Administracion de Archivos

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
INTRODUCCION Un Archivo es un conjunto de elementos de informacin relacionados entre si y que fueron definidos por su creador. Por lo general, los archivos representan datos y programas. Un archivo de datos puede ser numrico, alfabtico o binario. Los archivos pueden ser de formato libre, como los archivos de texto, o pueden estar rigurosamente formateados. En general, un archivo es una secuencia de bits, bytes, lneas o registros cuyo significado es definido por el creador del archivo y por el usuario.
Un archivo se puede manipular como una unidad mediante operaciones tales como abrir, cerrar, crear, destruir, copiar, renombrar y listar. Los elementos de informacin individuales que conforman un archivo se pueden manipular con acciones tales como leer, escribir, modificar y eliminar. De acuerdo a las caractersticas y tipo de trabajo que se realicen sobre los archivos, estos pueden caracterizarse por su: Volatilidad, Actividad y Tamao.
HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos en la poca antigua La historia de los archivos es en cierta manera paralela a la de la escritura: el origen de los archivos es contemporneo a las primeras manifestaciones escritas de la organizacin social y poltica de los diferentes pueblos , respondiendo a la necesidad de conservar la memoria de un hecho, escrito sobre materiales muy diversos. La historia de los archivos est ligada a la historia de la escritura y ms exactamente a la historia de la difusin de la escritura y de los materiales escritos.

Los archivos en la poca antigua La historia de los archivos es en cierta manera paralela a la de la escritura: el origen de los archivos es contemporneo a las primeras manifestaciones escritas de la organizacin social y poltica de los diferentes pueblos , respondiendo a la necesidad de conservar la memoria de un hecho, escrito sobre materiales muy diversos. La historia de los archivos est ligada a la historia de la escritura y ms exactamente a la historia de la difusin de la escritura y de los materiales escritos.

El archivo es el espejo fiel del rgano o magistratura en el momento de su actividad y reproduce, a travs de la documentacin producida , sus articulaciones, su contenido, su comportamiento y finalmente las mismas personas que lo han gobernado. Para analizar esta evolucin de los archivos en el tiempo la hemos dividido en 5 periodos: Los archivos en la Antigedad La poca medieval La poca de las monarquas absolutas Desde la Revolucin francesa hasta hoy Los archivos de la Iglesia Romana

Los archivos en la Antigedad: Restos arqueolgicos de archivos: Los ms antiguos de los que tenemos noticia se remontan al 2500-3000 a.C. y pertenecen al Prximo Oriente, donde se han encontrado en excavaciones arquelgicas de grandes ciudades y de palacios, materiales escritos, especialmente tablillas de tierra cocida, y que evidencian la existencia de centros administrativos y de poder. Efectivamente es en los palacios donde se han descubierto el mayor nmero de documentos (tratados, correspondencia administrativa i diplomtica, contabilidad y finanzas).

El acceso a esta documentacin era restringido a a funcionarios o personas con permiso especial otorgado por la mxima autoridad. De hecho, la conservacin y uso de los documentos estaba vinculado a el ejercicio del poder. Acceder al archivo no era un derecho sino un privilegio. Las tablillas ms antiguas conocidas se remontan al Siglo IV a.C. Sucesivamente, los archivos de los palacios de Lagash(+- 2900 a.C.) de Larsa, de Mari, de Ugarit, de Nnive, de Perspolis ilustran el carcter de los archivos en la Antigedad. Segn BRENNEKE, parece que se trata de un tipo particular de archivo, un archivo-biblioteca, y que la eleccin del material a conservar se haca con criterios de propaganda poltica.

De los Hititas es fcil encontrar restos de la existencia de archivos en el sentido ms prximo al concepto actual. Las excavaciones de Nnive nos ensean el gobierno de Asurbanipal y de la escritura cuneiforme. Los archivos egipcios estaban en los templos y son los sacerdotes los que los conservan. De la misma manera que el Arca de la Alianza no es ms que un depsito de documentos y constituira el archivo de Israel, donde se depositaban los documentos de absoluta importancia para la comunidad: las leyes.

Se sabe tambin que cuando se instaur la monarqua se habilitan locales especiales para reunir las escrituras relativas al gobierno. Este archivo estaba al cargo del mazquir(archivero). Los persas tambin dispusieron de archivos que en la mayor parte de los casos dependan de templos. El mundo griego: desde los tiempos ms antiguos en las poblaciones del Peloponeso se conservan algunos documentos que, escritos sobre tablillas de madera, metal o piedra, se haban expuesto en la plaza pblica para que toda la comunidad tuviera conocimiento. Despus se conservaban en el templo como memoria de la actividad legislativa y poltico-administrativa de la .

Pero archivos propiamente dichos no aparecen en Grecia hasta que no se desarrolla una organizacin interna de estado democrtico y la figura del rey es sustituida por la del arconte(3 arcontes :ejrcito, justicia y religin). Una vez pasado el tiempo de su mandato, formaban parte del Aerpago (consejo aristocrtico de Atenas que actuaba como un rgano consultivo del rey, regulaba la eleccin de los arcontes, ejerca como tribunal de garantas constitucionales y los asuntos religiosos). La documentacin de inters colectivo generada por estos oficiales y por el Aerpago se depositaban en el templo de Ares.

En el s.IV a.C. ya existe un autntico archivo en el templo de Cibeles, donde se conservaban los documentos pblicos: leyes, actas del consejo y de la asamblea popular, tratados... Comienzan a utilizarse otros materiales como soporte de escritura: papiro y pergamino, y los documentos hechos con este material, en forma de rollos, se conservaban introducidos en nforas de tierra cocida. Se organizan los archivos con personal especializado y se le permita a los ciudadanos la consulta.

Mundo romano: No exista una concentracin de archivos como en Grecia. En el Aerarium (Templo de Saturno) se conservaban los documentos de carcter econmico, las finanzas de Estado. En el ao 73 se situaron en el Campidoglo documentos referidos a la administracin del Estado: legislacin, actas del Senado, decretos, correspondencia con los gobiernos provinciales, en el templo de Cesar la documentacin de los ediles, en el Aedes Nimpharum (campo de Marte) los censos y al Tabularium Caesaris el catastro, en el Atrium libertatis, actas de los censores. Estos depsitos documentales estaban bajo la direccin de los cuestores. Durante el Imperio aparecen archivos ligados a las administraciones provinciales y a los cargos pblicos que las controlan.

