Qualidade e Programa 5 S

Motivao para a Qualidade AUTO-ESTIMA

As pessoas que se sentem satisfeitas conseguem mesmas so mais motivadas, produtivas e criativas. Envolvem-se mais na soluo de problemas, aproveitando oportunidades e enfrentando desafios, e possuem maior facilidade de trabalhar em equipe. Auto-estima significa amar e valorizar a si mesmo, de verdade. Significa que voc se aceita como e continua se esforando para melhorar cada vez mais.

Viva um dia de cada vez!!!

MOTIVAO = MOTIVO + AO
o conjunto de MOTIVOS que leva um ser humano a empreender uma determinada AO. Auto-motivao conseqncia de um processo de autoconhecimento, onde procuramos estimular nossa percepo a respeito do mundo externo, e estabelecer as metas e objetivos da nossa vida.

POR QUE IMPLANTAR UM PROGRAMA DA QUALIDADE????

QUALIDADE HOJE CONDIO DE SOBREVIVNCIA E NO S DIFERENCIAL COMPETITIVO. Gustavo Mendes Filho As empresas, nos dias atuais, vm demonstrando uma grande preocupao em seu cotidiano: a prpria sobrevivncia, a concorrncia acirrada, disputa de mercado, complexidade dos sistemas econmicos, mudanas de cenrio cada vez mais rpidas, dentre outros fatores, tm levado as empresas a trabalharem seriamente na melhoria de seus padres de qualidade. O verdadeiro critrio da boa qualidade a preferncia do cliente/usurio. o que garantir a sobrevivncia da empresa.

Gesto pela Qualidade Total - GQT

Um Conceito da Qualidade
Qualidade o resultado de um processo, cujas caractersticas so incorporadas pelo produto ou pelo servio, em conformidade s especificaes, e que procura atender e mesmo superar a expectativa do cliente com relao a adequao ao uso, durabilidade, preo e segurana, trazendo a satisfao no s a quem compra o produto ou o servio, mas tambm a quem o fabrica ou produz, apresenta ou distribui.

Princpios da Gesto pela Qualidade Total

TAREFAS, PROCESSOS E SISTEMAS
TAREFAS a menor unidade de uma atividade - telefonar, desligar o microcomputador, digitar um trabalho e etc.

 PROCESSOS Um conjunto de tarefas para um determinado resultado SISTEMAS Um grupo de processos. A venda de um produto ou servio um sistema que envolve muitos processos interrelacionados. CLIENTES E FORNECEDORES CLIENTES - Pessoas ou organizaes que usam o produto ou servio, ou, ainda, o prximo na cadeia do processo. CLIENTES EXTERNOS - Compram os produtos ou servios, apoiando financeiramente a organizao. FORNECEDORES - Pessoas ou organizaes que precedem a srie de tarefas que identificamos como processos, fornecendo insumos, matria prima e/ou mo de obra FORNECEDORES EXTERNOS - So as pessoas ou empresas que vendem materiais, informaes ou servios organizao. CLIENTES E FORNECEDORES INTERNOS - Departamentos, sees ou empregados que recebem o trabalho clientes vindo de outros departamentos, sees ou funcionrios da organizao fornecedores.
Anotaes

PROGRAMA 5 S
Objetivo
Desencadear aes prticas e simples que visem obter um local de trabalho ordenado, limpo e saudvel, bem como favorecer um processo educacional para a manuteno do estgio desejado, a partir de mudanas comportamentais.

Metodologia
O trabalho ser desenvolvido COM a participao da equipe da EMPRESA, objetivando o comprometimento de todos com o resultado do Programa 5 S.

Os 5 Sensos:
1. 2. 3. 4. 5. Utilizao (Seiri) Ordenao (Seiton) Limpeza (Seisou) Sade (Seiketsu) Auto disciplina (Shitsuke)

Anotaes

EXERCCIO VOC PRATICA O 5 S?

