3.3.

Tcnicas de organizacin

Jerarquizacin de la entidad
Cadena de mando: El plan que especifica quin depende de quin en una organizacin; estas lneas de dependencia son caractersticas centrales de un organigrama. Jerarqua de la organizacin: Patrn de diversos niveles de la estructura de una organizacin, en la cima estn el gerente o los gerentes de mayor rango, responsables de las operaciones de toda la organizacin; los gerentes de rangos ms bajos se ubican en los diversos niveles descendentes de la organizacin. Los niveles estrechos de administracin producen jerarquas altas con muchos niveles entre los gerentes del punto ms alto y el ms bajo. Los tramos grandes, producen jerarquas planas, con menos niveles administrativos entre la cima y la base.

Koontz Harold, Heinz Weihrich, Administracin una perspectiva global

Divisin de trabajo
Diseo organizacional: Determinar la estructura de la organizacin que es ms conveniente para la estrategia, el personal, la tecnologa y las tareas de la organizacin. Divisin del trabajo: Descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de la tarea en general. En ocasiones llamada Divisin de la mano de obra. Cmo aumenta la productividad esta divisin del trabajo? La respuesta es que no existe la persona que tenga la capacidad fsica o psicolgica para realizar todas las operaciones que constituyen la mayor parte de las tareas complejas, aun suponiendo que una persona pudiera adquirir todas las habilidades especializadas para hacerlo.

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Departamentalizacin
Agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tienen una relacin lgica. Por ejemplo: en un banco, si un grupo de personas trabajan tomando decisiones para otorgar crditos monetarios a pequeas empresas y para administrar los prstamos a pequeas empresas, el gerente del banco podra agruparlas en un Departamento de Crdito para Pequeas Empresas.
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Coordinacin
Es un proceso que consiste en integrar las actividades de partes independientes de una organizacin con objeto de alcanzar las metas de la organizacin. De acuerdo a Lawrence y Lorsch: Diferenciacin: diferencias de actitudes y estilos para trabajar que surgen, en forma natural, entre los miembros de diferentes departamentos y que pueden complicar la coordinacin de las actividades de la organizacin. Metas diferentes por ejemplo, Contabilidad es Control de costos. Comercializadores es Mas variedad en productos y mejor calidad, Productores la percepcin del tiempo, etc. Integracin: Trmino usado por Lawrence y Lorsch en lugar de coordinacin, para designar la medida en que los miembros de los diversos departamentos trabajan juntos, en forma unida.

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 El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para anlisis tericos y la accin practica. Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente: "Una carta de organizacin es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva."
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 Otro autor expone su concepto de esta forma: "El organigrama constituye la expresin, bajo forma de documento de la estructura de una organizacin, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente." Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y nicamente se diferencian en su forma y en su especificacin.

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 Un autor considera que los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos revelan: "La divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma."
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Segn el concepto de organigrama, este muestra: Un elemento (figuras) La estructura de la organizacin Los aspectos ms importantes de la organizacin Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y aun los de menor importancia Las comunicaciones y sus vas Las vas de supervisin Los niveles y los estratos jerrquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin Las unidades de categora especial.

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 El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formacin de personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin, evaluacin de la estructura, reorganizacin, evaluacin de cargos, entre otros.

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 Finalidad Del Organigrama Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Un autor expone lo siguiente: Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin.
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Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando: Los cargos existentes en la compaa. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

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 Funciones Del Organigrama Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones. Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin.
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 Para el rea de administracin de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos.

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Ventajas Del Organigrama El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes: Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959) Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin (Leener op. Cit) Muestra quin depende de quin (Leener op. cit) Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles (Leener op. cit) Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa (Leener op. cit) Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen (Melinkoff, 1990) Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin (Melinkoff op. cit)

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 Desventajas Del Organigrama No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son: Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin. No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems si se dibujaran las distintas lneas indicativas de relaciones informales y de canales de informacin, el organigrama se hara tan complejo que perdera su utilidad.

