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Evitando fallas una gua paso a paso para tener una implementacin exitosa
Pink Elephant
Empresa lder a nivel mundial en ITSM, reconocida como Los Expertos en ITIL
Presencia en los 5 continentes Buscamos facilitar la adopcin exitosa de ITIL mediante la solucin completa de principio a fin
ITIL v3
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Enfoque en la Cadena de Valor Enfoque en el Negocio Enfoque en el Cliente Producto / Servicio Tecnologa
Posicin deseada
TI es enfocado en productos/servicios
BAJO
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Modelo de Servicios TI
Entorno del Negocio
Estrategias y Objetivos de Negocio
Negocio Necesidades a Cubrir por los Procesos de Negocio
Servicios
S/W
RED
BD
AMB.
reas Internas
El servicio ofrece: Calidad Confiabilidad Consistencia Disponibilidad Capacidad Adecuaciones Seguridad Soporte Continuidad Innovacin
TI
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Modelo de Gobernabilidad TI
Modelos de Auditora
COSO
COBIT
SOX, CNBV
Regulaciones
ITIL
ISO20000
.
Sistema de Calidad
Adm. de Proyectos
Adm. de Servicios
Desarrollo de Apl.
Planeacin TI
Seguridad TI
ISO
MOF
.
Servicios
Six Sigma
CMMI
ASL RUP
OPERACIONES TI
ISO 27001, PCI DLP
PMI Prince2
Estrategia de SI TSO
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Y los Vikingos?
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De qu se trata ITIL?
Alinear los servicios TI con los requerimientos de negocio Un conjunto de mejores prcticas, no una metodologa Proveer una gua, no un manual paso a paso de cmo hacerlo; la implementacin de los procesos ITIL variar de organizacin en organizacin Provisin ptima de servicios a un costo justificable Un conjunto de mejores prcticas sin propietario, independiente de proveedores y no centrado en la tecnologa
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Service Strategy: Service Operation: Improvement: Continual Service Service Design: Service Transition: Modelar eficiencia y alta Alcanzar servicios de eficacia en Crear y y Planear Servicios Disear mejorar continuamente Realizar la transicin para tener servicios yde la entrega de Servicios a un valor a consistentes calidad,los utilidad y garanta servicios nuevos y modificados costo efectivo hacia operaciones
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Cultura
SUBYACENTE actitudes, creencias..
Procesos Gobernabilidad
Cmo Implementar ITIL?
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Tecnologa
Requerimientos de herramientas
Gente
Cierre
Revisin
Cierre
Cierre
Revisin
Modelo de Mejora
Visin y Misin
Dnde estamos ahora? Anlisis Interno
Metas y Objetivos
Cmo llegamos?
Planes de Mejora
Estamos mejorando?
Medidas y Monitoreo
Fuente: ITIL The Business Perspective On Your IT Infrastructure; Understanding & Improving
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Fase de Planeacin
Qu incluye?
Sugerencias principales
Cierre del Acta Constitutiva del Proyecto Conformacin del equipo del proyecto Estrategia de comunicacin Estrategia de capacitacin Estrategia de documentacin Estrategia de herramientas Estrategia de gobernabilidad del proceso (estamos mejorando)? Aprobaciones del proceso y revisar proceso.
Planee! Administre esto como proyecto No comience sin: Una visin Entender el sentido de urgencia Caso de negocios cerrado Tenga un patrocinador ejecutivo Tenga un punto de referencia (Dnde estamos?) Defina metas realistas Defina un estado final Planee para: Mejora continua Comunicaciones Capacitacin Beneficios rpidos Tiempo para revisar el proceso Nunca subestime a la gente!
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Proyecto
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Si quiere que se haga tenga una visin clara Ejemplo: Queremos comenzar un cambio de paradigmas para mejorar las sinergias disponibles para nosotros a travs de negocios habilitados por mejores prcticas y procesos, empleando de referencia ITIL.
