Anglica Larrazabal Mathias Villarroel Miguel A.

Ramrez

La Gestin de Control
Antecedentes y necesidades Definicin Tipos Importancia

Sistemas de Control Interno

El Control Interno y la administracin de riesgos Metodologa Componentes

Gestin de Control y La Calidad de Servicio

Beneficios Ventajas y desventajas de control La gestin de control y la calidad de servicio

Se tienen las siguientes percepciones

Nuestra rentabilidad ha cado de manera drstica y no podemos continuar as.

Presidencia
Todo se debe a que las reas operativas comenten muchos errores, siempre estn retrasados en sus actividades. Los clientes se molestan, y al final ni el producto, ni las condiciones, ni el servicio los satisface.

Negocios

No tenemos el personal suficiente para la cantidad de trabajo que tenemos. No contamos con los recursos ni fsicos, ni tecnolgicos adecuados. Muchas de nuestras actividades son manuales y el rea de negocios no supo pronosticar de forma adecuada el crecimiento.

Operaciones

Recursos Humanos
Efectivamente hemos tenido problemas para seleccionar a la gente adecuada para algunos puestos, sin embargo, no creo que sto sea la causa de la prdida de rentabilidad del negocio.

La organizacin no posee una gestin de control para garantizar una adecuada garantizar una Administracin Integral de nuestros riesgos.

Vigilar

Proceso de vigilar las actividades, con el fin de asegurarnos que se realicen conforme a los planes y as corregir posibles desviaciones importantes.

Las Organizaciones y Los Sistemas de Control

similitudes

Metas - Objetivos - Eficacia y Eficiencia.

diferencias

Procesos Actividades Productos o Servicios Culturas Valores Personas Reglas Polticas

LA GESTION DE CONTROL
DIRECCION

PROCESO DEL CONTROL

PLANIFICACION ORGANIZACIN

LA GESTION DE CONTROL
DIRECCION

El mejor sistema de control ser el que nos ayude a alcanzar nuestras metas
PLANIFICACION ORGANIZACIN

Tipo de Control

Caractersticas
Usa mecanismos externos del mercado, en tornos a criterios como la competencia de precios o la participacin de mercado. Enfoque de control que hace hincapi en la autoridad y depende de reglas, reglamentos, procedimientos y polticas Administrativas. Enfoque para disear los sistemas de control, en cuyo caso los comportamientos de los empleados son regulados por medio de valores compartidos, normas, tradiciones, rituales y otros aspectos culturales

Mercado

Burocrtico

Clan

EL CONTROL DE MERCADO
Enfoque de control que utiliza mecanismos externos del mercado.

Competencia

de precios

Participacin del mercado

EL CONTROL BUROCRATICO
Este tipo de control que hace hincapi en la autoridad y depende De:
REGLAS

REGLAMENTOS PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS ADMINISTRATIVAS

Se basa en: ESTANDARIZACION DE ACTIVIDADES PUESTOS DE TRABAJO DEFINIDOS MECANISMOS ADMINISTRATIVOS

EL CONTROL DE CLAN
Enfoque mediante el cual el comportamiento de los empleados Son regulados por medio de valores compartidos, normas, tradiciones, rituales, etc.
Se basa en la filosofa de la empresa o grupo

Entrada

Procesos

Salida

Control Anticipado ___________ Se adelanta a los problemas

Control Recurrente __________ Corrige problemas A medida que Van ocurriendo

Control de Retroalimentacin ______________ Corrige problemas Cuando han ocurrido

TIPOS DE CONTROL CONTROL ANTICIPADO

Control que evita los problemas que se esperan porque ocurren antes de la Actividad Real. Esta dirigido al futuro.

CONTROL CONCURENTE
Sucede al mismo tiempo que transcurre la actividad. Los problemas pueden Ser corregidos antes de que sean mas costosos los daos.

CONTROL DE RETROALIMENTACION
Este tipo de control se presenta cuando ya ha terminado la actividad.

Exactitud.

Un sistema de control que genera informacin inexacta, puede dar como resultado que se tomen medidas cuando no de debe o responda a problemas inexistentes. Un sistema de control exacto es confiable y produce datos vlidos.

