UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

Tema:

ANALISIS DEL AREA DE COMPRAS

Empresa: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION Curso:

GESTION DE APROVISIONAMIENTO
Profesor:

ING. PERCY MARIN

Alumnos:

TUMPAY MELLADO, JUAN DIEGO CHAVEZ IGLESIAS, RAFAEL TELLO LUMBRE, DANIELA MORALES DIAZ, PERCY VARGAS CONDEZO,TAMARA

2012 - I

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

INDICE

I.
A. B.

ANTECEDENTES ................................................................................................... 2 DE LA EMPRESA .......................................................................................................... 2 DE LOS CLIENTES ....................................................................................................... 2 C. DE LOS PRODUCTOS .................................................................................................. 3 1. Las Divisiones de Almacenamiento ............................................................................... 3 2. En las Divisiones de Seguridad ...................................................................................... 3

II. DEL PROCESO DE COMPRAS ............................................................................. 8 DE LA ORGANIZACIN.............................................................................................. 8 B. DESCRIPCION DEL PROCESO DE COMPRAS ....................................................... 11 Personal ............................................................................................................................ 11 Sistemas, software ......................................................................................................... 11 Diagrama de flujo ............................................................................................................. 12 C. DE LOS ARTICULOS Y PROVEEDORES ................................................................ 13 Articulos: Clasificacion, Politicas de inventario .............................................................. 13 Como se registra a un artculo, como se da de alta y de baja a los artculos .................... 13 Tesorera ........................................................................................................................... 14 Como se seleccin un proveedor, como se evala a un proveedor .................................. 15 Como se registra a un proveedor, como se da de alta y de baja a un proveedor .............. 17 D. DE LA PLANIFICACION E INDICADORES ............................................................ 18 PLANIFICACIN DEL REA DE COMPRAS ............................................................ 18 INDICADORES .............................................................................................................. 19
A.

III. IV.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................... 20 ANEXOS ............................................................................................................. 21 DESCRIPCIN Y FUNCIONES DE LOS PUESTOS RELACIONADOS AL REA DE COMPRAS ................................................................................................................. 22

V. FUENTES .............................................................................................................. 25

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PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION I. ANTECEDENTES a. DE LA EMPRESA CONSTRUCCIONES METLICAS UNIN S.A. cuenta con una experiencia industrial de 59 aos en el mercado peruano; nunca se ha detenido en el afn de poner al servicio de sus clientes productos de primera calidad. Un equipo que rene a destacados profesionales de la ingeniera y el diseo industrial trabaja de manera constante para satisfacer las necesidades ms rigurosas de solidez y seguridad. La empresa tiene el 60% del mercado de Rack de carga, siendo actualmente este el principal negocio de la compaa. Esta planta tiene un volumen de ventas promedio de 141 917 soles anualmente -entre los aos 2003 y 2011- y con un crecimiento de 4% en las ventas anuales del 2011 respecto a las ventas anuales del ao 2010; adems cuenta con una cantidad de .. trabajadores que en sus operaciones utilizan equipos y herramientas con tecnologas de punta importada de diferentes pases como de Alemania, China, Japn, etc con miras a convertirse en una empresa automatizada o semi-automatizada, principalmente en el rea de produccin. b. DE LOS CLIENTES Cuenta con muchos proveedores las cuales son importantes empresas en el mercado nacional. Aceros Arequipa Soldexa Tekno Empresas de metal y acero ACEPESAC - aceros del Per SAC Comercial del acero Empresa de pintura en polvo Empresa de Galvanizado Minco Soldadura y corte

Los Sectores y clientes a quienes ofrecen sus productos son de almacenamiento y seguridad. Los productos son suministrados a todos los sectores de nuestra economa. UNIN participa en el desarrollo de los sectores: Logstica Consumo masivo Industrial Banca y comercio Educacin Aduanas Farmacias Alimentarias Laboratorios Cuidado personal

Asimismo sus productos son exportados a Norteamrica y Latinoamrica. Entre los principales competidores, tenemos: JRM. Especializada en brindar soluciones integrales de almacenamiento, JRM se dedica a la fabricacin y comercializacin de estanteras, estructuras metlicas, accesorios para almacenes y edificaciones, dirigidas a entidades pblicas y privadas en los diferentes sectores econmicos nacionales e internacionales.