Leia, reflita e responda: com que freqncia pratico? Use os seguintes critrios: QUASE NUNCA (1); S VEZES (2); QUASE SEMPRE (3); SEMPRE (4). Confira o resultado no final.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Mantenho uma lista atualizada de coisas a fazer usando algum critrio de apropriao Comparo no final do dia, o planejado com o executado e planejo o dia seguinte Estou consciente dos hbitos pessoais que gostaria de mudar Tenho hbito de anotar todas as boas idias Procuro identificar e padronizar todas as atividades repetitivas Meu sistema de arquivo permite agilidade de armazenamento Periodicamente avalio se atingi os meus objetivos e tomo aes corretivas Mantenho-me informado sobre hbitos saudveis p/ manter a sade fsica e mental Pratico rotineiramente os hbitos saudveis p/ manter a sade fsica e mental Questiono se a tarefa que estou realizando agrega valor ao produto ou servio Sou um indivduo paciente e persistente em tudo o que fao Sou praticante da melhoria contnua Gosto de trabalho em equipe Mantenho minha mesa limpa e organizada Sou bom ouvinte Critico em participar e elogio publicamente Fao empatia colocando-me no lugar do outro Concedo liberdade p/ discusso e indagao propcio e implementao de melhorias Tenho comprometimento com relao ao desperdcio no trabalho ou em casa No h materiais desnecessrios nas bancadas

AVALIAO
Acima de 80 pontos. Voc pode melhorar sozinho, pois um agente consciente da prpria histria. Entre 65 e 79 pontos. Voc est no caminho certo, mas pode melhorar. Entre 50 e 64 pontos. Voc precisa se esforar um pouco mais. Abaixo de 50 pontos. Voc precisa de um 5 S radical.

1 S - Senso de Utilizao
Utilizao, separao, descarte - assim como nos outros Ss, atuaremos em trs dimenses: ambiente fsico, processual e pessoal/idias. Muitas vezes, ouvimos nas organizaes, que este ou aquele precisa fazer o "5Ss na cabea", embora falando de forma alegrica isto uma realidade. A utilizao, trs o lema: Fique s com o essencial", sendo que num primeiro momento atuaremos no nosso ambiente fsico, depois nos processos e consequentemente em nossas idias e relacionamentos. A Utilizao, quando atuando na dimenso pessoal, ir descartar maus pensamentos, sentimentos negativos (dio, raiva, fria), relacionamentos perde-perde, objetivando que nos detenhamos no essencial, que a busca de nossa qualidade de vida e felicidade.

Como vamos executar o Senso de Utilizao?

Identificar os itens necessrios e os desnecessrios para efetuarmos com eficcia nosso trabalho ou objetivo. Colocar numa estao ou rea de descarte todos os itens desnecessrios que sero contabilizados, mensurados, reaproveitados internamente, doados, vendidos ou dado o destino oportuno pela organizao. Concentrar nossa ateno nos itens necessrios onde faremos um repensar de todo o nosso trabalho e identificaremos tudo o que precisamos para execut-lo. Criar uma lista dos materiais/itens necessrios faltantes que sero providenciados, conforme a disponibilidade e o custobenefcio para a organizao.

Neste S ainda trataremos de aplicar as seguintes regras:

a) Freqncia de uso. Colocar no operador ou o mais prximo de seu local de trabalho os itens usados freqentemente. Os usados ocasionalmente (1 vez por semana ou ms) colocar no ambiente,

mas no prximo ao operador. Os usados raramente no deixar no ambiente de trabalho. b) Regra do 1 melhor. Ficar com apenas um item, por exemplo, 1 cpia xerox de documentos, 1 caneta, 1 grampeador. c) Estoque mnimo e mximo. Num primeiro momento iremos identificar quais a oportunidades de uso deste regra e aps implantar, caso for necessrio.

Vantagens do Senso de Utilizao:

Eliminao de excessos e desperdcios; Liberao de espaos; Expurgo de informaes e controles desnecessrios; Facilidade de trnsito interno; Maior senso de organizao e economia; Aumento de produtividade. EXERCICIO LISTA DE VERIFICAO DESCARTE 1. Existem objetos desnecessrios na rea de trabalho? 2. Existe objeto ou algum material bom, perto de objeto intil? 3. Existe algum material, sem uso h muito tempo na seo? 4. Existe objeto de uso pessoal fora dos armrios, mesas? 5. Existe sucata, material fora de linha ou em desuso na rea? 6. Existe algum material para ser consertado/recuperado? 7. Existe mini-almoxarifado que pode ser eliminado? 8. Quais os materiais que podem ser eliminados? 9. Quais os materiais que devem ser recuperados? 10. Quais os materiais que podem ser aproveitados em outras reas? 11. Existem papis, formulrios, informaes desnecessrias? 12. Existe quantidade excessiva de material de expediente (canetas, lpis, borrachas, papis, grampeadores, ferramentas, garrafas de caf) no posto de trabalho?