Archivos en la Edad Media Durante al poca medieval, despus de las invasiones y la consiguiente desaparicin del Imperio Romano de Occidente, los archivos dejaron de funcionar y de existir, gran parte del material se destrua o se perda, bajo el efecto de las destrucciones provocadas por las invasiones y por la anarqua feudal que se generalizaba.

De hecho durante el periodo entre la decadencia del poder romano y la nueva situacin creada con las invasiones, se produce una autntica decadencia de las funciones del archivo (precedida por una decadencia o desaparicin de muchas instituciones). La invasin provoc una situacin que llev a la destruccin de la documentacin existente, que adems es intil conservar (los ttulos de propiedad, derechos o privilegios que no tienen ningn valor ante la implantacin de un nuevo sistema de posesin de la tierra).

En estas condiciones histrico-polticas el carcter jurdico del archivo de la poca imperial romana deba ceder paso a una nueva realidad. As el archivo se convierte, no en la expresin de un centralismo poltico, sino en la expresin de una realidad patrimonial, espejo de los seores territoriales feudales, nacidos de la fracturacin del imperio central. Los archivos son itinerantes. El seor feudal no tiene una sede fija y se traslada con aquellos documentos que le interesan y con el personal necesario.

En los centros eclesisticos, afectados tambin por los cambios generales, se produce paulatinamente un resurgir de los archivos, gracias a las tentativas de los monjes y clrigos de convertir los monasterios en centros de irradiacin cultural, trabajando en la copia de libros y procurando su distribucin. Se comienzan a conservar los testimonios y pruebas de los derechos de propiedad y privilegios en archivos donde se conserva el material documental en cartularios (registros donde se copiaban los documentos principales).

Pero la autntica formacin de los archivos eclesisticos medievales es en el Siglo XII, cuando la Iglesia procede a una 1 reforma de sus instituciones. Tambin en esta poca se inicia la estabilizacin de los archivos seoriales, de manera contempornea a la aparicin de los archivos municipales. Se consolidan los grandes archivos europeos, ya que a lo largo de los Siglo XIIXIV se organizan sus escribanas, estableciendo las diferentes competencias de sus funcionarios, entre ellos el de la corona de Aragn.

El Archivo de la Corona de Aragn se fue formando alrededor de un ncleo constituido por los documentos de las escribanas de los primeros condes de Barcelona, desde el Siglo IX, y por los registros de la Real Cancillera Catalno-Aragonesa desde mediados del Siglo XIII, que juntamente con las cartas reales constituyen el Archivo Real de Barcelona. De entre los inmensos fondos del ACA hay que destacar el Liber Feudorum Maior, cartulario de Alfonso el Casto(11641196) Uno de los hechos caractersticos de la Baja Edad Media es la formacin de los archivos municipales, surgidos juntamente con la aparicin de las instituciones de gobierno municipal.

A finales de Siglo XI, nombro las fuerzas polticas sociales se enfrentaron a la autoridad central dando lugar a una transformacin profunda de la sociedad agricultora. Esta renovacin gener el surgimiento de una nueva organizacin, el municipio, con rganos de poder controlados por los propios ciudadanos; esta realidad comunal parta de la necesidad de crear una autonoma jurdico-administrativa en la misma ciudad. Los burgueses desean tener un lugar en la sociedad y exigen una libertad administrativa, un espacio social y jurdico donde poder desarrollar sus negocios. El primer paso, y el definitivo, fue la conquista de privilegios arrancados al seor, que sern la base de la autonoma de las ciudades.

En palabras de PIRENNE:Cada ciudad constituye un pequeo mundo aparte; su exclusividad y su proteccionismo no tiene lmites. Cada ciudad hace lo posible por favorecer su comercio e industria y distanciarse de las otras ciudades. Cada una trata de abastecerse por si misma y de producir todo aquello que le es indispensable. Todas tratan de de extender su propia autoridad sobre el territorio vecino para asegurarse las necesidades bsicas. La adquisicin de privilegios por parte de las ciudades ser vital para su desarrollo. As tratan de conseguir de los monarcas o de los seores feudales privilegios sobre la creacin de cargos municipales, de proteccin de sus productos etc.(eleccin de jurados, justicia, derechos de deuda, pasaje...)

Estudiar la historia de los archivos municipales puede ser suficiente para comprender esta transformacin de la estructura poltico-administrativa feudal y comprender por qu las nuevas clases sociales comienzan a adquirir libre jurisdiccin que luego se convertir en permanentes y legales. Es por tanto la burguesa la que sentir en este momento la necesidad de organizar archivos destinados a conservar y a custodiar aquella documentacin que garantice los derechos y los intereses de autonoma municipal y por tanto son la expresin de los intereses de los ciudadanos.

Hay que remarcar que estos documentos en un principio no tienen ningn orden y se conservaban nicamente como testimonio o memoria y ser ms tarde cuando se plantear la exigencia de tutelar con mayor atencin los documentos y los estatutos municipales, estableciendo penas a aquellos que los destruyan o roben. A la sombra de los entes comunales o como consecuencia de la relevancia que adquieren las ciudades, aparecen los archivos notariales, producto de la figura de un notario, profesional que plasma por escrito los contratos entre privados, y que tiene, por concesin pblica (rey, seor feudal, obispo, municipio), capacidad para dotar a dichos documentos de validez pblica.

La poca de las monarquas absolutas: la creacin de archivos de Estado. La concentracin de los archivos en la edad moderna fue la consecuencia directa del surgimiento de las grandes monarquas que crearon una administracin centralista. Sern los archivos de Estado los que concentrarn fondos archivsticos anteriormente esparcidos por el territorio.

En Castilla, ya en el Siglo XV, Enrique IV intento crear un archivo general en el castillo de la Mota (Medina del Campo). Pero este intento tuvo ms consistencia con los Reyes catlicos, que en 1489 trataron de reunir en la cancillera de Valladolid los documentos repartidos por sus reinos y nuevamente en 1509, estableciendo el ncleo que dara origen al Archivo General de Simancas. Carlos V en 1545 transfiri los archivos de la Mota y del alczar de Segovia a la fortaleza de Simancas. En cualquier caso aquella concentracin fue parcial y no fue efectiva hasta 1568 cuando se traslad a Simancas la documentacin de todos los Consejos, Audiencias, Tesoreras, Secretaras, Capillas reales...

