CONTENIDO

GERENCIA DE PROYECTOS

MADUREZ ORGANIZACIONAL OFICINA DE PROYECTOS

TENDENCIAS ACTUALES
MAS DEL 94% DE LOS ENTREVISTADOS INDIC

QUE LA IMPLEMENTACIN DE PRACTICAS DE

GERENCIA DE PROYECTOS AGREG VALOR A SUS ORGANIZACIONES

Center for Business Practices

TENDENCIAS ACTUALES
SE ESPERA UN CRECIMIENTO DEL 15% ANUAL EN EL USO DE PRACTICAS DE GERENCIA DE PROYECTOS EN LOS PRXIMOS 5 AOS

GIGA (Forrester Research Inc.)

CONCEPTO DE PROYECTO
UN ESFUERZO TEMPORAL, EMPRENDIDO PARA ELABORAR UN PRODUCTO O SERVICIO NICO
PMI - PMBOK

ES EL TRABAJO QUE TRANSFORMA UNA OPORTUNIDAD EN UN ACTIVO

The Strategic Project Planner R. Westney

CARACTERSTICAS DEL PROYECTO

TIENE UN OBJETIVO DEFINIDO TIENE RECURSOS ASIGNADOS NICO

TEMPORAL
TIENE UNA ORGANIZACIN MULTIDISCIPLINARIO NORMADO Y REGULADO INFLUIDO POR LA CULTURA

QU ES UN PROYECTO EXITOSO?
UN PROYECTO EXITOSO ES AQUEL QUE APOYA EL LOGRO DE LAS METAS CORPORATIVAS
The Strategic Project Planner R. Westney

EN EL MOMENTO OPORTUNO EN EL TIEMPO ESPERADO DENTRO DEL COSTO ACORDADO CON LAS ESPECIFICACIONES REQUERIDAS

CON LA ACEPTACION DEL CLIENTE

CONCILIACION DE LOS INTERESES DE LOS INVOLUCRADOS CON MINIMOS O ACORDADOS CAMBIOS EN EL ALCANCE

CICLO ESTRATGICO GERENCIA DE PROYECTOS

ENFOCAR
Planificacin Estratgica

SELECCIONAR
Gerencia de Portafolio

EJECUTAR
Gerencia de Proyectos

Diana N. Bridges, 1999

GERENCIA DE PROYECTOS
ES LA APLICACIN DE CONOCIMIENTOS, HERRAMIENTAS Y HABILIDADES TECNICAS Y GERENCIALES EN EL MANEJO DE LOS PROYECTOS EN LA ORGANIZACION

MANEJO SISTEMTICO DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS EN CONCORDANCIA CON EL PLAN ESTRATGICO DE LA EMPRESA

LA GERENCIA DE PROYECTOS ES LA METODOLOGA QUE SOPORTA A LAS EMPRESAS PARA CONVERTIR LAS

INICIATIVAS EN REALIDAD, ADMINISTRANDO

LOS RECURSOS DE MANERA DE MAXIMIZAR

LA CREACIN DE VALOR

Gerenciar el Costo Gerenciar el Alcance

Gerenciar el Tiempo

Gerenciar la Calidad
INTEGRAR EL PROYECTO

Gerenciar el riesgo

Gerenciar las Comunicaciones Gerenciar la procura

Gerenciar los RRHH

REAS DE CONOCIMIENTO

PRINCIPALES CAUSAS PORQU FALLAN LOS PROYECTOS

PLANIFICACIN DEFICIENTE DEFINICIN ESCASA DE ESPECIFICACIONES FALTA DE PARTICIPACIN DE USUARIOS

FALTA DE APOYO EJECUTIVO

EXPECTATIVAS IRREALES OBJETIVOS POCO CLAROS

PLAZOS DE TIEMPO IRREALES

DEADLINES INNECESARIOS PROBLEMAS DE COMUNICACIN

PRINCIPALES CAUSAS PORQU FALLAN LOS PROYECTOS

EXCESIVA CARGA DE TRABAJO SOBRECOSTOS

FALTA DE PERICIAS
CONFLICTOS CON OTRAS ASIGNACIONES CONFLICTOS INTERPERSONALES ALCANCE CAMBIA CONTINUAMENTE DUPLICACIN DE TAREAS RECURSOS INSUFICIENTES INCUMPLIMIENTO DE FECHAS

FACTORES CLAVES DEL XITO

INVOLUCRAR AL USUARIO APOYO DE LA ALTA GERENCIA

META Y OBJETIVOS CLAROS

REQUERIMIENTOS CLAROS PLANIFICACIN ADECUADA EXPECTATIVAS REALISTAS EQUIPO TRABAJADOR Y ALINEADO

MODELOS DE MADUREZ

ORGANIZACIONAL EN
GERENCIA DE PROYECTOS

MADUREZ EN GERENCIA DE PROYECTOS

Grado de madurez con la cual la organizacin practica la gerencia de proyectos.