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Oficervitecmer S.A.C. Empresa representante de la marca Ofitecmer S.A. la que se constituy en el ao 1962 en el departamento de La Libertad, en la ciudad de Trujillo, en el ao 1968 trasladando su lnea de produccin a la ciudad de Lima. El espritu de superacin y estudios tecnolgicos de los socios, hizo que en el ao 1979, obtenga el Registro Nacional de Manufacturada. Tecemperu SAC. Disea, desarrolla y fabrica productos aplicando normas internacionales de proteccin, asimismo tambin representa, comercializa y distribuye marcas lderes a nivel mundial que cumplen estndares nacionales e internacionales de alta seguridad. Steel Secure. Fabrica de cajas de seguridad y puertas de bvedas de mxima seguridad con cerradura digital y mecnica. Servicio tcnico a nivel nacional. c. DE LOS PRODUCTOS Se tienen a las divisiones de almacenamiento y las divisiones de seguridad: 1. Las Divisiones de Almacenamiento Conformado por Estanteras de ngulo ranurado; los cuales son ideales para el almacenamiento seguro de carga liviana, los ngulos ranurados se adaptan tanto al uso industrial y comercial, como a las necesidades domsticas y personales. Para esto, UNIN fabrica diferentes tamaos de paneles y tipos de ngulos. Producidos bajos normas internacionales de fabricacin, son una excelente alternativa para organizar objetos del hogar, la oficina, el comercio y la industria. 2. En las Divisiones de Seguridad

Se tienen a las cajas de seguridad y a las puertas bvedas. Principales Productos Construcciones Metlicas Unin cuentan con varias lneas de negocio, entre ellos tenemos: Racks de carga Estanteras Cajas Fuertes de seguridad Comercializacin de montacargas

Producto Estanteras

Descripcin/ Tipos Estanteras Fijas. Para uso domestico, comercial, o semi-industrial, son ideales para almacenar desde mercadera menuda y de fcil manipulacin, hasta mercadera semi pesada, custodia de archivos en altos volmenes, y materiales en general, pudiendo hacerlo en varios niveles, alcanzando alturas importantes, optimizando el espacio disponible. Estanteras Corredizas. Han sido ideadas para solucionar problemas de espacio. Su diseo verstil y slido convierte sus metros cuadrados en metros cbicos, de una manera rpida, prctica y eficiente.

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Racks de carga

Racks de Acumulacin. permiten almacenar mercadera de alta rotacin en el sistema filo (first in last out), ahorrando espacio y multiplicando la capacidad de su almacn. Racks Convencionales. Sin restriccin de alturas ni capacidades de carga, nuestros racks convencionales son la mejor alternativa de almacenamiento para carga de clasificacin diversa. A travs de estructuras totalmente modulares, adaptables a las alturas requeridas y a diferentes formatos de Pallet Push Back Rack. Se implementan para obtener el mximo aprovechamiento de la estructura en uso, con el sistema de estiba telescpica de la carga empaletada y el ahorro de sus espacios

Push Flow. El sistema Pallet - Flow optimiza los espacios de utilizacin de las estructuras al 100% puesto que el movimiento de las cargas se hace por gravedad, a travs del sistema de rodillos. Adaptable tanto a mercadera liviana de todo tipo como a mercadera pesada, el sistema Pallet - Flow asegura una manipulacin segura y rpida de su mercadera, dentro del concepto First In First Out (FIFO). Cajas Fuertes de Producidas en elegantes y modernos diseos, nuestras cajas de seguridad seguridad y puertas de bveda son la mejor opcin para mantener sus valores seguros. Se adaptan tanto a las exigencias de instituciones financieras, comercios y negocios en general, como a las necesidades del hogar. Estn disponibles en una amplia gama de tamaos y modelos, todos con la alternativa de cerradura digital, cerradura mecnica y/o llave de doble paletn. Todas las puertas de bveda y cajas de seguridad UNIN estn construidas y protegidas con nuestro exclusivo y patentado sistema Magic Box, y fabricado bajo normas ANSI/UL-608 Clase 3 y NTP 350-099 respectivamente. Aqu adjuntamos algunas imgenes de las presentaciones y modelos de los productos que ofrece la empresa Construcciones Metlicas UNION. Imagen 1: Espesores de estanteras

