La gestin de documentos

ISO 15489

MANUAL DIRKS

AS 3490

Normativa

La gestin de documentos: normativa

Norma ISO 15489 Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestin de documentos. Fue lanzada en su primera edicin en septiembre de 2001 por el Technical Committee ISO / TC 46, Information and Documentation, Subcommittee SC 11, Archives / Records Management. Esta norma se desarroll en respuesta al acuerdo general entre los pases miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestin de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS 4390.1 1996, AS 4390.2 1996, AS 4390.3 1996, AS 4390.4 1996, AS 4390.5 1996 y AS 4390.6 1996. OBJETIVO: la adecuada gestin de los documentos de archivo de una organizacin. Garantizar que una organizacin sea capaz de crear, conservar, y utilizar los documentos de archivo que necesita.

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Consta de dos partes: 1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una gua sobre como gestionar los documentos de archivo. 2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe tcnico que proporciona una su implantacin. metodologa para

Tanto la parte general como el informe tcnico se aplica a los documentos en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por cualquier organizacin pblica o privada durante el transcurso de sus actividades
El informe tcnico se basa en gran medida en la metodologa DIRKS (Design and Implementation of a Record Keeping System), basada a su vez en la metodologa propuesta por la norma australiana de gestin de documentos antecedente AS 4390. Este informe tcnico puede resultar una buena gua para los gestores de documentos, especialmente para aquellos que necesitan construir e implantar un programa de gestin de documentos partiendo de cero.

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Metodologa ISO 15489 Paso A: Investigacin preliminar. Paso B: Anlisis de la actividades comerciales. Paso C: Identificacin de los requerimientos en materia de gestin de documentos. Paso D: Evaluacin de los sistemas existentes. Paso E: Identificacin de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestin de documentos. Paso F: Diseo de un sistema de gestin de documentos. Paso G: Implementacin de un sistema de gestin de documentos. Paso H: Revisin posterior a la implementacin.

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Paso A: Investigacin Preliminar
El objetivo principal de esta primera etapa es identificar y documentar el papel que juega nuestra organizacin.

Esto es, identificar y documentar su estructura; contextos administrativo, legal, comercial y social en los que opera y principales factores que influyen en sus necesidades de crear y mantener documentos; quedando identificadas siempre posibles reas de riesgos.

Este paso, por tanto, nos proporciona una visin general de: los puntos fuertes y dbiles en las prcticas de gestin de documentos de nuestra organizacin, la actividad que desempea y sus principales partes componentes.

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Para llevarla a cabo, tendremos que realizar las siguientes tareas:

Determinar el alcance de la investigacin.

Recoger informacin desde fuentes documentales y entrevistas. Documentar la investigacin. Preparar un informe final. Y para realizar estas tareas, a su vez, necesitaremos: Acceder a las fuentes de informacin internas (informes anuales, guas internas, manuales de procedimiento, polticas corporativas, etc.) Acceder a las fuentes de informacin externas (legislacin que afecte a la organizacin, normas de gestin de registros y cdigos de las mejores prcticas). Acceder a personal con un alto conocimiento de la organizacin.

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Una vez realizada esta investigacin preliminar, obtendremos: por un lado, un conocimiento de nuestra organizacin y de los contextos en los que opera; por otro, una apreciacin general de la consistencia y debilidad de nuestra organizacin en materia de gestin de documentos; y por ltimo, una base para definir el alcance de nuestro proyecto.

Adems, se convertir en punto de referencia fijo para los siguientes proyectos de gestin de documentos; pudiendo ser mantenida actualizada mediante la incorporacin de cualquier tipo de cambios en el momento en el que se est llevando a cabo.

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La profundidad de la misma depender:

del nivel de conocimiento corporativo del que dispongamos,

de la disponibilidad y actualizacin de informes preexistentes sobre cuestiones relevantes de la organizacin, y del grado de interaccin con el personal de la misma.

TAREA 1.- Determinar el alcance de la investigacin. Debemos identificar antes una serie de cuestiones:

1.- El marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la organizacin.

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2.- Los miembros internos y externos de la misma cuyos intereses debe tener en cuenta. Se trata de personas u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por una decisin o actividad llevada a cabo por nuestra organizacin.

3.- Las normas comerciales, sociales y ticas a las que, la comunidad, espera que nuestra organizacin haga frente. La cultura corporativa no es otra cosa
que el conjunto de valores, actitudes y creencias que comparten los miembros de la organizacin como consecuencia de las prcticas, procedimientos, estructuras y sistemas establecidos desde hace tiempo.

4.- El tipo de trabajo llevado a cabo en la misma.

