ESTUDIO DE LA ORGANIZACIN

Organigramas
Grupo 10
INTEGRANTES Arenas Morales Carlos Apaza Leon , Roy Melvin Vargas Condezo, Tamara Uchima Flores , Cristhian Mendoza Yucra Juan

 Organigrama :(rgano = rgano u organismo + gra ma = grfico). Es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales f ormales de comunicacin. Objeto : es un instrumento que nos permite plasmar la composicin de una organizacin.

Utilidad e importancia
Los organigramas son usados para tratar de indicar: Desagregacin y agrupamiento de funciones La estructura y niveles jerrquicos La naturaleza de las unidades orgnicas Las relaciones de autoridad- responsabilidad Los canales formales de comunicacin Las jefaturas de unidades Las relaciones entre los cargos, etc.

Aunque su utilidad es variada: para utilizar y mejorar la organizacin, comprender los procesos de tomas de decisiones, y en general como elemento instructivo y de divulgacin.

 Precision : En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones. Sencillez : Debe ser muy simple, para que se comprenda fcilmente. Se recomienda no realizar trazos innecesarios o utilizar una nomenclatura poco clara o compleja. Uniformidad Para facilitar su interpretacin se recomienda uniformizar las lneas y figuras que se empleen en su diseo. Presentacion La funcionalidad de un organigrama depende, en gran parte, de su formato y estructura.

En su elaboracin se deben tener en cuenta criterios tcnicos y de servicio, en funcin de su objetivo. Presentacion La funcionalidad de un organigrama depende, en gran parte, de su formato y estructura. En su elaboracin se deben tener en cuenta criterios tcnicos y de servicio, en funcin de su objetivo. Vigencia Para que un organigrama se mantenga en vigencia, debe mantenerse actualizado. Se recomienda que cuando se elabora el organigrama, en el margen inferior derecho del grfico, se coloque el nombre de la unidad responsable de prepararlo as como la fecha de su autorizacin o actualizacin

La aplicacin de los organigramas es importante porque: Da a conocer con sencillez, claridad y precisin, el sitio que ocupa un cargo , persona o grupo de dependencias dentro de un grupo organizado. Permite visualizar los niveles jerrquicos y de ejercicio de poder de decisin Se utiliza como medio de estudio y consulta a efectos de analizar los aspectos convenientes e inconvenientes de la estructura

Factores de la organizacin a considerarse

Autoridad y responsabilidad : Se por niveles jerrquicos. La autoridad se considera en forma descendente, en tanto que la responsabilidad en las dos formas. Se tiene las siguientes formas de autoridad: a) Autoridad Lineal : Es aquella que ejerce un jefe respecto a todas las actividades oficiales de los colaboradores bajo su supervisin,

b)Autoridad Funcional: Es aquella que de acuerdo a su responsabilidad tiene una persona independiente de su jerarqua. Este tipo de autoridad no se muestra en los organigramas.
c) Autoridad Informal: Es aquella que las personas ejercen sin el otorgamiento de autoridad formal de la organizacin. Tampoco debe fijarse en los organigramas. d) Facultad de Mando: Seala derecho de dar instrucciones obligatorias y de toma de decisiones. Existe en todos los niveles de la organizacin delimita y regula las conexiones del mismo nivel.

Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama

1. Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica

Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre las horizontales que sealan especializacin y correlacin

Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando

Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo

Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales.

Figura geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma

Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la estructura.

Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el mismo numero.

CLASIFICACIN
Cuatro grupos de clasificacin:
Por su naturaleza Por su mbito Por su contenido

Por su presentacin

POR SU NATURALEZA
Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin. Pueden referirse a ella en trminos globales o mencionar alguna de las reas que la conforman.

Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin.

Mesoadministrativos: Involucran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico.

POR SU MBITO
Generales: contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerarquico.
En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente. En el sector privado suelen abarcar hasta el nivel de departamento u oficina.

Especificos

POR SU CONTENIDO
Integrales: muestran todas las unidades administrativas de la organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia.
Son equivalentes a los organigramas generales

Funcionales
presentan a las unidades, sus interrelaciones y las principales

funciones que tienen encargadas

 Permiten:
Capacitar al personal Mostrar la organizacin en forma general.

De puestos, plazas y unidades:

Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

Por su Presentacion
Verticales:
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo, empezando por el titular en la parte superior. Desagregan los niveles jerarquicos en forma escalonada. Son los ms usados en la administracin.

 Horizontales:
Las unidades se colocan de izquierda a derecha. El titular se coloca en el extremo izquierdo. Los niveles jerarquicos se disponen en columnas. Las relaciones entre unidades se indican mediante lneas horizontales.

 Mixtos:
Utilizan combinaciones verticales y horizontales. Se recomienda para organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.

 De bloque:
Son una variante de los verticales. Integran un mayor nmero de unidades en un espacio reducido. Permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.

 DISEO Figuras: permiten representar las unidades que forman la organizacin

Formas:
Para simbolizar elementos en el organigrama debe usarse un solo tipo de figura. Se recomienda utilizar rectngulos para simbolizar las unidades. Los textos deben escribirse horizontalmente

 Dimensin:
Los rectngulos utilizados deben tener dimensiones semejantes.