Fuente: CONSTRUCCIONES METLICAS UNIN S.A

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Imagen 2: Estanteras Fijas

Fuente: CONSTRUCCIONES METLICAS UNIN S.A Imagen 3: Estanteras Corredizas

Fuente: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A

Imagen 4: Racks de Acumulacin

Fuente: CONSTRUCCIONES METLICAS UNIN S.A

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Imagen 5: Racks Convencionales

Fuente: CONSTRUCCIONES METLICAS UNIN S.A Imagen 7: Push Back

Fuente: CONSTRUCCIONES METLICAS UNIN S.A Imagen 8: Push Flow

Fuente: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A

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Imagen 9: Medidas de Black Box

Fuente: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A Imagen 10: Medidas de Bvedas

Fuente: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A Imagen 11: Medidas de Cajas de Seguridad

Fuente: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A

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Imagen 12: Cajas de Seguridad UNION

Fuente: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A

II. a.

DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA ORGANIZACIN

La organizacin de la empresa est constituida por la Gerencia General como primer nivel, en segundo nivel estn ubicadas la Gerencia de Administracin y Finanzas, Gerencia de produccin y la Gerencia de Ventas. Donde el departamento de compras reporta a la jefatura de logstica (Compras) y esta a la Gerencia de Administracin y Finanzas. En el grafico siguiente podemos ver como se encuentra organizado el departamento de compras dentro de la Gerencia de Administracin y Finanzas.

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Grafico N. 1 : reas de la Gerencia de Administracin y Finanzas

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El grafico N2: Organigrama de la empresa CONSTRUCCIONES METLICAS UNIN.

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b.

DESCRIPCION DEL PROCESO DE COMPRAS Personal El departamento de compras est constituido por 01 jefe de Compras y 01 asistente de Compras, que reportan directamente a la Gerencia de Administracin y Finanzas y cuyas funciones y descripcin del puesto se muestran a continuacin.
Jefe de Produccion o encargado del almacen. - En coordinacin con la jefatura de Logstica determina el tiempo indicado en el que el requerimiento del sistema o e-mail debe ser atendido Personal de reas de Control de Calidad, Sistemas, Mantenimiento, RR.HH.- En caso de ser necesaria la intervencin de algn departamento especfico por cuestiones tcnicas. Ejecutivo de compras.- algunas de sus funciones son: solicita cotizacin al proveedor de ser el caso; enva la O/Compra de acuerdo al requerimiento de productos; espera confirmacin de pedido por parte del proveedor con fecha estimada de llegada y confirmacin de precios. Sistemas, software

Sistema Visual Manufacturing. Mediante este software y el correo elctrico se hace llegar al departamento de compras los requerimientos para servicios
especiales o Gastos varios, as como para la solicitud de cotizaciones.

Correo electronicos medio por el cual se enva el e-mail indicando el numero de requerimiento a la GAF con copia a Compras para su aprobacin.

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Diagrama de flujo

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c.

DE LOS ARTICULOS Y PROVEEDORES

Debido a que nicamente pudimos acceder a cierta informacin de la empresa, se detalla lo siguiente: Articulos: Clasificacion, Politicas de inventario Clasificacion Estan clasificados de la siguiente manera: 1. 2. Materiales para Produccin Materiales para Oficina

Dentro de la clasificacin de materiales para produccin se tienen los siguientes: o o o o Materiales Ferrosos Materiales Qumicos Herramientas Repuestos

Polticas de inventario

La empresa tiene una poltica de inventario establecida hace 5 aos, la cual indica que se debe disponer del 25% de lo requerido en el periodo posterior en el stock final del presente periodo. Esta poltica ha reforzado la productividad de la empresa, evitando roturas de stock y controlando continuamente los inventarios mediante sistemas automatizados que emiten el requerimiento automticamente al Departamento de Compras. Como se registra a un artculo, como se da de alta y de baja a los artculos Procedimiento para dar de alta un artculo: 1. 2. Verifica, a la llegada del proveedor, que el producto corresponda a la orden de compra que se encuentra en el sistema en descripcin y cantidad Verifica que los productos definidos en el grupo 1 de acuerdo al procedimiento CMU/I-CO-001 cuenten con los certificados de calidad. En el caso de que los certificados no lleguen junto con el material, se informar a compras para que los solicite al proveedor. Avisa a Control de Calidad para que realice la inspeccin de aquellos productos que requieran de inspeccin segn lo definido en CMU/I-CC-004. Sella y firma la gua de remisin; entrega al proveedor la gua de remisin para que sea sellada por control interno. Informa va e mail al final del da, el ingreso de materiales al almacn.

