Lineamientos metodolgicos para la construccin de indicadores de desempeo

Curso: Planificacin Estratgica y construccin de indicadores de desempeo en el sector pblico

Secretara Tcnica de Administracin Presupuestaria ILPES/CEPAL

San Jos, Costa Rica

Marianela Armijo Roberto Jimenez

INDICADORES DE DESEMPEO
Que indica o sirve para indicar

Del latn Indicare, significa: Mostrar o significar algo, con indicios y seales
Real Academia de la Lengua

INDICADORES DE DESEMPEO
Es una herramienta que entrega informacin cuantitativa respecto del logro o resultado en la entrega de productos (bienes o servicios) generados por la institucion, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos.

10 pasos bsicos para construir indicadores

1.
Establecer las definiciones estratgicas como referente para la medicin Establecer las reas de desempeo relevantes a medir 6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medicin Sealar la fuente de los datos Establecer supuestos (observaciones) Evaluar: establecer referentes comparativos y establecer juicios

2.

7. 8.

3.

Formular el indicador para medir el producto u objetivo y describir la frmula de clculo.

Validar los indicadores aplicando criterios tcnicos Recopilar los datos

4.

8.

10.

Comunicar e Informar el desempeo logrado

1. Establecer las definiciones estratgicas como referente para la medicin del desempeo

PRIORIDADES INSTITUCIONALES MISION VISION OBJETIVOS ESTRATEGICOS

ASPECTOS ESTRATEGICOS INSTITUCIONALES

Institucin: INSTITUTO COSTARRICENSE DEL DEPORTE Y LA RECREACION MISION: Misin: Promover en la poblacin en general estilos de vida activa por mediio de la prctica peridica del ejercicio fsico, el deporte y la recreacin en todas sus manifestaciones. PROPOSITO, RAZON DE SER Visin: Ser una institucin integradora y promotora del deporte y la recreacin en las regiones del pas QUE con liderazgo y capaz de coordinar y articular esfuerzos en las comunidades para el desarrollo de programas. Programas Presupuestarios: PARA QUIENES Monto Presupuestario RESULTADO ESPERADO PARA LA Nombre del Programa (en millones de colones ) Participacin relativa de C/ u CIUDADANIA1.683,90 Deporte y Recreacin 0,32 Direccin Superior 1.175,40 0,23 Gestin de Instalaciones 2.334,20 0,45 TOTAL 5.193,50 1,00

Prioridades institucionales: Las entidades gestoras tendran oportunidad de recibir apoyo para sus actividades deportivas recreativas Ampliar las oportunidades de participacin en programas y servicios regionales, garantizando un mayor a Las instalaciones deportivas y recreativas estarn al servicio de la poblacin para el desarrollo de eventos Garantizar que la nueva infraestructura deportiva y recreativa este concebida bajo los principios de iguald en beneficio de mejores oportunidades de uso y aprovechamineto de stas por parte de la poblacin. VERpara GUIA, PRESENTACIONES Personal con mayor y mejor formacin, siendo sta la clave el mejoramiento de los programas y se por parte de los distintos actores que participan en el fomento del deporte, la recreacin y ejercicio fsico Objetivos estrategicos:

Aumentar la oferta de programas en deporte, recreacin y ejercicio fsico que permitan mayor incorpora los diferentes sectores de la poblacin (niez, adolescencia, persona joven, adulto y adulto mayor) en bu Incrementar la participacin en el deporte, recreacin y ejercicio fsico adaptado para la poblacin con dis Mejorar el rendimiento deportivo de LLEGAR, los atletas de Asociaciones y Federaciones de Representacin Naci DONDE QUEREMOS de Costa Rica en las Competencias Internacionales Oficiales RESULTADO ESPERADO Lograr que las comunidades cuenten con personal capacitado y calificado para el de desarrollo de proyectos y programas en deporte y recreacin. Mejorar el uso y el aprovechamiento adecuado en las instalaciones del Icoder que facilite el incremento de personas que realicen deporte, recreacin y ejercicio fsico en todas sus manifestaciones. Lograr que la construccin de instalaciones nuevas para el deportivas y recreativas cumplan con los esta que garantice el servicio de uso a la poblacin.

