena previsto recopilar la informacin histrica en el transcurso del primer mes. Sin embargo, este insumo fue remitido inclusive hasta el tercer mes por algunas instituciones. De este modo, resulta imposible entregar el informe de avance a tiempo, como tambin, atrasa la entrega del informe final. Estas circunstancias no previstas, podran entenderse como incumplimiento del proveedor, con el consecuente pago de multas. No obstante, ambas partes estn de acuerdo en que las causales no son imputables al proveedor, en la importancia de elaborar un buen informe -til para la entidad licitante- y de crear una buena relacin que les permita ejecutar nuevos proyectos a futuro. En este caso, resulta ms conveniente extender el contrato por un plazo prudente que aplicar las multas. Si las variables que estn poniendo en riesgo la prestacin del servicio hubiesen sido previstas en el contrato a travs una o ms clusulas, ello facilitara y transparentara la decisin tomada.

Para qu gestionar los contratos?

Una buena gestin de contratos nos permite mejorar la:

Transparencia, ya que contamos con reglas del juego claras para comprador
y proveedor.

Eficiencia, debido a que disminuye los costos de las compras, al buscar

continuamente condiciones ms ventajosas a nuestros contratos vigentes, as como reduce los tiempos destinados a los procesos de compras al contar con una gestin coordinada con nuestro proveedor.

Eficacia, pues impacta positivamente el logro de los objetivos estratgicos y

el buen funcionamiento diario de nuestra organizacin, al contar con nuestros requerimientos cuando y como los necesitamos.

Cmo gestionar los contratos?

La gestin de contratos debe ser una tarea permanente y no responder slo a eventos aislados, lo que nos permitir mejorar continuamente nuestros procesos de compra. En la medida que la compra sea ms compleja, es probable que la gestin del contrato se vuelva ms compleja tambin. As, por ejemplo, es sencillo gestionar un contrato para comprar 1.000 lpices pasta de color azul, pero puede resultar complejo gestionar la compra de un sistema informtico adaptado a las necesidades de nuestra institucin. Las actividades claves para la gestin de contratos de cualquier tipo de compra son:

Elaborar el contrato. Definir roles y responsabilidades claras. Gestionar la relacin con el proveedor. Gestionar la entrega del producto o servicio. Gestionar el pago. Gestionar la modificacin o trmino anticipado del contrato. Gestionar los servicios post entrega. Registrar y evaluar el contrato.

Elaborar el contrato
La elaboracin de los contratos es una tarea conocida por los departamentos jurdico y de abastecimiento de nuestras organizaciones. Por ello, en esta gua no explicamos cmo hacerlos, sino la importancia de contar con un buen contrato para gestionarlo posteriormente, una vez que ya han sido firmados.

Elaborar un buen contrato significa dejar claramente establecida las reglas del juego tanto para comprador y proveedor. Como ya explicamos, un contrato puede variar desde una simple orden de compra hasta un documento escriturado extenso. Por lo tanto, los contenidos mnimos incluyen la individualizacin del comprador y proveedor, los requerimientos, las fechas de entrega, forma de pago y el monto. Destacamos entre estos elementos contar con una

buena definicin de los

requerimientos, actividad previa cuyo resultado es la parte esencial de los trminos de

referencia o de las bases tcnicas de la compra. A su vez, estos documentos son el objeto del contrato.

Para profundizar y aprender ms sobre cmo definir los requerimientos de compra, le recomendamos leer la gua de esta coleccin: DEFINICIN DE REQUERIMIENTOS.
Un buen contrato adems debe permitir minimizar problemas son:

los riesgos del proceso, considerando

las eventuales fuentes de problemas y cmo se solucionan o castigan. Por ejemplo, posibles

Productos o servicios no entregados. Atrasos en la entrega. Subcontratacin no deseada de servicios. Productos o servicios entregados con menor calidad que la acordada. Productos o servicios requeridos con mayor calidad que la prevista inicialmente.
Para ello, el contrato debe contar con clusulas que determinen la posibilidad de modificarlo o extenderlo bajo ciertas circunstancias, como tambin otras que permitan terminarlo

anticipadamente por incumplimiento, o bien, en estos casos, cobrar garantas, multas, etc.
En sntesis, un buen contrato es el que anticipa y contempla todas las variables para evitar poner en riesgo la prestacin del bien o servicio por parte del proveedor.

