O QUE CAUSAM

ELABORAO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

EVENTOS
Conceituao So aes utilizadas O como QUE ferramentas CAUSAM de comunicao e marketing,

aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais,

objetivando seu envolvimento com determinados produtos e servios.

EVENTOS ESPECIAIS
Conceituao So apresentaes, rituais ou celebraes especficas, planejadas e criadas para marcar ocasies especiais ou para atingir metas e objetivos especficos de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma

atmosfera especial so: a singularidade, o esprito festivo, a qualidade, a

autenticidade, a tradio, a temtica e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In Allen, Johnny et allii, Organizao e gesto de eventos, 2003).

EVENTOS E TURISMO
Eventos so significativos na rea de turismo. uma das atividades que mais crescem no setor. O QUE

CAUSAM

60% do fluxo turstico mundial corresponde viagens de lazer, e 40% so

deslocamentos de carter comercial ou de negcios. Nas viagens dos executivos 45% correspondem participao em eventos.

De acordo com as estatsticas, os turistas que participam de congressos,

convenes e de outras atividades, tm despesa mdia trs vezes superior ao turista comum. O tempo mdio de freqncia do turista de eventos, em viagens, superior ao do turista convencional e de lazer. 90% dos participantes em congressos, convenes e similares comparecem

aos eventos com acompanhantes, gerando receitas extras.

IMPORTNCIA DOS EVENTOS NA ATIVIDADE ECONMICA

1. 2. 3. 4. Alguns eventos cumprem programao tradicional e regular, anualmente. Mudanas polticas ou conjunturais O QUE CAUSAM no provocam repercusso imediata e

direta em eventos programados com antecedncia.

Eventos: Colaboram para assegurar a estabilidade da atividade econmica. Estimulam e consolidam contatos comerciais. Aumentam a taxa de ocupao dos hotis elevando as receitas de empresas, ligadas direta ou indiretamente ao turismo. Ampliam a arrecadao de impostos e tributos.

IMPORTNCIA DOS EVENTOS NA ATIVIDADE ECONMICA

5. Proporcionam gerao de emprego e renda.

6. Contribuem para melhoria dos servios de infra-estrutura. O QUE CAUSAM 7. Estimulam investimentos. 8. Promovem atividades complementares ao evento. 9. Consolidam uma imagem favorvel da localidade-sede

(Conf. In Zanella, Luiz Carlos, Manual de organizao de eventos, 2006).

IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS SOCIAIS E CULTURAIS

Vivncia local compartilhada. Revitalizao de tradies. O QUE CAUSAM

Fortalecimento do orgulho comunitrio.

Legitimao de grupos comunitrios. Aumento da participao da comunidade. Apresentao de idias desafiadoras e novas. Expanso de perspectivas culturais.

IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS SOCIAIS E CULTURAIS

Alienao e manipulao da comunidade. Imagem negativa do evento na comunidade. Comportamento destrutivo de participantes. Abuso do lcool e drogas dos mesmos. Deslocamento social e perda do conforto da comunidade.

O QUE CAUSAM

IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS FSICOS E AMBIENTAIS

Exposio do meio ambiente.
Fornecimento de melhores hbitos. Legado de infra-estrutura. Melhoria dos transportes e comunicaes. Transformao e renovao urbana. Aumento de conscincia ambiental.

O QUE CAUSAM

IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS FSICOS E AMBIENTAIS

Danos ambientais.
Poluio. Destruio de patrimnio. Perturbao acstica. Engarrafamentos.

O QUE CAUSAM

IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS POLTICOS

Prestgio internacional.

O comunidade. QUE CAUSAM Melhora do perfil da

Promoo de investimentos. Coeso social. Desenvolvimento das capacidades administrativas.

IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS POLTICOS

Risco de insucesso do evento. Desvio de fundos. O

QUE CAUSAM

Propaganda enganosa. Perda do controle comunitrio. Legitimao de ideologias.

IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS DE TURISMO E ECONOMIA

Promoo do destino e incremento do turismo.

O de QUE CAUSAM Aumento do tempo permanncia do turista.