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Qu es el sentido de urgencia para ITIL? No hay entendimiento real sobre por qu estamos implementando un modelos de Administracin de Servicios. Re-enfatice el sentido de urgencia mantendr el momento. Sentido de urgencia acordado al nivel estratgico proveniente de los accionistas Algunos factores de Sentido de Urgencia para ITIL: Crecimiento Estandarizacin Gobernabilidad Fallas de alto impacto que se podran evitar Financieras. Benchmark deficiente contra la competencia Amenaza de Outsourcing debido a percepcin de servicio deficiente Globalizacin proceso = estabilidad Proveedores externos
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No inicie el Proyecto sin un Caso de Negocios cerrado Si ITIL fue la respuesta, Cul era la pregunta?
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Usted no ir a ningn lado con una propuesta de proyecto ITIL que no pueda articular claramente los beneficios de negocios de implementar procesos ITIL Cree medidas base para apoyar las pruebas del xito Los riesgos de no hacerlo! En ausencia de un caso de negocios, su lista de verificacin del proyecto deber responder a:
Costo entendido pero, Qu obtenemos de ITIL? Alcance no confirmado? Verificar Criterios de xito no especificados? Verificar Dificultad para justificar recursos? Verificar Fracaso asegurado? Verificar
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Quin va a ser su patrocinador ejecutivo cuando levante la mano para pedir tiempo, dinero y recursos?
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Su Patrocinador Ejecutivo
Facilita el camino para su caso de negocios Acta como su abogado a lo largo de la vida del proyecto Debe tener el puesto ms alto posible Necesita entender ITIL y sus beneficios en el negocio para poder representar de manera efectiva el proyecto Liderazgo
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A travs de un benchmark. Cmo puede probar que ha mejorado? Cmo sabe dnde mejorar? Contra qu debe hacer su base? Por donde comenzamos? Medidas del proceso Integracin entre los procesos Madurez del proceso Cultura Preparados para el cambio?
Cmo Implementar ITIL?
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Availability Management 5 Supplier Management Capacity Management Service Validation and Testing Change Management 4 Service Portfolio Management Service Level Management Service Catalog Management Security Management Request Fulfillment
3 2 1 0
Configuration Management Continual Service Improvement Demand Management Event Management Financial Management
0 1 2 3 4 5 Non-Existent Initial Repeatable Defined Managed Optimized
Release Management Incident Management Problem Management IT Service Continuity Management Knowledge Management
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5.0
Maturity Target
Maturity Benchmark
4.0
Score
3.0
2.0
Importance Scores 1 Not Important 2 Fairly Important 3 Somewhat Important 4 Important 5 Very Important Maturity Scores 0 Non-Existant 1 Initial 2 Repeatable 3 Defined 4 Managed 5 Optimized Integration Scores 0 n/a 1 Rarely 2 Occasionally 3 Sometimes 4 Often 5 Always
1.0
Event Management
Incident Management
Demand Management
Problem Management
Release Management
Security Management
Change Management
Request Fulfillment
Availability Management
Configuration Management
Financial Management
Capacity Management
Knowledge Management
Assessed Processes
Cmo Implementar ITIL?
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Supplier Management
0.0
Definicin de Metas
Con base en los hallazgos de la evaluacin : Cules son nuestros objetivos estratgicos? Cules son nuestras metas tcticas? Cules son nuestras metas operativas? Qu nivel de madurez de proceso es el objetivo correcto? Control Integracin Optimizacin Tablero de medicin KPIs?
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Cliente
Mejorar la orientacin y servicio al cliente Ofrecer productos y servicios competitivos Disponibilidad de servicio Agilidad (Tiempo para comercializar) Optimizacin de costos de entrega de servicio
Internas
Automatizar e integrar la cadena de valor Mejorar y mantener la funcin de procesos del negocio Costos menores de procesos Cumplimiento leyes y reglamentos externos Transparencia Cumplimiento con polticas internas
Cmo Implementar ITIL?