El archivo de Simancas contiene 61.505 legajos y 5.196 volmenes. Las series principales catalogadas son: ttulos de Castilla, de Flandes, de Italia y de Portugal; negociaciones con Inglaterra; registro de sellos. Otros fondos importantes son: manual del Estado y del patrimonio real, bulas, secretarios provinciales, guerra y marina, inquisicin, patronato eclesistico, cortes, casa real, gracias y privilegios, direccin general de rentas y consejo real.]

En 1781 por orden de Carlos III se crea el Archivo de Indias en Sevilla, ocupando la antigua lonja de mercaderes del Siglo XV. anteriormente la documentacin relativa a los descubrimientos, conquistas y la administracin de las antiguas posesiones castellanas de America y de otros territorios de ultramar estaban en gran parte en Simancas esperando una ordenacin adecuada. El traslado a Sevilla y su posterior ordenacin va ser obra de Juan Bautista Muoz.

(Entre los 14 secciones del archivo destacan: patronato real, contratacin, justicia, audiencia, escribanas, arribadas y correos, con un conjunto de ms de 35.000 documentos. El patronato real comprende bulas y derechos pontificios sobre creacin de catedrales y otras iglesias y nombramientos de prelados. Figuran, principalmente, los descubrimientos, la descripcin de territorios y poblaciones, as como la informacin de los mritos y servicios de los primeros descubridores, las reales cdulas de concesin de escudos de armas y el fondo de la Casa de Contratacin.)

Otro ejemplo de concentracin de archivos sera el depsito documental creado el 1886 en Madrid y que reuna diversos archivos del estado espaol y de otras procedencias civiles o eclesisticas: el el Archivo Histrico Nacional. En este depsito se instalaron los documentos de los monasterios y conventos afectados por la desamortizaciones y los de seoros suprimidos.[Actualmente contiene, entre otros, los fondos siguientes: secretara de estado, casa real, embajadas, consejos de Aragn, Indias, Italia, Navarra y Portugal.

Forman otras secciones los archivos procedentes de las universidades de Alcal y de Sigenza, el colegio de nobles de Madrid, inquisicin, ultramar i ordenes militares (Montesa) y archivos seoriales (Osuna). Entre la documentacin de origen monstico (ms de 100.000 pergaminos, unos 100.000 legajos y unos 30.000 volmenes) hay que sealar los fondos de Poblet, Scala Dei, Santas Cruces, Benifass, Valldecrist, y San Miguel de los Reyes.]

De las grandes monarquas a la Revolucin Francesa. Una de las notas primordiales de los archivos nacionales era el carcter secreto de los documentos y su pertenencia a la persona del soberano, hecho que se mantiene hasta la Revolucin Francesa. En el periodo jacobino la organizacin institucional francesa sufri una fortsima reforma que afect tambin a los archivos. El 25 de junio de 1794, la Convencin promulg un decreto con el que se estableca la publicidad de los archivo de la nacin:

las deliberaciones, las peticiones, los ttulos de propiedad... podan ser libremente consultados, y que los documentos archivados en los depsitos franceses, es decir, los que procedan de las instituciones pblicas, fueron puestos bajo la tutela directa del Estado, al mismo tiempo que se trataba de concentrarlos en Pars, en el Archivo Nacional que ya se haba constituido el 29 de julio de 1789 . As, los documentos procedentes de 10.000 depsitos archivsticos que haba en aquel momento en Francia, deberan haber sido transferidos al Archivo Nacional. Pero debido a problemas de carcter prctico y a la falta de indicaciones precisas sobre la manera de llevarlo a cabo, la idea de la centralizacin, en un nico fondo, no se llev a cabo.

Como consecuencia de la imposibilidad de trasladar todos los archivos, especialmente por falta de espacio, se inici una eliminacin de documentos, al menos de todos aquellos que se consideraban intiles. Esta eliminacin fue confiada en un primer momento a la Agencia temporal de Documentos y posteriormente a una Oficina de Seleccin de Documentos, organismos integrados principalmente por eruditos, historiadores, y archiveros. Las prdidas de documentos fueron cuantiosas durante los 10 aos que funcion esta oficina.

Pero no va ser la cantidad de documentos lo que va obstaculizar una autntica concentracin de documentos en un nico depsito, varias fueron las circunstancias que modificaron el proyecto inicial: una disposicin posterior estableci que se creara un depsito archivstico por cada departamento. Esta nueva disposicin introdujo grandes cambios a la misma estructura de la archivstica: Publicidad de los documentos y el reconocimiento de su valor como patrimonio histrico y cultural. La unificacin de archivos locales en un archivo departamental y la confiscacin de archivos privados.

El proyecto de una concentracin de archivo en Pars va ser retomada por Napolen en 1810. Napolen consciente de que los archivos podan constituir una autntica mquina de guerra, intent no slo concentrar los archivos franceses en un nico depsito con sede en Pars, sino tambin los archivos de aquellas instituciones europeas sujetas a la autoridad francesa (se trata de la pretensin de crear un Archivo Universal). Si Napolen se empe en reunir en Pars los archivos de Estados europeos anexionados o ocupados militarmente era, para privar al adversario de ciertas armas y utilizarlas l mismo para reforzar su poltica adems de como medio propagandstico

equipos de estudiosos preparaban memorias sobre la poltica pontificia o se encargaban de elaborar libelos (escritos propagandsticos) sobre la violacin del derecho de gentes en Inglaterra. Pero slo llego a recoger una parte del inmenso patrimonio archivstico europeo (Viena, el Vaticano, Simancas), y que muchos aos despus de la cada del mismo Napolen comenz a ser restituida en 1941 durante el gobierno de Petain. Varias tentativas de concentracin se realizaron a imitacin de la francesa. En Gran Bretaa algunos depsitos archivsticos fueron reunidos en las capitales de Inglaterra, Escocia, Gales. En Italia, en Florencia, y Turn, pero tuvieron un carcter limitado y espordico.

As se paso de los archivos secretos, a disposicin nicamente de los soberanos, a los archivos pblicos, accesibles en un principio a todos. Una nueva concepcin del archivo que tuvo, al menos tericamente, una rpida difusin.
5. Los archivos de la Iglesia Romana Como cualquier ciudad, persona privada o institucin, la Iglesia, desde su nacimiento, ha conservado y organizado sus documentos.

En primer lugar hay que aclarar que los archivos eclesisticos son aquellos que se han generado en entes que forman parte de la ordenacin administrativa y jurdica de la Iglesia a todos los niveles de su jerarqua, desde la Cancillera Pontificia, como archivo central, hasta los archivos parroquiales o monsticos. Una primitiva forma de archivo central de la Iglesia se puede encontrar a finales del Siglo III con el Archivo de la Cancillera Apostlica, donde se conservaron los documentos de los Mrtires recogidos en el Liber Diurnus(formulario de documentacin eclesistica).