Para compras muy complejas, donde no es posible planificar o pronosticar todos los requerimientos y el tiempo involucrado, es recomendable que el contrato incluya algunas clusulas de flexibilidad para as manejar, adecuadamente, los cambios.

En trminos generales la Ley 19.886 de Compras Pblicas permite la subcontratacin siempre que sta sea parcial. Sin embargo, podemos prohibir la subcontratacin cuando lo hayamos establecido en las bases, lo cual resulta especialmente til cuando optamos por un proveedor en consideracin tambin a sus cualidades personales. Esta prohibicin debe quedar establecida en el mismo contrato.

Desde la ptica del proveedor El proveedor se va a regir por lo establecido en el contrato. Por lo tanto, si cambiamos las reglas estipuladas, exigindole por ejemplo, una calidad distinta a la establecida u otros resultados no estipulados en el contrato, el proveedor ser contrario a ello, sobre todo si implican cambios en los costos que afectan sus utilidades. De ah la importancia de elaborar un buen contrato, a partir de una buena definicin de los requerimientos y contar con clusulas claras para su modificacin o extensin.

Definir roles y responsabilidades claras

En toda compra debe haber un responsable de que el contrato llegue a buen trmino para ambas partes. Para las compras sencillas o rutinarias probablemente es suficiente que una sola persona sea responsable de la gestin del contrato. Para las compras complejas o estratgicas, es recomendable que sea un equipo experto a cargo, que tenga los conocimientos y la disponibilidad de tiempo para cumplir con esta funcin. Es conveniente que este equipo cuente con un responsable que sea la cara de contacto con el proveedor, lo que facilita la coordinacin. Tambin es importante que los integrantes del equipo no roten en la ejecucin del proyecto, lo que facilita los acuerdos intermedios entre comprador y proveedor y, por ende, los avances de los proyectos.

Gestionar la relacin con el proveedor

Mientras ms compleja sea la compra, mayor importancia reviste manejar una buena relacin con el proveedor. Ello significa mantener una relacin abierta y constructiva, buscando resolver las tensiones y controversias tempranamente, especialmente en aquellos proyectos de larga duracin.

Bsqueda de mejoras La entidad compradora puede querer mejorar el producto o servicio mientras dure el contrato, especialmente en las compras donde era difcil prever el nivel de detalle requerido. Una buena relacin de trabajo puede lograr mejoras importantes, basado en el principio de que las mejoras deben significar beneficios para ambas partes, no slo para el comprador. Los incentivos tales como mayores utilidades, motivan a los proveedores a mejorar. Por ello, es importante contar con contratos flexibles, que permitan efectuar cambios en el transcurso del proyecto, pero siempre de manera transparente.

Gestionar la entrega del producto o servicio

Una vez ejecutada la compra, el bien o servicio deber ser provisto de la manera en que fue acordada en el contrato. Una adecuada gestin de la entrega significa asegurar que el producto o servicio fue entregado en:

La cantidad acordada. La calidad acordada. En la fecha (y hora) pactada.

En algunos casos resulta sencillo asegurar el cumplimiento de estos elementos, mientras que en otros es ms complejo. As, es fcil gestionar las entregas puntuales, como por ejemplo, 20 resmas de papel blanco en determinada fecha, en nuestra oficina.

10

Cuando las entregas definen una relacin discreta de suministros o servicios en el tiempo o una relacin continua de suministros o servicios que se extiende en el tiempo, la gestin de la entrega se vuelve ms compleja y, en algunos casos, difusa. Un par de ejemplos: La contratacin de un estudio para mejorar la gestin financiera de nuestra organizacin. En este caso, es importante gestionar el cumplimiento de todo el

proceso y de la entrega de cada uno de los productos intermedios (que pueden ser informes parciales, presentaciones de avance, etc.) como del producto final. Igualmente relevante es retroalimentar en forma oportuna al oferente
de las diferencias esperadas entre lo recibido y lo entregado. Ello permitir cumplir los proyectos en los plazos previstos. La contratacin de un servicio de aseo. Ac debemos contar con mecanismos que nos permitan revisar peridicamente que el servicio est bien realizado.

