ADMINISTRACIN DE LA FUNCIN INFORMTICA

Unidad II Organizacin y Direccin de los Centros de Informtica

Organizacin y direccin de los centros de informtica

Objetivo: Conocer el aspecto organizacional, funciones, responsabilidades y controles administrativos para la operacin de los centros informticos 2.1 Estructura organizacional 2.1.1 Funciones del personal 2.1.2 Delimitacin de responsabilidades del personal de las diferentes reas 2.2 Controles administrativos 2.3 Asignacin equilibrada de las rdenes de trabajo

ADMINISTRACIN
Recurso necesario
Proporciona un marco de trabajo. Se puede adaptar y actualizar - Econmico
- Tcnico - Humano - Entorno

I Planeacin
Qu se quiere hacer? Qu se va a hacer?

II Organizacin
Cmo se va a hacer?

IV Control
Cmo se ha realizado ?

III Direccin
Ver que se haga

La Direccin es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin.

Organizacin y direccin de los centros de informtica

La organizacin es la parte de la administracin que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos debern desempear en una empresa. El propsito de una estructura organizacional es contribuir a la creacin de un entorno favorable para el desempeo humano.

Organizacin de los centros de informtica

La estructura organizacional del centro de informtica debe reflejar quien realizar cuales tareas y quien ser responsable de que resultados. La estructura interna de un centro de informtica est basada en las funciones que tenga el departamento en cuanto al servicio de informacin que debe proporcionar a toda la empresa, por lo tanto, depender tambin de la naturaleza de la empresa que la utilice.

Organizacin de los centros de informtica

Principal aspecto de la organizacin
Establecimiento de Departamentos

Con el trmino de departamento se designa a un rea, divisin o sucursal en particular de una organizacin sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeo Para poder concebir de actividades especficas. a la funcin de organizacin es El aspecto de organizacin se preciso considerar varios elementos refiere principalmente a la creacin fundamentales: de una estructura, la cual determine las jerarquas necesarias y agrupacin de actividades, con el fin de simplificar las actividades y las funciones dentro del grupo social.

a) La estructura debe ser reflejo de los objetivos y planes. b) La estructura debe ser reflejo de la autoridad que cuenta la direccin de la empresa. c) La estructura debe responder a las condiciones en las que se encuentra la empresa. d) Se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos.

Organizacin de los centros de informtica Tcnicas de Organizacin

Son herramientas necesarias para llevar una organizacin racional. Son indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Las principales son:

Organigramas

Manuales Diagramas de procedimiento Anlisis de puesto

Organigramas
Son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos y la autoridad dentro de ella. Por ejem.
Direccin de Informtica

Gerencia de Desarrollo de sistemas

Gerencia de Manejador de Base de Datos

Gerencia de Soporte tcnico

Gerencia de Redes y Comunicacin

Manuales
De Organizacin Departamentales De Polticas
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa. De acuerdo a su contenido Pueden ser:

De Procedimientos
De Puestos De Tcnicas De Contenido Mltiple De Bienvenida

Diagramas de Procedimientos Administrativos

Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita.

Anlisis de Puestos
Anlisis de puestos Es una tcnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se desempean en una unidad de trabajo especfica e impersonal (puesto), as como las caractersticas, reconocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempea.

El objetivo de un Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo es el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con xito.

mbito Empresa Funciones Principales del Centro Informtico mbito social

Explotacin de Sistemas o aplicaciones

Soporte tcnico

Gestin y Admintracin del Centro Informtico

Cumplir funciones Establecimiento de puestos de trabajo

reas de un Centro Informtico

rea de Desarrollo de Sistemas rea de Base de Datos rea de Implementacin

rea directiva

rea de Capacitacin rea de Redes rea de Soporte Tcnico rea de Teleproceso

Auditora de Sistemas

Funciones de las reas de los centros informticos

Departamento o rea de operacin Se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos, como son el preparar los datos y suministros necesarios manejar los equipos y vigilar que los elementos del sistema funcionen adecuadamente. Es el rea encargada de operar y/ manipular el sistema, los datos del mismo, y el equipo con que cuenta la empresa.