2 S - Senso de Ordenao
importante ressaltar que no necessariamente obrigatrio que o 1oS esteja completamente consolidado para lanarmos o 2oS, pois o programa cclico e poderemos utilizar os conceitos aprendidos nas etapas anteriores para ganhos reais no presente. Outro fator importante a ressaltar a importncia do gerenciamento das pendncias e que estas continuem na pauta das reunies das equipes. No 2o S - Organizao, Arrumao - o enfoque ser a Beleza, Comunicao Eficaz e a Agilidade de Tempo. O objetivo, deste S, facilitar o desempenho dos funcionrios em suas atividades e ajudlos a melhorar a sua qualidade de vida no ambiente de trabalho. A Organizao tem como lema: "Um lugar para cada coisa e colocar cada coisa no seu lugar", sendo que com isto ela visa: eliminar a desorganizao, facilitar o controle, diminuir o desperdcio de tempo, melhorar a comunicao e a integrao da equipe, propiciar o aproveitamento dos talentos internos, atravs da criatividade.

Como vamos executar a Organizao?

Fazer um levantamento de todas as oportunidades de melhorias, em nosso setor, que esto sintonizadas com as prioridades do 2oS; Elaborar um plano de ao para gerenciar a execuo e viabilidade destas prioridades; Criar padres de armazenagem funcional que vise facilitar a guarda, a retirada, a reposio e controle dos materiais e dos documentos.

As regras utilizadas so:

a) Gerenciamento visual. feito atravs de etiquetas, fotos, desenhos, silhuetas, grficos. b) Cores. As cores sero utilizadas como um cdigo, isto , com um significado para facilitar o gerenciamento dos processos. c) Estoque Aberto. Deixar a vista, por exemplo, os armrios com portas de acrlico ou vidro. d) Lay-out. A equipe deve questionar se o lay-out atual o mais adequado e, se necessrio, buscar ajuda de profissionais tcnicos desta rea. e) Altura Ergonmica. Adaptar as mquinas e utenslios para facilitar o trabalho do funcionrio e que este utilize a altura entre seu ombro e sua meia coxa para a guarda e manuseio de itens de uso freqente. Esta a altura ergonmica, onde despendemos o menor esforo fsico. g) Controle de acesso e retirada de materiais. importante que a equipe, aps ter levantado os pontos de melhorias, trabalhe na busca de solues, utilizando os conhecimentos adquiridos e que isto seja feito de forma participativa. A participao gera o comprometimento. tambm importante salientar que todos devem ser treinados nos novos padres estabelecidos e que os novatos no sejam esquecidos no decorrer da implantao do programa. Todo o padro estabelecido deve ser revisto e melhorado, no mnimo de seis em seis meses.

Vantagens do Senso de Organizao:

Rapidez para encontrar documentos, materiais, informaes e outros itens necessrios; Utilizao racional de espao, com melhoria no ambiente fsico; Melhoria na comunicao, pois todos podero encontrar com facilidade o que foi guardado; Reduo do cansao fsico e mental.
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3 S - Senso de Limpeza
O Senso de Limpeza tem dois focos bsicos, a importncia da responsabilidade individual e da equipe e a busca constante das causas dos problemas. O lema do Senso de Limpeza : "lugar mais limpo, no o que

mais se limpa e sim o que menos se suja". O lema do 3o S

espelha muito bem a sua filosofia, que atuar de forma preventiva conservando em nosso ambiente apenas o essencial para se fazer um trabalho de forma organizada, limpa e bem cuidada. No 3o S, o enfoque volta-se para a limpeza, manuteno e conservao do ambiente de trabalho buscando aumentar a segurana e o bem estar de todos os colaboradores.

Como iremos executar o Senso de Limpeza?