5.- Su cultura corporativa. Identificar la cultura corporativa de nuestra organizacin nos va permitir tener un conocimiento mucho ms amplio acerca de porqu y cmo trabaja la organizacin de la manera que lo hace. 6.- Y los factores que afectan a sus prcticas de gestin de documentos.

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La manera ms sencilla para recavar, de forma general, toda esta informacin consiste en dar respuesta a una serie de cuestiones:

1.- Identificar la organizacin y su contexto administrativo:

Cul es el nombre de la organizacin? (incluir todos los nombres por los que la organizacin es conocida).

De qu tipo de organizacin se trata?.

Cules son sus caractersticas definitorias?. Cul es su historia? (proporcionar una visin cronolgica del establecimiento de la organizacin y los principales cambios producidos). Cul es su estructura? Dnde estn sus distintas unidades, si las hay, y cul es la actividad llevada a cabo por cada una de ellas?. Tiene la organizacin algn tipo de enlace administrativo con otras organizaciones?.

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2.- Identificar el contexto legal y normativo: Cul es la base oficial de la organizacin y por qu fue establecida? (identificar y documentar el establecimiento de la organizacin y el objetivo por el que fue creada). Qu legislacin afecta a las operaciones que realiza la organizacin?. Existen normas impuestas o adoptadas por la organizacin?.

3.- Identificar el contexto comercial: Qu operaciones realiza la organizacin?.

Est alguna de las reas de nuestra organizacin sujetas a un alto nivel de litigio/riesgo?.
Quines son las principales partes implicadas (principales participantes) en la organizacin?.

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4.- Identificar la cultura corporativa:

Cul es el objetivo de la organizacin?.

Ha sido la organizacin o cualquier aspecto de ella sujeta a alguna auditoria interna o externa?. Posee nuestra organizacin un programa de gestin de riesgos?.

Cmo es la gestin de documentos en la organizacin?.

Cul es la tecnologa utilizada en la organizacin?.

Y por ltimo, Cules son las fuentes utilizadas (registro de fuentes) para llevar a cabo la investigacin preliminar?.

Cuerpo de informacin conciso sobre la organizacin

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TAREA 2.- Recoger informacin desde fuentes documentales y entrevistas. Un paso previo: comprobar si la organizacin no ha participado previamente en algn otro proyecto que haya llevado implcito la realizacin de un anlisis corporativo de la misma; pues en caso afirmativo, ste sera un buen punto de partida.

si sobre la base de este material y nuestro propio conocimiento corporativo no terminamos de documentar el contexto de la organizacin; necesitaremos, por tanto, acudir a las fuentes documentales y a las entrevistas para completar ste.

Las fuentes documentales que podemos consultar pueden ser:

Internas
Externas.

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Fuentes documentales internas: La pgina web de la organizacin. La gran mayora de organizaciones ya poseen un sitio web donde se recoge informacin que puede ser de nuestro inters; como las actividades que realiza, la estructura organizacional, la historia administrativa, etc. Los informes anuales. stos proporcionan resumen de la estructura actual de la organizacin y de sus actividades. Los planes corporativos para identificar los principales objetivos que reflejan las principales funciones de la organizacin. Las polticas y procedimientos internos. Por un lado, las polticas internas reflejan porqu la organizacin lleva a cabo determinadas actividades y, a nivel general, cmo debera hacerlo. Y por otro, los manuales de procedimientos recogen, con un amplio nivel de detalle, cmo debe llevar a cabo la organizacin sus funciones.

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Fuentes documentales externas: Legislacin relacionada con la gestin de documentos. Legislacin relacionada con las funciones administrativas. Regulaciones, normativas o directrices que afecten de forma significativa a la organizacin. Informes y directrices emitidas por una auditoria, atencin de quejas o reclamaciones u otras entidades de investigacin. Normas relevantes para la organizacin. Un ejemplo de ellas pueden ser los cdigos de prcticas, las normas tcnicas, los protocolos, etc. El cumplimiento de este tipo de normas puede venir impuesto por ley o ser adoptada de manera voluntaria por la organizacin.

Una vez recogida la informacin necesaria de las fuentes documentales que nos proporcione la organizacin, el paso siguiente sera validarla mediante una entrevista con el personal de la misma.

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Antes de realizar la entrevista se asume, dado los pasos previos, que ya debemos tener un conocimiento general de las funciones y estructura de la organizacin.

El proceso a seguir para realizar la entrevista es el siguiente: Determinar a quin vamos a entrevistar. La forma ms adecuada para decidir esto, es mediante la utilizacin del organigrama de la organizacin. De esta manera tendremos una visin global de las reas operacionales de la misma y entrevistaremos al menos a una persona de cada rea.

