Integrantes

Prado Daz Rita Nieto Hinojosa Delia Polar Medina Luis Nez paredes Dante Pacheco Flor de mara

Auditoria de Recursos Humanos

INTRODUCCIN
Los recursos humanos son considerados por las actuales teoras de organizacin de la empresa como uno de los activos de los que dispone ms valiosos. La auditoria, esta palabra proviene del latn -audio-audire- que significa or, escuchar, atender; a pesar de este origen se desarroll en el siglo XIX y la utilizacin anglosajona centr su uso en contabilidad y finanzas, donde va asumiendo un sentido de verificacin y control mediante una observacin atenta y minuciosa. Primeramente debemos de saber lo que es una auditoria de recursos humanos o bien de personal, esta es un conjunto de procedimientos, los cuales son llevados a cabo para determinar las deficiencias que existen dentro de la organizacin, o bien, ayudar a mejorar lo que ya est establecido, as como tambin mejorar a cada uno de los trabajadores de la organizacin

1_. Definicin de auditoria Es un conjunto de tcnicas de informacin y de evaluacin aplicado por un profesional en el seno de un proceso coherente, con el fin de adoptar un juicio en referencia a unas normas y de formular una opinin sobre el procedimiento y/o las modalidades de realizacin de una operacin determinada.

La auditoria representa un sistema de investigacin que, utilizando los indicadores adecuados, compara la situacin real con la situacin objetiva u ptima, permitiendo: Observar las desviaciones con respecto al objetivo. Proponer mejoras para su consecucin.

2_. Caractersticas de un buen auditor

Un buen auditor tambin debe de contar con una serie de atributos los cuales son de suma importancia, cabe que se mencione que no los debe de olvidar y sobre todo que cuente con ellos:

Debe de tener dos odos y una boca: esto quiere decir que tiene que aprender a hablar lo necesario y a escuchar todo lo que le pueda ser til para su investigacin.
Debe de tener plenos conocimiento en el procedimiento que va a implementar para que los resultados sean mejores: ya que debe ser una persona con un alto grado de especializacin en su rama. Debe de dar un informe claro y preciso sobre el rea que audita: esto para que no existan dudas de su trabajo y de lo que est realizando.

Debe ser una persona con amplios conocimientos en su rea: de igual manera debe de ser capaz de realizar una auditora y sobre todo de estar en capacitacin y aprendizaje constante. Debe de tener conocimiento en la interpretacin de esquemas de procedimientos. Es una persona la cual sea capaz de realizar una buena entrevista y dar un buen relato sobre lo que observ y toda la informacin que recab. Contar un razonamiento deductivo para que le sea ms fcil llegar a una solucin lgica.

Tener amplia capacidad para escuchar: esto con el fin de que pueda captar toda la informacin que le sea til.

Es muy importante sealar y sobre todo no olvidar que en caso de que un auditor no cuente con alguno de los atributos anteriormente mencionados, la auditoria puede llegar a ser un desastre que el propio auditor realizo, ya que por enfrentamientos pueden ocurrir cosas peores. As que es importante que se eviten enfrentamientos, contar historias muy largas las cuales se salgan de lo laboral, las agresiones, etc. Un auditor nunca debe de tomar una postura de persona prepotente ni mucho menos que trate de ver a los empleados como personas inferiores y que los intimide. Lo que debe de hacer un buen auditor es, hacerles sentir que son importantes y que quiere formar parte de ellos para que de esta manera le sea ms fcil el recabar toda la informacin.

3.- Categoras y Tipos de Auditora

3.1.- Tipos Esta globalizacin del concepto ha posibilitado establecer diferentes clasificaciones; as podemos diferenciar tres tipos de auditora: Auditora externa: la que realizan profesionales independientes, no ligados econmica ni jerrquicamente a la direccin de la empresa que solicita el anlisis. Este servicio es realizado por profesionales que desarrollan su actividad por cuenta propia, estn legalmente autorizados para ello y conocen el sector en el que se va a desarrollar la auditora.

Auditora interna Es la realizada por personal vinculado a la propia organizacin para cumplir los objetivos que la empresa determine; habitualmente el auditor interno se encarga de controlar que las polticas y procedimientos de la organizacin estn siendo seguidos adecuadamente. Auditora gubernamental o pblica: referida a la actividad desarrollada por las organizaciones e instituciones pblicas, que generalmente tienen asignadas las labores de control y verificacin prescritas legalmente

3.2.- Objeto de la Auditora Otro tipo de clasificacin, ms funcional y que introduce mejor nuestro campo de estudio, es el que emplea como criterio el objeto de la auditora; es decir, los aspectos que evaluar la auditora, como pueden ser los siguientes: La calidad de la informacin recogida y utilizada (principalmente informacin contable y financiera). La calidad de los procedimientos utilizados. La eficacia de los sistemas de organizacin y gestin. Grado de consecucin de los objetivos planteados y aprovechamiento de los recursos propios. Resultados de la toma de decisiones.