Gestionar el pago
En el contrato nos hemos comprometido a pagar de una determinada forma y en un plazo determinado, una o varias sumas de dinero (que llamamos precio) contra la entrega de uno o varios productos o servicios. Aunque evidentemente el cumplimiento de los plazos y condiciones establecidos resulta muy importante para los proveedores, tambin es muy relevante para nosotros. En la medida que cumplamos con nuestros compromisos estaremos en mejores condiciones para exigir a la contraparte y seremos reconocidos por ser buenos compradores, lo que traer aparejado un mayor nmero de proveedores que quieran trabajar con nosotros.

Desde la ptica del proveedor Entre las cosas ms relevantes para el proveedor se encuentra el pago del producto o servicio. Si no pagamos o pagamos atrasados, ello puede ocasionarle un serio problema (por ejemplo, retraso en el pago de sueldos a sus trabajadores). Lo anterior se traducir en que el proveedor se cubra de este riesgo, aumentando los precios en compras futuras o prefiriendo no proveer de sus productos o servicios a nuestra institucin o a otros organismos pblicos (ya que tender a generalizar que los organismos pblicos son incumplidores).

11

Gestionar la modificacin o el trmino anticipado del contrato

Es posible que en el curso de una relacin contractual entre la entidad licitante y un particular ocurran hechos que, de alguna manera, alteren las circunstancias en que se contrat originalmente. Los contratos no son una estructura rgida. Muy por el contrario, los contratos estn para ser

deben ser elaborados contemplando la posibilidad de que estas circunstancias se presenten y asegurar as su flexibilidad
tiles a la administracin y, por tanto, para adaptarse a nuevas necesidades. La gestin de cada contrato, a travs de los distintos aspectos que deben considerarse (entrega de productos, relacin con el proveedor, pago, documentacin, etc.), permite identificar cuando:

Su ejecucin no est cumpliendo los trminos previstos. Cuando cumple los trminos previstos, pero stos no se ajustan a la necesidad que llev a contratar.
En estos casos habr que analizar si procede:

Introducir cambios que ajusten el contrato a las posibilidades efectivas de cumplimiento. Introducir cambios en los requerimientos para satisfacer las necesidades pblicas que motivaron la adquisicin. Si corresponde, ponerle trmino anticipado.

Un control peridico de las actividades y plazos establecidos en la Carta Gantt o cronograma del proceso de compra, nos ayuda a gestionar eficaz y eficientemente la relacin con el proveedor, la entrega del producto o servicio, su pago y los cambios en la documentacin del contrato. No olvidemos que la modificacin o terminacin anticipada debiesen ser un mecanismo de uso excepcional.

12

Tanto la modificacin como la terminacin anticipada del contrato deben aprobarse mediante

resolucin fundada del servicio que contrat con el proveedor y esa resolucin debe
publicarse en el Sistema de Informacin ChileCompra dentro de las 24 horas siguientes a su dictacin.

Para profundizar y aprender ms sobre cmo elaborar una resolucin fundada le recomendamos leer la gua de esta coleccin: TRATO DIRECTO.
El fundamento para adoptar cualquiera de estas medidas tiene que enmarcarse dentro de las causales que admite la Ley 19.886 de Compras Pblicas:

a. Mutuo acuerdo de las partes b. Incumplimiento grave de las obligaciones del contratante (proveedor) c. Notoria insolvencia del contratante d. Inters pblico o seguridad nacional e. Causales que establezcan las bases de licitacin y el respectivo contrato

Derechos que tiene el proveedor ante la terminacin anticipada o modificacin del contrato Los contratos administrativos tienen caractersticas especiales que lo hacen muy distinto de un contrato comn y corriente. Ello se traduce, entre otras cosas, en la facultad que tiene la entidad o servicio que contrata de terminarlo anticipadamente o modificarlo, lo cual puede, en la prctica, no ser culpa del contratante y adems causarle un perjuicio econmico relevante. Por eso, se han contemplado ciertas compensaciones a estas ventajas de la administracin, de forma de mantener el equilibrio econmico del contrato entre las partes. La mantencin de este equilibrio se logra por medio de indemnizaciones y compensaciones que pueden contemplarse en las mismas bases de la licitacin para las causales de trmino anticipado o modificacin que en ellas se establezcan.