Decididas las personas que van a ser entrevistadas, el siguiente paso sera la realizacin de un informe que debera circular por todo el personal identificado como entrevistado potencial y que incluira:

- Una explicacin de quines somos y cul es el nombre del proyecto que vamos a desarrollar.

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- Una descripcin de los resultados que esperamos obtener del proyecto; siempre enfatizando en los beneficios que ste va brindar a la organizacin. - Una indicacin acerca de porqu han sido seleccionados los entrevistados. - Una identificacin del tipo de informacin que estamos buscando. - Una solicitud a los entrevistados para que consideren algunos aspectos antes de ser entrevistados; como por ejemplo las funciones, actividades y transacciones realizadas por el rea funcional y su encaje dentro del objetivo y estructura de la organizacin; cualquier requerimiento legal o de gestin de documentos; los documentos que resultan de las funciones y actividades de la organizacin; y la opinin del entrevistado acerca de cunto tiempo son requeridos los documentos que utilizan.

- Una anotacin donde se recoja el tiempo que durar la entrevista.

- Y por ltimo, un agradecimiento, al posible entrevistado, por su cooperacin.

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Organizar la entrevista . En esta fase determinaremos el tiempo que vamos a emplear para realizar cada entrevista; siempre incluyendo un tiempo prudencial para escribir anotaciones al final de cada una. Preparar las cuestiones. Dependiendo del estilo en el que nos encontremos ms cmodos; sta, ser una tarea ms o menos estructurada. Independientemente del estilo que decidamos, es importante que desarrollemos un listado de cuestiones a realizar. En nuestro caso sera conveniente que estas cuestiones abarcaran: - tanto las actividades de la organizacin - como los documentos a los que dan lugar cada una de ellas. Conducir la entrevista. Debemos llegar a un acuerdo con el entrevistado acerca del lugar donde vamos a llevarla a cabo. Adems debemos considerar tambin la posibilidad de poder utilizar una grabadora; siempre bajo el consentimiento del entrevistado.

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El hecho de utilizar una grabadora durante la entrevista, nos va permitir centrarnos ms en lo que dice el entrevistado y no intentar ir tomando nota durante la sesin.

Una vez finalizada la entrevista, adems de agradecer al entrevistado su cooperacin, debemos mencionarle la posibilidad de acudir de nuevo a l para clarificar cualquier tipo de informacin que no haya quedado suficientemente clara. Redactar notas. La redaccin de las notas debe realizarse de manera inmediata al termino de la entrevista, pues es en ese momento cuando la informacin est fresca en nuestra memoria. En el caso de haber utilizado grabadora esta cuestin pierde importancia.

Por ltimo, deberamos anotar tambin el nombre de la persona entrevistada, su posicin y la fecha de la entrevista.

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TAREA 3.- Documentar nuestra investigacin. Se trata de reunir un registro que identifique todas las fuentes consultadas en nuestra investigacin preliminar y un conjunto de notas relacionadas con cada una de stas.

Este paso es de especial importancia, pues muchas de la fuentes usadas durante la investigacin preliminar sern usadas otra vez para analizar las actividades de la organizacin (Paso B) e identificar requerimientos en materia de gestin de documentos (Paso C). TAREA 4.- Preparar un informe. El resultado de la investigacin preliminar debe quedar plasmado en un informe donde quede identificado:

- Las actividades que realiza la organizacin. - La estructura de la misma.

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- El tipo de riesgos a los que est expuesta. . - Algunas percepciones sobre el papel que juega en sta la gestin de documentos. - Los puntos dbiles y fuertes de los sistemas de informacin y gestin de documentos. - El nivel de dedicacin a la gestin de documentos. - Las opciones para llevar a cabo el resto del proyecto.

- Las fuentes requeridas para los proyectos propuestos.

El informe debe recoger, por tanto:

- tanto los principales resultados de la investigacin preliminar,

- como desarrollar recomendaciones acerca del alcance, realizacin y viabilidad del proyecto de gestin de documentos.

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Paso B: Anlisis de la actividad de la organizacin
Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra organizacin, identifique qu es lo que hace sta y cmo lo lleva a cabo.

El resultado de este anlisis, a nivel general, nos va a indicar la relacin existente entre las actividades de la organizacin y los documentos que son productos y evidencias de las mismas.

Antes de comenzar, tendremos que haber asumido muchos de los resultados obtenidos en el paso anterior (investigacin preliminar); es decir, debemos: Tener un conocimiento general de la organizacin y los contextos en los que opera, y tener una apreciacin general de los puntos dbiles y fuertes de la organizacin en materia de gestin de documentos.

