CASOPRACTICO:PUBLICIDADNACIONAL

INTRODUCCIN ANTECEDENTES De 1957 a 1964, Daniel Mario Martnez trabajo como ayudante de impresor en Farias Process. Posteriormente lo hizo en pequeos negocios del mismo giro como impresor, hasta que en uno de ellos logroelpuestodeencargado,dondedirigaentre8y10personas.Despus,durantedosaos,lohizoporsu cuentaasociadoconunhermano. Alterminarlasociedaddividieronsusbienes.Danielconservoalgunosinstrumentosymaterialesycomenz a trabajar por su cuenta. Tena a su cargo a dos personas a las que capacito en todo lo referente a la serigrafa.Despus,rentounlocalydemanerapersonaladquirirmateriaprimaparaproduciryvendersu productos. En 1981 necesitaba ms espacio para la elaboracin de sus productos, por lo que rento una casa para ampliarsucapacidaddeproduccinycontratomspersonal. En1983adquiriunterreno,dondeconstruyolasinstalacionesdepublicidadnacional,queen1985amplio conlaadquisicindellotecontiguo. Enlaactualidad,DanielMarioMartnezeselgerentegeneral,ycuentacon15personasasucargo: Undiseador Uncontador Unjefederecursoshumanos Unencargadodeoperaciones Cincoimpresores Unsuajador Uncortador Seisayudantes Reglamentodelaempresa Seprohbeelaccesoalaempresaenestadodeebriedadobajoinfluenciadeenervantes(drogas). Cuandolostrabajadoreslleguenmediahoratarde,selessuspenderundaduranteelmes,acriterio deljefedeproduccin(salvopreviaautorizacindeljefeinmediatosuperior). Lasfallasdelequipodebenserreportadasdeinmediato. El personal debe mantener en buen estado las herramientas y utilizar el material para los fines establecidos. Elpersonaldebemantenerseenelreadetrabajoasignada. Seprohbefumaroingerirbebidasembriagantesdentrodelreadetrabajo. Seprohbecomerdentrodelestablecimientoenhoraslaborales. Misin Hacertrabajosdeimpresincontodotipodematerialesdelamejorcalidad,proporcionandoalclienteideas paraquesuproductotengaunamejoraceptacin. Visin Actualizacin permanente paraofrecer al clienteel mejorservicioy lograrunlugarreconocidodentro del mercadodelaserigrafa,comounaempresaquesiemprebuscaestaralavanguardia. Filosofa

Sabemos qu la importancia de nuestros valore nos llevara al xito, p tal motivo hacemos hincapi en ue es por s n ellosparalo ograrlo. Unidad madelograr relcambioe esmediantelauninde propsitosy yesfuerzose enfocadosen nunobjetivo o Lanicaform comn. Esfuerzo amente realizamos en nuestra actividad pers sonal y vida a El esfuerzo debe ser mayor al que cotidiana io cfico extra para constr ruir y emprender mejo oras que nos s productiva. Es necesari utilizar tiempo espec canzarlacali idadtotalyu unbeneficiosocial. permitanalc Responsabil lidad Esnuestrod deberdarcuentacabald denuestrosa actos,capacidadparaaf frontareldeberycualqu uiersituacin n conflictivaco onnimoyd deseodedar rsolucinco onunaltogra adodeconci ienciaticay ycompromis so. Honestidad epuedeinter rpretarcomo ointegridad, ,dignidad,probidad,lealtad,rectitud d,moralidad d, Esunvalorticoquese yjusticia.Nadalograram mossinoinic ciamosyman ntenemosnu uestrasaccio onescompro ometidoscon n concienciay nosotrosmis afindelograrelxito. smosyconlasociedada Calidad t nizacin y una de nuest tras fortaleza ya que la as, a Es el reto a vencer en todos los aspectos de nuestra organ nuestro pers sonal, productos y proce esos es una prioridad pa lograr una alta competitividad y ara y calidad de n productivida ad. Servicio o un o e productos. E servicio de El e Este aspecto se ha convertido en u elemento central de la venta de nuestros p calidad es u herramienta que d una debemos utilizar para conseguir un mejor po na osicin en la sociedad e a e inculcarlos a los coparticipes del gr a rupo, as co omo hacer que cada quien trabaje enfocando s energas sus s, intencinye entusiasmop parasatisfac cerlasnecesidadesdelcliente. Excelencia cto el mos ar desarrollo en n Es un aspec muy importante en e cual harem hincapi para logra un grado ptimo de d nuestrospro ocesos,productosyservicios. ORGANIGRA AMAGENERAL

JUSTIFICACIN
La auditora administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones,todavezquepermitedetectarenqureasserequieredeunestudiomsprofundo,que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, como superar obstculos y sobre todo, realizar un anlisiscausaefectoqueconcilieenformacongruenteloshechosconlasideas. Porlotantolaauditoriaadministrativaseconvierteenunfactorestratgicoparalograrelcambio. Una vez que se le planteo al dueo los beneficios que le traera a su empresa el realizar una auditoria administrativa parcial, autorizaron su aplicacin para identificar las oportunidades de mejora que le permitan ofrecer un mejor producto a sus clientes y contar con condiciones estables para su personal, clientesyproveedores.