Aprendizaje y crecimiento
Innovacin en productos/ negocios Info Confiable/ til para toma estratgica de decisiones Adquirir y mantener motivado y capacitado al personal
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Plan (1-3 meses) Taller de ITIL Roadmap (Mapa de ITIL) (Hecho). Overviews generales de ITIL (Ejecutivos). Overviews generales de ITIL (TI) ITIL Fundamentos (Equipo de Proyecto central, Dueos de Proceso y Guas) DDP (Capacitacin en diseo de procesos) Dueos de proceso sera bueno que asistieran y Guas del Proceso Normas normas de documentacin y procesos guas de procesos. Diseo (3 a 6 meses por proceso) + Construccin (+ 6 meses). Capacitar a puestos operativos Practitioners e Intermetiates Gerenciales por fase del Servicio Gerentes de servicio (Service Manager) Implementar (1 a 3 meses por sitio) Capacitacin de proceso personalizada. Versin de cliente de los procesos ITIL Capacitacin de proceso integrada con capacitacin de conjunto de herramientas. Ser o no ser?
Hacer el exameno no hacer el examen certificarse o no?
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Beneficios rpidos
Beneficios rpidos Demostrar el progreso del proyecto a partes externas Desmotras los logros a los participantes del proyecto Hacerlas sustentables. Planee y monitoree sus triunfos Los triunfos inmediatos se pueden dar en los campos de gente, proceso y tecnologa Celebre sus triunfos! Las partes son buenas P.D. no se olvide de elaborar un presupuesto
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Una estrategia clara de comunicaciones es esencial La estrategia de comunicacones y los documentos deben ser productos de entrega especficos del proyecto
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Comunicar, comunicar..comunicar
Se necesita tiempo, presupuesto y compromiso de administracin Multiplicar esfuerzo por 10 Desarrolle una estrategia y un plan de Comunicaciones. Algunas Sugerencias Use todas las formas diferentes que pueda es ms probable que comunique el mensaje (lenguaje de CIO, pster, cojines para mouse, tazas, videos emotivos, sitio web corporativo). Adapte las campaas de comunicaciones para audiencias objetivo Repeticin (Impulsada desde arriba, a cada persona con quien se reporte directamente comunique la visin como abertura en reuniones de equipo, evaluacin personal). Evite una comunicacin demasiado pasiva (las presentaciones de una via, talleres, entrevistas uno a uno informales). Codifique la visin en su estructura Debe alinear las conductas corporativas con la visin.
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Diseo, integracin y pruebas de Proceso Procesos mltiples Conjunto de herramientas, Informacin de Administracin, Paquetes de Capacitacin Incluya a la herramienta en el diseo
Sugerencias principales Tenga normas para la documentacin Tenga un WBS Haga el diseo y pruebe la integracin Sea creativo al seleccionar a los miembros del equipo para diseo de proceso: Representacin Los que resisten Agentes de cambio Tenga equipos de colaboracin cruzada (herramientas, y proceso, a lo largo del proceso). No subestime el tiempo que tomar la retroalimentacin y revisin.
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Polticas son los principios que guan y que se necesitan seguir mientras se ejecuta un proceso Proceso es el flujo de proceso de alto nivel que est formado de varios procedimientos. Cada procedimiento consiste en entradas, actividades y salidas Roles del proceso roles asociados con el proceso se mapean para actividades en una matriz ARCI. Medidas KPIs para el proceso. Alinee con COBIT e ITIL? Instrucciones de trabajo son instrucciones detalladas paso a paso asociadas con frecuencia con la herramienta. Documentos de plantilla: Cada proceso tendr documentos nicos de plantilla en un formato estandar para apoyar la ejecucin del proceso.
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Nivel1
Poltica
Nivel2
Nivel3
Instrucciones de trabajo
Nivel4
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Complicado desarrollar una implementacin ITIL alrededor del trabajo Cotidiano de TI No se trata de quin esta libre! Se necesita gente con las habilidades y pasin para hacer este trabajo...