Pero no ser hasta el final del Siglo VI cuando se advierta una estructuracin de la administracin eclesistica y por tanto unas condiciones para organizar sus archivos. A partir del Siglo VII se destina una sede permanente al archivo central de la Iglesia, la baslica de San Juan de Letrn, del que toma su nombre:Sacrum Lateranense Scrinium, aunque no se llev toda la documentacin, ya que, parte de ella permaneci en la Turris Chartularia, prxima al arco de Tito. Inocencio III(1198-1216) inici la serie ininterrumpida de los registros papales y uni el archivo de Letrn y el de la Baslica de San Pedro, que se haba convertido en la sede del papa y donde se haba instalado la Cancillera Pontificia.

Pero tambin a partir del Siglo XIII, con las luchas entre papado e imperio (otomano?) se inici la desmembracin de los archivos centrales de la Iglesia. Con el papa Inocencio IV(1243-1254), por las disposiciones del Concilio de Lin en 1245 se trasladaron parte de los documentos pontificios a esta ciudad y lo mismo hicieron los papas posteriores. Durante los aos que van de 1336-1339, a instancia de Benedicto XII(1334-1342) se intent reunir en una sola sede, la de Avin, los documentos repartidos por todo el territorio, especialmente los de Agnani y Ass.

Con la vuelta de la Sede Apostlica a Roma se inici una inversin de la tendencia. Los archivos vuelven en parte y se centralizan en el castillo de San Angelo (1518). Uno de los momentos ms importantes de la Iglesia, que influy decisivamente en los archivos eclesisticos fue el Concilio de Trento(1545-1563). En algunas de sus disposiciones se reform la jerarqua y estructura de la Iglesia, hecho que tuvo notables consecuencias archivsticas. En la sesin del 11 de Noviembre de 1563 se estableci la obligacin por parte de los rectores parroquiales de plasmar por escrito y conservar los libros de registros de bautizos, matrimonios, defunciones...

La gran obra de creacin de un archivo fue efectuada por el papa Pablo V(1605-1621) que fund el Archivo Secreto del Vaticano en 1610. Una nueva fase de la historia de los archivos eclesisticos comenzara con el papa Benedicto XIII(1724-1730), el cual aport novedades en la estructura del archivo de la Santa Sede. Instituy archivos parroquiales siguiendo los dictmenes del Concilio de Trento: orden que en cada parroquia existiera un armarium para conservar los documentos; indic la manera de hacer los inventarios de archivo, inici la restauracin de pergaminos y public normas archivsticas para la conservacin y uso de los archivos eclesisticos.

Pero el gran mrito del papa archivero (como se le denominaba) fue la Constitucin Mxima Vigilancia(1727), que es un autntico tratado de archivstica, ya que en ella, entre otras cosas, prescribe la creacin por toda Italia de archivos eclesisticos, la realizacin de inventarios de todos los fondos archivsticos, la apertura de los archivos al pblico, la inspeccin de estos archivos (para comprobar que se cumplan las normas de conservacin y uso), la recuperacin de documentacin eclesistica dispersa y el nombramiento de funcionarios especializados en archivos.

Despus de la Revolucin Francesa hay un intento por parte de Napolen de trasladar en 1810 el Archivo Secreto del Vaticano a Pars. En 1918 se promulga el Cdigo del Derecho Cannigo donde se hace la distincin entre archivo pblico y archivo secreto, es decir, entre documentos que pueden ser consultados y documentos que no. Pablo VI, en 1976, reorganiz la Escuela de Paleografa, Diplomtica y Archivstica.

[Actualmente el A.S.V. comprende como principales secciones las siguientes: cancillera (registros de bulas y de breves del Vaticano; registros de Avin, datara (suplicas para beneficios, indulgencias o privilegios, registros de Letrn, breves, encuestas episcopales); cmara apostlica (administracin fiscal, obligaciones); consistorio (deliberaciones); secretara de estado (nunciaturas, correspondencia, negocios interiores y exteriores).] VOLATILIDAD. Se refiere a la frecuencia con la que se inserta o elimina informacin.

ACTIVIDAD. Se refiere al porcentaje de los elementos de informacin de un archivo al que se tuvo acceso en un periodo de tiempo dado. TAMAO. Se refiere a la cantidad de informacin que conforma el archivo. ARCHIVO FISICO. La informacin vista desde la perspectiva de hardware. Por ejemplo, el archivo 1 est formado por los sectores 3, 10 y 15 del archivo. Otro ejemplo: el archivo X es la secuencia de bytes localizados en la RAM en el bloque 0A703h:03000h al 0A703h:04200h.

ARCHIVO LOGICO. Son datos cuyo significado esta definido por el usuario. Ejemplo, el archivo Y es la informacin de 1000 artculos, cada uno con su cdigo, descripcin y precio. Generalmente, un archivo lgico se representa de manera tabular.
EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE UN SISTEMA OPERATIVO. Lo conforman todas aquellas rutinas encargadas de administrar todos los aspectos relacionados con el manejo de Archivos.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE ARCHIVOS

En general, un Sistema de Archivos est compuesto por: Mtodos De Acceso, Administracin De Archivos, Administracin De Almacenamiento Secundario, Mecanismos De Integridad.
Mtodos De Acceso. Se ocupan de la manera en que se tendr acceso a la informacin almacenada en el archivo. Ejemplo: Secuencial, Directo, indexado, etc.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE ARCHIVOS

