La codificacin es el mtodo que permite convertir un carcter de un lenguaje natural (alfabeto) en un smbolo de otro sistema de representacin, como un nmero,

aplicando normas o reglas de codificacin las cuales definen la forma en la que se codifica dado el sistema de representacin. La codificacin ayuda a que se alcance ms eficiencia, debido a que los datos que son codificados requieren menos tiempo para su organizacin o bsqueda.

Se unen para distinguir un grupo de datos que tienen caractersticas diferentes de otro. stos se listan en manuales y se distribuyen para que el personal de trabajo pueda localizarlos fcilmente. Muchas veces el personal de trabajo llega a familiarizarse tanto con los cdigos frecuentemente usados que los memoriza.

Cuando es posible describir un producto por medio de su pertenencia a muchos subgrupos podemos usar un cdigo de subconjunto de dgitos significativos que nos ayude a describirlo. Para el observador casual o cliente, la descripcin del concepto parece ser un nmero largo. Sin Embargo, para los vendedores el nmero esta compuesto de unos cuantos nmeros mas pequeos, teniendo cada uno su significado propio. Por ejemplo, los primeros tres dgitos representan el departamento, los siguientes tres el producto, los siguientes tres el color, y los ltimos tres la talla. En este caso la ventaja, del uso de un cdigo de subconjunto de dgitos significativos es la habilidad para localizar los conceptos que pertenecen a determinado grupo o clase.

Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc. Para facilitar la administracin, de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenajes adecuados, operativos de la bodega y control eficiente de las existencias.

CATALOGACIN: Significa inventario de todos los artculos los existentes sin omitir ninguna. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea general de la coleccin. SIMPLIFICACIN: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o ms piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin favorece la normalizacin. ESPECIFICACIN: Significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con ms informaciones sobre los artculos y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. NORMALIZACIN: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. ESTANDARIZACIN: Significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma, peso, tipo, caractersticas, utilizacin, etc. La clasificacin debe hacerse de tal modo que cada gnero de material ocupe un lugar especfico, que facilite su identificacin y localizacin de la bodega.
La codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar significa representar cada artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin mas usadas son: cdigo alfabtico, numrico y alfanumrico.

EL SISTEMA ALFABTICO: Codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. ste limita el nmero de artculos y es de difcil memorizacin, razn por la cual es un sistema poco utilizado. EL SISTEMA ALFANUMRICO: Es una combinacin de letras y nmeros y abarca un mayor nmero de artculos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los nmeros representan el cdigo indicador del artculo. EL SISTEMA NUMRICO: Es el ms utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado numero de artculos que abarca.

ARTCULO CUADERNO 50 HOJAS CUADRICULADO CUADERNO 100 HOJAS CUADRICULADO CUADERNO 50 HOJAS FERROCARRIL CUADERNO 100 HOJAS FERROCARRIL CUADERNO 50 HOJAS RAYAS CUADERNO 100 HOJAS RAYAS ESFERO NEGRO

REFERENCIA 123 125 127 129 131 133 542

PRODUCTO CUADERNO CUADRICULADO 50 HOJAS 100 HOJAS FERROCARRIL 50 HOJAS 100 HOJAS RAYAS 50 HOJAS 100 HOJAS ESFEROS

CLASIFICACIN GRUPO SUBGRUPO REFERENCIA REFERENCIA SUBGRUPO REFERENCIA REFERENCIA SUBGRUPO REFERENCIA REFERENCIA GRUPO

CODIFICACIN 1 101 101123 101125 102 102127 102129 103 103131 103132 2