PROCESO DE LA AUDITORA

Identificar al responsable de cada actividad

Efectuar el seguimiento del plan de accin

Determinar objetivos y verificar polticasprocedimientos

Desarrollar el plan de accin contra desviaciones

Efectuar muestreos sobre el personal y preparar informe

PASOS A SEGUIR PARA SU ELABORACIN

Notificacin de la auditoria Planificacin Ejecucin Elaboracin del borrador del informe Lectura del borrador Elaboracin del informe

PLANEACIN DE LA ORGANIZACIN Y DE RECURSOS HUMANOS

En este proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria, las personas implicadas, las tareas a realizar por cada uno de los ejecutantes, los recursos necesarios, los objetivos, programas a aplicar entre otros, es el momento de planear para garantizar xito en la ejecucin de la misma.
La planeacin adecuada incluye que el auditor adquiera la comprensin de la naturaleza operativa del negocio, su organizacin, ubicacin de sus instalaciones, las ventas, producciones, servicios prestados, su estructura financiera, las operaciones de compra y venta y muchos otros asuntos que pudieran ser significativos en la que va auditar.

4_. ETAPAS Toda auditoria de personal cuenta con una serie de etapas las cuales son importantes ya que esto facilita la realizacin de esta, sobre todo para llegar a un mejor resultado. Cabe sealar tambin que las etapas son importantes que se tomen en cuenta ya que ayudan a llevar un mejor control y sobre todo un orden el trabajo que se est realizando y as evitar que la auditoria se convierta en un desorden de papeles que ni siquiera se sabe que es lo que se logro recabar.

Dichas etapas son las siguientes:

4.1_.Obtencin de los datos e informes:

Los dos principales aspectos previos de esta auditora son:

El diseo de formas y cuestionarios apropiados, que nos hagan ms fcil la investigacin, la recoleccin y la precisin de los datos. El adiestramiento de las personas que habrn de recoger estos datos.

Para ese efecto se sugieren dos formulas:

La cuantificacin indirecta ver nuestra obra sobre administracin por resultados.

La ayuda de preguntas tales como las que les voy a mencionar:

Consideran las gerencias que la informacin que han recibido en materia de personal les ha permitido tomar las decisiones necesarias? Estima el departamento de personal que ha recibido apoyo de la gerencia en general en todos los aspectos necesarios? Se estima que la actitud de personal es, en la mayora de los casos, de adhesin y satisfaccin para con la empresa?

4.2_.Anlisis de los datos recabados: La parte ms importante de la auditoria, se centra en el anlisis de los datos recabados; el sealamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigacin de sus causas la determinacin de si los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea para obtencin de las polticas fijadas, ya para la modificacin supresin, adicin o cambio de otros objetivos y polticas, a la luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas tcnicas que vayan apareciendo, etc. Tambin es importante mencionar la discusin con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse en relacin con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.

4.3_.El informe de la auditoria:

El resultado final debe contener los siguientes puntos, para lograr que sea precisa, tcnica y concisa:

La indicacin de aquella fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicacin de los daos que se estima ha causado o pudieron causar.
La adecuacin o inadecuacin de los programas, en relacin con los objetivos y polticas sealados en materia de personal.

La recomendacin de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y polticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc. indicando la razn y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior. La informacin de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.

Estructura del informe:

a) Objetivos y alcance de la auditora.

b) Procedimientos de auditora y aspectos metodolgicos generales aplicados.

c) Presentacin de resultados.
d) Resumen de las conclusiones. e) Informe del auditor. f) Recomendaciones del auditor. g) Anexo (soporte documental de los resultados aportados).

El informe debe cumplir una serie de requisitos: a) Claridad: comprensible y de fcil lectura. b) Atractivo: presencia de tablas, grficos, formato muy cuidado, etc. c) Riguroso: sin errores de clculo, centrado en hechos constatados ms que en opiniones. d) Relevancia: centrado en los aspectos ms importantes, ms estratgicos. e) Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere acciones de mejora.

Esto con el propsito que el informe sea lo ms viable y verdadero ya que es informacin muy valiosa y sobre todo til para las empresa ya que de esto dependen las mejoras que se implementen. Es importante sealar que siempre que se vayan a realizar auditoras, las cuales realmente sean benficas para las organizaciones, nunca deben de ser recibidas:

De manera sorpresiva: ya que esto da pie a fallas. Se debe de dar aviso: para que exista por lo menos un orden en los archivos. No contar con informacin obsoleta: ya que continuamente se tiene que estar haciendo revisin de lo que sirve y de lo que es necesario conservar.