Maior lucratividade da localidade-sede. Aumento de arrecadao de renda e impostos. Gerao de empregos e renda.

IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS DE TURISMO E ECONOMIA Resistncia da comunidade ao turismo. Perda de autenticidade regional. O QUE CAUSAM Explorao econmica e social. Preos inflacionados. Custos de oportunidade. Danos a reputao da localidade-sede.

ALLEN, Johnny et allii, Op.cit.

DESENVOLVENDO O CONCEITO DO EVENTO

Questes importantes para o processo de desenvolvimento da

QUE CAUSAM organizao de O um evento.

Por que o evento ser feito? Razes que confirmem a importncia e a

viabilidade de se produzir um evento.

Quais sero os parceiros do evento? Parceiros internos e externos. Quando o evento ser realizado? Onde o evento ser montado? O local deve representar a melhor escolha para a platia e para o promotor do evento. Qual o contedo do evento? Deve corresponder s necessidades, desejos, expectativas da platia e deve estar alinhado com as questes anteriores.

TIPOS DE EVENTOS
Eventos Comerciais: conveno, workshop, mostra, leilo, feira,

QUE CAUSAM exposio,desfile,O encontro, reunio,etc.

Eventos Culturais: congresso, seminrio, simpsio, conferncia,

curso, palestra, mesa-redonda, painel, frum, etc.

Eventos Sociais: recepo, baile, casamento, formatura, garden party,aniversrio, passeio, etc Eventos Artstico-Culturais: desfile, festival, concerto, show, mostra, exposio, etc. Eventos Gastronmicos: banquete, coquetel, festival, etc.

TIPOS DE EVENTOS
Eventos Esportivos: competio, remate, excurso, premiao.

O QUE CAUSAM Eventos Polticos: debate, reunio, palestra, homenagem, conveno.

Eventos Histricos: aniversrio, inaugurao, comemorao, desfile,

etc.
Eventos Religiosos: encontros, conclave, conclio, cerimonial. Eventos Tcnico-cientficos: congresso, seminrio, palestra, etc.

PRINCIPAIS EVENTOS
Banquete Jantar de gala: Evento gastronmico, solene, festivo,
realizado para celebrar acontecimento O QUE CAUSAM relevante de carter social, familiar, poltico, cultural, profissional e outros. O banquete caracterizase pela decorao e requinte do local, elegncia do vesturio dos participantes, excelncia do cardpio e dos servios prestados. Brainstorming: Encontro onde as pessoas expem idias acerca de questionamentos propostos. O coordenador encarrega-se de selecionar a melhor sugesto apresentada, pelo grupo, para a soluo da questo discutida. H nesta tcnica uma fase criativa e outra avaliativa, que permite a anlise de todas as possibilidades. A organizao da ao

divide-se em:exposio do problema por 10 a 15 minutos, lanamento e

seleo idias e sntese.

PRINCIPAIS EVENTOS
Conclave: Evento de carter religioso onde se discutem temas de
ordem tica e regulamentar. Os expositores so religiosos e a O QUE CAUSAM organizao semelhante a um congresso. Concurso Competio: Abrange as reas cultural, cientfica, esttica, esportiva, etc. Um concurso disciplinado por regulamento e coordenado por grupo de especialistas em processo de seleo. necessrio um regulamento que deve conter os aspectos relacionados ao evento como: datas, durao, participantes, jri, procedimentos, critrios de avaliao, recursos, julgamentos e prmios.

PRINCIPAIS EVENTOS
Conferncia: Exposio de um tema de interesse geral, por
especialistas, dirigida a um pblico com bom nvel cultural. A conferncia O QUE CAUSAM similar a palestra, porm mais formal. O diretor da entidade promotora, ou presidente da mesa, procede sua abertura, apresentando ao pblico o conferencista e o tema que ser debatido. Poder ser indicado um moderador, que ajudar o coordenador ou o presidente da mesa, na conduo dos trabalhos. So permitidas perguntas ao conferencistas por parte do pblico, atravs de formulrios. Congresso: Encontro solene, de grande porte com nmero elevado de participantes, promovido por entidades ou associaes de classe, que

pode ter carter regional, nacional ou internacional. Seu objetivo a

apresentao e o debate de assuntos atuais e especficos de determinada categoria.

