Sesiones 3 y 4 NECESIDADES. FUNCIONES. NIVELES DE LA ORGANIZACIN. SISTEMAS Y SUBSISTEMAS. DIFERENTES ENFOQUES.

NECESIDADES
La administracin es necesaria siempre que varias personas trabajan juntas, por lo que se consideran las siguientes caractersticas: La administracin tiene un propsito La administracin se refiere a ideas, cosas y personas La administracin es un proceso social

FUNCIONES ESENCIALES DE LA ADMINISTRACION

1. PLANEACION

2. ORGANIZACIN
3. INTEGRACION DE PERSONAL 4. DIRECCION 5. CONTROL

PLANEACION
La planeacin implica seleccionar misiones y objetivos, as como las acciones necesarias para cumplirlos y requiere por lo tanto de la toma de decisiones.
Existen varios tipos de planes, los cuales van desde los propsitos y objetivos generales hasta las acciones ms detalladas por emprender.

Antes de tomada una decisin, lo nico que existe es un estudio de planeacin, un anlisis o una propuesta.

TIPOS DE PLANES
1. PROPOSITOS o MISIONES:
1.

Se identifica la funcin o tarea bsica de una empresa o institucin o de una parte de sta. Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra ndole. Representan no solo el punto terminal de la planeacin, sino tambin el fin que se persigue mediante la organizacin, la integracin de personal, la direccin y el control

2. OBJETIVOS o METAS:
1.

TIPOS DE PLANES
3. ESTRATEGIAS:
3. Es la determinacin de los objetivos bsicos a

largo plazo de una empresa y la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos necesarios para su cumplimiento.

4. POLITICAS:
4. Tambin forman parte de los planes en el

sentido de que consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.

TIPOS DE PLANES
5. PROCEDIMIENTOS:
5. Son planes por medio de los cuales se establece

un mtodo para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronolgicas de las acciones requeridas.

6. REGLAS:
6. Se exponen acciones u omisiones especficas,

no sujetas a la discrecionalidad de cada persona.

TIPOS DE PLANES
7. PROGRAMAS:
7. Son un conjunto de metas, polticas,

procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin dado.

8. PRESUPUESTOS:
8. Es una formulacin de resultados esperados

expresada en trminos numricos.

PASOS DE LA PLANEACION
1. 2. 3. 4.
5. 6. 7. 8.

ATENCION A LAS OPORTUNIDADES ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS DESARROLLO DE PREMISAS DETERMINACION DE CURSOS ALTERNATIVOS EVALUACION DE CURSOS ALTERNATIVOS SELECCIN DE UN CURSO DE ACCION FORMULACION DE PLANES DERIVADOS TRASLADO DE PLANES A CIFRAS POR MEDIIO DE LA PRESUPUESTACION.

ORGANIZACION
Es una parte de la administracin que supone el

establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos debern desempear en una empresa. Para que una funcin organizacional pueda existir y poseer significado par los individuos, debe constar de: 1. Objetivos verificables. 2. Una idea clara de los principales deberes o actividad implicados. 3. Un rea discrecional o de autoridad precisa para que la persona que ejerza la funcin pueda cumplir las metas.

ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL

ORGANIZACIN FORMAL:
Se entiende, en general, la estructura

intencional de funciones en una empresa formalmente organizada. La organizacin formal debe ser flexible. Debe dar lugar a la discrecionalidad, la ventajosa utilizacin del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en las organizaciones ms formales.

ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL

ORGANIZACIN INFORMAL: La organizacin informal como el conjunto de actividades personales sin un propsito comn consciente, aunque favorable a resultados comunes. Keith Davis describi:
La organizacin informal como una red de

relaciones personales y sociales no establecida ni requerida por la organizacin formal pero que surge espontneamente de la asociacin entre s de las personas

INTEGRACION DE PERSONAL
La integracin de personal implica llenar y mantener

ocupados los puestos contenidos por la estructura organizacional. Esto se lleva a cabo mediante la identificacin de los requerimientos de fuerza de trabajo, la realizacin de un inventario del personal disponible y el reclutamiento, seleccin, ubicacin, ascenso, evaluacin, planeacin profesional, compensacin y capacitacin de los candidatos al puesto como de los ocupantes de estos en un momento dado.