Indicadores de resultado: Porcentaje de usuarios que prctica deporte, recreacin y ejercicio fsico adquieren estilos de vida activo

MIDE EL EFECTO O IMPACTO DE LA MISION, OBJETIVO ESTRATEGICO, CAMBIO EN LA CONDICION DEL BENEFICIARIO

2.

Establecer las reas de desempeo relevantes a

medir
Productos Resultados

Proceso productivo

Proceso 2

Proceso 3 Productos Estratgicos (Bienes y Servicios)

Proceso 1

Proceso 4

Insumos Y Recursos

2. Establecer las reas de desempeo

relevantes a medir
AMBITOS DE CONTROL
PROCESO D I M EFICACIA E N EFICIENCIA S I ECONOMA O N CALIDAD E S PRODUCTO RESULTADO

2. Establecer las reas de desempeo relevantes a

medir

AMBITOS DE CONTROL:

INSUMO, PRODUCTO, PROCESO, RESULTADO

DIMENSIONES DE DESEMPEO

EFICACIA, EFICIENCIA, ECONOMIA, CALIDAD

Economa

Eficiencia

Eficacia

Eficacia

$$

Insumos

Procesos

Productos

Resultados

Costo Efectividad

INSUMO

PROCESO

PRODUCTO

RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL
HAY ALGUNA MEJORIA

CUANTOS RECURSOS OCUPAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS

QUE HACEMOS

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE, USUARIOS Porcentaje de viviendas con estndares de calidad en la normal Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

COMO CAMBIAN LAS CONDICIONES INICIALES

I N D I C A D O R E S T I P O

Costos planilla Costos unidades de productos Nmero de funcionarios Licitaciones realizadas Actividades

Costo por vivienda Costo por kilmetro construido Tiempo de respuesta inspecciones Gasto administrativo/ Gasto Total Gasto Ejecutado/Gasto programado

Nmero de viviendas Kilmetros construidos Inspecciones realizadas

Disminucin del dficit habitacional Provincia X Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccin por calidad y entorno

Insumos Inptus

Eficiencia Calidad Economa

Eficacia (Cobertura, Focalizacin) Calidad

Eficacia (Cobertura, Focalizacin) Eficiencia Calidad

Eficacia Eficiencia Calidad

U S O I N F.

Sistema de Informacin Interna Entidades Contralora

Presupuesto
(Productos Finales) Sistema de Informacin Interna (Productos Intermedios)

Presupuesto
Sistema de Informacin interna (Productos intermedios, Productos finales, no relacionados con O.Estratgicos)

Presupuesto Sistema de Informacin Directivo

Presupuesto Sistema de Informacin Directivo ORGANISMO DE PLANIFICACION

UNA VEZ QUE SE TIENE CLARIDAD SOBRE:

Cules son los aspectos relevantes que deben ser medidos Qu mbitos se van a medir Cules dimensiones

Corresponde construir cada uno de los indicadores

3. Formular el nombre del indicador y la frmula de clculo.

El nombre del indicador debe ser lo ms ilustrativo posible de lo que se quiere medir, y la frmula debe permitir informar sobre los parmetros o variables que se estn midiendo

Nombre del indicador

Debe ser claro, preciso y autoexplicativo Que cualquier persona entienda qu se mide con ese indicador Si se usan siglas o aspectos tcnicos, deben definirse en una nota explicativa Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS Nota: ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizaje instrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condiciones de baja visibilidad.