13

Gestionar los servicios post entrega

En algunos casos, la gestin de los contratos no finaliza con la entrega puntual del producto o servicio y el pago del mismo, sino que podra ir ms all de ese plazo, cuando subsisten obligaciones para el proveedor. Por ejemplo, ha comprometido garantas o servicios post venta en caso de fallas. De presentarse problemas post venta, debemos recurrir al contrato para analizar las condiciones establecidas y ver si podemos exigir garantas u otro tipo de servicios. Si ste no fuera el caso, de todos modos debemos tratar de solucionar el problema con el proveedor, hacindole ver la conveniencia de mantener una buena relacin para realizar otros trabajos a futuro y evaluando cmo el proveedor responde a nuestros reclamos.

Registrar y evaluar el contrato

Por ltimo, es importante contar con un registro que nos permita, en el transcurso de la compra, poder ubicar rpidamente el contrato, las boletas de garanta y toda la documentacin relacionada de tal manera que la informacin est disponible a los interesados para su lectura o modificacin. En el transcurso y trmino del contrato, debemos registrar informacin que nos sirva de material de consulta y para la toma de decisiones del proceso presupuestario, de planificacin de compras y de adjudicacin de nuevas compras. El registro, necesariamente debe contar con campos que permita evaluar a nuestros proveedores. Para hacer esta evaluacin es importante que la unidad de abastecimiento establezca mecanismos que permitan peridicamente conocer la satisfaccin de los clientes internos respecto a las compras realizadas. A continuacin, mostramos algunos registros sugeridos para cada contrato, recalcando que slo representan una gua y su organismo puede modificar algunos y/o definir otros registros igualmente importantes. Tambin se deben establecer los mecanismos y responsables del llenado y uso de la informacin.

14

Registros sugeridos
Contrato ID Ubicacin Nombre de la Compra Tipo Contrato Proveedor Mecanismo de Compra Rubro Monto Fecha de inicio Fecha de trmino Breve Descripcin (Opcional) Entrega oportuna de producto o servicio Si no fue oportuna: Motivos (Opcional) Modificaciones o extensiones del contrato Si hubo modificaciones o extensiones: Motivos (Opcional) Trmino anticipado del contrato Si hubo trmino anticipado: Motivos (Opcional) Calificacin general del Proveedor

Qu registrar?
N u otro dato que lo identifique N ID ChileCompra o sin ID (proceso no realizado en ChileCompra) Dnde encontrar el archivo fsico y/o digital Nombre de la Compra Nuevo o Renovado Nombre y/o N u otro dato que lo identifique Convenio Marco, Licitacin Pblica, Licitacin Privada (tipo de excepcin), Trato Directo (tipo de excepcin) Rubro de la compra En Pesos y/u otra moneda (UF, USD o EUR) Fecha inicio del contrato Fecha de trmino del contrato Breve descripcin de la compra S o No Sealar motivos cuando la entrega no fue oportuna S o No Sealar motivos cuando hubo modificaciones o extensin de contrato S o No Sealar motivos cuando hubo trmino anticipado 1,0 a 7,0 u otra escala

Para profundizar y aprender ms sobre cmo definir indicadores y almacenar y utilizar informacin relevante sobre la gestin de contratos, le recomendamos leer la gua de esta coleccin: GESTIN DE INFORMACIN DE COMPRA.

Hasta ahora hemos analizado cmo gestionar cada contrato. A continuacin, queremos destacar dos aspectos en relacin con la gestin de los contratos en su conjunto: la revisin de nuestros contratos vigentes y la evaluacin de nuestros contratos. Ambas tareas debemos realizarlas, al menos, una vez al ao.

15

Gestin de contratos vigentes

Especial atencin merece la gestin de los contratos vigentes en nuestras entidades. Dada su relevancia, una de las etapas del

Programa de Mejoramiento de Gestin del

proceso de compras y contrataciones, tiene por finalidad la revisin de los contratos vigentes y su evaluacin, considerando la posibilidad de licitarlos en condiciones comerciales ms ventajosas. Para ello debemos recopilar y estudiar los contratos vigentes de nuestra organizacin. Ello implica adoptar un sistema de registro

dinmico, que permita constantemente hacer la satisfechos con los

revisin, en forma peridica, planificada y oportuna. Para cada contrato debemos determinar, en primer lugar, si estamos

productos o servicios de nuestro proveedor. Para ello podemos consultar a nuestros clientes internos a travs de encuestas, llamados telefnicos, va mail, etc., o bien, esta informacin podra ya estar contenida en nuestro registro, si contamos con mecanismos para ello. En segundo lugar, debemos revisar si las condiciones En la revisin podemos considerar los siguientes criterios:

actuales son o no convenientes.

