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CONTROL INTERNO

CONCEPTO:
"Plan de organizacin entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pblica, privada o mixta para obtener informacin confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesin a su poltica administrativa".

ANLISIS:
1.- Plan de organizacin. Es decir, el control interno es un programa que precisa el desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre personas y lugares de trabajo en forma eficiente. 2.- La Contabilidad. Que tendr por objeto registrar tcnicamente todas las operaciones y adems, presentar peridicamente informacin verdica y confiable, al efecto se implantar un sistema de registro y de contabilidad apropiado y prctico que permita registrar, clasificar, resumir y presentar todas las operaciones que lleve a cabo la empresa.

3.- Funciones de empleados. Distribucin en forma debida de las labores que realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de revisin. 4.- Procedimientos coordinados. Procedimientos contables, estadsticos, fsicos, administrativos, etc. armonizadas entre si para la mejor consecucin de los objetivos establecidos por la empresa. 5.- Empresa pblica, privada o mixta. Empresa pblica u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la prestacin de servicios a la colectividad.

Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la de obtener utilidades. Empresa mixta u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la de prestar servicios a la colectividad y obtener utilidades. 6.- Obtener informacin confiable. Uno de los objetivos del control interno, es la de obtener informacin oportuna, confiable y segura que coadyuve a la toma acertada de decisiones.

7.- Salvaguardar sus bienes. Otro objetivo del control interno, es la de proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades, activos, etc., de la empresa. dificultando y, tratando de evitar los malos manejos, fraudes, robos. etc. 8.- Promover la eficiencia de operaciones. Otro objetivo del control interno es promover y fomentarla eficiencia de todas las operaciones de la empresa. 9.- Adhesin a su poltica administrativa. Otro objetivo del control interno consiste en facilitar que las reglas establecidas por la administracin, se cumplan, eficientemente.

ELEMENTOS:
Los elementos del control interno son siete, a saber: Organizacin.

Catlogo de cuentas.
Sistema de contabilidad. Estados financieros.

Presupuestos y pronsticos.
Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal. Supervisin.

PRINCIPIOS:
Los principios del control interno tambin son cinco: Separacin de funciones de operacin, custodia y registro. Dualidad o plurilateral de personas en cada operacin, es decir, en cada operacin de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad. El trabajo de empleados ser de complemento y no de revisin. La funcin de registro de operaciones ser exclusivo del departamento de contabilidad.

OBJETIVOS:
Los objetivos del control interno son: Prevenir fraudes, Descubrir robos y malversaciones, Obtener informacin administrativa, contable y financiera confiable y oportuna, Localizar errores administrativos, contables y financieros, Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y dems activos de la empresa, Promover la eficiencia del personal, Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo. etc. Mediante su evaluacin, graduar la extencin del anlisis, en comprobacin (pruebas) y estimacin de las cuentas sujetas a auditora, etc,

IMPORTANCIA:
Todas las empresas pblicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales. industriales o financieras, deben de contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catlogo de cuentas eficiente y prctico. Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de vista de la integridad fsica y numrica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancas, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y prctico de control interno, dificulta la colusin de empleados, fraudes, robos, etc.

VIGILANCIA Y SUPERVISIN: Para la obtencin de la mxima eficiencia del sistema de control interno, es necesario su vigilancia peridica y metdica, por parte de: Gerente general, Contralor, Comisarios o Consejo de vigilancia, Auditores internos, Auditores externos, etctera.

Es comn en todas las empresas la tendencia humana de apartarse de las reglas establecidas, generalmente, en aqullas donde se siguen procedimientos montonos y de rutina, de ah que resulte til, prctico y conveniente supervisarlo, vigilarlo y revisarlo peridica y metdicamente para que el sistema de control interno no decaiga ni pierda eficiencia.

CLASIFICACIN:
1.- Control Interno Administrativo.

2.- Control Interno Contable.

Control Interno Administrativo


Cuando los objetivos fundamentales son:

Promocin de eficiencia en la operacin de la empresa.


Que la ejecucin de las operaciones se adhiera a las polticas establecidas por la administracin de la empresa.

Control Interno Contable


Cuando los objetivos fundamentales son: Proteccin de los activos de la empresa. Obtencin de informacin financiera veraz, confiable y oportuna.