3. 4. 5.

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6. 7. 8.

Si los materiales no necesitan inspeccin son colocados en su ubicacin respectiva en el almacn. Genera nota de ingreso a almacenes con gua de remisin como referencia y la adjunta a la gua de remisin Entrega a tesorera con cuaderno de cargo la nota de ingreso y la gua de remisin. NOMBRE Sistema Visual Manufacturing Nota de ingreso al almacn Cuaderno de Cargo COPIAS DESTINATARIO -original 1 1 Usuario del Sistema Tesorera Almacn Almacn

CODIGO -------

Tabla del Formato de Recepcin de Insumos 1. Procedimiento para dar de baja un artculo:

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. CODIGO

Presenta vale por materiales o vale por materia prima segn corresponda con una orden de produccin u orden especial. Revisa en el sistema si el vale esta programado (cantidad por atender). Despacha mercadera. Firma vale como constancia de entrega Numera el vale correlativamente. Descarga en el sistema la salida. Imprime la salida del sistema. Archiva vale con la salida del sistema. COPIAS DESTINATARIO -Original 1 Original 1 Usuario del Sistema Almacn Produccin Almacn Produccin

NOMBRE Sistema Visual --Manufacturing CMU/R-OP-AL-001 Vale por materia prima CMU/R-OP-AL-002 Vale por materiales

Tabla del Formato de Despacho a Produccion Proveedores: cantidad, clasificacin, codificacin

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Construcciones Metlicas UNION S.A. divide la seleccin de sus proveedores en tres (2) grandes grupos. Grupo 1: Proveedores de productos/insumos principales Grupo 2: Proveedores de productos/insumos no principales (varios) El Grupo 1 est compuesto por los proveedores de: a) b) c) d) Acero Pintura Solventes/Qumicos Pernera

El Grupo 2 est compuesto por proveedores de productos/insumos no principales (varios). En este grupo entran todos los proveedores que no estn comprendidos en el grupo anterior. Los proveedores de la empresa CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A.: 1. ACEROS AREQUIPA 2. SOLDEXA 3. TEKNO 4. Empresas de metal y acero 5. ACEPESAC - aceros del Per SAC 6. Comercial del acero 7. Empresa de pintura en polvo 8. Empresa de Galvanizado 9. Minco 10. Soldadura y corte Como se seleccin un proveedor, como se evala a un proveedor Grupo 1 cualquiera sea el rubro dentro de los 4 comprendidos se le solicitar cumplir con los requisitos del formato CMU/R-CO-OP-002 Homologacin del Proveedor y se mantendr en archivo de fcil acceso evidenciar tener alguna de las siguientes certificaciones: Un sistema de calidad basado en la norma ISO 9001, homologacin de proveedores emitida por una entidad certificadora, BASC.

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Grupo 2 se solicitara segn el rubro la siguiente informacin: a) Transportistas: consulta de RUC copia de ficha RUC b) Ser una empresa formalmente constituida, es decir que cuente con RUC c) Tener disponibilidad del producto requerido d) Mostrar flexibilidad en las condiciones de pago. e) Ser puntual en los plazos de entrega ofrecidos. f) Tener precios competitivos. La evaluacin se har semestralmente obteniendo la informacin de la base de datos del sistema Visual Manufacturing bajo los siguientes criterios: a) Puntualidad en el plazo de entrega b) Precio c) Facilidades de pago y flexibilidad d) Calidad del producto/ insumo Para la evaluacin se consideran 4 niveles por cada requisitos: Puntaje 0 1 2 3 Calificacin Malo Regular Bueno Muy bueno

Se seguir considerando como proveedor aceptado a aquel cuya sumatoria de calificacin sea como mnimo el 50% de la sumatoria del puntaje mximo (llevado al nmero entero) Los proveedores descalificados sern registrados en la evaluacin indicando la razn y la Orden de compra de referencia, no excluyndolo de una futura compra en funcin a evaluacin.