METODOLOGA
Laauditoraseapegaralassiguientesetapas: 1. Planeacin.Etapaenlacualseestablecenloslineamientosdecarctergeneralparalaaplicacindela auditoriaadministrativaparagarantizarlacoberturadelosfactoresmsimportantes. 2. Instrumentacin. En esta etapa se seleccionan y aplican de manera ms precisa las tcnicas de recoleccin ms factibles, los indicadores utilizados y la supervisin necesaria para mantener una coordinacineficaz. 3. Examen. Consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisin para conocerlanaturaleza,lascaractersticasyelorigendesucomportamiento. 4. Informe. Este informe se presenta una vez concluidos todos los aspectos planteados en la etapa de planeacin, adems de que incluye las conclusiones y recomendaciones a partir de los hallazgos y evidenciasdetectados. 5. Seguimiento.Esetapaesindispensableyaqueconstituyeunaretroalimentacindeltrabajoefectuado, aqutendremoslaoportunidaddecorregirlasfallasyevitarquesevuelvanaproducir.

PLANEACIN
Estaetapaseenfocaadefinirlasaccionesquesedebendesarrollarparainstrumentarlaauditoraenforma secuencialyordenada. reaaevaluar :Operaciones

OBJETIVOGENERAL
Estudiaryevaluareldesempeodelreadeoperacionesparadeterminarlosnivelesdeproductividaddela empresaeidentificarposiblesproblemasyoportunidadesdemejora. Objetivosespecficos Hacerqueelempresariotomeconcienciadequeelcorrectofuncionamientodelreadeoperaciones puededisminuirloscostosyaumentarlasutilidadesdelaempresa. Resaltarlaimportanciaquetienelaauditoriaadministrativaparaevaluareimplementarcorrecciones acordesconlasnecesidadesdelaorganizacin. Elaborar un diagnstico sobre el estado actual del funcionamiento del rea de operaciones para identificaryaprovecharfortalezasydarsugerenciasparalacorreccindelasdebilidades. Implementarprocedimientosadecuadosparallevaracabolastareasespecficasquesedebenrealizar.

FACTORESAREVISAR
Los factores a revisar van enfocados a las etapas que comprenden el proceso administrativo y algunos elementosespecficosconrelacinalreadeoperaciones.

a) PROCESOADMINISTRATIVO ETAPA FACTOR Misin Visin Objetivos Metasy Polticas PROPSITOESTRATGICO

Planeacin

Definirelmarcodeactuacindela Organizacin.

Organizacin

Estructuraorganizacional Divisin y distribucin de Diseareinstrumentarlainfraestructura funciones paraelfuncionamientodelaorganizacin. Recursoshumanos Liderazgo Motivacin Tecnologade informacin Tomadedecisiones Naturaleza Sistemas Proceso Calidad Herramientas

Direccin

Tomarlasdecisionespertinentespara regularlagestindelaorganizacin.

Control

MedicindelProgresodelasaccionesen funcindeldesempeo.

b) ELEMENTOSESPECIFICOS ELEMENTOS Adquisiciones Almaceneseinventarios Distribucindelespacio Proveedores

ATRIBUTOFUNDAMENTAL Abastecimientoderecursos Resguardoycanalizacinderecursos Disposicindeinstalacionesparaelflujodetrabajo Suministrodeinsumos

FUENTESDEINFORMACIN
Internas:Entrevistasycuestionariosaplicadosalpersonaldelreadeoperaciones. Externas:Consultaaorganismosnacionalesqueemitenlineamientospararegularlafuncindeproduccin, proveedoresyclientes.

INVESTIGACINPRELIMINAR
Conbaseenlaobservacindirecta,elreadeoperacionestieneposibilidadesdecrecimientodecapacidad. Peroexistenciertosfactoreslimitantesensuestructuraorgnicaypersonaloperativo. Medianteentrevistarealizadaaljefedeoperacionessedeterminaranlasnecesidadesespecficasdelrea. Asimismo,conbaseenunagrficadeGanttseestimaraeltiempoquesededicaraacadaactividad,afinde cumplirconelobjetivodelaauditoria.