Funciones de las reas de los centros informticos

Departamento o rea de produccin y control Funciones principales: Construir soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de informacin de los usuarios. Usar tcnicas de construccin de sistemas de informacin orientadas netamente a la productividad del personal Construir equipos de trabajo de acuerdo a metodologas establecidas Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores con situaciones relacionadas con los proyectos que se estn desarrollando. Mantener programas de capacitacin para el personal tcnico y usuarios.

Funciones de las reas de los centros informticos

Departamento o rea de anlisis de sistemas.
En esta rea se encargan de realizar los estudios necesarios para las propuestas de software que darn solucin a los problemas identificados, adems de organizar, elaborar y distribuir el software necesario que cubran las necesidades de los requerimientos de informacin para el funcionamiento del resto de los departamentos de la empresa.

Funciones de las reas de los centros informticos

Departamento o rea de programacin
Esta rea es la encargada de codificar los programas, organizar las bases de datos, etc. que se requieren para el funcionamiento de los sistemas de la empresa. Es donde se elaboran los programas o modifican los existentes y vigilan que todos los procesos se ejecuten correctamente. En esta rea se toman las especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para las computadoras.

Funciones de las reas de los centros informticos

Departamento o rea de implementacin
Esta rea es la encargado de implantar nuevas aplicaciones garantizando tanto su calidad como su adecuacin a las necesidades de los usuarios. Algunas funciones principales que se realizan esta rea son: o Coordinar con las reas de sistemas y usuarios la implantacin de las aplicaciones. o Disear los planes de calidad de las aplicaciones y garantizar su cumplimiento. o Validar los nuevos procedimientos y polticas a seguir por las implementaciones de los proyectos liberados. o Probar los productos y servicios a implementar antes de ser liberados al usuario final. o Elaborar conjuntamente con el rea de Programacin o Desarrollo, los planes de capacitacin de los nuevos usuarios. o Coordinar la presentacin de las nuevas aplicaciones a los usuarios. o Supervisar el cumplimiento de los sistemas con la normatividad establecida.

Funciones de las reas de los centros informticos

Departamento o rea de soporte
rea responsable de la gestin del hardware y del software dentro de las instalaciones del Centro informtico (estrategia, planificacin, instalacin y mantenimiento). Algunas funciones principales que se realizan esta rea son:
o
o o

o o

o o

Planificar la modificacin e instalacin de nuevo software y hardware. Evaluar los nuevos paquetes de software y nuevos productos de hardware. Dar el soporte tcnico necesario para el desarrollo de nuevos proyectos, evaluando el impacto de los nuevos proyectos en el sistema instalado. Asegurar la disponibilidad del sistema, y la coordinacin necesaria para la resolucin de los problemas tcnicos en su rea. Realizar la coordinacin con los tcnicos del proveedor con el fin de resolver los problemas tcnicos y garantizar la instalacin de los productos. Proponer las notas tcnicas y recomendaciones para el uso ptimo de los sistemas instalados. Participar en el diseo de la Arquitectura de Sistemas.

Funciones de las reas de los centros informticos

Departamento o rea de teleinformtica

Es el rea que se encarga de instalar y configurar software y equipo de redes de computadoras y de telecomunicaciones, adems de proporcionar los servicios de mantenimiento, reparacin e instalacin de los equipos de voz, datos, video.

Algunas funciones principales que se realizan esta rea son: Instalar, configurar y garantizar la seguridad de los servidores, a travs de los cuales el centro de informtica proporciona diversos servicios a usuarios Planear el crecimiento y actualizacin de la infraestructura de red y telecomunicaciones. Aplicar herramientas y procedimientos que permitan garantizar la seguridad de la informacin almacenada en los servidores de correo electrnico e Internet. En general, todo lo que tenga que ver con la administracin del software y del hardware del rea de comunicaciones.