PRINCIPAIS EVENTOS
A programao do evento poder compor-se de:mesas-redondas,
sesses plenrias, e outros. Em sua maioria os congressos Oreunies QUE CAUSAM realizam-se em perodos regulares. Os trabalhos apresentados, reunidos em conjuntos, so em forma de anais, e so entregues aos participantes. A estrutura operacional : mestre de cerimnias, oradores, painelistas, debatedores, coordenador ou moderador. tradicional a intensa programao social, gastronmica, passeios e comemoraes no decorrer dos congressos. Conveno: Encontro, reunio, assemblia ou similar, realizado esporadicamente com durao mdia de cinco dias, promovido por

associaes de classe ou entidades civis, objetivando o congraamento e

integrao de grupos. Nas convenes, abordam-se temas de interesse especfico atividade profissional dos participantes.

PRINCIPAIS EVENTOS
Na programao incluem-se atividades de lazer, distribuio de brindes e
sorteios. A estrutura operacional composta por: coordenador, orador e O QUE CAUSAM debatedores. Coquetel: Recepo gastronmica de curta durao para comemoraes e promoes de atos e datas significativas, como: apresentao de produtos ao mercado, recepo de pessoas, posse em cargos, casamentos, inauguraes, homenagens, abertura e encerramento de eventos principais. O coquetel caracteriza-se como recepo simples e pela informalidade dos servios, liberdade e descontrao no vesturio dos participantes. Poder substituir ou

antecipar um almoo ou jantar.

PRINCIPAIS EVENTOS
Debate: Apreciao e discusso por vrios debatedores de temas
especficos, geralmente, O QUEcontrovertidos CAUSAM e antagnicos, defendendo pontos de vista diferenciados. Os debates so promovidos por entidade oficial e dirigido para tcnicos e estudantes de maior nvel. O debate dirigido por um mediador, moderador ou coordenador ao qual sero atribudos poderes para assumir posies e simular situaes objetivando ativar discusses entre os participantes. O moderador apresenta o tema, destaca os assuntos a serem debatidos e os objetivos do debate. Em geral a assistncia no participa do debate e pode manifestar-se por aplausos e protestos

moderados.

PRINCIPAIS EVENTOS
Desfile: Evento promovido geralmente por confeces de moda para
apresentao de seus produtos. A promoo de um desfile exige tcnica O QUE CAUSAM especial, pois dever alinhar um pblico selecionado, produtos requintados, escolha de manequins e excelncia dos ambientes onde se realiza. O desfile poder ser realizado em uma passarela, ambiente especial coordenado por um mestre de cerimnias. Entrevista coletiva: Encontro onde o entrevistado faz explanao e logo aps questionado pelos jornalistas. Dependendo do entrevistado as perguntas so previamente submetidas a apreciao. A ordem :sala e cadeiras, servio de alimentos e bebidas, press kit.

PRINCIPAIS EVENTOS
Feiras e Exposies: Eventos de carter comercial e de grande porte,
que renem fornecedores, fabricantes, vendedores, compradores ou O QUE CAUSAM clientes, consumidores ou usurios, entidades de fomento, bancos, entre outros, para estabelecer contatos comerciais, exposies de produtos, servios, apresentao ou lanamentos de novas tecnologias. O objetivo o de proporcionar contatos comerciais. As feiras podem ser fechadas ou abertas ao pblico. Por sua grandeza e complexidade esses eventos podero exigir ampla rea de ocupao e complexidade na montagem. Usa-se a denominao de mostra ou salo que se aplica a eventos com a mesma caracterstica porm de pequeno ou mdio porte.

Conceitua-se tambm como mostra o evento com a finalidade apenas

de divulgar, sendo necessrio materiais como folders, catlogos e brindes.