MODELOS DE MADUREZ EN GERENCIA DE PROYECTOS

El propsito del Modelo de Madurez Organizacional en Gerencia de Proyectos es generar en la organizacin la habilidad de implementar sus estrategias organizacionales a travs de una exitosa, consistente y predictiva planificacin y ejecucin de proyectos.
John Schlichter, PMFORUM

MODELOS DE MADUREZ ORGANIZACIONAL EN GERENCIA DE PROYECTOS

Software

Engineering Institute (SEI)

Capability Maturity Model (CMM)

Project

Management Institute Kerzner

Organizational Project Management Maturity Model (OPM3)

Harold

Project Management Maturity Model (PMMM)

Microframe

Project Management Process Maturity (PM)2

Nivel 5
Mejoramiento Continuo

Nivel 4
Benchmarking

Nivel 3
Metodologa nica

Nivel 2
Procesos Comunes

Nivel 1
Lenguaje Comn

EVOLUCION ORGANIZACIONAL

Harold Kerzner - Project Management, a Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling

Nivel 5
Mejoramiento Continuo

Nivel 4
Benchmarking

Nivel 3
Metodologa nica

Nivel 2
Procesos Comunes
Inexistencia de soporte ejecutivo Pequeos focos de inters No reconocimiento de los beneficios de gerencia de proyectos Inters propio sobre inters colectivo

Nivel 1
Lenguaje Comn

No inversin en entrenamiento en gerencia de proyectos

Nivel 5
Mejoramiento Continuo

Nivel 4
Benchmarking

Nivel 3
Metodologa nica

Nivel 2
Procesos Comunes
Reconocimiento de beneficios de la gerencia de proyectos Soporte organizacional en todos los niveles Reconocimiento de la necesidad de Procesos y Metodologas en Gerencia de proyectos Reconocimiento de la necesidad del control de costos Existencia de programas de entrenamiento en Gerencia de Proyectos

Nivel 1
Lenguaje Comn

Nivel 5
Mejoramiento Continuo

Nivel 4
Benchmarking

Nivel 3
Metodologa nica

Nivel 2
Procesos Comunes
Procesos integrados

Nivel 1
Lenguaje Comn

Cultura Corporativa en gerencia de proyectos

Soporte gerencial en todos los niveles Manejo abierto de la Gerencia de proyectos Retorno de la inversin en entrenamiento Comportamiento hacia la excelencia

Nivel 5
Mejoramiento Continuo

Nivel 4
Benchmarking

Nivel 3
Metodologa nica

Nivel 2
Procesos Comunes
Creacin de la oficina de proyectos o centro de excelencia en Gerencia de proyectos Visin de Benchmarking (Comparacin y mejoramiento) Comparacin entre empresas similares y no similares Comparacin en procesos y metodologas en GP Comparacin en cultura en gerencia de proyectos.

Nivel 1
Lenguaje Comn

Nivel 5
Mejoramiento Continuo

Nivel 4
Benchmarking

Nivel 3
Metodologa nica

Nivel 2
Procesos Comunes

Nivel 1
Lenguaje Comn

Documentacin de lecciones aprendidas Transferencia del conocimiento Programas de tutora en Gerencia de proyectos Visin de mejoramiento continuo

CI

3.5

Indice de Costo (CI)= Costo real del proyecto Presupuesto Autorizado

2.5

Y = -1.4701Ln(x) + 0.9099 R2 = 0.2337

1.5

CI +10% -10% Best Fit Line

1
0

0.5

1.5

2.5

3.5

4.5

0.5

Overall PM Maturity
0

C. William Ibbs & Young - Moon Kwak The Benefits of the Project Management PMI Educationaol Fundation

SI

5 4.5 4 3.5

Indice de Programa (SI)= Duracin real del proyecto Duracin autorizada

3 2.5 2

Y = -7.5992x-1.5494 R2 = 0.4922

SI +10% -10% Best Fit Line

1.5 1 0 0.5 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5

Overall PM Maturity

C. Williaam Ibbs & Young - Moon Kwak The Benefits of the Project Management PMI Educationaol Fundation

Average Maturity
1.00 1.50 2.50 3.00

2.00

1.74

Project Integration Management

1.72

Project Scope Management

1.63

Project Time Management

1.55

Project Cost Management

1.79

Knowledge Area Maturity

Knowledge Areas
Project Quality Management Project Human Resource Management Project Communications Management Project Risk Management Project Procurement Management

1.63 1.70 1.33 1.71

OFICINA DE PROYECTOS

ES NECESARIA LA OFICINA DE PROYECTOS?

