DIRECCIN AVANZADA DE PROYECTOS

CASO: BAE AUTOMATED SYSTEMS (A)

-Sugey Crdova Velsquez -Regner Delgado Flores -Juan Carlos Huamn Guevara -Liliana Mosqueira Correa

Definicin del Problema

El principal problema eran los retrasos en la entrega del sistema de manejo automtico de equipaje, por lo cual, el aeropuerto quedaba inoperativo

Descripcin del Problema

Cada proyecto debe de establecer un sistema de comunicacin

eficiente afn al proyecto a ejecutar, en donde se verifiquen medios de comunicacin y formatos de documentacin para formalizar eventos nuevos, el proyecto careca de este sistema. El fracaso de este proyecto se debi a la falta de un Plan estratgico para enfrentar el problema, por ejemplo, los stakeholders realizaban funciones que no competen a su cargo dentro del proyecto pues se da una mezcla de funciones en el proyecto.
La gerencia no consider antes de iniciado el proyecto la matriz

de roles y responsabilidades de los involucrados, as como un plan de gestin de cambios donde se analicen los mismos as como el impacto que estos tendrn tanto en tiempo costo y calidad dentro del proyecto.
No hubo un adecuado control en los tiempos de construccin del

proyecto.

Anlisis del Problema

Exista la necesidad de un aeropuerto nuevo, sin embargo no hubo un proyecto o

planificacin las ideas no estaban claras y los objetivos muy generales y ambiguos, hubieron deficiencias en el diseo general del aeropuerto.
Se decidi automatizar los procesos del sistema de equipajes para el manejo total del

aeropuerto, lo cual permitira un ahorro en mano de obra y tiempos de espera, sin embargo no se decidieron objetivos a corto, mediano y largo plazo. Pudiendo tener un sistema convencional de equipajes, con la diferencia que se podra utilizar un aeropuerto con una adecuada infraestructura para un mayor trfico de aerolneas.
No exista una adecuada gestin de comunicaciones y funciones ya que muchas veces

el patrocinador tom el rol de gerente de proyecto, lo cual produjo la renuncia del gerente de proyecto, al no haber un liderazgo adecuado el personal a cargo no tomaba decisiones, al contario, solo ejecutaban rdenes del comit.
Retrasos en las primeras etapas del proyecto; se cambi el alcance del proyecto, sin

considerar los efectos en la triple restriccin (tiempo, alcance, costos)

La modalidad construir-disear y posteriormente la implementacin del sistema BAE

ocasion modificaciones e interferencias a lo largo del proyecto generando malestar entre todos los interesados y afectando en general a la Gestin del Proyecto.
No exista el compromiso necesario de las aerolneas ms importantes.

Identificacin de la solucin
Desarrollar un plan de emergencia para redefinir el alcance

del proyecto,
Reorganizacin del organigrama

Se propone el uso del sistema convencional combinado con

el sistema automatizado en su lado ms ptimo de funcionamiento, habindose analizado previamente.

Ser necesario proveer de ms recursos, as como reducir

el tamao y la complejidad para que pueda estar completamente operativo el nuevo aeropuerto.
Es necesario trasmitir la confianza y el liderazgo en el

equipo.

Anlisis de la Solucin
EL plan de emergencia del proyecto permitir hacer un breve

anlisis en sus restricciones, con un mejor manejo de la informacin y las comunicaciones.

En el organigrama se plasmarn las funciones y roles que se

ajustarn estrictamente al tipo de proyecto logrando eficiencia en todo nivel de gestin.

La combinacin de ambos sistemas permitir reducir las fallas e ir

mejorando gradualmente hasta lograr que el sistema se encuentre del todo automatizado.
La reduccin del tamao y la complejidad permitir tener los

procesos ms simples y dinmicos.

Generando confianza en el equipo para que se sientan respaldados

y puedan realizar una adecuada labor permitiendo el compromiso de los mismos con el proyecto

Beneficios de la Solucin
Los diferentes elementos del proyecto estarn coordinados. Se optimizarn los principales elementos: alcance, tiempo,

costo y calidad.
El proyecto ser totalmente integrador.

Experiencia Propia
En la empresa Maestro Per S.A. Se implant un nuevo

sistema de proformas en la cual permitira optimizar los tiempos de pedidos y consulta de stocks para los clientes evaluando una cotizacin de compra. El problema fue que el personal no estuvo altamente comprometido debido a la complejidad del dispositivo y a una vaga capacitacin que se dio a esa importante herramienta, lo cual gener caos y malestar a los clientes, el personal muchas veces opt por realizar las cotizaciones de manera manual como se vena realizando anteriormente.
La empresa invirti mucho dinero para optimizar los tiempos

de atencin sin embargo los dispositivos existan pero no eran utilizados por el personal, inclusive no haba una adecuada supervisin del uso del dispositivo.

Resolucin
Se realizaron capacitaciones activas para todo el personal de

las tiendas piloto.

Se logr comunicar la importancia del dispositivo para

optimizar los tiempos en la elaboracin de cotizaciones.

Se concientiz desde la gerencia hacia los subordinados

para utilizar esta importante herramienta.