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Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status. Contenido Del Organigrama Un organigrama puede contener diversos datos, pero segn el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos: Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compaa y la actividad que se defina. Nombre del funcionario que formul las cartas. Fecha de formulacin. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organizacin, etc.). Leyenda (explicacin de lneas y smbolos especiales)

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Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.

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 Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan especializacin y correlacin.

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 Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

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 Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo.

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 Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales

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Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.

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Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

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Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la estructura.

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 Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un nmero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el mismo nmero

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 Clases de organigramas Segn la forma como muestran la estructura son:

Analticos: suministran informacin detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor. Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los ms comunes. Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analtica o ms detallada. Son complemento de los analticos.

Segn la forma y disposicin geomtrica de los organigramas, estos pueden ser: Verticales (tipo clsico): representa con toda facilidad una pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba abajo en una graduacin jerrquica descendente.

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Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribucin de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden tambin colocarse las figuras geomtricas Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino lneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una lnea sale en sentido vertical de una lnea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.

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Organigrama circular o concntrico: Los niveles jerrquicos se muestran mediante crculos concntricos en una distribucin de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la prctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinacin que traducen los organigramas verticales.

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 Un organigrama o grfica de organizacin es la representacin diagramada de las principales funciones, actividades y canales de autoridad y responsabilidad de la organizacin. Utilidad de los Organigramas Un organigrama nos permite el establecimiento de una organizacin e integracin de las funciones y actividades de la organizacin. Nos permite mostrar las diversas funciones que realiza la organizacin, estableciendo los niveles jerrquicos. El organigrama nos permite establecer las lneas de autoridad y de hecho, el tipo de responsabilidad. El organigrama nos permite informarnos si una divisin, departamento o seccin, es de lnea o staff. Nos permite ver las relaciones que se dan entre diversos puestos de toda la organizacin.

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Clases de Organigrama Los organigramas pueden ser: Verticales Horizontales Circulares Escalares

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Organigramas Verticales

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Organigramas Horizontales

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Organigrama Circular

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Organigramas Escalares

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 Podemos definir la centralizacin como la acumulacin de autoridad en un solo puesto o divisin, departamento de una organizacin. La administracin centralizada tiene algunas ventajas: Se reduce en forma notable la duplicacin de funciones. Permite mostrar las capacidades y calidades de los altos ejecutivos. Puede utilizar personal menos capacitado para los puestos subalternos reduciendo la nmina de personal. Permite una buena coordinacin de todas las actividades de la organizacin. Este concepto quedar ms claro por intermedio del organigrama que se ha diagramado para el caso.

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Organigrama Centralizado

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Descentralizado
Podemos definir la descentralizacin como la dispersin de la autoridad. La descentralizacin de la autoridad nos presenta ventajas: La descentralizacin de la autoridad permite que se lleve a cabo la verdadera delegacin de autoridad, lo que hace disminuir el trajn de los altos funcionarios. La descentralizacin proporciona oportunidad para la formacin de los ejecutivos debido a que se les permite tomar decisiones, sin tener que esperar la aprobacin de un superior; en muchos casos, esas decisiones son mejores porque el jefe que vive el problema conoce todos los factores que lo determinaron. La descentralizacin en los ejecutivos de nivel medio aumenta su moral y su inters por el trabajo.

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ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIN Existen tres sistemas bsicos: Organizacin de lnea Organizacin funcional Organizacin de lnea y Staff Se habla tambin de la organizacin por Comit. Organizacin de Lnea La organizacin de lnea o tipo militar, es la ms antigua y simple de las estructuras de organizacin, tiene su origen en la organizacin de los antiguos ejrcitos. La autoridad y la responsabilidad se transmiten por una sola lnea, es decir, hay una verdadera jerarqua de autoridades, en el que el superior ordena y los subordinados obedecen en forma inmediata. La organizacin de lnea es la ms indicada para las pequeas organizaciones, debido a su fcil operacionalizacin y la economa por su estructura simple. Ventajas de la Organizacin de Lnea Es muy sencilla; los cargos que existen son pequeos e inclusive, en la parte superior de la organizacin slo est el cargo del director; lo anterior determina un tipo de relaciones sumamente sencillas. Existe una divisin bien neta de autoridad y responsabilidad, o sea, que hay una clara delimitacin de la autoridad y la responsabilidad en cada cargo, precisando en forma clara y objetiva hasta dnde llegan su jurisdiccin.