Administracin De Archivos. Se ocupa de ofrecer los mecanismos para almacenar, compartir y asegurar archivos, as como para hacer referencia a ellos. Administracin De Almacenamiento Secundario. Se ocupa de asignar espacio para los archivos en los dispositivos de almacenamiento secundario. Mecanismos De Integridad. Se ocupan de garantizar que no se corrompa la informacin de un archivo, de tal manera que solo la informacin que deba estar en el, se encuentre ah.
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
Se refiere a las diferentes maneras en las que puede ser organizada la informacin de los archivos, as como las diferentes maneras en que sta puede ser accesada. Dado que hay 2 niveles de visin de los archivos (fsico y lgico), se puede hablar tambin de 2 aspectos de organizacin de archivos: Organizacin de archivos lgicos y de archivos fsicos. DE ARCHIVOS LOGICOS. Contempla la organizacin desde el punto de vista lgico. Por ejemplo, secuencial, directo, etc.
DE ARCHIVOS FISICOS. Contempla la administracin de archivos desde la perspectiva fsica, particularmente la organizacin del almacenamiento en disco a nivel de pistas y sectores. Este tipo de organizacin muestra a su vez, 2 aspectos importantes: Mtodos De Asignacin De Espacio Libre y Asignacin De Espacio De Almacenamiento Del Archivo.
METODOS DE ASIGNACION DE ESPACIO LIBRE Un mtodo de asignacin de espacio libre determina la manera en que un Sistema Operativo controla los lugares del disco que no estn siendo ocupados. Para el control del espacio libre se puede utilizar como base alguno de los mtodos tericos: Vector de Bits, Lista Ligada, Por Agrupacin y por Contador.
VECTOR DE BITS Se tiene un arreglo de bits, el nmero de bits que tiene, representa cada sector del disco, o sea que si los sectores 10 y 11 estn ocupados su representacin ser:
LISTA LIGADA Existe una cabecera en la que se tiene la direccin del primer sector vaco, ese sector a su vez, tiene un apuntador al siguiente bloque, y as sucesivamente hasta que se encuentre una marca indicando que ya no hay espacio libre.
POR AGRUPACION Es similar a la lista ligada, solo que en este se tiene por cada sector, un grupo de apuntadores a varios espacios vacos, al final de cada bloque se tiene un apuntador a otro grupo de apuntadores.
POR CONTADOR Aqu, por cada conjunto de bloques contiguos que estn vacos, se tiene por cada apuntador, un nmero de inicio y el tamao del grupo de sectores vacos.
MTODOS DE ASIGNACIN DE ESPACIO EN DISCO. Un mtodo de asignacin de espacio en disco determina la manera en que un Sistema Operativo controla los lugares del disco ocupados por cada archivo de datos. Se debe controlar bsicamente la identificacin del archivo, sector de inicio y sector final. Para el control del espacio ocupado en disco se puede utilizar como base alguno de los mtodos tericos: Asignacin Contigua, Asignacin Ligada, Asignacin Indexada.
ASIGNACIN CONTIGUA. Este mtodo consiste en asignar el espacio en disco de tal manera que las direcciones de todos los bloques correspondientes a un archivo definen un orden lineal. Por ejemplo:
VENTAJAS - La cabeza de lectura no se mueve demasiado en la lectura de un archivo. DESVENTAJAS - Produce fragmentacin externa.
ASIGNACIN LIGADA En este mtodo, cada archivo es una lista ligada de bloques de disco. En el directorio hay un apuntador al bloque de inicio y un apuntador al bloque final para cada archivo. En cada uno de los bloques donde se encuentra un archivo hay un apuntador al siguiente bloque de la lista. Por ejemplo:
VENTAJAS - No produce fragmentacin externa.
DESVENTAJAS La cabeza de lectura se puede mover demasiado en la lectura de un archivo. - Si una liga se pierde, se perder el archivo completo. Es ineficiente para la implementacin de archivos directos. Se necesita un campo extra para el apuntador.
ASIGNACIN INDEXADA Como ya se vio, la asignacin ligada resuelve problemas de fragmentacin externa, sin embargo, la asignacin ligada no soporta eficientemente el acceso directo a los archivos. La asignacin indexada resuelve este problema poniendo todos los apuntadores en una sola localidad: El bloque ndice. Cada archivo tiene su bloque ndice, El cual es un arreglo de direcciones de bloques de disco. La i-sima entrada en el bloque ndice apunta al i-simo bloque que conforma el archivo. En el directorio se controla la direccin del bloque ndice de cada archivo, por ejemplo:
VENTAJAS No produce fragmentacin externa. Eficiente para la implementacin de archivos directos.
DESVENTAJAS Existe desperdicio cuando hay archivos muy chicos. Desbordamiento de bloque ndice. (Solucin: creacin de un esquema ligado; el ultimo bloque ndice apunta a otro ndice)
MTODO FAT (MS-DOS) Un aspecto importante de cualquier Sistema Operativo es la manera de gestionar los archivos. En el antiguo MS-DOS, la gestin de los archivos era casi todo lo que haca el Sistema Operativo, esencialmente cuando se ejecutaba Windows de 16 bits sobre l. Windows de 16 bits se ocupaba de todo a excepcin de la manipulacin de los discos fijos y flexibles, que los dejaba para MSDOS. El objetivo de la FAT es el de asignar espacio en disco para archivos. Esta contiene una entrada para cada grupo que est en el disco. Cada grupo que est en el disco. Cada grupo es un conjunto de sectores.
Al querer crear un archivo o revisar uno existente, el sistema operativo revisa las entradas que estn asociadas a la FAT de acuerdo con la ubicacin del archivo. Despus de la versin 3, la entrada depende del numero de cluster, o sea, que si excede de 4096 bytes se utilizarn 16 bits para el direccionamiento. El rea de sistema tiene 3 componentes: Registro de arranque, FAT y directorio. La tabla tiene una captacin por bloque, sta define cuantos bloques tiene el primer archivo. Esta ranura de la FAT contiene el nmero de bloque del siguiente bloque.
METODO VFAT La VFAT emplea la misma tcnica que la FAT, a diferencia de que la VFAT la implementa Windows '95 con direccionamiento a 32 bits. En s ste mdulo de 32 bits est escrito en cdigo reentrante, lo que permite que mltiples hebras concurrentes ejecuten el cdigo del sistema de archivos.
DOCUMENTO ARCHIVSTICO
El documento en un sentido amplio se puede definir como todo aquel objeto que sirve de testimonio de la actividad del hombre. Sin embargo, para el marco conceptual de esta investigacin nos vemos en la necesidad de restringir este concepto al campo de la archivstica y de las organizaciones empresariales. Para tal efecto debemos tener en cuenta que los documentos aqu enmarcados son aquellos que reflejan las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad, entendidos como testimonio de un hecho o prueba fehaciente de la realizacin o verdad de una cosa.
Fuster Ruz (1999) nos dice que existen dos clases de documentos: "de naturaleza exclusivamente jurdica, que engendran derechos y obligaciones, y de naturaleza administrativa, que no tienen naturaleza jurdica pero que sin embargo son documentos testimoniales, autnticos, objetivos y, por tanto, verdicos o fehacientes."18 Como es de notarse, esta diferenciacin se basa principalmente en el uso y objetivo del documento, sin embargo, los documentos de archivo poseen caractersticas propias que lo diferencian de los dems documentos que se pueden encontrar disponibles en cualquier otra institucin, y en dichas caractersticas es que se basa la diferenciacin entre la Archivstica y la Documentacin.
Resumiendo las caractersticas presentadas por Fuster19 se define como documento archivstico a toda expresin testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte, de carcter autntico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurdico, generado en cualquier fecha, de forma automtica y espontnea, conservado ntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vnculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los dems y siendo por ellos condicionado),
y formando parte de un fondo o conjunto orgnico, siendo producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestin de una persona o entidad pblica o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurdicos y/o administrativos, y conservado como prueba, informacin y continuidad de gestin. Al respecto Fuster nos dice: "los documentos de archivo se originan natural y fluidamente de la institucin u organismo generador de actividades, y slo crecen y se desarrollan en la medida que lo hacen sus actividades, en cumplimiento de funciones o fines jurdicos y/o administrativos."
El Documento de Archivo o Documento Archivstico tiene como caracterstica principal el ser testimonio de una gestin, reflejando las funciones y actividades del hombre en forma objetiva, conservando un carcter seriado y un principio de procedencia. Asimismo, es un documento nico e irrepetible, producido en forma natural a travs del trabajo habitual de la vida administrativa, pblica o privada. El carcter seriado de un documento deviene de la necesidad de conservarse dentro de un conjunto orgnico, vinculado a los dems documentos de su misma especie por su origen, orden cronolgico y de significacin (valor del documento como parte de un todo). Se puede reconocer la existencia de familias documentales, llamadas as por estar producidas por un mismo organismo administrativo, una misma oficina, e incluso por un mismo funcionario o empleado.
EL SERVICIO DOCUMENTAL La finalidad de todo archivo es el servicio de informacin que presta a sus usuarios. Este servicio se brinda inicialmente en la misma institucin generadora de la documentacin, pero a futuro, si este archivo es transferido a un archivo pblico, ser brindado en el local de la institucin receptora, lo cual implica que el servicio inicialmente brindado a un pblico reducido (al personal de la institucin generadora principalmente) se ver ampliado al pblico en general. Estos servicios son similares a los brindados por cualquier otra unidad de informacin, y consisten en: lectura en sala, prstamo interno, prstamo externo y fotocopiado principalmente.
Documento de archivo Documento, de acuerdo con el Diccionario de la lengua espaola, viene del latn documentum, y es "Diploma, carta, relacin u otro escrito que ilustra acerca de algn hecho, principalmente de los histricos"; y en otra acepcin, "Escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo". Las definiciones que anteceden apuntan a dos elementos que forman parte de los documentos archivsticos: informacin y testimonio.
De manera general y muy amplia podra decirse que documento es la manifestacin de una actividad humana fijada a un soporte que asiste para informar acerca de esa actividad. Sin embargo este producto no es seguramente un documento de archivo. "En los documentos de archivo hay que distinguir varias partes: una material o fsica, el soporte (pergamino, papel, cinta, disco); otra, la que pudiramos considerar el andamio o estructura, que es el vehculo de la informacin (formulario, clusulas, segn el tipo)
y el contenido que hemos de identificar con la informacin, es decir, el mensaje o noticias que nos transmiten, que pueden ser similares si la tipologa es la misma y el medio (escritura, cdigos, signos, dibujos) que fijan y transmiten dicho contenido" (Heredia, 93). Reunidas las "partes" que lo integran, y agregando la razn de su generacin, podr decirse que un documento archivstico es aquel producido o recibido por una institucin o por una persona "durante el curso de su gestin o actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e informacin" (Heredia, 93).
Por su parte, Manuel Vzquez, en su "Documento de archivo: nuevos elementos para su definicin", comienza determinando que "Documento de archivo es un texto o mensaje adherido a un soporte, que surge vinculado a una tramitacin o actividad administrativa y que tiene como fines imperar, testimoniar o simplemente transmitir una informacin til para el trmite". Luego de un exhaustivo anlisis, Vzquez examina desde el carcter original de los documentos su autenticidad, con la preocupacin puesta ahora en los soportes electrnicos.
Y llega a la siguiente definicin: Documento de archivo es un soporte que lleva adherido, de manera indeleble, un texto autntico, que surge vinculado a una tramitacin o actividad administrativa y que tiene como fines, imperar, testimoniar o simplemente transmitir una informacin til para el trmite" (Vzquez, 94). El Arquivo Nacional do Brasil dice que "Documentos de arquivo sao todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fisica ou jurdica, pb1ica ou privada, no ejercicio de suas atividades, constituem elementos de provo ou de informao.
Forman um conjunto orgnico, refletindo as atividades que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no ejercicio de suas funoes. Assim, a razao de sua origem ou a funo pela qual sao produzidos que determina a sua condio de documento de arquivo e nao a natureza do suporte ou formato". (Indolfo, Cascardo, de Oliveira, da Costa e Cauville, 1995). Por qu esta preocupacin en dejar sentado los que son documentos de archivo y los que no lo son?
Debido al desarrollo de la tecnologa y el lugar que la misma est ocupando en las organizaciones que generan documentos, es preciso tener absolutamente claro el concepto de documento archivstico. Es el destinatario de la metodologa archivstica aplicable a su produccin, tramitacin, uso, evaluacin, eliminacin y guarda permanente. No toda la documentacin que producen los ordenadores es documentacin archivstica.
ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