Tratar al auditor como nos gusta ser tratados: ver al auditor como una persona la cual est realizando un trabajo de gran beneficio tanto para la empresa como para los trabajadores de esta. No dar informacin de ms: es importante que solamente se hable lo necesario. Dar nicamente la informacin solicitada: est relacionada con la anterior, ya que no se debe de dar informacin que no se pida. No ocultar problemas: decir siempre todo lo bueno y lo malo que pasa en el rea que se est auditando esto con el fin que mejorar y que se puedan obtener mejores resultados. Realizar de manera conjunta con el auditor un muestro o chequeo evaluando cada rea, adems de verificar si las polticas estn bien establecidas.

Una auditoria puede ser llevada a cabo en toda la organizacin, es decir en cada una de las reas de esta, y por citar o mencionar algunas puede:

Objetivos y polticas: Para saber si se estn cumpliendo y si estn bien definidos dentro de la empresa.

Funciones de los departamentos: para ver si existe jerarqua, una estructura organizacional.
Conocimiento de datos de los trabajadores: para conocer con mayor profundidad el record de estos. Conocer datos sobre el sindicato: es muy importante conocer sobre esta rea ya que es foco rojo para la organizacin, vale ms saber cada movimiento y que no vaya ser que un da den una sorpresa que pueda perjudicar a la organizacin. Conocer cul es el proceso de reclutamiento y seleccin: esto con el fin de conocer cual es la dinmica de las convocatorias para el reclutamiento si es el ms adecuado y para ver si funciona de la mejor manera.

Revisar el proceso de capacitacin y adiestramiento que se da a los empleados: esto con el fin de contar con una capacitacin especializada para cada rea y no con cursos que no sean tiles. Ver los tabuladores de sueldos y salarios: para verificar si se esta dentro de los estndares de la competencia. Que tanta rotacin de personal existe: esto con el fin de detener y saber que es l que mueve a los empleados a dejar su trabajo. Moral del personal: para ver qu tanta motivacin tienen. Higiene y seguridad: para conocer si estn cumpliendo con el reglamento de esta rea, para checar y saber el porqu de accidentes ocurridos etc.

El objetivo general es doble de una parte, adquirir los conocimientos tericos necesarios sobre los diferentes aspectos sociolgicos que conforman el marco de las empresas y organizaciones y que deben considerarse en el desarrollo de una auditoria; de otra, el aprendizaje y utilizacin de distintos instrumentos y tcnicas de investigacin necesarios para la prctica de la auditoria laboral.

El objetivo de la Auditora de Recursos Humanos es valorar el capital humano de una empresa, mediante el anlisis de sus componentes. La auditora debe valorar la contribucin que cada empleado hace para la consecucin de los objetivos generales de la empresa. Esto supone una herramienta de control con implicaciones muy importantes en la direccin de la compaa (por ejemplo, valorar la continuidad en la empresa de personas que dificulten el desarrollo y la buena marcha de sta).

Los objetivos concretos son:

Introducir los mtodos estadsticos de investigacin ms comunes que se emplean en las Ciencias del Trabajo.

Presentar los diversos tipos de auditorias sociolaborales con sus correspondientes mtodos estadsticos.
Aplicar la metodologa cuantitativa y cualitativa a situaciones reales, detectando irregularidades contables o problemas de gestin de los recursos humanos Trabajar con diferentes instrumentos de recogida de informacin claves para la realizacin de auditoras.

CRITERIOS Por medio de los criterios se pueden evaluar los resultados obtenidos y verificar cuales son los ajustes y correcciones que deben hacerse para un mejor desarrollo de la organizacin auditada. Los ms comunes son: Cantidad Calidad De tiempo De costo Ratios que suelen indicarse:

Media de edad: Suma de todos los aos de edad de los trabajadores Nmero de empleados Media de antigedad: Suma de antigedad de cada trabajador Nmero de empleados

BENEFICIOS Se identifican las contribuciones que hace el departamento de personal a la organizacin. Se mejora la imagen profesional del departamento de personal. Se alienta al administrador de personal a asumir mayor responsabilidad y a actuar en un nivel ms alto de profesionalismo. Se esclarecen las responsabilidades y los deberes del departamento de personal.

Se facilita la uniformidad de las prcticas y las polticas.

Se detectan problemas latentes potenciales explosivos. Se garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales. Se reducen los costos en recursos humanos mediante prcticas mejoradas Se promueven los cambios necesarios en la organizacin