Antigedad. A mayor antigedad, ms revisin, ya que podra ser candidato a una posible re licitacin (un contrato nuevo no debiera requerir una revisin). Especificidad. Si es un producto o servicio poco especfico o no diseado especialmente acorde a nuestras necesidades, ms posibilidades de encontrar mejores condiciones en el mercado. Clusulas de salida. Si conviene por pagos comprometidos o compensaciones por trminos anticipados.
Para aquellos que cuenten con clusula de renovacin automtica o de trmino anticipado, debemos indagar en el mercado si hay otros proveedores que nos ofrezcan mejores condiciones para la compra, considerando para esta evaluacin distintos factores (no slo el precio).

Debemos tener presente que si el contrato excede las 1.000 UTM, ste no puede contener clusulas de renovacin automtica u opciones de renovacin para algunas de las partes, salvo que concurran dos requisitos: - Que existan motivos fundados para ello. - Que as se haya establecido en las bases. 16

Si el mercado revela mejores condiciones de contratacin que el actual contrato, debemos hacer un proceso formal por el sistema ChileCompra, de acuerdo a la Ley. En caso contrario, cuando se cuente con mejores condiciones en el contrato vigente y optamos por renovarlo haciendo uso de la clusula, debemos mantener documentos que avalen la decisin.

La renovacin automtica genera una barrera de entrada para otros proveedores que quieran participar en el negocio. Por lo tanto, slo debe utilizarse cuando sea estrictamente necesaria.

Para profundizar y aprender ms sobre cmo gestionar contratos vigentes le invitamos a leer el documento GUA PRCTICA PARA APOYAR EL CUMPLIMIENTO PMG en el portal ChileCompra.

Evaluacin de los contratos

Adems de evaluar cada contrato, la informacin registrada debe permitirnos elaborar indicadores que nos permitan tener una visin de conjunto y, de este modo, analizar los principales problemas y causas que los originan. Con esta informacin, podremos mejorar continuamente nuestras compras. Por ejemplo, un indicador es el porcentaje de contratos con plazos de ejecucin extendidos en el ao. Este indicador puede ser calculado en relacin con el total de contratos, pero tambin es recomendable estudiar los resultados con un mayor nivel de detalle (ej. por rubro). Lo anterior nos permite ir encontrando informacin ms fina para descubrir y mejorar los problemas. Por ejemplo, puede ser que el porcentaje de contratos con plazos de ejecucin extendidos sea bajo (1%), pero en el rubro de consultora sea elevado (25%). Lo ms importante es estudiar los motivos o causas que pueden estar afectando este resultado, para as poder mejorar los errores que estamos cometiendo.

Para profundizar y aprender ms sobre cmo definir indicadores y almacenar y utilizar informacin relevante sobre la gestin de contratos, le recomendamos leer la gua de esta coleccin: GESTIN DE INFORMACIN DE COMPRA. 17

Finalmente, le invitamos a responder una breve encuesta, que le permite evaluar preliminarmente si tiene un problema con la gestin de sus contratos.

1. Con qu frecuencia debo modificar o extender un contrato? a. casi nunca b. de vez en cuando c. casi siempre

2. Con qu frecuencia no estoy totalmente satisfecho con los productos o servicios comprados o contratados? a. casi nunca b. de vez en cuando c. con mucha frecuencia

3. Con qu frecuencia los clientes internos se muestran insatisfechos con las compras realizadas? a. casi nunca. b. de vez en cuando c. casi siempre

4. Con qu frecuencia recibo los productos o servicios en un plazo mayor al establecido en el contrato? a. casi nunca b. de vez en cuando c. con mucha frecuencia

5. Con qu frecuencia pago en la fecha convenida en el contrato? a. casi siempre b. de vez en cuando c. casi nunca

6. Con qu frecuencia renuevo automticamente los contratos vigentes sin indagar otras opciones en el mercado? a. casi nunca b. de vez en cuando c. con mucha frecuencia

7. Con qu frecuencia uso la informacin de contratos anteriores para efectuar nuevas adquisiciones? a. con mucha frecuencia b. de vez en cuando c. casi nunca

Si entre sus respuestas predominan las letras

b y c, entonces su organizacin tiene mucho

espacio para mejorar la gestin de contratos y le aseguramos que este mejoramiento permitir que sus compras sean ms eficaces, eficientes y transparentes.

18

19