INCONSISTENCIA EN LOS RESULTADOS CORPORATIVOS DE LA GESTIN DE PROYECTOS. FALTA DE UNIFORMIDAD EN LA APLICACIN DE POLTICAS, LINEAMIENTOS, PROCEDIMIENTOS Y CRITERIOS PRDIDA, INEXISTENCIA O INDISPONIBILIDAD RELEVANTE DE TIEMPO Y COSTO. NO SE RECOPILAN APRENDIDAS Y/O SE DIFUNDEN LAS DE DATA

LECCIONES

EL PERSONAL ES REASIGNADO ANTES DE COMPLETAR EL INFORME DE CIERRE Y LAS LECCIONES APRENDIDAS

MANEJO SIMULTANEO COMPARTIDOS

DE

PROYECTOS

CON

RECURSOS

La Oficina de Proyectos tiene la finalidad de generar y promover el uso de los conceptos y mejores prcticas en cuanto a Gerencia y Portafolio de Proyectos, as como garantizar que la ejecucin del Portafolio de proyectos contribuya al logro de las estrategias definidas en la Organizacin.
Desarrollo de capacidades orientadas a la ejecucin de proyectos

Promover la alineacin del Portafolio de Proyectos con las estrategias de la Organizacin

Proveer visin sistmica y metodolgica

OFICINA DE PROYECTOS
LA OFICINA DE PROYECTOS NO EJECUTA PROYECTOS. ES EL CENTRO DE CONOCIMIENTOS CORPORATIVO EN GERENCIA DE PROYECTOS MANEJA LA PROYECTOS VISIN CORPORATIVA DE LA GESTIN DE

CUSTODIA POLTICAS Y LINEAMIENTOS CORPORATIVOS EN LA MATERIA PROMUEVE Y DIFUNDE LAS TCNICAS Y HERRAMIENTAS DE GERENCIA DE PROYECTOS INVESTIGA NUEVAS TENDENCIAS Y MEJORES PRACTICAS EN GERENCIA DE PROYECTOS PROVEE DE HERRAMIENTAS AUTOMATIZADAS QUE FACILITEN LA GESTION DE PROYECTOS Y SEGUIMIENTO AL PORTAFOLIO

OFICINA DE PROYECTOS
PUEDE SER RESPONSABILIZADA DE RECOLECTAR LA DATA ESTADSTICA, MANTENERLA Y DIFUNDIRLA GUIA AL EQUIPO DE PROYECTO EN LA DEFINICION Y EJECUCION DE LOS MISMOS EN BASE A METODOLOGIAS DE GERENCIA DE PROYECTOS BUSCA LA ESTANDARIZACIN Y PUEDE SER LA RESPONSABLE DE CUSTODIAR LOS PROCEDIMIENTOS CUSTODIA LOS INFORMES DE CIERRE Y PUEDE RESPONSABLE DE COORDINAR LOS POST-MORTEM SER

ENLACE ENTRE LOS GERENTES DE PROYECTOS Y LA GESTION ADMINISTRATIVA

OFICINA DE PROYECTOS EXITOSA

Debe aumentar la cantidad de proyectos completados sin incrementar sustancialmente los recursos (aproximadamente 50% mas proyectos) Debe completar los proyectos en tiempos drsticamente menores (25% de reduccin en el tiempo promedio de ejecucin de los proyectos) Su impacto debe ser claramente percibido tanto hacia arriba como hacia abajo Los gerentes y ejecutivos deben sentir que estn recibiendo beneficios de la PMO

QU DEBERA HACER?
Reducir los ciclos de duracin de los proyectos Facilitar la seleccin de la adecuada mezcla de proyectos Desarrollar y mantener una visin de alto nivel sobre los portafolios clave Seguimiento y reporte de progreso a alto nivel Apoyo especializado (Mentoring) Suministrar y mantener metodologa y herramientas Escritorio de ayuda

QU DEBERA HACER?
Proponer acciones correctivas sobre el ciclo de tiempo de los proyectos Apoyar al Comit de Planificacin Proponer la prioritizacin del portafolio de proyectos Ayudar a los proyectos en problemas Coordinar el entrenamiento en Gerencia de Proyectos Mercadeo y comunicacin Archivos y data histrica

CONTEXTO DEL PORTAFOLIO

RELACIONES DEL PORTAFOLIO

POR QU FRACASAN LAS PMO?

La PMO no tiene una propuesta de valor definida Su impacto en las capacidades de entrega de los proyectos no es percibido Es vista como una alcabala a menudo muy autoritaria

Est muy baja en la estructura de reporte

POR QU FRACASAN LAS PMO?