Sentido de la medicin

Indicador ascendente o descendente Mientras ms aeropuertos tenga ILS es mejor, por lo tanto, el indicador es ascendente En general:
Los indicadores de cobertura, focalizacin, accesibilidad, cumplimiento de programas de trabajo, etc. son ascendente. Los indicadores de tiempos promedio de respuesta a los usuarios son descendentes. Los indicadores que miden capacidad de utilizacin de recursos son ascendentes Los indicadores que miden errores son descendentes Los indicadores que miden satisfaccin de usuarios son ascendentes

3. Frmula de clculo

La relacin matemtica de las variables deben entregar como resultado lo que se defini en el nombre (Total de aeropuertos con sistema ILS / Total de aeropuertos del pas) * 100

INSTITUCIN: PANI PROGRAMA O SUBPROGRAMA: Actividades Centrales

Nombre, OBJETIVO(S) ESTRATGICO(S) INSTITUCIONAL(ES):

Productos Objetivos Estratgicos
Indicador (Producto, Resultado Intermedio , Resultado Final) Eficacia, Eficiencia, Calidad, Economa Frmula

Metas
Metas del Indicador Monto Estimacin Recursos Presupuestarios (millones de colones)

Fuentes de Datos
Fuente De Datos Observacio nes

Desempeo histrico

Usuarios

Lnea Base

FF
2007 15% 2008 30% 2009 50% 2010 60%

FF

:
Total de Centros que cuenta n con psicolo gos capacit ados/ Total de Centros
2005 2006 10% 15% Frmula

Direccin Administr ativa Financier a, RRHH

Contar con el personal profesionaliza do y comprometido con altos estndares de calidad

Porcentaje de centros PANI que cuentan con siclogos capacitado s en tratamient o de nios

Fuentes de Datos

El financiamie nto es a travs de transferenci a de Ministerio de Trabajo

DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS

A) BASES DE COMPARACIN:
Sirve para medir cobertura lograda, cumplimiento programado, cumplimiento solicitado Lo que se hace
N de usuarios atendidos

Lo que debe hacerse

N de usuarios por atender

N de certificados emitidos

N Certificados solicitados

Monto inversin ejecutada

Monto asignado para inversin

EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO

LO PROGRAMADO, COMPARACION RESPECTO DEL OBJETIVO DEFINIDO

Porcentaje de vas navegables ya habilitadas Frmula de clculo

Vas navegables habilitadas ao t/ Vas navegables programadas ao t

1999 s/d

2000 s/d

2001 (120/143)*100 83,9%

FORMULAR ALGORITMOS B) DEFINICIN DE RATIOS

Sirve para medir Costos medios, producto medio, indicadores de eficiencia Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas

Producto medio: N inspecciones realizadas/ N inspectores

EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO

TASA DE VARIACION
Porcentaje de aumento del parque informtico de la Unidad Ejecutora y su conexin en red Frmula de clculo:
[(Equipos incorporados y conectados en el ao t/ equipos conectados ao t-1) -1] *100 1999 53 2000 71 2001 96

33,9%

35,2%

EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO Tiempo mximo de respuesta de tramitacin

Frmula de clculo:
1999
Sumatoria de Nde das de Tramitacin/Nde tramitaciones Realizadas

2000

Meta

18das 30das 25das

(das)

4. Validar los indicadores

5. RECOPILAR LOS DATOS PARA CONSTRUIR LOS INDICADORES

TIPOS DE INFORMACION

Informacin contable-presupuestaria

Estadsticas de produccin fsica, cargas de trabajo del personal Encuestas, estudios especiales
Benchmarking,etc

6. Establecer las metas o el valor deseado del

indicador y la periodicidad de la medicin DESEMPEO HISTORICO LINEA BASE

OBJETIVOS DEFINIDOS
DESEMPEO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

7. Sealar las fuentes de datos

Registros de la institucin (posibles de auditar)

Estadsticas oficiales
Encuestas (realizadas por entes externos)

8. Supuestos (observaciones)

Aspectos no controlables por la institucin

Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios pueden afectar niveles de ingresos esperados, tarifas, etc Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hay probada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puede alterar la programacin) Flujo de recursos internacionales, etc.