Fazer um levantamento de todas as oportunidades de melhorias, em nosso setor; Elaborar um plano de ao para gerenciar a execuo e viabilidade das melhorias; de suma importncia a participao dos gestores, nesta fase, por que eles daro apoio, viabilidade e feed back aos colaboradores sobre as melhorias pretendidas e as decises estratgicas da empresa, em andamento. Neste S iremos trabalhar, num primeiro momento, no desenvolvimento da responsabilidade individual e da equipe, para isto, utilizaremos os instrumentos de mapa de responsabilidade, escala de tarefas e regras de passagem de turnos, caso a empresa trabalhe neste regime. Num segundo momento, nossa ateno ir fixar-se na busca das causas dos problemas sendo incentivado os grupos de solues de problemas, a utilizao de cores, a limpeza de ferramentas de priorizao, pesquisa e tratamento de solues.

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EXERCCIO LISTA DE VERIFICAO - LIMPEZA

COMO EST A LIMPEZA DE: Pisos Paredes Tetos Janelas Portas Prateleiras Armrios Mesas / gavetas / mveis Cadeiras Cortinas Instrumentos e ferramentas aps o uso Utenslios Mquinas e aparelhos durante e aps o uso Portaria / recepo Refeitrio Almoxarifado / depsitos / armazns Banheiros Lixeiras Corredores Lojas Escritrios Fbrica Jardins Estacionamentos Fachadas Luminosos / placas de propaganda Lmpadas Toldos Vitrines Veculos TIMO RAZOVEL RUIM

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Vantagens do Senso de Limpeza:

LIXO

Ambiente mais agradvel; Preveno de acidentes; Melhoria e preservao dos equipamentos, proporcionando-lhes maior vida til; Melhoria da imagem interna e externa da empresa.

4 S - Senso de Sade
Sade "coisa sria" e primordial. Nosso enfoque volta-se a cada S dependendo do estgio de nossa equipe e organizao, sendo que o quarto S exige uma maturidade e uma busca de solues conjunta e no podemos mais conviver com a crtica ftil. Como os trs primeiros Ss so mais direcionados ao ambiente fsico, sua implantao mais rpida e com ganhos muito significativos, preparando a equipe e a organizao para atuar nos problemas mais delicados, que afetam a sade do trabalhador. Outro aspecto, a salientar, que a empresa precisar disponibilizar de uma forma mais consistente, principalmente, recursos financeiros e humanos para efetivar os ganhos do 4o S.

O Senso de Sade tem como lema, "Viva a Sade", sendo que

este espelha muito bem que sua atuao volta-se para a atuao preventiva e promocional, embora, num primeiro momento, atuar de maneira corretiva.

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O Senso de Sade tem uma viso ampla de sade, entendendo o ser humano de forma holstica respeitandoo como um ser fsico, emocional, social e espiritual. O Senso de Sade visa eliminar toda e qualquer situao que ameace a sade do colaborador, sendo que este ter um papel ativo na sua promoo.

Como iremos executar o Senso de Sade?

Fazer um levantamento dos indcios de no conformidade do quarto S e registr-los; Utilizar instrumentos de priorizao e anlise para buscar as causas destes problemas; Elaborar um plano de ao para monitorar o desenvolvimento destas pendncias. Muitas empresas, neste momento, traam um perfil da sua sade, isto , analisam em seu quadro funcional o percentual de colaboradores com diabetes, que so fumantes, hipertensos, dentre outros. Aps traar o perfil global, enviam para cada colaborador seu perfil individual e disponibilizam tratamento adequado a todos os que necessitarem. Neste momento, tambm, incentivado a criao de grupos de ajuda para alcolatras, diabetes e outros. O Senso de Sade estar implantado no momento que a empresa e seus colaboradores tiverem atuao maior na parte preventiva e promocional do que na corretiva.