El archivo entendido como un todo indivisible, unitario. La informacin documental tiene una vida semejante a un organismo biolgico; nace (momento de la produccin), vive (vigencia administrativa) y muere( prdida del valor administrativo). El documento pasa en su vida por diferentes fases: desde su elaboracin y durante un periodo de tiempo variable, se utiliza de manera ms o menos intensa para la resolucin de los asuntos propios del productor; con el tiempo dejar de ser utilizado, perder valor para el creador y finalmente se plantear su conservacin permanente en un archivo o su destruccin. El mayor o menor valor primario del documento de archivo condicionar las etapas de su vida y su supervivencia. Las etapas por las que pasa la documentacin son:

Archivo de Gestin: Los documentos en fase de tramitacin, as como los que son de uso frecuente para la gestin de los asuntos corrientes, estn bajo la responsabilidad y uso directo de las unidades administrativas que los han producido. Por esta razn se les denomina tambin archivos de oficina. Tradicionalmente se considera que la documentacin debe permanecer en esta fase durante 5 aos una vez finalizada su tramitacin. No obstante este plazo puede resultar excesivamente largo. Las razones para acortar este plazo seran que, en la actualidad la informacin til para la gestin prescribe cada vez ms pronto; en una oficina de cualquier nivel de administracin en 5 aos se produce tanta documentacin que resulta imposible mantenerla en la misma oficina.