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Adems tambin debemos: Obtener un apoyo de la direccin para realizar el anlisis de las actividades de la organizacin, y determinar si la organizacin ha analizado y documentado previamente sus actividades y procesos. En definitiva, el objetivo de este paso es establecer un modelo o representacin de las actividades llevadas a cabo en la organizacin: un modelo de cmo trabaja sta.

Para ello existen dos tipos de anlisis tiles: el anlisis jerrquico/funcional: proporciona la base para el desarrollo del sistema de clasificacin de la actividad de la organizacin y el anlisis de procesos: proporciona la base para el desarrollo del mapa de procesos de la misma en el segundo.

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Complementando ambos enfoques, para realizar el anlisis de la actividad de una organizacin tendremos que identificar: Sus principales objetivos y estrategias para conseguirlos. Las funciones generales que se encargan de respaldar los objetivos y estrategias. Las actividades que contribuyen al cumplimiento de las funciones. Los grupos de transacciones o procesos que contribuyen a la realizacin de cada una de las actividades. Los documentos generados en cada una de las transacciones realizadas.

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Anlisis de las funciones, actividades y transacciones de nuestra organizacin. Objetivos y estrategias

Funcin

Funcin

Activida d

Activida d

Mismo proceso

Transaccin

Transaccin

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Etapas del anlisis de la actividad de la organizacin ETAPA 1.- Recoger informacin desde fuentes documentales y entrevistas. Para llevar a cabo esta etapa, es importante usar el registro de fuentes consultadas realizado en el paso anterior. Muchas de estas fuentes nos van a proporcionar informacin muy importante acerca de que es lo que hace nuestra organizacin y cmo lo hace. Tal es el caso, por ejemplo, de: los manuales de procedimientos (fuente de informacin interna) que recogen desglosados todos los procedimientos llevados a cabo en la organizacin. la legislacin (fuente de informacin externa) que obliga a la organizacin a realizar determinadas funciones, actividades y tareas.

Este proceso, sera conveniente que se completara con la realizacin de una serie de entrevistas a las personas encargadas de realizar cada una de estas funciones y actividades.

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ETAPA 2.- Identificar y documentar cada funcin, actividad y transaccin . Los pasos recomendados a seguir: Usar las fuentes para identificar los objetivos y estrategias de la organizacin. Conceptualizar las funciones generales de la organizacin. Identificar las actividades que componen cada una de las funciones documentadas anteriormente. Identificar las transacciones asociadas con cada actividad. La identificacin de transacciones puede seguir un doble camino; por un lado podemos usar las fuentes escritas y las entrevistas, y por otro, el anlisis de los procesos de trabajo.

Identificar los documentos generados como fruto y evidencia de las transacciones detectadas en el paso anterior.
Comprobar, con el personal de la organizacin, los resultados obtenidos.

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ETAPA 3.- Desarrollar el sistema de clasificacin de la actividad desarrollada por la organizacin y el mapa de procesos de la misma.

En un principio se listaran las funciones; dentro de stas, se recogeran las actividades en las que se descomponen; y a su vez, cada una de stas, podran descomponerse en transacciones (mapa de procesos).

Grficamente, la estructura del sistema de clasificacin sera la siguiente:

de cada funcin (1er nivel)

colgaran las actividades relacionadas con sta (2 nivel), y de cada actividad (enlazada a la funcin) colgaran a su vez las transacciones y procesos necesarios para llevar a cabo cada una de stas (3er nivel).

El nmero de niveles del sistema depender siempre de la complejidad de las funciones realizadas por la organizacin y del tamao de sta. Por tanto, reflejar la simplicidad o complejidad de la organizacin de la que se derive.

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El sistema de clasificacin debe incluir tambin informacin sobre: Legislacin u otras fuentes que avalen o sustenten las funciones y actividades. Riesgos asociados con cada funcin y actividad: se trata de los hechos que exponen a la organizacin a consecuencias perjudiciales.

Por ejemplo, el hecho de que una organizacin no sea capaz de justificar una decisin o de saber cmo se tom, puede implicar prdidas financieras, enfado del pblico que se traduzca en litigios, etc.
Anlisis de la actividad de una organizacin: etapas. Recoger informacin desde fuentes documentales y entrevistas. Identificar y documentar cada funcin, actividad y transaccin. Desarrollar el sistema de clasificacin de la actividad desarrollada por la organizacin. Desarrollar el mapa de procesos de la organizacin.

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Paso C: Identificacin de requerimientos en materia de gestin de documentos. Este paso de la metodologa ISO 15489 persigue un doble objetivo: Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organizacin para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus actividades. Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y fcilmente mantenible.