PREPARACIONDELPROYECTODEAUDITORIA

PROPUESTATECNICA
Naturaleza Alcance :AuditoriaAdministrativa :readeoperaciones

Antecedentes :EnlaempresaPublicidadNacionalnuncaseharealizadoningntipodeauditora. Objetivos : Sentarlasbasesparalaejecucindelaauditoriademanerapuntual. Establecerunadinmicadetrabajoquepermitaunainteraccinfluidadelasacciones. Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una visin integradora. Lograrquelaauditoriaconviertalasdebilidadesenfortalezasylasamenazasenoportunidades. Estrategia Justificacin Acciones Recursos Costos Resultados :Elequipoauditorrealizaravistasperidicasparaconocerelusoderecursosparala bsquedadelliderazgoencostos. :Elaborarundiagnsticodelreadeoperacionesparaevaluarsufuncionamiento. :Aplicacindecuestionarios,cedulas,entrevistasyobservacindirectaenelreade produccin. : Equipo auditor de la Escuela de Negocios de la Universidad Nacional. (Externa), apoyo tecnolgico como es: computadoras, Internet, impresoras, cmara de video, tiles de oficinavarios. :Nosepretendecobrarporesteserviciodebidoaqueesuntrabajoconfinesacadmicos. :

Identificarlosprocesosutilizadosenlaempresaparaprocederaestandarizarlos. Tipificarlosescenariosdeaccinenquesedesempeaelreadeoperaciones. Elaborarrecomendacionesyobservacionesdeordenadministrativoparaaplicarlasalrea. Emitiropininsobreposiblesirregularidadesenelrea. Detectarlosfactoresinternosyexternosqueinfluyenenelfuncionamientodelrea. PROGRAMADETRABAJO Identificacin :AuditoraAdministrativa Responsable(s):EquipoAuditor BarriosSnchezLaurelMarlene GarcaMoralesOmar HernndezMontelongoMaraGeorgina rea(s) Clave Actividades Fases :reafuncionaldeoperaciones :Serealizaraenpromedio8actividades :vercuadro :vercuadro

 N 1 2 3 4 5 6 7 8 Calendario ACTIVIDADES Presentacindelproyectoyequipodetrabajo Recabarinformacingeneral Observacinyelaboracindeldiagnsticopreliminar Elaboracindecuestionariosycedulas Recopilacindeinformacin Anlisisdelainformacin Elaboracindelinforme Presentacindelinforme : NOVIEMBRE 1 2 3 4 DICIEMBRE 1 2 3 4

Inicio,03deNoviembre2012 Termino,31deDiciembre2012 Representacingrfica: Formato Reportede Avance Periodicidad :Eltrabajodeauditorasedesarrollaraen2formatos,paralapartedeinstrumentacinse emplearasoftwareSPSS19paratodolodemsoffice2010.Lapresentacinseporescrito yenarchivodeDVD.Tambinsecontaraconunacopiadeseguridadparacualquier inconvenientequepudieraocurrir. :Seharuncontrolconcurrentesobreelavancedeltrabajoqueseplasmaraenreportesal lderdelproyecto. :Cadafindesemanasetendrlosreportes.

ASIGNACINDELARESPONSABILIDAD Lderdeproyecto. CAPACITACIN Instrumentarlaatravsdesesionesenlasqueparticipelatotalidaddelequipoauditor,coordinadasporel lderdeproyectoyenlaquesereviselaestrategia,mecanismosdetrabajoyelproyectodeauditoria. ACTITUD Lalabordeinvestigacinserealizaradelamaneramsobjetivaysinprejuiciosdelequipoauditor.

DIAGNOSTICOPRELIMINAR
De acuerdo con la investigacin preliminar realizada en el rea de operaciones, es posible concluir la necesidadyjustificacintotaldellevaracabolaauditoriaadministrativa.
GENESISDELAORGANIZACIN INFRAESTRUCTURA FORMADEOPERACIN POSICINCOMPETITIVA

CRITERIOSDEACCION Para enriquecer la documentacin recabada se investigara sobre esta informacin para afirmarla y complementarla. Elaboracindeundiagnsticosobreelestadoactualdelfuncionamientodelaorganizacin. Se revisaran las actividades que realiza el personal para precisar si se llevan a cabo conforme a las instruccionesdelrea. Visitas programadas a la empresa para recolectar la informacin necesaria a travs de entrevistas y aplicacindecuestionarios,ascomoobservacindirectaeinvestigacindocumental. Losajustesseharndeacuerdoconlaplaneacinyparaconcretarloslapropuestatcnicasesometer alencargadodelasucursalparaqueloanaliceyautoricelasmodificacionesprocedentes. Ladeterminacindelasaccionesseapegaraalprogramadefinido. Planearalternativasdemedicinatravsdeindicadoresquereflejenrasgossobresalientesdentrodel readeoperacionesquesirvanparaelanlisisdelosdiferentesfactores. Loscriteriosdebernserdeterminadosconbaseenlosobjetivosquemanejeelrea. Proponermecanismosdeaccinqueapoyenlamejoracontinua. Elinformedeauditorasedebepreparardeacuerdoconlosresultadosqueseobtengan.