Delimitacin de responsabilidades del personal de las diferentes reas Descripcin de puestos

Director de Informtica Realiza las funciones de planeacin, organizacin, administracin de personal y control, adems de coordinar las actividades de las reas que depende de ella. Es el responsable, ante la direccin general, del establecimiento y del funcionamiento de los equipos de cmputo, de manera que satisfaga las necesidades de informacin de la empresa a corto y a largo plazo. Es el asesor de la direccin general en cuanto a la utilizacin del equipo de cmputo y el director tcnico y administrativo de todas las actividades del proceso de datos. Ayuda a la direccin general a determinar las necesidades en lo referente a la informacin necesaria para la empresa, para que se pueda alcanzar sus objetivos y hacer frente a sus obligaciones. Informa a la direccin general lo concerniente al inters de la utilizacin del equipo de cmputo para responder a sus necesidades y en cuanto a sus posibilidades. Las cualidades esenciales son las requeridas a un nivel de direccin elevado, comprendiendo la posibilidad de vender sus ideas a otros y especialmente a la direccin general.

Delimitacin de responsabilidades del personal de las diferentes reas Descripcin de puestos

Director administrativo Es el encargado de controlar los recursos econmicos especializados del centro informtico y de todo lo referente al personal que labora ah as como el mantenimiento de las instalaciones. El responsable de esta rea debe establecer claramente los lineamientos a seguir en el centro informtico as como el control que se seguir sobre las actividades de cmputo requeridas para satisfacer las necesidades de informacin en la organizacin. Jefe de Proyectos Jefe de Procesos Jefe de Aplicaciones Coordinador de servicios

Delimitacin de responsabilidades del personal de las diferentes reas Descripcin de puestos

Jefe de soporte tcnico Es el responsable de la instalacin y mantenimiento del sistema de cmputo de la empresa. Entre sus funciones estn: Es el responsable de la configuracin. Es el encargado de detectar fallas y de su correccin. Es el encargado del buen rendimiento del equipo. Elabora estudios para la eleccin y adquisicin de software Es el encargado de instalar y configurar el software de emulacin y comunicacin a las PC. Es el encargado de investigar y probar nuevos productos. Es el responsable de la elaboracin y mantenimiento de los sistemas que corren en la red y en los equipos de cmputo, adems de los paquetes instalados en los mismos. Entre otras.

Delimitacin de responsabilidades del personal de las diferentes reas Descripcin de puestos

Analista El analista de acuerdo a su perfil profesional puede desempear sus funciones dentro del rea de anlisis de sistemas programacin. Sus funciones principales son las de detectar los problemas y/o necesidades de la empresa, analzalos y proponer soluciones para los mismos. Programador de sistemas De acuerdo a sus capacidades podr ocupar un puesto dentro del departamento de programacin, ya sea como jefe del mismo como programador. Si se desempea como jefe sus funciones sern, entre otras: supervisar a los programadores, verificar y analizar los programas antes de ponerlos en uso dentro de la empresa. Si colabora como programador sus funciones sern entre otras: codificar, capturar y disear los programas sistemas que le sean asignados para su desarrollo, as como su correspondiente documentacin.

Delimitacin de responsabilidades del personal de las diferentes reas Descripcin de puestos

Administradores de base de datos El administrador de base de datos establece y controla las definiciones y estndares de los datos; coordina la recopilacin de los datos y las necesidades de almacenamiento de los mismos; asesora a los usuarios en el diseo de archivo y la base de datos; y proyecta e implanta el sistema de seguridad de la base de datos como proteccin contra el uso no autorizado. Operadores Los operadores de computadoras preparan y limpian todo el equipo que se utiliza en el proceso de datos, mantienen y vigilan las bitcoras e informes de la computadora, montan y desmontan discos y cintas durante los procesos y colocan las formas continuas para la impresin. Tambin documentan las actividades diarias, los suministros empleados y cualquier condicin anormal que se presente. El papel de los operadores es muy importante debido a la gran responsabilidad de operar la unidad central de proceso y el equipo perifrico asociado en el centro de cmputo.

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2.2 Controles Administrativos

Controles Administrativos
Qu es Control?
En el contexto de la teora de la Informacin Control es utilizar la informacin para restringir y organizar las tendencias inherentes de un rea hacia la variedad y el desorden.
Este es uno de los aspectos ms importantes de la administracin y se refiere a la manera en que nos vamos a asegurar que el centro de informtica cumpla con los objetivos y metas planeadas.

Controles Administrativos

Es necesario introducir un sistema de control que regule la operacin del rea, de tal forma que las perturbaciones que puedan desviarla de su operacin normal sean eliminadas o bien, contrarrestadas al mximo.