Estos requerimientos se derivan de un anlisis sistemtico de:

Las necesidades internas de la organizacin. Las regulaciones externas impuestas por las leyes y normas nacionales e internacionales. Las mejores prcticas de gestin de documentos. Las expectativas de la sociedad o comunidad en general.

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Objetivo principal (establecimiento de los requerimientos de una organizacin) garantizar y guardar la evidencia de sus actividades

Ser la naturaleza de la organizacin y el contexto en el que opera lo que dicte:

Si es necesario crear evidencia de sus actividades.

Qu tipo de evidencia es necesario crear. Qu forma debe tomar esta evidencia. Cunto tiempo debera ser retenida.

Qu acceso debera ser proporcionado a sta a travs del tiempo.

Los requerimientos funcionales lo que hacen es describir lo que debe hacer el sistema de gestin de documentos; es decir, describe el qu? pero no el cmo?.

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De forma general, podemos deducir que existen dos tipos de requerimientos funcionales: Requerimientos internos; implicados por el entorno comercial o sociopoltico en el cual opera la organizacin. Requerimientos externos; definidos explcitamente en leyes, normativas y otros instrumentos de autoridad.

Todos estos requerimientos harn referencia a necesidades especficas de las que habr que guardar evidencia; por ejemplo: La creacin de un documento.
Su retencin durante un perodo especfico. Su disposicin. Sus condiciones de acceso. Su contenido.

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En resumidas cuentas, la identificacin de los requerimientos de una organizacin proporciona la base para:

La creacin, mantenimiento y disposicin de documentos.

El diseo de sistemas que capturen y mantengan documentos. Medir el funcionamiento de los sistemas existentes. Etapas en la identificacin de requerimientos funcionales ETAPA 1.- Analizar fuentes de informacin relevantes .

En la siguiente transparencia

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Anlisis de fuentes de informacin relevantes.

Fuentes de informaci n internas

Fuentes de informaci n externas

Investigacin previa sobre requerimientos funcionales. Anlisis llevado a cabo para el diseo e implementacin de otros sistemas de informacin. Tablas de disposicin. Polticas corporativas, guas internas, manuales de procedimiento, programas de control de calidad, etc.

Personal de la organizacin

Legislacin que afecte a la organizacin. Normas internacionales de gestin de documentos.

Directivos. Encargados del funcionamiento de la organizacin. Auditores y especialistas en leyes. Encargados del control de calidad.

Las mejores prcticas de gestin de documentos.

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ETAPA 2.- Identificacin de requerimientos legales / normativos, operacionales y sociales.

ETAPA 2.1.- Identificacin de requerimientos legales / normativos .

Para determinar los requerimientos legales a los que debe hacer frente nuestro sistema de gestin de documentos, debemos estudiar a fondo las fuentes legales que afectan a las funciones y actividades de nuestra organizacin.

Muchas posibilidades: Si estas fuentes legales estn disponibles online, una buena forma de localizar
referencias explcitas a la gestin de documentos consiste en realizar bsquedas con trminos tales como: documentos, evidencia, custodia, conservacin, etc. De esta forma, vamos a acceder a informaciones que nos van a permitir ir desarrollando requerimientos funcionales legales. en el caso de que las fuentes legales estn impresas, tendremos que leerlas en su totalidad con el objetivo de ir localizando requerimientos legales implcitos en el texto.

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podramos tambin examinar las polticas corporativas y procedimentales y realizar una entrevista al personal que est familiarizado con la legislacin, directivas formales y normas de la industria relevantes.

Los requerimientos implcitos son ms difciles de averiguar; adems se trata de un ejercicio que consume bastante tiempo.

Por esta razn, chequear cuidadosamente la legislacin relevante, directivas, normas, etc. se ha convertido en un paso esencial en el proceso de identificacin de requerimientos.

Algunos ejemplos: Algunas fuentes legales pueden hacer referencia a que un documento en particular
debe ser guardado y estar accesible slo para ciertas personas o grupos. Otras fuentes pueden hacer referencia al contenido del documento y decir cuanto tiempo debe retenerse el mismo.

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ETAPA 2.2.- Identificacin de requerimientos operacionales. Para identificar este tipo de requerimientos, tendremos que examinar atentamente, si existen, polticas y directrices internas y manuales de procedimiento.

Tambin, al igual que en el caso anterior, sera necesario entrevistarnos con el personal experto en este rea de la organizacin y determinar porqu son creados y retenidos los documentos.

Ejemplo:
El caso de organizaciones que gestionen su presupuesto: tendremos que identificar automticamente un requerimiento que haga y guarde evidencia de la recepcin y gasto del mismo.

