Creacin de Tablas

PONENTE: ING. LUIS HUBERT IPANAQU MUOZ

Introduccin
Tras la creacin de la base de datos el siguiente paso que se debe realizar es la creacin de la tabla, o tablas, que almacenarn la informacin (los datos de los clientes, de los pedidos, de los socios, de las pelculas, de los artculos, etc.). Esta informacin ser la que gestionen todos los dems objetos de la base de datos (consultas, formularios, etc.), por lo que es muy importante planificar bien la estructura que van a tener los datos (como van a estar dispuestos en la tabla, de que naturaleza o tipo va a ser cada uno, en que orden estarn colocados, etc.), con el fin de poder dar respuesta a todas las cuestiones que se puedan plantear sobre el manejo de dicha informacin. Por esto, para disear una tabla, es preciso valorar todos los objetos de la base de datos en su conjunto: Qu informacin vamos a utilizar ms, qu consultas vamos a realizar sobre esos datos con frecuencia, de qu forma nos gustara ver salir los datos de las tablas por impresora (informes), cmo desearamos acceder a los datos por pantalla, bajo que distribucin y diseo (formularios). Esas reflexiones previas son fundamentales a la hora de planificar y disear los contenidos de nuestra base de datos y desde luego para el correcto y ptimo diseo de nuestras tablas, es decir de las estructuras bsicas de informacin en cualquier sistema de gestin de bases de datos. La informacin no se guarda en los formularios, ni en las consultas, ni en los informes. La informacin se guarda en esas estructuras ordenadas llamadas Tablas. De todo lo anterior se deduce que un paso previo e importante antes de crear una base de datos es el ANLISIS de la misma con el fin de establecer la estructura ms adecuada.

Crear una tabla en Access 2010

Conocida la gran importancia de las tablas, los pasos a seguir en la creacin de una tabla son: Accedemos a la Ficha Crear en la Cinta de Opciones. En el grupo Tablas nos encontramos diferentes opciones a la hora de crear una tabla.

 Opcin Tabla.- A travs de esta opcin, podremos crear una tabla directamente introduciendo datos sin definir previamente las caractersticas de los campos (como si de una hoja de clculo se tratase). De tal forma que con esta opcin se nos abrir una tabla con un campo por defecto (el campo Id) y en la Vista Hoja de datos para que comencemos a introducir datos en la tabla. Si queremos agregar nuevos campos (es decir, ms columnas a la tabla), no tendremos ms que hacer clic en la columna Agregar nuevo campo e introducir la informacin correspondiente a ese campo para el primer registro en el que estamos posicionados.

 Plantillas de tabla.- Mediante la opcin Elementos de aplicacin, disponemos de una serie de tablas modelo para acomodar a la base de datos en la que estemos trabajando. Al hacer clic en Elementos de aplicacin, se mostrarn diferentes modelos, pudiendo seleccionar aqul que ms se adecue al diseo de tabla que queremos crear. Con la instalacin de la aplicacin disponemos de los siguientes modelos de tabla:

Al seleccionar una de estas tablas, se abrir en la Vista Hoja de datos la misma con los campos propios de la tabla elegida para que comencemos a introducir la informacin correspondiente a los registros que deseamos introducir.

Al elegir la opcin deseada, y si tenemos algn otro objeto abierto, ya sea tabla, consulta, formulario, etc.; el programa Access 2010 mostrar el siguiente cuadro, informando que deben cerrarse todos los objetos abiertos antes de poder crear el elemento elegido. Pulsaremos sobre la opcin S, para que contine el proceso de creacin.

Pasos a seguir:
1. Crear relacin simple.- Tendremos que elegir la tabla con la que queremos que est relacionado el elemento que estamos creando, lo podemos hacer desde el cuadro que muestra a continuacin la siguiente imagen.

2. Elegir la columna de bsqueda.- En el siguiente cuadro, debemos indicar qu columna deseamos que tenga incluido dicho valor en la bsqueda. Podemos especificar el campo dentro de la tabla que hemos seleccionado antes, si queremos ordenar dicho campo, y el nombre que queremos indicarle a la columna de bsqueda.

Una vez especificados los dos pasos anteriores, y habiendo pulsado la opcin Crear, nos encontramos con que en el Panel de Exploracin de objetos de Access 2010 (Panel de navegacin), aparece la nueva tabla que hemos creado con la plantilla. En nuestro caso, tal y como muestra la imagen siguiente, la tabla Tareas, en la Vista Hoja de datos, para poder comenzar a aadir los registros. Si deseamos modificar el diseo de la tabla, podramos entrar en la Vista Diseo y realizar los cambios pertinentes.

 http://www.adrformacion.com/cursos/accesb 2010/leccion2/tutorial2.html#