Programacin de Eventos

Los eventos han demostrado ser un medio efectivo para conducir la organizacin de negocios, transmitir nueva informacin, proporcionar un foro

ETAPAS DE UN EVENTO

PRE-EVENTO EVENTO

POST-EVENTO

Programacin de Eventos

ETAPAS DE UN EVENTO
La realizacin de un evento se divide en tres etapas que se corresponden con las funciones bsicas del proceso gerencial de la siguiente manera: PRE-EVENTO Investigacin Planificacin Organizacin

EVENTO

Direccin

POST-EVENTO

Evaluacin

FASES DEL PRE-EVENTO

Luego de haberse escogido el tema se deber definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar o lograr a travs de las actividades que se llevarn a cabo. Al elegir el nombre del evento se debe considerar la naturaleza del mismo para determinar su tipo, bien sea un congreso, un seminario, un simposio u otro. Tal nombre debe ser corto y llamativo, pero sobre todo debe adecuarse al propsito que se busca con la realizacin del evento

Programacin de Eventos

1.- Determinar los Objetivos y definir el Tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo

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FASES DEL PRE-EVENTO

2.- Nombrar Organizador el Comit Sus miembros son los responsables de la planeacin del evento, su nmero vara de acuerdo a la magnitud del evento y dems condiciones especficas del mismo El encargado de coordinar y dirigir a los integrantes de las distintas comisiones de trabajo es el Coordinador General

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FASES DEL PRE-EVENTO

Los invitados especiales le confieren notoriedad al evento debido a su prestigio, reconocimiento cientfico, social o poltico Los participantes asisten al evento en calidad de pblico Los delegados acuden al evento en representacin de una empresa, institucin o grupo en particular Los ponentes o exponentes se encargan de

3.- Determinar el nmero y tipo de Invitados, Participantes, Delegados, Ponentes y Acompaantes

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FASES DEL PRE-EVENTO

4.- Seleccionar la Fecha Para la seleccin de la fecha del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Si hay suficiente margen de tiempo para la organizacin requerida Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de pblico Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas

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FASES DEL PRE-EVENTO

5.- Seleccionar el Lugar Lugares de Realizacin o los

En principios se debe elegir la Ciudad Sede y luego se seleccionarn las instalaciones especficas donde se realizar el evento, tomando en cuenta si cumplen con exigencias

FASES DEL PRE-EVENTO

6.- Elaborar el Cronograma General de Actividades

Se refiere a la realizacin del programa general de actividades a desarrollar en el evento de acuerdo con el tiempo necesario. En eventos de gran envergadura pueden elaborarse varios programas , tales como:

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FASES DEL PRE-EVENTO

7.Estimar los Recursos Humanos, El Recurso Humano est integrado por Materiales y Tcnicos el profesional, especializado y obrero que se

Se deben estimar todos los recursos a utilizar a travs de un inventario de stos.

requiere para la realizacin del evento, tales como: anfitriones, tcnicos de sonido y video, agentes de seguridad, etc.

Los Recursos Tcnicos lo constituyen equipos de: sonido, grabacin, apoyo audiovisual (pantallas, televisores, proyectores para diapositivas, video Beam) Los Recursos Materiales se refieren a los implementos necesarios y las instalaciones a utilizar: lpices, carpetas, libretas, mesas, sillas, etc.

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8.- Elaborar el Presupuesto

FASES DEL PRE-EVENTO

Para su elaboracin se debe tomar como base el inventario de los recursos a utilizar , luego se procede a realizar solicitudes de cotizaciones a las diferentes empresas o personas que puedan proveer servicios y recursos a fin de

FASES DEL PRE-EVENTO

9.- Promocin del Evento: Medios de Comunicacin Publicidad impresa

Correo directo

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Comisin de Logstica

Sub-Comisin de: Alojamiento, Transporte, Alimentacin, Protocolo y Servicios Generales

Comisin de Promocin y Relaciones Pblicas

Comisiones de Trabajo

Comisin Tcnica

Sub-Comisin TcnicoAdministrativa Sub-Comisin de Secretara

Comisin de Administracin

Comisin de Festejos y Recreacin

Programacin de Eventos

FASES DEL PRE-EVENTO

10.- Diseo Impresos. y Elaboracin de

( Programas, tripticos, sealizaciones, material de informacin, etc

11.- Seleccin y Capacitacin de Personal. 12.AdquisicinEn

caso de que se comisiones alguna actividad en que el personal no esta capacitado

o Contratacin de materiales, equipos o servicios.

Mesones,

manteles,

Programacin de Eventos

Delegar funciones.
Seguimiento de las etapas del evento. Supervisar a los grupos.

Coordinador General

Definir las pautas del trabajo de coordinacin.

Coordinacin del tiempo empleado

Formacin de personal capacitado.

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El Evento
Es donde se va a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el PreEvento. Va a consistir en la reunin de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programacin que el comit organizador prepar como evento.

Programacin de Eventos

1.- Recopilacin y Archivo de la Informacin pertinente al Evento

FASES DEL POST-EVENTO

Al culminar el evento las comisiones debern entregar un informe de sus actividades las cuales integrarn la Memoria del Evento donde se detallarn aspectos como: la historia, resumen, programa,

FASES DEL POSTEVENTO

Programacin de Eventos

2.- Agradecimientos Se deben enviar cartas o notas de agradecimiento a todas aquellas personas que hicieron posible que el evento se desarrollara

3.-Evaluacin Consiste medir cumpli momento

FASES DEL POSTEVENTO

en si en lo se el

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planificado

oportuno o no se cumplio

Programacin de Eventos

FASES DEL POST-EVENTO

4.-Cumplimiento de los compromisos adquiridos

Es muy importante que el comit organizador cumpla con los convenios y acuerdos que se realizaron a favor al xito del evento. Es as que se crea la credibilidad y

FASES DEL POST-EVENTO

5.Memoria y Cuentas Es un documento que narra todas las actividades realizadas por el comit Organizado r . Es un

Pre-Evento

Evento

Post- Evento

Programacin de Eventos

No importa que tipo de evento sea, lo importante es planificarlo cuidando los detalles y ya en la ejecucin hacer que esos detalles

Bibliografa
FRAGE, Etna de. Eventos Universitarios y Sociales. Fondo Editorial Universidad Pedaggica Experimental Libertador, 1998 GHERARDI, Eliana. Cmo hacer eventos exitosos. Coleccin Quirn No 36, Los libros de El Nacional. Editorial CEC, S.A. Mxico, 2000 GMEZ, Carlos. Gerencia de Eventos Especiales. Editorial Panapo. Venezuela, 1995 GMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo. La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Pblicas. Editorial Panapo. Venezuela, 1989