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Es sumamente estable. Esto debido a que todas las decisiones se toman a nivel del director, el principio de unidad de mando permite una verdadera disciplina, lo que conlleva a una estabilidad de la organizacin. Facilita la rapidez de accin. Se sabe que el director posee autoridad absoluta sobre sus subalternos, apoyado en su nivel jerrquico; inmediatamente se expide una orden o tarea se cumple en forma rpida y directa. Desventajas de la Organizacin de Lnea: La organizacin es rgida e inflexible, lo que no permite innovaciones ni adaptaciones al mundo cambiante. Siendo un sistema autocrtico, puede funcionar sobre bases arbitrarias y dictatoriales. Los jefes de departamento ejecutan las ordenes con independencia los unos de los otros y en muchos casos de acuerdo con sus caprichos o deseos, debido al monopolio de las comunicaciones en su rea. Los hombres ms importantes de la organizacin pueden estar sobrecargados de trabajo, lo que dificulta el desarrollo organizacional. La prdida de uno de los hombres importantes de la organizacin, puede producir trastornos o descuadrar la organizacin.

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Organizacin Funcional En este tipo de estructura, se recurre a los especialistas que concretan sus esfuerzos en una estrecha gama de tareas aplicando el principio de especializacin de las funciones. Ventajas de la Organizacin Funcional: Debido al especializacin, hay mayor capacitacin de los jefes, lo que da como resultado una mayor eficiencia. La organizacin funcional permite una comunicacin directa entre los cargos, cuando es necesaria la comunicacin sin recurrir a los canales formales. En caso de innovaciones en los procesos administrativos, la organizacin funcional facilita la adaptacin rpida. Desventajas de la Organizacin Funcional: Presenta dificultades para definir quin es exactamente el jefe. No es fcil diferenciar la autoridad y responsabilidad de cada jefe en los asuntos que son comunes a varios. Surge con frecuencia la dualidad de mando. La disciplina se debilita, hoy la tendencia a la tensin y a los conflictos dentro de la organizacin.

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 Organizacin Lnea y Staff En las organizaciones Lineal y Staff, el administrador tiene un comit de consejeros que no tienen autoridad directa en los empleados. El rgano staff investiga, asesora, busca los hechos y aconseja o sugiere el ejecutivo. Ventajas de la Organizacin Lnea y Staff: Se basa en la especializacin de asesora previamente planificada. Contribuye a la organizacin en el conocimiento tcnico de los expertos. Permite la oportunidad de ascenso a los profesionales ms capacitados por la disponibilidad de puestos de alta responsabilidad. Desventajas de la Organizacin de Lnea o Staff: Puede confundirse la autoridad lineal y los rganos de staff.

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La organizacin de lnea o tipo militar, es la ms antigua y simple de las estructuras de organizacin, tiene su origen en la organizacin de los antiguos ejrcitos. La autoridad y la responsabilidad se transmiten por una sola lnea, es decir, hay una verdadera jerarqua de autoridades, en el que el superior ordena y los subordinados obedecen en forma inmediata. La organizacin de lnea es la ms indicada para las pequeas organizaciones, debido a su fcil operacionalizacin y la economa por su estructura simple. Ventajas de la Organizacin de Lnea Es muy sencilla; los cargos que existen son pequeos e inclusive, en la parte superior de la organizacin slo est el cargo del director; lo anterior determina un tipo de relaciones sumamente sencillas. Existe una divisin bien neta de autoridad y responsabilidad, o sea, que hay una clara delimitacin de la autoridad y la responsabilidad en cada cargo, precisando en forma clara y objetiva hasta dnde llegan su jurisdiccin.

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Actividad
http://www.gestiopolis.com/recursos5/docs /ger/coradempre.htm