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Registros CODIGO S/C NOMBRE de COPIAS 1 1 DESTINATARI O compras Compras

Evaluacin del desempeo proveedores CMU/R-CO-OP-002 Homologacin del proveedor Tabla de Formato de Evaluacion de proveedores

Como se registra a un proveedor, como se da de alta y de baja a un proveedor Registro de un proveedor El cdigo est conformado de la siguiente forma: PP-DEF-AA-SSSSSSS Donde: PP: Pas del proveedor (cdigo ISO) DEF: Cdigo definitivo AA: ao (Ej. 07) SSSSSSS: Secuencia numrica del proveedor. Se requiere la siguiente informacin: 1. Nombre y patente del Agente de Aduanas 2. Nombre del proveedor 3. Direccin del proveedor, incluyendo ciudad del proveedor y pas del proveedor 4. Telfonos del proveedor 5. Fax del proveedor 6. Correo electrnico del proveedor 7. Pgina Web del proveedor 8. Condicin comercial proveedor (anexo 1) 9. Cdigo y descripcin de la actividad del proveedor (anexo 2) Adicionalmente, incluir copia de la factura comercial de fecha reciente o proforma que contenga los datos del proveedor. Para dar de alta al proveedor, se debe ingresar su informacin en la base de datos del sistema Visual Manufacturing. Baja de un proveedor

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Si un proveedor sale desaprobado en la evaluacin semestral de proveedores, se le da de baja. En el sistema, automticamente da de baja al proveedor, el cual pasa a una relacin de proveedores inactivos. Posteriormente, este proveedor podra reactivarse nuevamente. d. DE LA PLANIFICACION E INDICADORES PLANIFICACIN DEL REA DE COMPRAS El departamento de compras coordina los requerimientos con los diferentes departamentos, con el fin de hacer una buena planificacin de compras. Para ello compras solicita reuniones, se comunica va e-mail o a travs del telfononextel. Las actividades a seguir para realizar la compra de materiales (materia prima e insumos) o productos varios son los siguientes: Los requerimientos para servicios especiales o Gastos varios, as como para la solicitud de cotizaciones, deben llegar al Dpto. de Compras a travs del Sistema Visual Manufacturing y enviando va e-mail el nmero de requerimiento a la GAF con copia a Compras para su aprobacin. En caso de ser necesaria la intervencin de algn departamento especfico por cuestiones tcnicas (Ej. Control de Calidad, Sistemas, Mantenimiento, RR.HH.), el Responsable de rea enviar dicho e-mail a este departamento, quien luego de su anlisis tcnico enviar el requerimiento detallado al Dpto. de compras; incluyendo, de ser el caso, el proveedor o proveedores aptos para proporcionar el producto o e servicio. Los requerimientos para una O/P normal o servicio normal son planificados por asistente de PCP y visualizados a travs del Sistema Visual Manufacturing. A todo requerimiento mayor a US$ 100 se le emite orden de compra. Se selecciona al proveedor que tenga la aptitud para cumplir con el requerimiento indicado por produccin y/o Seccin Tcnica (Precio, calidad, marca, condicin de pago, oportunidad, etc.) Se solicita cotizaciones telefnicas va email para todo aquel producto que no cuente con un anlisis tcnico en el requerimiento donde se incluya el proveedor (c). Llama al proveedor al cual se le compr en anterior oportunidad. Cuando no existan otros proveedores para proporcionar el producto o servicio (que cuente con los requerimientos establecidos en CMU/I-CO-001), se indicar en la cotizacin respectiva y se elegir entre los aptos. Cuando la empresa tenga intencin de verificar los productos comprados en las instalaciones del proveedor, se indicar en los documentos de compra, los acuerdos de verificacin y el mtodo para liberar el producto.

a.

b.

c.

d. e.

f.

g. h.

i.