El Control Interno Contable comprende el Plan de Organizacin y los Procedimientos y Registros que se refieren a la proteccin de los activos de la empresa y consecuentemente a la confiabilidad de los registros financieros que estn diseados para suministrar seguridad razonable de que:
a) Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones generales o especficas de la administracin.

b) Las operaciones se registran:

Para permitir la preparacin de Estados Financieros de conformidad con las Normas de Informacin Financiera, o cualquier otro criterio aplicable. Para mantener datos relativos a la custodia de los activos.

c) El acceso a los activos slo se permitir de acuerdo con autorizaciones de la administracin de la empresa.

d) Los datos registrados relativos a la custodia de los activos, son comparados con los activos existentes durante intervalos razonables, tomndose las medidas pertinentes y apropiadas con respecto a cualquier diferencia.

ORGANIZACIN Establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y actividades de empleados de una empresa para lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos establecidos.

ELEMENTOS: Establecimiento de la estructura ptima de la empresa funcional. Coordinacin adecuada de trabajo y funciones de empleados por reas afines. Divisin de cada proceso en partes o labores. Asignacin a los puestos de las labores correspondientes. Establecimiento de instructivos. Determinacin de autoridad y responsabilidad de cada nivel.

CONSIDERACIONES La organizacin es un elemento del proceso administrativo (Planeacin, Organizacin, Integracin, Direccin y Control). La organizacin o estructuracin se inicia con los organigramas o representaciones grficas. La organizacin establece relaciones de conducta humana en relacin al trabajo material, intelectual etc., del personal de la empresa. La organizacin encauza las actividades humanas hacia la realizacin concreta y eficaz de los propsitos y objetivos de la empresa.

PRINCIPIOS BSICOS

De Precisin de Objetivos. Deben precisarse claramente los objetivos generales de la empresa. De Separacin de Actividades. Debe establecerse una separacin de actividades, por ejemplo: Compras Produccin Ventas Personal Finanzas Investigacin y desarrollo. De Subdivisin de Funciones. Cada actividad o poltica, debe subdividirse en funciones lgicas.

De Lneas de comunicacin y autoridad. En toda empresa debe haber delegacin de autoridad, desde los ms altos niveles jerrquicos hasta los ms bajos. Las lneas de responsabilidad deben determinarse en cada puesto de la empresa. De Presicin de autoridad y responsabilidad. Cada puesto debe tener bien definida su autoridad y conocer con presicin su responsabilidad, estableciendo la debida jerarquizacin de puestos. Del Campo de accin de ejecutivos y ayudantes. Debe especificarse claramente el campo de accin de cada ejecutivo y ayudante, as mismo, de las actividades que les corresponda, mediante la valuacin de puestos. De Instructivo y reglamento de labores. Cada puesto deber contar con su instructivo y reglamento de labores para facilitar los proceso de trabajo.

CONTABILIDAD

Es la tcnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan econmicamente a una entidad y que produce sistemtica y estructuradamente informacin financiera. Las operaciones que afectan econmicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos.

INFORMACIN FINANCIERA La informacin financiera que emana de la contabilidad, es informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias y descriptiva, que muestra la posicin y desempeo financiero de una entidad, y cuyo objetivo esencial es el ser til al usuario general en la toma de sus decisiones econmicas. Su manifestacin fundamental son los estados financieros. Se enfoca esencialmente a proveer informacin que permita evaluar el desenvolvimiento de la entidad, as como proporcionar elementos de juicio para estimar el comportamiento futuro de los flujos de efectivo, entre otros aspectos.

OBJETIVOS
Los objetivos de la contabilidad, quedan resumidos de la siguiente manera: Para conocer la situacin financiera de la empresa, lo que le permitir prever, analizar, planear y controlar hechos futuros que en una u otra forma la pueden afectar. Para conocer el resultado de sus operaciones y determinar utilidades o prdidas en la empresa. Para elaborar estados financieros capaces de transmitir informacin que satisfaga al usuario general.

Para controlar los bienes, recursos, obligaciones, deudas y dems aspectos monetarios de la empresa, de una manera eficiente. Para tomar decisiones acertadas y alcanzar las metas preestablecidas por la empresa. Para la administracin eficiente y oportuna de la empresa. Para el desarrollo integral de la empresa, etctera.

CATALOGO DE CUENTAS Relacin del rubro de las cuentas de activo, pasivo, capital, costos, resultados y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificacin estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada, para el registro de sus operaciones.

PRINCIPIOS La clasificacin debe estar bien fundada. En la clasificacin se proceder de lo general a lo particular. El orden del rubro de las cuentas deben ser el mismo que tienen los estados financieros. Los rubros o ttulos de las cuentas deben sugerir la base de clasificacin. Debe preverse una futura expansin.