Archivo administrativo: Cuando la documentacin deja de ser utilizada en las oficinas que las han generado, son trasferidas a un depsito donde permanecern para ser utilizadas en caso de que haga falta. La tramitacin est acabada, pero un recurso o la vuelta sobre un asunto puede hacer necesaria su utilizacin. Pasados los 15 aos los documentos pasaran a la etapa siguiente.
Archivo intermedio: La documentacin ha perdido prcticamente la utilidad para la que haba sido creada. En este momento se procede a la valoracin, clasificacin y seleccin, para decidir qu se ha de conservar de manera permanente y qu no. Este proceso se realiza cuando la documentacin tiene entre 25 y 30 aos de antigedad.
Archivo Histrico: Toda la documentacin que pasa al archivo histrico se conserva perpetuamente, con las condiciones tcnicas y ambientales ptimas que permiten conservar la documentacin y con garantas de libre accesibilidad.

Sistematizacin de los archivos. Los archivos atendiendo a su origen y a su alcance territorial se agrupan en: Archivos civiles: Generales o estatales (los de administracin del Estado, ministerios...), autonmicos, provinciales (Generalitat, consellerias, diputaciones), judiciales, notariales, municipales, empresariales (comercio, industria, banca...)

Archivos religiosos: Los denominados archivos eclesistico, pertenecientes a la iglesia catlica, organizados siguiendo la jerarqua de estructura territorial eclesistica en un archivo central (Archivo Secreto del Vaticano) y archivos metropolitanos, diocesanos y capitulares (dependientes del obispo, arzobispo, catedrales y colegiatas) y por ltimo los parroquiales y los de las rdenes religiosas y monsticas, cofradas... Dentro del grupo de archivos religiosos habra que incluir todas las religiones diferentes de la catlica.

Documentalismo Es un conjunto de tcnicas dirigidas a la reunin, clasificacin, y distribucin de los documentos de todo tipo referidos a cualquier campo de la actividad humana. Actualmente el gran incremento de la produccin de informacin cientfica, tcnica, divulgativa... Ha dado origen a nuevos recursos y tcnicas documentales, como las bases de datos o las redes documentales, y nuevos soportes de datos o documentos: fotogrficos (fotografa, fotocopia...), microformas (microfilm, microficha), magnticos (cintas magnetofnicas, de video, discos magnticos) y pticos (disco ptico). El tratamiento de la informacin y el servicio al usuario es asumido por las personas especializadas (documentalistas).
La palabra documentalismo fue acuada por Paul OTLET y Henri LAFONTAINE en la Dcima Conferencia Internacional del Instituto Bibliogrfico Internacional del ao 1931 al proponer la sustitucin de la palabra bibliografa por la de documentacin. La herramienta bsica del documentalista, teniendo en cuenta que su finalidad es la difusin de la informacin, es la telecomunicacin. Estas colecciones de informacin se renen en los centros de documentacin. Los antecedentes del documentalismo hay que buscarlos en los organismos dedicados a la recogida y difusin de repertorios bibliogrficos con una unidad temtica. Uno de los ms antiguos es el Instituto Bibliogrfico de Sociologa(1893), que comenz por publicar repertorios bibliogrficos sobre sociologa y posteriormente ampli su campo al Derecho y se proyectaron 5 campos de trabajo:

Repertorio legal universal Repertorio para las ciencias sociales Repertorio clasificado de legislacin comparada Repertorio de estadstica Repertorio general de autores Estos proyectos se basan en la idea de universalidad del trabajo cientfico. Se trata de reunir en un nico fondo documentos de procedencia diversa: archivos, bibliotecas, prensa para ser conservados, automatizados y distribuidos entre todos aquellos que lo requiriesen.

En 1985 se crea el Instituto Internacional de Bibliografa al entrar en contacto OTLET con Melville DEWEY, inventor de la CDU, ya que esta obra responda a la idea de universalidad del proyecto de OTLET, es decir unidad de mtodo, ya que permita un ilimitado nmero de divisiones y subdivisiones en las materias. En 1943 OTLET public el Tratado de Documentacin que establece basndose en la clasificacin de DEWEY una tabla sistemtica de materias. En la primera parte OTLET expone las lneas generales del concepto de documento y de documentacin. En su concepcin, libro es el trmino convencional para designar cualquier tipo de documento. As bibliologa, documentologa y documentacin son las tres denominaciones propuestas y utilizadas para la ciencia en general del documento, que tiene como finalidad:

Analizar, ordenar y sintetizar los datos, la informacin, adquiridas en el dominio del documento, y al mismo tiempo promover nuevas bsquedas. Elaborar una serie completa de formas documentales en las que se plasmen los datos del pensamiento cientfico o prctico, desde el documento simple hasta las grandes colecciones, y las formas superiores como son el los tratados y las enciclopedias. Elaborar los mtodos para que la informacin pueda ser expuesta de manera racional y sistemtica.

Archivos y bibliotecas. El mayor inters que las bibliotecas han despertado, ha determinado que en muchos casos se apliquen los principios de la Biblioteconoma a la Archivstica (clasificaciones temticas o siguiendo la CDU). Uno de los elementos de distincin entre archivo y biblioteca es la relacin entre fondo documental y su progenitor(institucin o persona que lo ha generado), cosa que no ocurre en la biblioteca. Los archivos no son creados artificialmente como las bibliotecas. Los archivos se van formando de manera espontnea y natural, mientras que la biblioteca se forma y crece de manera albitraria, artificial, condicionada por la voluntad de su responsable. En realidad la biblioteca es una coleccin de libros. Las diferencias entre archivo, biblioteca y centro de documentacin se resumen en la diferente formacin y origen de cada uno de estos centros de informacin y en el carcter individual, y las relaciones de las piezas o unidades documentales que los integran.