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INDICADORES El departamento de compras tiene cinco grandes grupos de indicadores que miden su correcto funcionamiento: Indicadores de innovacin, que miden los nuevos materiales o servicios utilizados y los nuevos proveedores. Indicadores de servicios, que miden las cantidades entregadas y el tiempo de entrega. Indicadores de coste, que miden el coste de los productos y servicios comprados, as como las evoluciones histricas de los costes y las causas que provocan alteraciones. Indicadores de calidad, que miden la calidad del producto o servicio comprado. Indicadores de flexibilidad, que miden la efectividad con la que los productos o servicios comprados se integran en el flujo de materiales propios de la empresa (tiempos de las entregas, flexibilidad de repuesta a los cambios de plan, etc.). Por otra parte, estos cinco grupos de indicadores tienen dos versiones diferentes segn las visiones que persiguen: a-Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la funcin de compras desde el punto de vista de sus clientes, que seguramente son los ms importantes. b-Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la funcin de compras desde el punto de vista interno del departamento. Este segundo grupo de indicadores refuerza los anteriores con una atencin a la dinmica interna de la funcin de compras, y mide las funciones propias del departamento de compras que permiten conseguir unos indicadores ptimos de atencin al cliente. El ltimo tema mencionado en el ejemplo de indicadores, referente al nivel de agregacin, es de extrema importancia para permitir una visin real del funcionamiento del rea de compras y de las posibles medidas correctoras. Agregaciones excesivas dificultan el seguimiento al realizar una media de diferentes factores que a menudo se compensan entre ellos, hecho que impide el anlisis correcto del problema. Para evitar esta situacin, bastante comn en la valoracin del coste del material comprado en el producto acabado, un importante fabricante de productos de electrnica de consumo eligi tres productos representativos de su cartera (por ejemplo, los productos de ms volumen de produccin o sometidos a una mayor competencia por parte de otros fabricantes) y sigui la evolucin del coste de las compras de forma unitaria y mensual. De esta manera pudo tener una visin real e inmediata de las acciones de sus compradores sobre el coste de venta de estos productos, y conocer el posicionamiento respecto a los costes de estos productos en el mercado.

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III.

CONCLUSIONES Y/O RECOMENDACIONES CONCLUSIONES Del trabajo realizado en la empresa CONTRUCCIONES METLICAS UNIN, podemos concluir lo siguiente:

o Correspondiente a los procedimientos de registro de informacin, se hace notar la necesidad de estandarizar formatos para obtener un mejor manejo de la misma, haciendo de fcil lectura y acceso, pudiendo as establecer mecanismos de contingencia en casos de Fuerza Mayor. o Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de compras para cumplir con la produccin y las ventas. La planificacin de este proceso se relaciona directamente con las funciones de stock. La gestin exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite: asegurar el normal flujo de materiales para las reas que los transforman en los productos que la empresa comercializa; y la distribucin y entrega del producto terminado a los clientes. o Compras tiene una importancia sustantiva en las empresas, porque es el rea que articula las necesidades de produccin de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea y porque es el rea en la que se genera el proceso de pagos, por lo tanto tiene gran incidencia en la operatoria de la empresa. Es el rea desde donde sale el dinero de la empresa, para lo cual se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible. o CONSTRUCCIONES METALIAS UNION es un empresa con gran cobertura del mercado en este rubro por lo que requiere la inversin en mucho personal, sistemas integrados, software para asegurar una eficiente, eficaz gestin de las compras ya que esta rea es muy importante e influye mucho en la ejecucin de todas las operaciones y en la proporcin de la utilidades de la empresa. RECOMENDACIONES o Del proceso de Compras en general, se necesita establecer niveles de autonoma entre los actores participantes del proceso, puesto que ayudara a la flexibilidad y aumentando la performance del mismo. o Por el lado de la evaluacin de Proveedores, se debe ajustar los perodos testeo, obteniendo as informacin ms actualizada para la seleccin de los mismos

