MECANICA OPERATIVA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CP. CARLOS IVAN MESA LLANOS

Fases de la auditoria administrativa

Primera Fase : Trabajo Preliminar Segunda Fase: Revisin de la Legislacin Tercera Fase: Revisin y Prueba Preliminar de los Controles Administrativos Cuarta Fase : Examen y Prueba detallada de los controles administrativos Quinta Fase: El Informe de Auditoria Administrativa

1 Fase Trabajo Preliminar

Consiste en obtener informacin general y concreta de los aspectos mas importantes de la entidad. En esta accin se realizan exmenes limitados en todas las reas funcionales con el fin de aislar las areas con problemas crticos. Es conveniente que en esta fase se deduzcan las causas y las consecuencias de los problemas crticos.

Trabajo preliminar
Los medios recomendables para el desarrollo de este estudio son por ejemplo :las entrevistas programadas en cada una de las reas funcionales /considerando los manuales administrativos y el programa de auditoria Operacional Puede incluirse adems, un examen limitado de documentos, registros, informes o una revisin de mtodos y procedimientos de prueba, todo lo cual podr servir de base para sustentar el estudio preliminar y poder canalizar posteriormente las otras fases de la auditoria administrativa

Informacin a obtenerse entre otros

Legislacin aplicable a las actividades examinadas Breve historial, antecedentes y propsitos de las actividades Material sobre la organizacin: funciones, estructuras, cargos y procedimientos Poltica general de la entidad u organismo Descripcin general de mtodos de operacin Descripcin de cualquier problema importante Operaciones s de especial inters para la empresa Examen de las anteriores auditorias e inspecciones realizadas

2 Fase : Revisin de la legislacin

En esta fase se revisa la legislacin bsica : ley, reglamentos, resoluciones, decretos, directivas administrativas y normas interna de la entidad para verificar si estn cumpliendo los objetivos, propsitos y actividades establecidas

Informacin a obtenerse entre otros

Estudio de las disposiciones legales base Objetivos de la ley, reglamentos, directivas, manuales, etc. Grado de autoridad otorgado a funcionarios Responsabilidades y limitaciones impuestas a la entidad

Tercera Fase: Revisin y Prueba Preliminar de los controles administrativos

Debe evaluarse la efectividad con la que se estn desarrollando las actividades programadas; as como detectar los errores mas saltantes, sobre los que debe acumularse las pruebas suficientes, detal manera que confrontando estas con los datos obtenidos en la fase preliminar se pueda determinar el alcance y responsabilidad, as como estimar el requerimiento de personal , racionalizar el programa de trabajo, fijar plazos para el encauzamiento del informe y reorientar los programas de auditoria

Informacin a obtenerse entre otros

Si las polticas aplicadas estn autorizadas por el directorio Si se cumple lo planificado en forma eficiente, efectiva y econmica Si se protegen los intereses de la entidad

Cuarta Fase: Examen y prueba detallada de los controles administrativos

Comprende el control de la funcionalidad de las normas internas y procedimientos de la entidad con respecto a las actividades circunscritas en el trabajo preliminar. Consiste por tanto en revisar registros, documentos y archivos, etc. Certificando la informacin contenida en ellos, adems incluye la obtencin de informacin a travs de entrevistas, inspecciones fsicas, captacin escrita de opiniones; as como de formulacin de conclusiones y recomendaciones

Informacin a obtenerse de otros

Cumplimiento de polticas prescritas Logro de los propsitos establecidos Eficiencia operativa Eficiencia y economa en la utilizacin de bienes y servicios Si los fondos y bienes de la entidad han sido manejados con honestidad

Quinta Fase: El Informe de Auditoria Administrativa

1. Aspectos Generales 1.1. Introduccin 1.2. Antecedentes 1.3. Alcance 2. Observaciones 3. Conclusiones 4. Recomendaciones 5. Anexos

Introduccin
Se consideran las causas que dan origen a la auditoria administrativa que esta relacionada con el cumplimientos del Plan de accin de la Oficina de control Interno para el perodo anual. Se consideran los objetivos de AA, que varan de acuerdo a la naturaleza de las funciones del rea examinada; ejemplo : si se prctica la AA en el rea de tramite documentario y archivo, los objetivos seran:
Evaluar el grado de eficiencia y eficacia de las normas y procedimientos que comprende el proceso integral de la administracin documentaria la empresa
Determinar el grado de orden, conservacin, proteccin y clasificacin del archivo de entidad, as como la oportunidad de su servicio

Antecedentes
Los antecedentes estn referidos bsicamente al aspecto tcnico y al aspecto legal. En el aspecto tcnico se involucra la evaluacin de mtodos procedimientos de trabajo practicados con anterioridad y en el aspecto legal se enumera todo lo referente a dispositivos legales y normas internas, inherentes al desarrollo de las funciones del rea que se audita , observando la jerarqua de los dispositivos legales

1.3. Alcance
Se debe especificar el alcance del rea examinada, los aspectos a examinar, los funcionarios responsables y la comisin encargada de la auditoria administrativa, ejemplo: si se trata de determinar el alcance del rea de tramite documentario y archivo, se especificara el alcance de la siguiente manera:

rea Auditada: La administracin documentaria depende de la Secretaria General Aspectos a examinar Control interno del sistema Proceso de recepcin Proceso de clasificacin y registro Proceso de control y seguimiento Proceso de distribucin Proceso de informacin Proceso de archivo

Funcionarios responsables
Considerar nombres, apellidos y cargos de las personas que tienen la responsabilidad del cumplimientos de las funciones del rgano

Se consignan los nombres, apellidos y cargos de los Auditores que tienen la responsabilidad de practicar la AA

2. Observaciones
Son la resultante de la auditoria practicada en los elementos y proceso administrativos y operaciones del rea que se audita, tiene gran importancia porque constituye la parte sustentatoria de los informes Estas se materializan por escrito, sern puesta de conocimiento de los funcionarios auditados, con cargo para que cada una de ellas sean esclarecidas o descargadas por el interesado tambin en formas escrita

Ejemplo observaciones formulada en el rea de Tramite documentario y archivo

Inadecuada ubicacin fsica de la infraestructura y sus condiciones de seguridad Situacin de abandono de los documentos en el archivo central Incumplimiento de funciones en relacin a los dispositivos legales y normas internas concernientes con el rea auditada Duplicidad de procesos en la administracin documentaria en una sola jurisdiccin administrativa Incumplimientito de apertura de un registro especial para expedientes de empresas reclamantes Omisin de apertura de tarjeta de seguimiento para algunos expedientes Morosidad significativa en el tramite de algunos expedientes

3. Conclusiones
Son resmenes o contendidos sintticos que deben redactarse en formas priorizada en armona con las observaciones detectada con el fin de pronosticar el problema motivo de la AA.

Ejemplo
Se ha determinado que la Secretaria General no ha realizado las gestiones necesarias, a fin de que la ubicacin fsica de la administracin Documentaria, se encuentre en un lugar estratgico que permita fcil acceso alo pblico y/o usuario, as como de las seguridades necesarias en sus instalaciones acorde con la naturaleza que brinda

4. Recomendaciones
Son sugerencias que especifican medios o mtodos para la solucin de las observaciones formuladas en el proceso de AA. Por ejemplo : de algunas recomendaciones formuladas en el reas de tramite documentario y archivo

ejemplo
Que la Unidad de tramite documentario y archivo , en el plazo de 30 das proceda a inventariar, ordenar y clasificar los documentos que se encuentran en el archivo central, a fin de formalizar el ingreso y registro correspondiente para su administracin eficaz