Oportunidad. Los controles deben llamar la atencin

acerca de las variaciones a tiempo para evitar infracciones graves al desempeo. La mejor de las informaciones valdr muy poco si es obsoleta. Por ello, un sistema eficaz de control debe ofrecer informacin oportuna.

Economa.

Un sistema de control debe ser razonable en trminos econmicos. Debe justificar los beneficios en relacin a los costos. Tratar de imponer la menos cantidad de controles para producir los resultados deseados.

Flexibilidad. Los Controles deben ser los bastantes

flexibles para adaptarse a los problemas o para aprovechar nuevas oportunidades.

Inteligibilidad.

Los controles imposibles de entender carecen de valor. En ocasiones es preciso sustituir los instrumentos sofisticados por controles menos complejos. Un sistema de control difcil de entender puede ocasionar errores innecesarios.

Criterios Razonables. Los parmetros de control

deben ser razonables y alcanzables. Si son demasiados altos o irrazonables dejarn de motivar.

 Planes Crear estructuras Dirigir y motivar a los empleado

CONTROL

El PROCESO DE CONTROL

TOMAR MEDIDAS PARA CORREGIR LAS DESVIACIONES

MEDIR EL DESEMPEO REAL

COMPARAR EL DESEMPEO REAL CON EL STANDAR

El PROCESO DE CONTROL

Los proceso de control, presume la existencia de estndares para el desempeo

El PROCESO DE CONTROL
La Medicin del desempeo Real, como primer paso del sistema de Control, esta fundamentada en cuatro fuentes de informacin usadas con Frecuencias: Se obtiene informacin de primera

La observacin Personal Los informes estadsticos Los Informes orales

Mano. No hay filtros. Sujeta a preJuicios. Mucho tiempo y causa molestias Proporcionan datos en tiempo real. Limitada para medir otros factores.

Informacin que pasa por un filtro, es rpida, Facilita la retroalimentacin. No hay respal Dos para consultas posteriores Son ms formales, ofrecen informacin deTallada como los informes estadsticos. Son Fciles de archivar y consultar. Son muy lentos

Los Informes escritos

El PROCESO DE CONTROL Comparar el desempeo Real con el Estndar Aquello que medimos muy probablemente es ms importante para el proceso de Control que la forma en que lo medimos. Se debe determinar el valor que una persona, departamento o unidad aportan a la Organizacin y a partir de ah, convertir dichos aportes en parmetros. Todos los trabajos y actividades, o la mayora de ellos, pueden ser expresados en trminos tangibles y mensurables.

El PROCESO DE CONTROL Tomar medidas para corregir las desviaciones

Hay que establecer parmetros aceptables de variacin entre el desempeo Real y el estndar.

Medidas Correctivas Inmediatas

Corregir un problema enseguida con el propsito de rectificar el desempeo

Medidas Correctivas Bsicas Determinar cmo y por qu se ha desviado el desempeo y, a partir de ah, Corregir la fuente de la desviacin.

TRADICIONAL Inspeccin Accin dirigida a los efectos Enfoque hacia el producto El cliente es comprador Esttico Los defectos son normales La calidad asignada a la persona Desconfianza La calidad tiene un coste

LA CALIDAD Diseo Identificar / eliminar las causas Enfoque hacia la compaa El cliente es el usuario Evolutivo Defectos cero La calidad asignada al todo Confianza La calidad paga

Se centra en exceder las expectativas de los clientes como un valor central. Concentracin sobre el sistema y no sobre el individuo. El individuo no es responsable de todo. Contempla la capacitacin

La Gestin de Control y los factores de riesgo operativos

La Gestin de Control brinda una seguridad razonable en la consecucin de la metas organizacionales Limita la ocurrencia del riesgo operativo. Riesgo en la Operacional es la probabilidad de prdida financiera de imagen o reputacional debido a: el personal, los procesos, los sistemas internos, o bien, a causa de cualquier acontecimiento externo

Gente

Procesos

Fsico

Tecnolgi co

Externo

Video
La Quimera del oro Charles Chaplin, 1925

Analicemos.
Cual era el objetivo de los protagonistas? Qu medidas se tomaron para asegurar el logro de los objetivos?

