Ing.

Jorge Flores Rodas

Qu es un software ERP? El valor de la Planificacin de los Recursos Empresariales en los Negocios (ERP) Funciones Principales de un ERP Ventajas Limitantes

En una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta la cual desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, la planificacin de distribucin del producto, la cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables.

En la era de la informacin tecnolgica uno debe creer que existe una forma mejor de relacionar ordenadamente todas estas reas entre s para contribuir a un objetivo comn: agilizar, desburocratizar y contar con informacin al da sobre clientes, ventas, proveedores, produccin, etc.

Exactamente para esto existe un software de Planeamiento de Recursos Empresarios o ERP (Enterprise Resource Planning).

Es habitual que cada departamento posea hoy su propio sistema informtico, aislado de los dems sectores, la gran ventaja de un sistema ERP es la de combinar todos ellos juntos en un slo programa de software integrado que trabaja con una base de datos comn; de modo que todas las transacciones quedan registradas desde su origen, permitiendo consultar en lnea cualquier informacin relevante.

VENTAS

PERSONAL

SISTEMAS

LOGISTICA

De esta forma, todos los departamentos pueden ms fcilmente compartir informacin y comunicarse entre s. Esto ahorra tiempo, evita el procesamiento sobre papel as como el reingreso de datos en varias computadoras disminuyendo el margen de error.

Es un gran desafo construir un nico programa de software que supla las necesidades del departamento financiero, as como las de los trabajadores de recursos humanos, aunadas a las del depsito y las del rea productiva, y es exactamente eso lo que un ERP hace.

Este concepto integrador puede generar un gran retorno financiero si las empresas implementan el software adecuadamente, brindando como beneficio control y visualizacin de las operaciones, eficiencia administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorro en costos operativos y soporte para la toma de decisiones.

OBSERVACIN: Los Sistemas de Planificacin de los recursos empresariales (ERP), junto con sistemas de Gestin de la Cadena de Suministros (SCM) y Administracin de Relaciones con los Clientes (CRM) llevan a nuestra organizacin a acortar distancias entre nuestros proveedores y clientes, buscando obtener la integracin de todos los procesos y crear fidelidad con ellos.

CRM

ERP

SCM

Por qu podemos estar seguros que una solucin ERP genera un valor agregado para la organizacin?

Si consideramos al sistema ERP como un sistema de clase mundial que involucra las mejores prcticas con estndares de excelencia, y que la organizacin que adopte esta filosofa, podr como resultado obtener una reduccin significativa de costos, un aumento de la productividad, planificar y realizar la automatizacin de sus procesos, as como la integracin completa del negocio e incorporar las mejores prcticas mundiales de la industria. As, estos beneficios sern considerados vitales para la organizacin.

En el Per, aproximadamente, la mitad de las empresas que pueden acceder a esta tecnologa ya lo han hecho; entonces.

por qu las empresas restantes pierden la oportunidad de lograr ventajas competitivas que las diferencien de sus competidores? Una de las principales causas por la cual muchas empresas no han optado todava por este tipo de tecnologas es por la coyuntura que se plantea a llevar a cabo estos sistemas, teniendo en cuenta los gastos que conlleva en trminos de dinero, esfuerzo y tiempo. Para no poner en riesgo una gran inversin como sta, es importante un cambio de mentalidad en la empresa.

Recursos Humanos 1990s Finanzas / Costos Gestin de Proyectos 1980s

ERP

Distribucin
Control de Produccin

MRP II

1970s

Abastecimiento Plan de Produccin

MRP

1960s

Control de Inventarios

El origen de los sistemas ERPs fue en los aos 70, cuando se comenz a utilizar un software llamado MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era planificar todos los requerimientos de materia prima dentro de las organizaciones empresariales; uno de los primeros sistemas MRP fue el llamado Mapics, desarrollado por IBM y utilizado originalmente en Mxico.

Posteriormente, el concepto de los MRPs se modific cuando las actividades que englobaba dicho sistema abarcaba desde el departamento de produccin hasta la logstica MRP II.

Luego se integraron departamentos empresariales tales como finanzas, recursos humanos, contabilidad, compras, ventas, entre otras lo que dio origen a lo que actualmente conocemos como ERPs.

Organizar y estandarizar procesos o datos internos de la empresa.

Administrar de manera integrada y eficiente la informacin de la empresa.

Comunicar diferentes reas de las empresas mediante procesos y datos electrnicos.

Procesar la informacin convirtindola en conocimientos para su aplicacin en la toma de decisiones.

Automatizar una gran parte de los procesos bsicos de las empresas.

Se puede mencionar que estos sistemas, junto con Internet y las nuevas tecnologas, conforman una estrategia de comercio electrnico, donde su uso y aplicacin otorga una mejora en la productividad de la empresa y con ello ofrece una gran ventaja competitiva en contraste con las dems empresas del ramo.

Con su aplicacin, se puede obtener gran cantidad de informacin til a travs de los diferentes departamentos de las empresas, unidades de negocios, franquicias, o a travs de las diferentes reas geogrficas donde se encuentra la empresa; adems, el acceso eficiente a la informacin es un beneficio mayor.

El tiempo y el costo requerido para la administracin de reas funcionales como atencin a clientes, recursos humanos, manejo de inventarios, proveedores, etc se optimizan y se benefician gracias al manejo y el uso oportuno de los datos convertidos en informacin relevante.

Se optimiza la toma de decisiones gerenciales as como todo lo relacionado con los diferentes procesos empresariales, por tener la capacidad de contar con informacin confiable, oportuna y veraz.

Estos sistemas cuentan con herramientas flexibles para trabajar en red, lo que beneficia enormemente a las empresas que tienen diferentes departamentos, adems de aquellas que tienen negocios en diferentes zonas geogrficas. El entorno de red permite a los usuarios capturar la informacin en el momento real y hacer uso de ellas cuando se necesite en su propia estacin de trabajo.

Ya que los sistemas ERPs constituyen la base para el buen manejo y organizacin de los datos comerciales de una empresa, se convierte en un gran factor competitivo para las empresas, ya que podrn responder con mayor rapidez a los cambios del ambiente y a las demandas cada vez ms exigentes de los clientes.

Cuando se comienza la implementacin de dicho sistema en la empresa, los cambios en el control y registro de los datos impiden contar con informacin veraz, adems, puede verse afectados los registros que se tenan con anterioridad.

Como todo cambio importante en una organizacin, la implementacin de dicho sistema requiere de cierta capacitacin al personal para el correcto uso, administracin, obtencin, y lo ms importante, la interpretacin correcta de la informacin contenida en l.

Cierta informacin est organizada de manera muy compleja lo que hace poco prctico y difcil el acceso y la interpretacin de dichos datos.

Por las diversas maneras de hacer negocios, las formas de presentar reportes, informes y resultados vara de empresa a empresa lo que resulta crucial en este tipo de sistemas, ya que no existe flexibilidad para la personalizacin y elaboracin de ciertos reportes necesarios para las empresas.

El uso e implementacin de estos sistemas es casi un lujo puesto que el costo del sistema as como la infraestructura necesaria para su aplicacin es alto; es por esto que solamente empresas grandes pueden contar con este tipo de herramientas administrativas, es decir, solo un grupo selecto hace uso de este tipo de tecnologa.

Investigar (para presentar y discutir en clase) sobre los software ERP que existen en el mercado.