Ahora bien, en caso de que se produzcan cambios en las necesidades o prcticas de la organizacin, ser necesario volver a evaluar e identificar estos requerimientos de forma que permitan seguir manteniendo evidencia de las operaciones que sta realiza.

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ETAPA 2.3.- Identificacin de requerimientos sociales . Las expectativas de la comunidad pueden dar lugar a requerimientos de gestin de documentos que estn o no reflejados en los requerimientos legales u operacionales anteriormente identificados.

Todas estas visiones de la comunidad pueden afectar de manera informal a la poltica de la organizacin.

Es difcil discernir que evidencia debera crear y guardar la organizacin para satisfacer las expectativas de la comunidad a la que sirve. ETAPA 3.- Documentar los requerimientos identificados. Identificados los requerimientos, hay que documentarlos para poder utilizarlos:
Evaluar los sistemas de gestin existentes en la organizacin (Paso D). Desarrollar estrategias de gestin de documentos (Paso E). Disear sistemas (Paso F).

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El formato a utilizar para desarrollar los requerimientos debe ser un formato fcil de mantener, ya que los requerimientos tienden a cambiar y tendremos que corregirlos y actualizarlos peridicamente.

Hay mltiples opciones para documentar los requerimientos: Tablas y plantillas realizadas con procesadores de texto. Hojas de clculo. Bases de datos.

Independientemente de la opcin que elijamos, vamos a tener que decidir tres cuestiones:
1.- Qu tipo de informacin vamos a registrar.
2.- Cmo debera ser estructurada. 3.- Cmo vamos a representar los enlaces entre cada requerimiento y la funcin, actividad o transaccin a la que se aplica.

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Aunque depende del nmero y complejidad de los requerimientos desarrollados en nuestra organizacin, normalmente debemos incluir alguna o toda la informacin que recogemos a continuacin: El nombre / ttulo de la fuente, incluyendo alguna referencia (por ejemplo, el ttulo y nmero de la legislacin, el ttulo y detalles de la publicacin o el nombre y posicin del informante). La fecha en la que la fuente entre en vigor (por ejemplo, la fecha de publicacin o la fecha de sustitucin). Una descripcin de la fuente, aclarar del tipo de fuente del que se trata: legislacin, directiva, norma de la industria, norma de las mejores prcticas de gestin de documentos, poltica interna, expectativas de la comunidad, etc. El prrafo, clusula, seccin o pgina especfica de la fuente en donde aparece el requerimiento, ya sea ste implcito o explcito. Un comentario general sobre cmo el requerimiento cubre una situacin especfica de la organizacin, identificndose el documento implicado. Se trata de la descripcin del requerimiento en s.

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La necesidad evidencial que cubre el requerimiento (por ejemplo, el contenido, la forma y la calidad del documento o su creacin, retencin, disposicin o acceso). La funcin, actividad o transaccin a la que se aplica el requerimiento. Los posibles riesgos de no hacer frente al requerimiento (resultado de algn anlisis de riesgos). Etc.

Nuestra organizacin puede estar expuesta a riesgos si no:

Se crean los documentos desde el principio. Se capturan y gestionan los documentos en un sistema de gestin de documentos. Se almacenan / guardan los documentos. Se destruyen los documentos cuando ya no son requeridos. Se asegura que los documentos permanezcan accesibles y legibles a lo largo del tiempo.

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En caso no hacer frente a los requerimientos, las organizaciones pueden:
Poner en peligro una actividad vigente o futura. Poner en peligro su capacidad de defenderse ante posibles reclamaciones.

Provocar una publicidad o reaccin adversa de la comunidad.

Etc.
Establecimiento de Requerimientos Funcionales.

ANLISIS E IDENTIFICACIN
de

Contextos en los que opera nuestra organizacin.

Funciones, actividades y transacciones de nuestra organizacin.

Fuentes de informacin tanto internas como externas.

Riesgos en materia de gestin de documentos.

establecimiento de

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

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Una vez identificados los requerimientos, vamos a obtener: Un conocimiento de los requerimientos de la organizacin para crear y guardar documentos como evidencia de sus actividades (listado de requerimientos). Una apreciacin del grado de exposicin de la organizacin a los riesgos relacionados con la evidencia anlisis de riesgos (p.e.: prdida de documentos de valor). Un marco de trabajo intelectual que soporta o respalda las decisiones de valoracin y las acciones de disposicin. Una apreciacin de las limitaciones organizacionales (p.e.: cultura interna, factores tecnolgicos y econmicos o factores sociopolticos externos) que influyen en como pueden hacerse frente a estos requerimientos. Un indicador de rendimiento para evaluar si el sistema de gestin de documentos actual de nuestra organizacin puede hacer frente a estos requerimientos (Paso D). Una base para determinar, dentro de la variedad de estrategias de gestin de documentos, cul es la que mejor permite a nuestra organizacin hacer frente a estos requerimientos (Paso E).