Controles Administrativos
El propsito de cualquier control es hacer que los resultados reales se aproximen al mximo a los resultados deseados. El proceso de control asegura la continuidad de objetivos, relaciones e interacciones del rea de informtica. Asegura la presencia y existencia a travs del tiempo.

Controles Administrativos
El control se emplea para:
Crear

mejor calidad Enfrentar el cambio Producir ciclos ms rpidos Agregar valor Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

Prerrequisitos bsicos de la aplicacin de control

A) Un proceso B) un comportamiento deseado
El Ciclo Bsico de Control a) Medir o Monitorear el Desempeo del centro de informtica b) Comparar el desempeo contra el estndar deseado c) Tomar accin correctiva

Ciclo Bsico de Control

Estas actividades implican: Conocer la forma de medir el desempeo del centro de informtica Conocer los estndares de comportamiento deseado. Acciones Correctivas

Comparar
Medidas de desempeo. Son las caractersticas medibles (atributos) que se utilizarn para evaluar el proceso de transformacin.

Interno Integrado Externo

Tomar Accin T

Medir S

La comparacin se hace con base a los objetivos del centro de informtica, si no se est cumpliendo con lo planeado, es necesario tomar una accin correctiva.

Para llevar a cabo una accin correctiva, el control puede ser:

Interno.- El control es ejercido por la misma persona que realiza la actividad (autocontrol). Integrado.- El control est implcito en la naturaleza misma de las actividades. Externo.- El control es ejercido por medios ajenos a las actividades y a los actores que las realizan.

Tipos de Control Externo

Control direccional o preventivo. En este caso, los resultados se predicen y se toma una accin correctiva antes de que la operacin total sea terminada. Control SI/NO. Aqu se trata de que una tarea determinada sea aprobada antes de continuar con la operacin siguiente. Control correctivo o post-accin. Aqu es necesario esperar hasta obtener los resultados de las operaciones para entonces realizar la accin correctiva.

Procedimientos de control del rea de Informtica

Los puntos de control en el rea de informtica se pueden dividir en 5 categoras generales: Control Externo Control Administrativo Control de Documentacin Control de procesamiento Control de seguridad

Importancia de los controles administrativos

La planeacin es esencial en cualquier organizacin pero existen limitaciones prcticas para su uso; una de ellas consiste en que en muchas ocasiones no nos es posible contar con datos precisos con relacin al futuro y tampoco el que planea puede pronosticar lo que suceder en el futuro. Solo mediante correcciones posteriores podr acercarse a la premisa establecida. Esta es la funcin principal del control

Planeacin

Control

Los planes establecen los estndares del Control

La funcin del Control

Cualquier control sin planes carece de sentido
Desempeo real
Compara

Objetivos

Al planear se determinan objetivos

La Planeacin y el Control
La planeacin y el control son inseparables
Los planes establecen los estndares del control. Cualquier control sin planes carece de sentido

Al planear se determinan objetivos y, por su parte, en la funcin de control se comparar el desempeo real contra los objetivos determinados.

Sin la planeacin no puede haber control

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2.3 Asignacin equilibrada de las rdenes de trabajo

Asignacin equilibrada de las rdenes de trabajo

El grado de especializacin del personal del centro informtico

Grupos de personal del rea informtica: Personal capaz de participar en el diseo los sistemas de informacin que se desarrollan dentro del centro informtico.

Personal capaz de participar en la administracin de los recursos humanos, tcnicos y financieros que el centro informtico posee.

Asignacin equilibrada de las rdenes de trabajo

Elaboracin y aplicacin procedimientos de trabajo.
Dentro

de

del esquema informtico las funciones deben estar dadas en funcin del tipo de trabajo en el cual se encuentra enmarcado el servicio que presta la empresa u organizacin.

Se

pretende que el rea informtica sea estable y que beneficie a sus integrantes y principalmente a la empresa al prestarle el servicio eficiente de informacin.

Asignacin equilibrada de las rdenes de trabajo

No debe incurrirse en el error de hacer trabajos al vapor, no documentados, con riesgos y mucho menos en el ambiente de descontento general del personal que origine renuncias frecuentes o en masa. La falta de control efectivo en la asignacin de trabajos se da fundamentalmente por falta de metodologas que hagan posible la ejecucin de trabajos eficientes y que de acuerdo a cada una de las fases de la metodologa permitan medir el grado de avance de cada proyecto as como la capacidad real de produccin.