DIRECCION
La direccin es el hecho de influir en los individuos

para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto , tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin. Todos los administradores coincidiran en que los administradores eficaces deben ser al mismo tiempo lideres eficaces. Puesto que el liderazgo implica seguidores y las personas tienden a seguir a quienes les ofrecen medios para la satisfaccin de sus necesidades, anhelos y deseos.

CONTROL
El control consiste en medir y corregir el desempeo

individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medicin del desempeo con base en metas y planes. Las actividades de control suelen relacionarse con la medicin de los logros. Algunos medios de control, como el presupuesto de egresos, los expedientes de inspeccin y los expedientes de horas-hombre perdidas, son muy conocidos.

EL PROCESO BASICO DE CONTROL

El proceso bsico de control implica tres pasos:

Establecimiento de normas. 2. Medicin del desempeo con base en esas normas. 3. Correccin de las variaciones respecto de normas y planes.
1.

NIVELES DE LA ORGANIZACION
El propsito de la organizacin es volver eficaz la

cooperacin humana, la razn de que existan niveles organizacionales estriba en las limitaciones del tramo de administracin, si hay niveles organizacionales es porque existe un lmite para el nmero de personas que un administrador puede supervisar efectivamente. Un tramo de administracin amplio se asocia con un nmero reducido de niveles organizacionales; un tramo estrecho, con muchos niveles.

ORGANIZACIN CON TRAMOS ESTRECHOS

VENTAJAS: Estrecha supervisin Estricto control Rpida comunicacin entre subordinados y superiores. DESVENTAJAS: Los superiores tienden a involucrarse. Muchos niveles administrativos. Altos costos a causa de los numerosos niveles. Excesiva distancia entre el nivel ms bajo y el ms alto.

ORGANIZACIN CON TRAMOS AMPLIOS

VENTAJAS: Los superiores se ven obligados a delegar. Se deben establecer polticas claras. Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados. DESVENTAJAS: Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de botella en las decisiones. Riesgo de prdida de control para el superior. Se requiere de administradores de calidad excepcional.

SISTEMAS Y SUBSISTEMAS

LA ORGANIZACIN COMO UN SISTEMA

Varios autores sealan los componentes de los sistemas operantes en toda empresa:
Entorno Insumos Proceso de Transformacin Productos a)Bienes b) Servicios

CARACTERISTICAS MAS NOTABLES DE LOS SISTEMAS

Interaccin con el entorno

Sinergia
Equilibrio econmico Equidad

SUBSISTEMAS DE LAS ORGANIZACIONES

El anlisis de una organizacin puede considerar Que las actividades de transformacin o conversin deben ser vistas como un Subsistema separado, con sus propios procesos de insumos y productos, conformados por sectores como:
De produccin De mantenimiento De administracin

MODELO DE SUBSISTEMAS DE Mullins

Laurie Mullins, analiza el trabajo en las organizaciones e identifica subsistemas que garantizan el desempeo como un todo:
Tarea Tecnologa Estructura Personas Administracin

DIFERENTES ENFOQUES

Cinco operaciones bsicas en el trabajo administrativo

1. 2.

3.
4. 5.

Establecer objetivos Organizar las actividades, decisiones y relaciones Comunicar y motivar al equipo humano Medir y evaluar, mediante la determinacin de metas Desarrollar a las personas

Tareas importantes a realizar en Administracin (Peter Drucker)

Observar la misin y propsitos de la institucin,

cualquiera que sea su tipo Establecer un plan de trabajo productivo que deben realizar los trabajadores Administrar los efectos sociales y la responsabilidad social de la organizacin

Modelo alternativo de subsistemas (P. Hersey y K. Blanchard)

Humano/social

Administrativo/estructural
Informativo/decisorio Econmico/tecnolgico

Enfoque socio-tcnico de subsistemas (E.L. Trist)

Subsistema tecnolgico
Subsistema de la estructura formal de los papeles Subsistema de los sentimientos individuales de los

participantes

Enfoque socio-tcnico de subsistemas (F Kast y J Rosensweig)

1. 2.

3.
4. 5.

Metas y valores Tcnicos Psicosocial Estructura Administrativo

Enfoque de interaccin de subsistemas y ambiente externo (H J Leavitt)

Tarea Implica solucin de problemas y mejora del desempeo Estructura Son los patrones de la organizacin Informacin y control Las Tcnicas para controlar y procesar

informacin Personas Involucra actitudes y relaciones interpersonales