Cmo seleccionar los indicadores

Por su relevancia para el cumplimiento de la misin y los objetivos estratgicos de la institucin Aplicar ejercicio de identificacin de indicadores relevantes considerando MISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y PRODUCTOS)

Cmo seleccionar los indicadores

Por la importancia de la variable medida para mejorar el desempeo a partir de la evaluacin Por la disponibilidad de datos que tengo
Por la capacidad de controlar el desempeo

Preguntas de validacin

Requisito a validar SI/ NO Se relaciona el indicador con el objetivo al cual est vinculado? Se relaciona el indicador con el producto al cual est vinculado? Se relaciona el indicador con la misin del programa o subprograma? Es importante el indicador para la institucin? El indicador tiene claramente una meta o referente para ser medido su resultado El resultado del indicador explica de forma precisa y clara el grado de cumplimiento de la meta o el resultado es ambiguo Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser analizado por el responsable

Con aportes del Grupo de Trabajo de Indicadores. DGPN/STAP

Preguntas de validacin
Se ha definido la frecuencia de medicin del indicador?

La unidad de medicin es adecuada para la meta que se espera medir?

Es posible recopilar datos confiables y precisos para este indicador? El resultado de este indicador podra estar condicionado solo por factores internos?

Est la informacin de este indicador disponible y accesible a los interesados? (interesados internos y externos, el publico en general, etc.)
El indicador fue elaborado en forma participativa? (liderazgo y personal de la institucin y el programa, grupos de inters pblicos, etc.) Es importante el indicador para el usuario? Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser analizado por los interesados externos a la institucin?

Recomendaciones para construir indicadores estratgicos y evitar incentivos perversos

EVITAR INDICADORES QUE NO EXPRESAN LOGROS DADO QUE LA DEMANDA DEBE SER 100% SATISFECHA

Nde certificados de antecedentes emitidos/ N de certificados solicitados

Cantidad de permisos otorgados de portacin de armas/Cantidad de solicitudes recibidas

Resultado ser siempre de 100%

Esta prestacin constituye una obligacin legal de ser satisfecha, dado que es un requisito insoslayable para el usuario. Cobertura garantizada

Aspectos relevantes de los resultados son la calidad del servicio, la oportunidad, la precisin, la disponibilidad a nivel nacional (cobertura geogrfica).

Ejemplo
Atencin de emergencias Indicador: Nmero de emergencias programadas

Meta:

1000

Nmero de emergencias que se atendieron 1500 En el Informe de evaluacin anual aparece como Meta superada

Evitar indicadores que generen incentivos perversos

Aumento en los porcentajes de recaudacin por multas a contribuyentes evasores Puede incentivarse a destinar mayores recursos de los necesarios a las acciones de fiscalizacin en reas donde las multas sean ms onerosas; desestimando otros que tienen mayor importancia desde el punto de vista de la economa, la competencia, la seguridad para los usuarios, calidad de los productos, etc.

Evitar indicadores que generen incentivos perversos

Porcentaje de detenciones por delitos Puede incentivarse una accin represiva no acorde con la situacin delictiva, o destinar recursos extras para la represin del delito, dejando otras acciones preventivas, etc)

Evitar indicadores que generen incentivos perversos

Disminucin de tiempos de respuestas, sin llevar asociado una meta de calidad del producto entregado.

Nmero de fallos judiciales en un tiempo X., puede implicar que el juicio no se ajuste a derecho, que los fallos sean inapropiados, generando problemas de seguridad, reincidencia, etc)

INTEGRALIDAD DE LA MEDICION
Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55% de la poblacin escolar. Llegar a un costos promedio de $5 Alcanzar1000 caloras por racin

INDICADOR DE EFICACIA

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones: gasto total programa / nmero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD * Caloras por racin. * Porcentaje de aceptacin de los escolares (encuesta)

Poblacin escolar en programa / poblacin escolar total

Indicadores que permitan medir continuamente (ao a ao) variables relevantes en el cumplimiento de la misin y de inters para la ciudadana

Tasa de escolaridad Porcentaje de recaudacin de impuestos Porcentaje de vas en buen estado Porcentaje de delitos contra la propiedad Porcentaje de plagas bajo control Porcentaje de fallos favorables Tiempo de respuesta