Asignacin equilibrada de las rdenes de trabajo

Una buena documentacin es la herramienta bsica que hace operable cualquier proyecto de sistemas an por personas ajenas a su desarrollo. Cuando no existe documentacin o esta es deficiente, se origina una tendencia muy alta de especializacin del personal propiciando sistemas demasiado peligrosos en su apariencia y mantenimiento, adems de convertir a la instalacin en un centro de emergencias y sobresaltos constantes lo que obliga a mantener al personal en estado de alerta permanente.

Asignacin equilibrada de las rdenes de trabajo

Cualquier problema en la operacin o cambio de los sistemas produce una carga de trabajo severo cuando el personal que lo atiende ya esta asignado a otro proyecto, esta carga llevar mucho mas tiempo si falta la documentacin. Cuando los sistemas se desarrollan con base en una metodologa eficiente difcilmente fallan en su operacin. Cuando se cuenta con todos los antecedentes documentados es factible que cualquier analista o programador experimentado logre el cambio sin mayores complicaciones.

Compromisos de trabajo
El responsable del rea deber ser una

persona con conocimientos tcnicos suficientes para que estos le permitan evaluar la magnitud y complejidad de un proyecto antes de adquirir un compromiso ante superiores o usuarios.
En funcin de las actividades planeadas

para el centro informtico, se debern evaluar los recursos tcnicos y humanos que se requerirn para realizar dicho proyecto, de lo contrario deber tomar una posicin sincera y comunicar a sus superiores la situacin.

Compromisos de trabajo
Antes de comprometerse a dar fechas

de terminacin debern asignar las actividades al personal que se designe y dejar que ellos sean quienes determinen los requerimientos y las fechas de terminacin, al conjugar esto se tendr una visin ms realista del periodo total para la terminacin del proyecto.

Compromisos de trabajo
Cada actividad deber apegarse a la

poltica de productos terminados, es decir, la terminacin real de cada una de las actividades debern estar representadas por algo tangible que permita visualizar su verdadera terminacin, normalmente un producto confiable es la documentacin fiel que comprueba los resultados obtenidos al finalizar cada actividad.

Compromisos de trabajo
Establecer

controles de avance y seguimiento de proyectos para visualizar las desviaciones imprevistas que pudieran surgir. debe abstenerse a la asignacin de actividades extras que desven el objetivo ya asignado ya que si esto ocurre con frecuencia entorpece las actividades normales propiciando que el trabajo planeado se haga a medias y que el personal se sienta frustrado.

Para el logro completo de todo proyecto

Trabajo para evaluar la Unidad II de AFI

Investigar en alguna empresa que cuente con un rea de informtica lo siguiente:

Nombre de la Empresa Giro de la Empresa Historia muy breve de la empresa Organigrama de la empresa (resaltando la ubicacin del departamento de informtica dentro del organigrama) Funciones del rea de informtica Estructura interna del rea de informtica (organigrama del departamento) Funciones de cada una de las unidades del rea de informtica Puestos identificados en cada unidad Responsabilidades del personal que labora en cada puesto Tipos de controles que utilizan en el rea de informtica. Conclusiones u observaciones del equipo con respecto a lo investigado y lo que se trat en el aula sobre la Unidad II (lo que se muestra en estas diapositivas)

Trabajo para evaluar la Unidad II de AFI

La presentacin se har por equipos y debern enviarla (uno de los integrantes de cada equipo) por correo una vez que se exponga su investigacin frente a sus compaeros.

Las exposiciones se harn a partir del prximo lunes 12 de marzo y el orden en el que expondrn los equipos se elegir al azar.
Se tomar en cuenta para la evaluacin lo siguiente: La exposicin del trabajo El contenido del trabajo La presentacin del trabajo (el material utilizado para la exposicin) Las conclusiones de su investigacin La asistencia al resto de las exposiciones

Referencias bibliogrficas
Organizacin y administracin de CC. Libro digital -Heriberto OlgunAdministracin de la funcin informtica -Victor Hugo Hortal VelzquezAdministracin de la funcin informtica, UPGCH Lzaro Guilln Simuta-