ESTADOS FINANCIEROS Por estados financieros puede entenderse aquellos documentos que muestran la situacin econmica de la empresa, la capacidad de pago de la misma, a una fecha de determinada, pasada o futura, o bien el resultado de operaciones obtenidas en un perodo o ejercicio pasado o futuro, en situaciones normales o especiales.

ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA.


Muestra, en unidades monetarias, la situacin financiera de una empresa o entidad econmica en una fecha determinada. Tiene el propsito de mostrar la naturaleza de los recursos econmicos de la empresa, as como los derechos de los acreedores y de la participacin de los dueos o accionistas. Si el estado de situacin financiera es comparativo, muestra adems los cambios en la naturaleza de los recursos, derechos y participacin de un periodo a otro.

El estado de situacin financiera comprende informacin clasificada y agrupada en tres categoras o grupos principales: activos, pasivos y patrimonio o capital. En cuanto a su importancia, es un estado principal y se considera el estado financiero fundamental.

ESTADO DE RESULTADOS

El estado de resultados muestra los efectos de las operaciones de un ente econmico y su resultado final en forma de un beneficio o una prdida. El resultado del estado modifica el capital contable del ente econmico en el estado de situacin financiera.
El estado de resultados muestra un resumen de los hechos significativos que originaron un aumento o disminucin en el patrimonio de la entidad durante un periodo determinado.

En las operaciones de una empresa hay una distincin muy clara entre los ingresos, costos y gastos, y as debe ser expresado en el estado de resultados.

ESTADO DE FINANCIERA.

CAMBIOS

EN

LA

SITUACIN

El estado de cambios en la situacin financiera se formula para informar sobre los cambios ocurridos en la entidad entre dos fechas. Constituye un reordenamiento de los cambios incluidos en el estado de situacin financiera y en el estado de resultados, agregados de alguna informacin adicional.

El estado de situacin financiera muestra los activos, pasivos y patrimonio de los socios o accionistas a una fecha determinada; el estado de resultados presenta el resultado de las operaciones en un periodo determinado.

ESTADO DE CONTABLE

VARIACIONES

EN

EL

CAPITAL

Debido a los movimientos que sufren las cuentas que constituyen el capital contable de una empresa es necesario que dichos movimientos se reflejen en un estado financiero que permita analizar los movimientos habidos en la inversin de los accionistas durante el periodo.

Este estado, para el usuario, la informacin de los estados financieros sobre las fuentes u origen de los recursos de la entidad, as como su aplicacin o empleo durante el mismo periodo, esto es, los cambios sufridos por la entidad en estructura financiera entre dos fechas.

PRESUPUESTOS Y PRONSTICOS
Conjunto de estimaciones programadas de las condiciones de operacin y resultados que prevalecern en el futuro dentro de un organismo social pblico, privado o mixto. CARACTERSTICAS Elemento del control interno Conjunto de estimaciones programadas Basadas sobre bases estadsticas De condiciones de operacin y resultados a obtener En ejercicio o perodos futuros Dentro de una empresa pblica, privada o mixta

Los presupuestos se preparan para cumplirse. Para que stos alcancen su finalidad, se requiere de la aplicacin de una serie de principios presupuestales, los que servirn de base para que el presupuesto rena las caractersticas que le permitirn su viabilidad. Al hablar de viabilidad pensamos en la posibilidad de cumplirlos, puesto que se formularn tomando en consideracin todos los factores conocidos.

ENTRENAMIENTO DE PERSONAL

CONCEPTO
Elemento del Control Interno, que tiene por objeto que todos los empleados lleguen a poseer preparacin, conocimientos y experiencia para alcanzar las metas y objetivos de la empresa pblica, privada o mixta. CARACTERSTICAS Elemento del Control Interno. El personal deber tener preparacin. El personal deber tener conocimientos. El personal deber tener entrenamiento. El personal deber tener experiencia. Para alcanzar los objetivos propuestos. En la empresa pblica, privada o mixta.

ACTIVIDADES PERSONAL

BSICAS

DE

LA

FUNCIN

DE

Intervenir en las revisiones peridicas y extraordinarias de los contratos colectivos de trabajo y de la elaboracin, en su caso, de los contratos individuales. Elaboracin de los Reglamentos Interior de Trabajo y el de Seguridad e Higiene. Llevar el control de la asistencia de los trabajadores. Intervenir, formando parte de ellas, en las Comisiones Mixtas que sea menester: Seguridad e Higiene; Contratacin, etctera. Atencin y manejo de los escalafones: de empresa y departamentales. Efectuar o intervenir en la prctica de los exmenes de aptitud.

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