No se tomaron las medidas necesarias para asegurar el logro de los objetivos planteados.

Ausencia de controles. Analicemos segn factores de riesgo

SO CE O PR
EX TE RN O

FISI CO

NT GE

TECNOLOGICO

Anlisis del caso

Procesos

No hubo planificacin, ni preparacin ni logstica. No tenan mapas, rutas, provisiones, ni una brjula adecuada.

Anlisis del caso

Falta de adiestramiento. No tenan preparacin de montaista, ni de explorador, ni de minero.

Gente

Anlisis del caso

No se tomaron las medidas necesaria para protegerse de amenazas externas.

No tenian mecanismos de proteccin en contra de animales salvajes, condiciones climticas

Externo

adversas, ni delincuentes.

Anlisis del caso

Fsico

No haba la infraestructura fsica adecuada para realizar la actividade. No tenia un campamento adecuadamente provisto.

Anlisis del caso

Falta de herramientas para trabajar.

No tenia las herramientas adecuadas para la minera

Tecnolgico

Se dificulta el logro de los mismos Las amenazas o adversidades no estn adecuadamente controladas La exposicin al riesgo aumenta y Por lo tanto la incertidumbre gobierna el desarrollo de las actividades.

Te dir lo que es el verdadero conocimiento: cuando sabes, saber que sabes; cuando no sabes, saber que no sabes. Confucio.

Sin una adecuada gestin de control las organizaciones estn expuestas a riesgos minimizando la posibilidad de alcanzar sus metas

Riesgo de Crdito y liquidez

Riesgo de Mercado

Riesgo del Sector econmico de la empresa

Riesgo Operacional

Administracin Integral de Riesgo

Implementar una serie de acciones para identificar, medir, monitorear, mitigar e informar los distintos tipos de riesgos a que se encuentran expuestas las organizaciones.

Para implantar la Administracin Integral de Riesgos es necesario desarrollar un Sistema de Control Interno en la organizacin.

Video
Tiempo Modernos Charles Chaplin, 1936

Analicemos.

Consideras que la empresa posee control interno?

Es un Proceso .

1- Ejecutado por personas Junta Directiva, la Gerencia y dems personal de la entidad 2- Basado en el establecimiento de estrategias para toda la empresa

Es un Proceso .

3- Diseado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la entidad, y gerenciar los riesgos dentro del apetito de riesgo de la organizacin

4- proporciona una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del negocio.

Monitoreo Informacin y Comunicacin Actividades de Control Respuesta al Riesgo Evaluacin de Riesgos Identificacion de Eventos Establecimiento de Objetivos Ambiente de Control

COSO II
Componentes del Sistema de Control Interno para la Administracin Integral de Riesgos

Monitoreo Informacin y Comunicacin Actividades de Control Respuesta al Riesgo Evaluacin de Riesgos Identificacion de Eventos Establecimiento de Objetivos Ambiente Interno
Establece los lineamientos, estructura, roles y responsabilidades, polticas y normas del Sistema de Control Interno Cdigo de tica. Estructuras para la Gestin de Riesgo. Polticas y normas de Gestin de Riesgo. Apetito de riesgo

Monitoreo Informacin y Comunicacin Actividades de Control Respuesta al Riesgo Evaluacin de Riesgos Identificacion de Eventos Establecimiento de Objetivos Ambiente Interno
Definicin de metas, objetivos y prioridades de la Gestin de Riesgo alineados con la misin de la organizacin, consistentes con el apetito de riesgo.

Monitoreo Informacin y Comunicacin Actividades de Control Respuesta al Riesgo Evaluacin de Riesgos Identificacion de Eventos Establecimiento de Objetivos Ambiente Interno
Tipificacin, registro, cuantificacin y anlisis de eventos que impiden el alcance de los objetivos del negocio o que generan prdidas.