Os ganhos do 4o S so notados pelo aumento da produtividade, do

nmero das sugestes e da diminuio de atestados, absentesmo, afastamento por doenas do trabalho, dentre outros. Esta a maneira de gerenciar a efetivao do Senso de Sade dentro de nossa empresa, isto , se estes e outros ndices desenvolvidos esto em um patamar excelente o 4o S estar realmente efetivado e garantiremos o futuro organizacional e pessoal.
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Vantagens do Senso de Sade:

Padronizao das atividades; Preveno de acidentes; Elevao dos nveis de satisfao e motivao pessoal; Melhoria da Qualidade de Vida. EXERCCIO LISTA DE VERIFICAO SADE
COMO EST SEU LOCAL DE TRABALHO A condio dos equipamentos, mquinas p/ uso A condio dos uniformes e apresentao das pessoas A condio de asseio dos bebedouros A condio de asseio dos vestirios, armrios e mesas individuais Os papis pendurados, colados e afixados nas paredes, corredores, quadros de avisos esto em que estado A quantidade e a qualidade da iluminao A condio de ventilao A condio das lixeiras A manuteno e estado de conservao dos banheiros A manuteno e estado de conservao das instalaes eltricas e lmpadas A manuteno e estado de conservao dos pisos, vidros e cortinas A manuteno e estado de conservao das mesas, balces, bancadas e arquivos A relao de cuidado com materiais txicos, volteis e/ou explosivos A relao com os colegas de trabalho A promoo de atividades prticas e educacionais em relao sade O comportamento das pessoas em relao prpria sade TIMO BOM RUIM

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5 S - Senso de Auto - disciplina

O Senso de Auto - disciplina faz um chamamento organizao para o resgate dos valores ticos e morais, em busca disciplinada do profissionalismo e da melhoria continua do ser humano.

O 5o S trabalha em cima de aes de educao e treinamento que capacitem os colaboradores da organizao tanto
na rea comportamental como tcnica. Neste momento importante que as lideranas estejam sensibilizadas e muito firmes nos princpios do programa 5Ss, pois devero dar o exemplo em aes, ter maturidade para gerenciar as crises que certamente apresentar-se-o, pois a implantao deste programa um processo de mudana. A consolidao dos 5Ss muito calcada em cima das aes do 5o S, que consideramos o "S" rei, o qual deve ter especial ateno desde o momento em que se decide pela implantao do programa. importante que o discurso e a prtica se alinhem, que se estimule um gerenciamento transparente, a discusso de todos os problemas em busca de solues criativas e teis para a empresa e para os colaboradores. A nfase clara deve ser dada ao fato de que sempre haver abertura para o questionamento, mas aps o consenso, todos devero cumprir o acordo feito em equipe. A comunicao fluida, tanto horizontal quanto vertical, uma prtica comum de uma empresa que tem aes efetivas de 5oS , bem como o estmulo elogioso aos colaboradores por suas aes alinhadas com a filosofia do programa.

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Exerccio Procurar a causa Problema: Piso sujo de caf

Observao: Procurar fatos e dados sobre o problema e possveis causas atravs da observao Anlise: - Por que o piso est sujo ? - Porque os empregados jogam o caf fora. - Por que os empregados jogam o caf fora ? - Porque o caf est frio. - Por que o caf est frio ? - Porque sobra caf do dia anterior - CAUSA DO PROBLEMA Atacar a causa e no o efeito Causa do Problema: Sobra de caf do dia anterior Soluo: O que, como, quem, onde e quando? O que fazer: Eliminar sobra de caf Como: Esvaziando e lavando a garrafa de caf Quem: Fulano de tal Onde: Na unidade Quando: diariamente aps o final do expediente Exerccio: pensar em um problema concreto que tenha tido que enfrentar e resolver em sua unidade de trabalho e resolv-lo de acordo com o exemplo acima

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CARTAZES DO PROGRAMA 5 S Senso de Utilizao Manter no local de trabalho apenas o que voc realmente precisa e usa, na quantidade certa. Resultado: Sem baguna melhora a produo. (cartaz do 1 S). Senso de Ordenao Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Resultado: Em um ambiente organizado vive-se e trabalha-se melhor. No se perde tempo e evitam-se erros. (cartaz do 2 S). Senso de Limpeza mais do que limpar: no sujar! Lugar mais limpo, no o que mais se limpa e sim o que menos se suja. Atuar de forma preventiva conservando em nosso ambiente apenas o essencial para se fazer um trabalho de forma organizada, limpa e bem cuidada. Resultado: Ambiente de trabalho saudvel e agradvel. (cartaz do 3 S).