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La base para el desarrollo de especificaciones funcionales para los sistemas de gestin de documentos, incluyendo productos software (Paso F). Paso D: Evaluacin de los sistemas existentes El objetivo principal: comprobar si nuestra organizacin posee algn sistema de gestin de documentos o cualquier sistema de gestin de informacin que proporcione evidencia de sus transacciones.
Evaluacin de los sistemas existentes en nuestra organizacin

Identificacin de los sistemas de gestin de documentos.

Anlisis de los mismos.

Preparacin de informe. Paso D

En caso de que existan, que ser en la mayora, realizaremos una comparativa con los requerimientos establecidos en el paso anterior; de esta manera revelaremos el grado de cumplimiento de estos sistemas con respecto a los requerimientos en materia de gestin de documentos establecidos por la organizacin.

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Evaluacin de los sistemas existentes ETAPA 1.- Identificar los sistemas de informacin existentes en nuestra organizacin. Los sistemas de gestin de informacin con los que podemos encontrarnos en nuestra organizacin:

pueden estar basados en documentos en papel totalmente,

exclusivamente electrnicos o tambin podemos localizar sistemas hbridos.

Existe una gran variedad de tcnicas o formas que nos van a permitir detectar o identificar los sistemas de gestin de informacin existentes en nuestra organizacin; aunque una muy intuitiva es la Identificacin de tipos documentales precisos (documentos contables, de la correspondencia, etc.)

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Cada una de estas colecciones de documentos normalmente suele estar gestionada por un sistema de gestin diferente. ETAPA 2.- Analizar los sistemas existentes . Objetivo: identificar en qu medida estos sistemas satisfacen las necesidades de evidencia de nuestra organizacin. ETAPA 3.- Preparar un informe como resultado de la identificacin y anlisis de los sistemas de gestin de informacin existentes en nuestra organizacin. Es muy importante que todo lo recogido en los dos puntos anteriores quede plasmado en un informe global antes de que se vaya a comenzar a disear o redisear los sistemas existentes. Este informe en principio debe recoger:
Un breve sumario del anlisis realizado. Un listado con los puntos fuertes y dbiles de los sistemas. Una informacin detallada acerca de que debe realizar el sistema para satisfacer cada uno de los requerimientos establecidos en materia de gestin de documentos.

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Paso E: Identificacin de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestin de documentos.
Con este paso pretendemos determinar cules seran las polticas, prcticas, normas, herramientas, etc. que debera adoptar nuestra organizacin para remediar los puntos dbiles detectados en el paso anterior (paso D) y as, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C. Para elegir la estrategia debemos
Identificacin de estrategias en materia de gestin de documentos

tener en cuenta diversos aspectos: La naturaleza de nuestra organizacin. El tipo de actividades que lleva a cabo. Su soporte tecnolgico. Su cultura corporativa. Las restricciones externas.

Identificacin de estrategias a aplicar. Identificacin de las estrategias ms adecuadas.

Evaluacin de los factores a favor o en contra de las estrategias. Seleccin de la/s estrategia/s ms adecuada/s.

Paso E

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Pasos a seguir a la hora de determinar que estrategia vamos a aplicar PASO 1.- Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestin de documentos. Podemos hablar de cuatro amplios enfoques que pueden ayudar a nuestra organizacin a satisfacer sus requerimientos de gestin de documentos:

1.- Enfoque basado en polticas:

Esta estrategia implica el establecimiento y promulgacin de principios que ejerzan influencia en la gestin de documentos dentro de la organizacin: polticas corporativas, instrucciones, directivas u otros instrumentos.
Por ejemplo, una poltica corporativa puede estipular:

que los empleados de una organizacin creen registros de cada transaccin llevada a cabo usando sistemas de informacin electrnica para dejar as una evidencia de la misma;
o tambin puede prohibir a stos borrar o eliminar un documento a menos que est autorizada la accin segn la tabla de disposicin.