No se ha ganado el apoyo de los gerentes funcionales

Se percibe como mas burocracia

La PMO est microgerenciando tratando de controlar cada proyecto directamente

FASES Y ETAPAS PARA LA INSTALACIN DE LA PMO

I - DISEO
1ra 2da 3ra 4ta QUE PENSAMOS EN LA ORGANIZACION? QUE HACEMOS Y COMO ? QUE DEBEMOS HACER? CREACION DE LA PMO TRANSICION PMO CUBRE LOS OBJETIVOS FUNDAMENTALES 100% OBJETIVOS PMO ALCANZADOS II -TRANSICION 5ta 6ta III-OPERACION 7ma

ESTADO DEL ARTE

1 2 3 Acumulado Meses 5 9 15 18

EVOLUCION DE LA PMO
Oficina de Proyecto PMO Bsica PMO Estndar PMO Avanzada
Expande el contenido y monitoreo del uso comprensivo de la metodologa
Integra los procesos de negocio Optimiza la alineacin de herramientas automatizadas Facilita el uso de la metodologa a travs de las unidades de negocio relevantes

Centro de Excelencia

Aplica practicas efectivas para desempeo y control macro de los proyectos Emplea procesos de ciclo de vida estndar cuando esta disponible

Introduce las practicas y los procesos crticos de Gerencia de Proyectos

Identifica y desarrolla los procesos crticos Gerencia los procesos crticos que van a travs del proyecto Identifica las mejores practicas

Establece y monitorea el uso completo de la metodologa de Gerencia de Proyectos

Provee total cobertura al ciclo de vida del proyecto Integra procesos tcnicos Conduce programas de training para los usuarios

Analiza la metodologa de Gerencia de Proyectos

Examina las variaciones de los procesos en las unidades de negocio Logra el mejor uso metodolgico y la mejora de procesos continua

Desarrollo de Metodologas
Investigar y documentar las nuevas tendencias y mejores prcticas de Portafolio y Gerencia de Proyectos, y su adaptacin a las necesidades y caractersticas de la Organizacin.

Generacin de conocimiento. Investigacin y documentacin. Actualizacin del conocimiento. Difusin del Conocimiento. Soporte Metodolgico.

Asesora de Proyectos
Gua a los miembros de proyectos en la definicin y ejecucin de los mismos con base en la Metodologa y las mejores prcticas .

Promover la aplicacin de los instrumentos y lineamientos

de Portafolio y Gerencia de Proyectos.

Desarrollar el proceso de formacin y fortalecimiento de roles en proyectos. Seguimiento y control de proyectos en condiciones de alerta. Generar informacin de importancia asociada a las mejores prcticas y lecciones aprendidas.

Capacitacin
Capacitacin en Gerencia de Proyectos, fortalecimiento y difusin del conocimiento y las mejores prcticas, para mantener una gestin efectiva de todos y cada uno de los proyectos de la Organizacin.

Diagnstico de necesidades. Sesiones de Trabajo. Talleres.

Medicin de brechas.

Administracin del Portafolio de Proyectos

Velar por la ejecucin del Portafolio de Proyectos con base en la generacin de ndices de Gestin, tomando accin y generando las recomendaciones pertinentes.

Coordinar el proceso de Formulacin y Gestin del Portafolio de

Proyectos. Divulgar a toda la Organizacin, el Portafolio de Proyectos aprobado por el Comit Directivo. Generar y divulgar ndices de Gestin de ejecucin del Portafolio de Proyectos Generar recomendaciones y tomar acciones para mejorar y fortalecer la ejecucin del Portafolio de Proyectos.

Soporte Tecnolgico
Proveer herramientas automatizadas que habiliten y faciliten la gestin de proyectos y el seguimiento del Portafolio de Proyectos.

Difusin de la nueva versin del habilitador tecnolgico.

Soporte tcnico y asesoras sobre el habilitador.

Atender los requerimientos. Recopilar las oportunidades de mejora, evaluar su factibilidad y alineacin metodolgica y velar por su incorporacin en el

habilitador.

BASES PARA SU IMPLANTACION

RECONOCER LA NECESIDAD DE MEJORAR LA GESTIN DE PROYECTOS MANEJAR LA RESISTENCIA AL CAMBIO COMPROMETER A LOS QUE CONTROLAN LOS RECURSOS

ENTENDER AL PROYECTO COMO UNA RESPONSABILIDAD CORPORATIVA

CREER EN PLANIFICACIN

LA OFICINA DE PROYECTOS ES LA CASA DE LOS GERENTES DE PROYECTOS