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o Con respecto a las Polticas de inventario, la medida adoptada que versa sobre el aseguramiento de disponer del 25% de lo requerido en el periodo posterior en el stock final del presente periodo, genera una carga econmica muy alta, aumentando el costo de tenencia de inventario y disminuyendo la rotacin promedio de las existencias de la empresa. o En tanto a los procedimientos seguidos dentro de los procesos de compra, se tendra que incluir Acuerdos de Niveles de Servicio entre los niveles organizacionales participantes del proceso para realizar la medicin de la trazabilidad del flujo de proceso. o Se necesita incluir mas criterios para la evaluacin de proveedores como el servicio post-venta. o Se recomienda llevar a cabo una gestin de proveedores mas adecuada, que asegure el contacto permanente con el proveedor as como el cumplimiento de las entregas o La empresa tiene un proceso de compras muy complejo, nosotros hemos intentado sintetizar mediante un diagrama de flujo-omitiendo quiz algunas actividades- para mostrar una visin genrica del proceso de compras en esta empresa. Vemos que en su proceso hay una revisin constante de los especificaciones hechas en los requerimientos; sin embargo cuando no hay proveedores disponibles que cumplan estas especificaciones pasan hacer la compra e indican las observaciones correspondientes por ello recomendamos a la empresa que dentro de su planificacin integre la formacin alianzas con ciertos proveedores, los cuales debern pasar por una evaluacin adicional para asegurar la calidad de sus insumos, ahorrar costos operacionales, ahorrar doble planificacin y la perduracin del abastecimiento de estos mismos. o Se recomienda establecer alianzas estratgicas, para ahorrar costos operacionales y doble planificacin. IV. ANEXOS Anexo 1. Adjuntamos los documentos proporcionados por la empresa de los cuales nos basamos para hacer el presente trabajo. Seleccin, evaluacin de proveedores.

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Compras Importaciones Referencia de registros Referencia de documentos Homologacion de los proveedores Acciones preventivas correctivas

Anexo 2 DESCRIPCIN Y FUNCIONES DE LOS PUESTOS RELACIONADOS AL REA DE COMPRAS El departamento de compras est constituido por 01 jefe de Compras y 01 asistente de Compras, que reportan directamente a la Gerencia de Administracin y Finanzas y cuyas funciones y descripcin del puesto se muestran a continuacin: CARGO: Jefe de Compras Departamento : COMPRAS rea: ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUPERVISIN QUE RECIBE Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES Reportndose a la Gerencia de Administracin y Finanzas y actuando en su coordinacin, es responsable de realizar las siguientes tareas principales: I. General a) Seguimiento de importaciones de acero y cerraduras. b) Determinacin de costos de productos importados c) Revisin y autorizacin de rdenes de Compra. d) Evaluacin de proveedores. e) Homologacin de proveedores f) Autorizacin de facturas de transportistas. g) Coordinacin para el servicio de corte. h) Tramite total de las importaciones, desde la emisin de la orden de compra o comunicacin con el exterior, hasta el ingreso a nuestros almacenes. i) Seguimiento al Asistente de Compras II. Supervisin que ejerce: Supervisin al departamento de Compras PERFIL DEL PUESTO I. Formacin deseable Estudios superiores universitarios equivalentes. Ingls intermedio Office practico. II. Experiencia Necesaria 2 aos de experiencia en funciones similares. III. Nivel .- 2

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CARGO: ASISTENTE DE COMPRAS Departamento : COMPRAS rea: ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUPERVISIN QUE RECIBE Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES Reportndose al Jefe de Compras y actuando en su coordinacin, es responsable de realizar las siguientes tareas principales: I. General a) Cotizar precios de insumos y materias primas de compra nacional y extranjera. b) Envo de fax por email de rdenes de Compra c) Visar rdenes de compra. d) Efectuar las compras locales generales de la empresa y realizar el respectivo seguimiento. e) Verificacin del material a comprar si se requiere. f) Cotizacin y/o compra de tiles de oficina g) Coordinacin con Finanzas para la programacin de pagos de las rdenes de compra. h) Control y seguimiento de requerimientos locales de la empresa. i) Emisin de rdenes de compra. j) Correspondencia con proveedores por correo y por medio electrnico. k) Atencin a proveedores. l) Revisin y seguimiento de las rdenes de compra pendientes por proveedor. m) Revisin de stocks mnimos en el sistema. II. Supervisin que ejerce: No corresponde. PERFIL DEL PUESTO I. Formacin deseable Formacin tcnica superior. Ingles nivel bsico. II. Experiencia Necesaria De 6 meses de experiencia en puesto similar I. Nivel.- 3 CARGO: GERENTE DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Departamento: GERENCIA DE ADM. Y FIN. rea: ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUPERVISIN QUE RECIBE Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES Reportndose a la Gerencia General y actuando en su coordinacin, es responsable de realizar las siguientes tareas principales: I. General a) Programacin de pagos (letras, proveedores). b) Negociaciones con bancos (Control de crditos, fianza, pagares, descuento de letras, etc.) c) Solicitud de crditos d) Establecer poltica de pagos a proveedores.