Colocacin de las figuras:

las figuras deben ubicarse

-En diferente nivel jerrquico -Sector pblico: en la administracin central son: Primer nivel Secretario

los niveles

jerarquicos

Segundo nivel Tercer nivel Cuarto nivel Quinto nivel Sexto nivel

Subsecretario Oficial mayor Direccin general Direccin de rea Subdireccin de rea Sptimo nivel Departamento Octavo nivel Oficina Noveno nivel Seccin Dcimo nivel Mesa rganos Niveles de desconcentrados desconcentracin

En la administracion para estatal

Primer nivel Segundo nivel Tercer nivel Cuarto nivel Asamblea general Consejo de administracin Direccin general o su equivalente Direccin divisional, su equivalente o gerencia Direccin de rea, subdireccin o subgerencia Departamento Oficina

Quinto nivel

Sexto nivel Sptimo nivel

Octavo nivel Noveno nivel

seccin Mesa

rganos Niveles de desconcentrados desconcentracin

Primer nivel Segundo nivel Tercer nivel Cuarto nivel

Quinto nivel

Sexto nivel Sptimo nivel rganos desconcentrados

Asamblea de accionistas Consejo de administracin Direccin general Subdireccin general, direccin divisional o gerencia general Direccin o gerencia divisional o direccin de rea Departamento Oficina Niveles de desconcentracin

LINEAS DE CONEXION
Permiten mostrar los diferentes tipos de relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura organizacional. RELACION LINEAL:
La autoridad y la responsabilidad se transmiten mediante una lnea. Establece relaciones de subordinacin entre unidades.

 Recomendaciones:
Utilizar un trazo ms grueso en las lneas que interconectan rectngulos. Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo.

 Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas

a l por una misma lnea.

 Evitar todos los tramos o trazos injustificados

 Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo el organigrama

 Relacin de autoridad funcional Representa la relacin de mando especializado, no la de dependencia jerrquica. Puede existir en forma paralela a la autoridad de lnea o entre un rgano especializado y los subordinados de otras unidades de lnea Se utilizan lneas cortas de trazo discontnuo.

Relacin de coordinacin
Permite interrelacionar actividades desarrolladas por diferentes unidades. Se utilizan lneas largas de trazo discontinuo.

Relacin de asesora
Existe entre las unidades que brindan informacin tcnica o conocimientos especializados a unidades de lnea. Unidades de asesora o de apoyo. Existen dos tipos de relaciones de esta clase:
Relacin de asesora interna Relacin de asesora externa

Relacin de asesora interna:

Realizada por unidades de asesora que forman parte de la estructura organizacional. Se utiliza un trazo continuo delgado colocado perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad asesorada.

 Relacin de asesora externa:

Realizada por una unidad de asesora que desempea sus funciones de manera independiente. Se utilizan lneas discontinuas colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad de lnea de la que dependen.

Relacin con comisiones

Interinstitucionales
Se integran con representantes de distintas instituciones oficiales. Cuando forman parte del grfico de la organizacin se les adscribe al titular.

 Comisiones internas:
Dependen jerrquicamente del rgano rector de sus actividades.

Relacin con rganos desconcentrados

Los rganos desconcentrados se ubican en el ltimo nivel del organigrama. Se traza una lnea de eje que los separe del resto de la organizacin.

Se puede incluir la estructura de los rganos desconcentrados.

Procedimiento para elaborar o actualizar organigramas

Autorizacin para realizar el estudio: debe emanar del titular de la organizacin apoyado por los niveles de decisin. Integracin del equipo de trabajo: puede capacitarse a personal de apoyo en las siguientes reas especficas
Presentacin personal y forma de solicitar la informacin. Opciones para concentrar avances. Mecanismos de supervisin y coordinacin. Revisin y depuracin de propuestas. Si se trata de un trabajo especfico y de poca complejidad no se requiere formar un equipo

 Determinacin del programa de trabajo:

La planeacin de las actividades debe plasmarse en un documento rector que contenga motivos, propsitos, responsables, alcances. Tambin debe contener una forma de dar seguimiento y control a las acciones: grfica de Gantt.

Captacin de informacin:
Mediante entrevistas dirigidas con los encargados de las funciones que se revisan, con los lderes tcnicos de las unidades, con el personal operativo. Archivos y centros de documentacin. La informacin que debe reunirse se refiera a :
Los rganos que integran las reas en estudio. El nivel jerrquico que ocupan dentro de la estructura orgnica.

 Las relaciones que guardan entre ellos. La naturaleza de estas relaciones. Las funciones que realizan y, en su caso, los puestos y el nmero de plazas que los integran. Los beneficios que se espera obtener

Clasificacin y registro de la informacin:

Debe centrarse en la elaboracin de formatos que permitan un manejo gil y que pueden ordenarse en carpetas como documentos fuentes.

Anlisis de la informacin: para detectar posibles contradicciones o duplicidad de funciones. Diseo del organigrama: integracin del documento con las opciones de estructuras especficas.