PRINCIPAIS EVENTOS
Frum: Evento organizado por entidade oficial, para discusso e
debate, de forma O ampla temas especficos e atuais, e com a QUEde CAUSAM participao de elevado nmero de pessoas interessadas ou representantes de setores de atividades ou associaes de classe. O frum dirigido por um coordenador que comanda o grupo de debatedores. Este evento exige ambientes amplos e eficiente infraestrutura de servios de apoio. O frum poder durar vrios dias. Garden Party: Evento promovido, freqentemente no vero, ao ar livre, com incio tarde, prolongando-se at noite. Geralmente realizado junto ao jardim ou piscina, com mesas ao redor do palco ou

tablado e decorao festiva. O cenrio inclui pistas de dana e o cardpio

consiste em petiscos.

PRINCIPAIS EVENTOS
Jornada de trabalho / Encontro tcnico: Eventos peridicos
promovidos por entidades ou classes, com durao de vrios dias, O QUE CAUSAM reunindo grupos de profissionais para apresentao e troca de idias, discusso de temas atuais e de interesse especifico. Estimula a troca de experincias e conhecimentos, em torno de determinado tema. Poder ser realizada em vrios dias, em salas distintas, para abordagens de temas diferenciados. A conduo da ao feita por um coordenador que apresentar a concluso dos trabalhos dos diversos grupos.

PRINCIPAIS EVENTOS
Mesa-redonda: Evento promovido por entidades profissionais, de curta
durao, controlado por um moderador com a participao de um O QUE CAUSAM nmero reduzido, quatro ou oito pessoas, com especialistas para debater coletivamente com tempo limitado e tema preestabelecido. Em alguns casos no trmino do evento elaborado relatrio conclusivo. O pblico poder participar de forma direta ou indireta com encaminhamento de perguntas mesa. A promoo de mesa-redonda feita esporadicamente e no tem continuidade ou freqncia. Oficina: Semelhante ao workshop, no entanto, mais utilizada na rea educacional.

PRINCIPAIS EVENTOS
Painel:Discusso e anlise informal de um problema ou tema prselecionado, de natureza por um palestrante, tcnico ou O QUE tcnica, CAUSAM debatedores, com a participao de um grupo de pessoas. Nos painis nem sempre se obtm a soluo completa dos problemas embora as concluses possam orientar solues e decises. A organizao de um painel obedece ao seguinte roteiro: 1. Definio do tema. 2. Seleo do coordenador ou moderador do painel e dos painelistas ou especialistas no tema a ser abordado, de quatro a oito pessoas. 3. Definio da metodologia de trabalho.

4. Fixao do tempo para discusso e perguntas dos participantes.

PRINCIPAIS EVENTOS
Geralmente o painel desdobrado em duas etapas, com apresentao
e discusso dos painelistas, na primeira e a participao do pblico na O QUE CAUSAM segunda etapa. O perodo de discusso deve ser em mdia 1h30m. 5. Promoo de reunio antecipada entre painelistas e moderador, com definio de atribuies bsicas: a. Apresentar tema e objetivo da reunio ou discusso. b. Apresentar componentes do painel, da esquerda para a direita ou de acordo com o nvel hierrquico dos participantes. c. Informar aos participantes o regimento interno do painel. d. Encerrar o evento dirigindo-se aos painelistas, pblico e

colaboradores.

PRINCIPAIS EVENTOS
O moderador dever empenhar-se para manter a discusso em nvel
elevado contornando eventuais problemas e conflitos. O QUE CAUSAM Palestra: Apresenta caractersticas de uma conferncia, com menor formalidade e com pblico de assistncia reduzida, com noes sobre o assunto. a apresentao de um tema preestabelecido e de interesse especfico, com limitao de tempo de durao. A palestra pode ser proferida sob simples narrativa, por meio de ciclo de palestras, quando participam diversos especialistas. So admitidas perguntas. Utiliza-se essa modalidade, quando se pretende imprimir um carter informal e descontrado ao ambiente, estimulando maior integrao

dos participantes.