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e) g) h) i) j) k) l)

Establecer y supervisar poltica de crditos y cobranzas a clientes. Anlisis de los estados financieros del perodo Autorizacin del pago de planillas a empleados/obreros Pagos, depsitos, gestin bancaria. Preparacin de flujos de caja y del presupuesto general de la empresa. Sustentacin financiera en directorio. Asume parte de las obligaciones del Gerente General en caso de ausencia de ste m) Revisin de planilla de pago a empleados/obreros n) Coordinacin con Encargado de Despachos sobre disponibilidad de productos para cumplimiento de pedidos. o) Revisin de los vales de salida del Almacn general. p) Autorizacin de Vales de Ingreso al Almacn General. q) Supervisin de inventarios en los almacenes. II. Supervisin que ejerce: Supervisin a los departamentos de Tesorera, RR. HH., Sistemas, Almacn General, Despachos, Logstica y Compras. PERFIL DEL PUESTO I. Formacin deseable Profesional Universitario Titulado, con estudios formales de especializacin. Conocimiento del Ingls Office practico II. Experiencia Necesaria 3 aos de experiencia en funciones similares. III. Nivel.- 1 DISPOSICIN ESPECFICA Los requerimientos para servicios especiales o Gastos varios, as como para la solicitud de cotizaciones, deben llegar al Dpto. de Compras a travs del Sistema Visual Manufacturing y enviando va e-mail el nmero de requerimiento a la GAF con copia a Compras para su aprobacin. En caso de ser necesaria la intervencin de algn departamento especfico por cuestiones tcnicas (Ej. Control de Calidad, Sistemas, Mantenimiento, RR.HH.), el Responsable de rea enviar dicho e-mail a este departamento, quien luego de su anlisis tcnico enviar el requerimiento detallado al Dpto. de compras; incluyendo, de ser el caso, el proveedor o proveedores aptos para proporcionar el producto o e servicio. Los requerimientos para una O/P normal o servicio normal son planificados por asistente de PCP y visualizados a travs del Sistema Visual Manufacturing. A todo requerimiento mayor a US$ 100 se le emite orden de compra.

j.

k.

l.

m.

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PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

n.

o.

p. q.

r.

Se selecciona al proveedor que tenga la aptitud para cumplir con el requerimiento indicado por produccin y/o Seccin Tcnica (Precio, calidad, marca, condicin de pago, oportunidad, etc.) Se solicita cotizaciones telefnicas va email para todo aquel producto que no cuente con un anlisis tcnico en el requerimiento donde se incluya el proveedor (c). Llama al proveedor al cual se le compr en anterior oportunidad. Cuando no existan otros proveedores para proporcionar el producto o servicio (que cuente con los requerimientos establecidos en CMU/I-CO-001), se indicar en la cotizacin respectiva y se elegir entre los aptos. Cuando la empresa tenga intencin de verificar los productos comprados en las instalaciones del proveedor, se indicar en los documentos de compra, los acuerdos de verificacin y el mtodo para liberar el producto. DESCRIPCIN El Asistente de Compras

En coordinacin con la jefatura de Logstica, el Encargado de almacn el Jefe de produccin, determina el tiempo indicado en el que el requerimiento del sistema o e-mail debe ser atendido. Con el requerimiento del material, solicita cotizaciones llama al proveedor al cual se le compr en anterior oportunidad para comprobar que tenga en stock y sea el precio de la base de datos o el que ms se le aproxime, de lo contrario llama a otro proveedor. El Jefe de Compras Emite orden de compra indicando cantidad, unidad, descripcin del tem, marca (de ser necesario), condiciones de pago y de entrega. El Gerente de Administracin y Finanzas Autoriza con su firma la orden de compra. El Asistente de Compras V. Faxea enva via email la orden de compra al proveedor. Enva original de la orden de compra Administracin & Finanzas. Archiva copia de orden de compra. Realiza seguimiento de las rdenes de compra. FUENTES o DOCUMENTOS PROPORCIONADOS POR LA EMPRESA o PAGINA WEB DE LA EMPRESA:
http://www.union.com.pe/qsomos.htm

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