Monitoreo Informacin y Comunicacin Actividades de Control Respuesta al Riesgo Evaluacin de Riesgos Identificacion de Eventos Establecimiento de Objetivos Ambiente Interno
Medicin y anlisis de los riesgos, considerando sus causas, consecuencias, probabilidad de ocurrencia y severidad, para cuantificar la exposicin de la organizacin, y de esta forma definir como se deben atender (mitigndolos y controlndolos)

Monitoreo Informacin y Comunicacin Actividades de Control Respuesta al Riesgo Evaluacin de Riesgos Identificacion de Eventos Establecimiento de Objetivos Ambiente Interno
Evitar, Aceptar, Reducir o Compartir los riesgos. Acciones a ser tomadas para atender los eventos y riesgos de la organizacin.

Monitoreo Informacin y Comunicacin Actividades de Control Respuesta al Riesgo Evaluacin de Riesgos Identificacion de Eventos Establecimiento de Objetivos Ambiente Interno
Medidas tomadas por la organizacin para mitigar los riesgos. Polticas, normas, controles, procedimientos, herramientas, sistemas, plizas de seguro, etc.

Monitoreo Informacin y Comunicacin Actividades de Control Respuesta al Riesgo Evaluacin de Riesgos Identificacion de Eventos Establecimiento de Objetivos Ambiente Interno
Todos los aspectos relacionados con la gestin de riesgo y control deben ser informados y comunicados oportunamente a los diferentes niveles, autoridades de la organizacin y a los trabajadores en general para dar a conocer los resultados, logros, avances y nuevos retos en la materia

Monitoreo Informacin y Comunicacin Actividades de Control Respuesta al Riesgo Evaluacin de Riesgos Identificacion de Eventos Establecimiento de Objetivos Ambiente Interno
Se monitorea la efectividad y funcionamiento de todas las medidas implantadas para mitigar los riesgos, de esta forma la organizacin se anticipa a situaciones adversas que comprometan sus intereses. La empresa pasa de ser reactiva, a ser preventiva

El Sistema de Control Interno es un enfoque estructurado para ayudar a las organizaciones sin importar su tamao o misin a identificar eventos, priorizar, medir y responder oportunamente ante los riesgos que reten sus objetivos estratgicos.
56

Junta Directiva
Aumento de la reputacin como empresa transparente y bien administrada Participacin proactiva en la gestin del riesgo Monitoreo efectivo del desempeo

Comit Ejecutivo
Reduce las sorpresas Mejora responsabilidad y la conducta de la Gerencia Mejora las herramientas para monitorear y controlar riesgos Impulsa un estilo de Gerencia proactiva

Clientes y Proveedores
Optimiza controles y procesos, mejorando su desempeo Anticipacin y respuesta proactiva a cambios en las necesidades y preferencias de clientes y proveedores Mejora las relaciones con los proveedores y se evita un bajo desempeo

Empleados
Mejor entendimiento del riesgo, desarrollo de una cultura de prevencin y no de correccin Prevencin de fallas, errores, retrasos, reprocesos y cualquier problema operativo Mejora el desempeo, por medio de la gestin integral de los riesgos y controles

La organizacin
Aumenta el sentido de responsabilidad sobre los controles Mejora las herramientas para monitorear y controlar riesgos Provee a la empresa de un marco para identificar y manejar riesgos a los cuales est expuesta

Entorno
Mejora la reputacin como empresa transparente y bien administrada. La organizacin adquiere responsabilidad social con su entorno social y el medio ambiente

Leyes
Fiel cumplimiento de las regulaciones

Apoya el desarrollo de una cultura de Calidad de Servicio, aumentando las garantas en el cumplimiento de los acuerdos de servicio: Previniendo o minimizando los problemas operativos. Garantizando la continuidad de las operaciones y del negocio. Protegiendo la informacin de los clientes

Hacer las cosas bien desde el principio

La Gestin de control nos permite una adecuada Administracin de los Riesgos de la organizacin, evitando situaciones adversas que comprometan el logro de los objetivos del negocio. La Gestin de Control genera las condiciones necesarias para satisfacer todas las expectativas y necesidades de nuestros Clientes internos y externos proporcionando Calidad de Servicio.

Las compaas que desarrollan fuertes programas de gestin de control, manejan sus riesgo adecuadamente, ganan buena reputacin y construyen organizaciones estratgicas y financieramente viables, garantizando su futuro a largo plazo.

Sesin de

Preguntas y Respuestas

Muchas gracias