PRINCIPAIS EVENTOS
Reunio: Esses eventos so promovidos por empresas ou
entidades. Estabelece contato direto com vrias pessoas, de breve O QUE CAUSAM durao, pauta preestabelecida para discusso de fatos, anlise situacionais e planejamento de atividades e trabalhos. A produtividade da reunio depende do relacionamento pessoal e tcnico entre os participantes e a capacidade de liderana do coordenador, para desenvolver a pauta em andamento dos assuntos. Para maior objetividade e agilidade recomenda-se que as reunies no tenham um nmero maior que 10 pessoas. Dever ser estabelecido um horrio para o incio e trmino dos trabalhos. Recomenda-se lavrar em ata ou

relatrio, os assuntos discutidos com nome dos responsveis e prazos

estabelecidos para o cumprimento das obrigaes.

PRINCIPAIS EVENTOS
Rodada de negcios/ Encontro empresarial: Contato entre
empresrios, consumidores potenciais, compradores e fornecedores de O QUE CAUSAM produtos e servios. Os contatos podero ser previamente agendados e abrangem acordos comerciais, representaes, licenas, explorao de tecnologia, novos empreendimentos, consultoria, apresentao de equipamentos e servios entre outros objetivos. Semana: Encontro semelhante ao congresso onde as pessoas discutem assuntos de interesse comum. A durao de vrios dias e a dinmica a mesma de um congresso.

PRINCIPAIS EVENTOS
Seminrio: um evento tcnico ou profissional regido por um
administrador. Rene pessoas com o mesmo nvel e qualificao, O QUE CAUSAM agrupadas em salas, que discutem aspectos tcnicos de um mesmo tema. Geralmente o seminrio dividido em:exposio, discusso e concluso. Freqentemente contam com um nmero limitado de participantes. Aps a apresentao dos trabalhos promovem-se debates. Nos seminrios so distribudos aos participantes material tcnico para consulta e relatrio resumido da exposio feita pelo palestrante. Um seminrio com caractersticas de curso poder ser desdobrado em vrios mdulos com taxa de matrcula.

PRINCIPAIS EVENTOS
Simpsio: Evento de carter cientfico ou tecnolgico promovido por
entidades profissionais para discusso diferenciadas de um mesmo tema O QUE CAUSAM por especialistas, com participao ativa dos presentes. Tem formatao parecida com mesa-redonda no entanto vrias pessoas abordam diferentes aspectos do mesmo problema. O simpsio poder ser realizado em um ou mais dias. No decorrer do evento podero ser formuladas perguntas por escrito, e ao final realiza-se um debate amplo. No caso de diversos apresentadores, no mesmo dia, caber ao coordenador apresentar cada um e determinar seu tempo de explanao, alm de esclarecer a sistemtica a ser adotada nos trabalhos. No fim do

evento dever ser entregue aos participantes os anais.

PRINCIPAIS EVENTOS
Workshop: Evento voltado ao debate e ao encontro de solues
para casos prticos Os workshops podero ter O apresentados. QUE CAUSAM caractersticas de contatos comerciais de curta durao, sem a participao do pblico, apenas com fornecedores, compradores e clientes. A rigor o workshop objetiva a gerao de negcios. Ele promovido por empresas especializadas, associaes de classe, entre outras. As organizaes ofertantes geralmente oferecem despesas de viagem, transportes, e custos da organizao do evento. Aspectos fundamentais da promoo deste tipo de evento: 1. Estimular vendas

2. Promover contatos.
3. Fazer pesquisa de mercado. Como atividades complementares pode-se oferecer: palestras, atividades de lazer sorteios, brindes e outras.

PRINCIPAIS EVENTOS
(Conf. In Cesca, Cleuza G. Gimenes, Organizao de eventos, 1997) O QUE CAUSAM (Conf. In Zanella, Luiz Carlos, Op.cit.).

BIBLIOGRAFIA

ALLEN, Johnny. Organizao e gesto de eventos. Rio de

Janeiro:Editora O Campus,2003. QUE CAUSAM MARTIN, Vanessa. Manual prtico de eventos. So Paulo:Atlas,2003.