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MTODO PARA O CONTROLE DE PROCESSOS MELHORIA CONTNUA

ACTION AO APRIMORAR
ATUE NO PROCESSO EM FUNO DOS RESULTADOS

PLAN PLANEJAR
DEFINIR AS MESTAS

A C

DETERMINE OS MTODOS P/ ALCANAR EDUQUE E TREINE

VERIFIQUE OS EFEITOS DO TRABALHO EXECUTADO

CHECK CONTROLAR

EXECUTE O TRABALHO

DO DESENVOLVER

Ganhos constantes de qualidade representam estmulo permanente para a motivao das pessoas, especialmente quando eles so reconhecidos e identificados como benefcio para todos. o que acontece quando passamos a utilizar o ciclo de Melhoria Contnua, que denominamos de PDCA (Planejar, Desenvolver, Controlar e Aprimorar). Uma vez que j passamos pelas etapas de Planejamento e Desenvolvimento do Programa de Qualidade chegou a vez de acionar as etapas do Controle e Aprimoramento permanentes. Cada vez que giramos esse ciclo conseguimos uma melhoria ou aprimoramento das atividades da empresa. Para que isso possa acontecer com regularidade, o Programa de Qualidade sugere reunies mensais, conforme um roteiro para PROGRAMA 5 S a prtica da Manuteno. Um esquema muito simples, baseado na atuao de grupos de trabalho, que voc apresentar na primeira reunio de Manuteno.

FICHA DE AVALIAO DE TREI AME TO

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PROGRAMA 5 S
FICHA DE AVALIAO DE TREI AME TO
I STRUTOR:____________________________________________ DATA:___/___/___ TREI A DO:________________________________________________ SUA FU O A EMPRESA:__________________________________

1. CO HECIME TO Hbitos como prtica de esportes, reflexo, boa alimentao e higiene pessoal so enfatizadas no senso de:___________________________________________________ Respeitar as diferenas entre as pessoas e evitar fofocas no ambiente de trabalho so dois dos objetivos do senso de:__________________________________________________ Elevados estoques e informaes desatualizadas so combatidos pelo senso de:____________________________________________________________________ Um lugar para cada coisa e cada cisa no seu lugar nos ajuda a desenvolver o senso de:____________________________________________________________________ Ao adotarmos o sistema de coleta seletiva de lixo estaremos praticando os sensos de:____________________________________________________________________ Por que deveremos comear a implantao da Qualidade Total com o Programa 5S?___________________________________________________________________

2. PERCEPO ( 3. Seu conhecimento em relao ao 5S antes deste treinamento? ( ) nenhum ( ) fraco ( ) bom ( ) muito conhecimento Seu conhecimento em relao ao 5S aps este treinamento? ( ) no alterou ( ) melhorou ( ) ficou muito melhor E para a sua vida pessoal? ( ) extremamente necessrio ( ) necessrio ( ) desnecessrio Voc considera que o Programa 5S na sua Empresa pode: ( ) melhorar a Empresa ( )no vai alterar a Empresa ( ) piorar a Empresa Em relao a todo o movimento de implantao do Programa 5S na sua Empresa, voc o considera: ) organizado ( ) imperceptvel ( ) desorganizado Em uma escala de 1 a 10 qual a sua nota para este treinamento?____________________ Sua participao no Programa 5S, na sua empresa, vai ser: ( ) total ( ) mdia ( ) mnima Com qual senso voc mais se identifica?______________________________________ Deixe aqui registradas suas sugestes para melhoria.

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Fonte de Pesquisa:
1. Adaptao dos textos de Ctia Bolson e Raquel Michels da Rosa - consultoras e instrutoras do Programa 5Ss - Fundatec 2. Revista Executive Digest de Portugal www.centroatl.pt/edigest/index.html 3. Qualidade Total - Rompendo as Barreiras entre a Teoria e a Prtica Roberto Lira Miranda Makron Books. OBS.: Este modelo de Curso 5S de propriedade do Instituto de Pesquisa e Ensino IPE, que autoriza a Mistral Consultoria Ltda. oferec-lo ao mercado em suas atividades de consultoria e instrutoria.

Pesquisa e montagem:
Izabel Vieira Balieiro Fones: (91) 9986-7698 E-mail: mistral@amazon.com.br

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