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Equipo Principal de Proyecto (unin central) Patrocinador Ejecutivo Patrocinador (es) de proyecto. Comit Directivo del Proyecto Global/local. Campeones de proceso. Gerente de Proyecto y Soporte de Oficina del Proyecto Especialista en comunicaciones PyMEs - Consultora (Estrategia) Especialista en documentacin haga actualizaciones/ formateo, etc. Configurador de la Herramienta Equipos de diseo de proceso Dueos de proceso. Gerentes de proceso. Ciclo de vida del Proyecto gua del proceso. Representacin funcional cruzada/ proveedores? Conocimiento del especialista para ese proceso Diseadores locales o globales? Revisores locales o globales? Consultora/ Facilitacin.
Equipo de herramientas Dueo de juego de herramientas Actuar una Gua de Juego de herramientas (actuar como Gerentes de Proyecto para ese proceso) Consultora Proveedores
La Coalicin Gua Accionistas RH, Auditora, Global Accionistas, Otros gerentes de Proyecto? Los que apoyan? Los que se resisten? Agentes de cambio? Los que influyen. Parte del diseo del proceso.
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No para que diseen el proceso Sino para: Empezar a configurar la herramienta Observaciones para el diseo Qu puede hacer y cmo soporta la herramienta
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Fase de implementacin
Qu incluye? Entrenamiento Capacitacin Implementacin de herramientas por fases Desarrollo de proceso en fases Cambios organizacionales Medicin y reportes (revise los KPI) Transicin del proceso a produccin Gobernabilidad de proceso establecida. Plan de Mejora Continua
Cmo Implementar ITIL?
Sugerencias principales Desarrolle un plan de implementacin Haga un enfoque por fases No subestime la resistencia cultural. Planee esto al principio. Maneje el alcance Entienda que ste es un cambio de paradigma que va a tomar tiempo. Haga una transferencia y desarrolle la organizacin del proyecto.
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Opciones: Proceso sencillo Proceso mltiple El Big Bang (La Gran Explosin).. Implementacin del proceso en sincronizacin con la implementacin de las herramientas Piloto primero? Implementar despus?
Inicie de manera sencilla y aprenda de sus errores y xitos Las implementaciones tipo Big-Bang son riesgosas y con frecuencia van seguidas de grandes implosiones
Cmo Implementar ITIL?
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Advertencia
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Slo ms burocracia. Otra moda - TQM..ISOBPRCMM Somos diferentes y no podemos tener procesos estndar! No me voy a deshacer de mi lista de activos en excel! No tengo tiempo estoy demasiado ocupado Mis jugadores estrella estn trabajando en otros proyectos.. Use una metodologa de cambio organizacional
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John Kotter 5
6
7 8
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Fase de revisin
Qu incluye?
Sugerencias principales Compararse con el punto de referencia Tiene una fase de revisin de proyecto No tiene que esperar hasta el final del proyecto para una revisin del proyecto! Documente las lecciones aprendidas FiestaFiestafiesta
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Conocimiento
Administracin de Servicios de TI
Mejorar
Controlar / Estabilizar
Lo que no se define no puede ser controlado Lo que no es controlado no puede ser medido Lo que no es medido no puede ser mejorado
Dedicacin
Cmo Implementar ITIL?
Medir
Entusiasmo
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Service Requirements
Customer
Service Notific ation IT Ser vic es
Service Catalogue
Services Reports
Service Releases
IT Strategy
Service Provider
Supplier Services
Supplier
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Fase 1
ITIL Roadmap - Development Phase 1
N
3
Bridge To Existing IT Operations Disciplines
2
Service Definition
Request Fullfillment
4
A SL
W S
Fase 3
ITIL Roadmap Development Phase 3
Inputs Availability, Capacity, Asset, Security, Incident, Etc.. Mgmt. Dashboards W N E
N W S E
Catalog Management
Capacity Management
Availability Management
3 3
Customer Facing Processes
Change Management
Application Management
Knowledge Management 2
3
S
1 Transition Processes
RCA
Service Desk
Incident Management
Problem Management
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3 2
Service Definition Request Fullfillment
4
A SL
W S
Catalog Management
Change Management
Customer Facing Processes
Knowledge Management 2 1
RCA
Service Desk
Incident Management
Problem Management
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N W S E
Capacity Management
Availability Management
3 3
Application Management
1 Transition Processes
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Para finalizar
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