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2.- Enfoque basado en el diseo: Este enfoque se aplica principalmente a los componentes tcnicos de los sistemas de gestin de documentos .
Por ejemplo, una poltica corporativa puede estipular: podemos disear un interfaz grfico de usuario basado en las actividades desarrolladas por nuestra organizacin de tal manera que cuando un empleado seleccione la actividad se inicien las aplicaciones necesarias y los documentos resultantes se etiqueten con informacin aplicable a esta actividad; tambin podemos disear aplicaciones que capturen automticamente tantos metadatos como sea posible, prevenir la eliminacin de documentos sin autorizacin, vincular tablas de disposicin a los documentos para almacenarlos o migrarlos / transferirlos

Por estas razones, es importante la colaboracin de los archiveros / gestores de documentos con los especialistas en tecnologas de la informacin / informticos.

La mayora de las organizaciones optan por software disponibles comercialmente. Aunque esta estrategia puede tambin usarse para adaptarlos cuando sea posible.

La gestin de documentos: normativa

Para acabar con la diferencia entre lo que ofrece el mercado y lo que realmente necesitamos desde las organizaciones para gestionar nuestros documentos, resulta conveniente ir informando continuamente a los vendedores de software sobre los requerimientos a los que deberan hacer frente sus productos; influenciando as en su desarrollo. 3.- Enfoque de implementacin especfica (soluciones prcticas orientada a usuarios soluciones ad-hoc): Se trata de desarrollar hardware; y puede ser una configuracin fsica de software y

intrusiva (donde los empleados se encargaran conscientemente de las tareas de gestin de documentos) o invisible (donde la gestin de documentos sucedera como parte de una rutina). Un aspecto muy importante a tener en cuenta en este enfoque es la formacin de nuestro personal, especficamente la formacin continua; ya que excepto en el caso de las tareas altamente automatizadas, stos tendrn que ir tomando algunas decisiones sobre la marcha relacionadas con la gestin de los documentos.

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4.- Enfoque de desarrollo e implementacin de normas:

Por ejemplo: normas para el almacenamiento de documentos, normas de aplicacin para facilitar el intercambio de informacin y otros datos, normas para establecer un control intelectual sobre los documentos.

etc.
PASO 2.- Identificar las estrategias ms adecuadas a nuestras necesidades de gestin de documentos. PASO 3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopcin de estas estrategias. PASO 4.- Adoptar la estrategia ms adecuada. Mejor solucin: Solucin mixta

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Paso F: Diseo de un sistema de gestin de documentos Un buen sistema necesitar: una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas, tecnologa, etc.) y su desarrollo implicar: el diseo de cambios en los sistemas, procesos y prcticas actuales; la adaptacin o integracin de soluciones tecnolgicas y la determinacin de cul es la mejor forma de incorporar estos cambios para mejorar la gestin de documentos de nuestra organizacin.

A lo largo de toda esta etapa tendremos que ir comparando los elementos del diseo con los requerimientos de gestin, preguntando a los usuarios sobre los elementos que les afectan y haciendo los cambios de diseo oportunos hasta que queden satisfechas estas necesidades.

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Lgicamente, los pasos a seguir en el diseo del sistema, dependern de la estrategia o enfoque que hayamos seleccionado en el paso anterior. As, podremos decidir:

1.- Revisar las polticas y procedimientos existentes relacionados con la gestin de documentos de nuestra organizacin.

2.- Mejorar la funcionalidad de los sistemas de gestin de informacin de la organizacin e incrementar la formacin de los responsables de la gestin de documentos.

3.- Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestin para reas de alto riesgo de nuestra organizacin.

4.- Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestin para la organizacin en su totalidad.

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Diseo de un sistema de gestin de documentos

Establecimiento/mantenim iento de las polticas de gestin de documentos. Asignacin de roles y responsabilidades. (Re)diseo de los procesos de trabajo. Produccin de informacin.

Diseo de un sistema electrnico o hbrido.

Desarrollo de guas de gestin de documentos y procedimientos.

Realizacin de revisiones. Desarrollo de un plan de formacin.

Preparacin del plan inicial de implementacin. Paso F

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Paso G: Implementacin del sistema de gestin de documentos Se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad e inversin econmica.

No obstante, cualquier tipo de riesgo queda solventado si aplicamos una metodologa pormenorizada como la que aqu hemos desarrollado.

Paso H: Revisin posterior a la implementacin. Evaluacin del sistema y comprobacin de la viabilidad del mismo
Una vez implementado el sistema y tras un perodo prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo. -------- Detectar posibles deficiencias con la intencin de ir subsanndolas.

Este chequeo se ir realizando de forma peridica, ya que pueden ir surgiendo nuevos procesos o actividades, que se traduzcan en nuevas necesidades de gestin de documentos en nuestra organizacin, que no sean satisfechas con lo que en un principio se desarroll.

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Por esta razn, para evaluar el sistema y su viabilidad en el transcurso del tiempo, ser necesario que se lleven a cabo peridicamente los pasos C a H de esta metodologa ISO.