La biblioteca crece y se configura por compra o donaciones, siguiendo la voluntad o el criterio de la persona encargada y limitada por un presupuesto econmico. -El archivo se origina d manera natural y crece en proporcin a la actividad que desarrolla la institucin productora. -El centro de documentacin se forma por recogida de materiales de procedencias diferentes: prensa, documentos archivsticos, libros... teniendo una materia preestablecida. La biblioteca est constituida por piezas individuales y el archivo por unidades interrelacionadas que forman secciones y series documentales. El centro de documentacin es mixto y est integrado ,generalmente, por materiales en copias y que tienen procedencias muy diversas, y ninguna relacin entre ellas que no sea la materia de la que tratan.
PROCESOS TCNICOS DE ORGANIZACIN DOCUMENTAL
Los diferentes procesos tcnicos relativos a la organizacin documental (clasificacin, ordenacin, descripcin), se adelantan en la dependencia llamada de CLASIFICACION Y DESCRIPCION, en concordancia con la normatividad vigente. Tal es el caso de la utilizacin de la Norma General para la Descripcin Archivstica, hoy norma tcnica colombiana ICONTEC 4095, resultado de la homologacin de la norma conocida como ISAD (G) -Norma Internacional General para la Descripcin Archivstica- propuesta por el Consejo Internacional de Archivos.
ORIENTACIN AL USUARIO
El usuario puede contar con la asistencia necesaria para guiar la bsqueda de la informacin en el acervo. Una vez ubicada, puede solicitar la reproduccin del material documental a travs de fotocopia, fotografa o microfilm, as como copia impresa por computador de aquellos documentos que ya se encuentren digitalizados.
PROCESOS TCNICOS DE ORGANIZACIN DOCUMENTAL TEMTICAS DE INVESTIGACIN El importante acervo documental del Archivo ofrece al usuario mltiples posibilidades de investigacin. Si bien la documentacin correspondiente a los siglos XVI, XVII y XVIII se ha venido consultando desde hace una centuria hoy tambin se estudian testimonios documentales producidos durante los siglos XIX y XX, entre otros temas: la vida cotidiana, conducta criminal y su castigo, el papel de los programas de educacin en las corrientes independentistas, los antecedentes de la prdida de Panam, el anlisis de las guerras civiles de la Repblica, el papel del oro, caminos reales y ordenamiento territorial, datos demogrficos en general y sobre la vida religiosa, enfermedades y epidemias, la rebelin comunera.
DESCRIPCION DOCUMENTAL
Detalle normalizado de todos los datos relevantes que contiene un documento para un sistema documentario especfico. Comprende los elementos de la descripcin bibliogrfica, y los smbolos de la descripcin temtica, recogidos a partir del anlisis documental, el resumen y la indizacin. La descripcin de la documentacin podr hacerse indistinta o conjuntamente a dos niveles: - Descripcin de expedientes. - Descripcin de documentos o piezas documentales.
Para describir expedientes se dispone de los siguientes campos: - Numero de Expediente. (o) - Signatura Archivo de oficina.(o) - Signatura Archivo Central. - Dgitos de Clasificacin. (o) (c) - Serie. (o) (c) - Sub-serie. (o) (c) - Ttulo. (o) - Fechas lmites. - Descriptores.
- Estado de tramitacin. (c) - Expurgo Si/No. - Fecha prevista de expurgo. - Fecha de expurgo. - Fecha de transferencia Archivo de Oficina -Archivo Central. - Notas.
Para describir los documentos que componen un expediente se dispone de los siguientes campos: - Numero de expediente. (o) - Numero de documento. (o) - Ttulo del expediente. (o) - Fecha del documento. (o) - Registro de entrada. - Registro de salida. - Emisor. (c) - Destinatario. (c) - Soporte. .(c) - Tipo de documento. (c),. - Tema. (o) - Anexos. - Notas.
Todos los campos son recuperables, por lo que el programa permite realizar bsquedas empleando cualquiera de los elementos que se han utilizado para hacer la descripcin de la documentacin. Es obligatoria la complementacin de los campos que aparecen marcados con (o). El contenido de los campos marcados con (c) es codificado, debiendo tomarse de la tabla de codificacin correspondiente, que debe definirse y cargarse en el momento de la instalacin de la aplicacin.
SELECCIN DOCUMENTAL
Depuracin documental Al hablar sobre valoracin documental es inevitable referirnos al trmino depuracin y a la prctica que de sta se inici en los aos cincuenta, al aplicarla como una medida urgente para resolver el problema de la acumulacin de documentos, originada por la explosin documental que caracteriza los inicios del siglo XX a partir del surgimiento de la llamada "sociedad de la informacin". Ya en los aos ochenta se avizoraba a la depuracin como una fase del ciclo vital de los documentos que mereca especial atencin "porque defina el destino de los documentos al trmino de la utilidad administrativa".
SELECCIN DOCUMENTAL
Jos Antonio Ramrez Delen en su artculo "La depuracin dentro de la administracin documental" seala "...esta fase consiste por un lado en seleccionar testimonios documentales que despus de su utilidad administrativa renan valores que por su carcter pueden considerarse como histricos, y del otro, en eliminar o destruir informacin asentada en documentos producidos y administrados por los organismos gubernamentales que no posean aqul carcter. La depuracin consiste a la vez en seleccionar y destruir determinada documentacin".
SELECCIN DOCUMENTAL
Para responder a la anarqua que privaba tanto en la produccin como en la circulacin de documentos haba que establecer para efectos de una seleccin adecuada, un sistema planificado que permitiera ordenar la informacin documental, de acuerdo, en primer trmino, a su carcter como factor administrativo y, posteriormente de conformidad con la cobertura informativa. Esto significaba establecer un sistema integrado de administracin de documentos con base en los grupos documentales que ofreciera un panorama de conjunto respecto a la realidad que les dio origen
SELECCIN DOCUMENTAL
Slo en esta perspectiva planificadora podra obtenerse informacin coherente tanto para el uso inmediato de carcter administrativo como para su uso histrico. Al hablar de que la depuracin debera constituirse como un proceso permanente de valoracin, Jos Antonio Ramrez en realidad estaba definiendo cul sera el ncleo duro del trabajo archivstico: la valoracin. Vista desde esta perspectiva, la depuracin queda reducida al proceso de seleccin final de los documentos que sern conservados de manera permanente de aquellos otros que por su irrelevancia deban eliminarse.
SELECCIN DOCUMENTAL
La situacin expuesta por Ramrez Delen ha cambiado radicalmente. La evolucin que ha tenido la archivstica en estos ltimos veinte aos, nos plantea, bajo la nueva concepcin de la administracin de archivos, la visin de conjunto del ciclo vital de la documentacin y de las fases y procesos tcnicos involucrados en l, pues el esfuerzo por racionalizar la creacin, el flujo y el mantenimiento, la conservacin y el uso de la documentacin, as como la seleccin y la transmisin de archivos, no busca tener papeles ordenados porque s, sino, tener acceso completo y confiable a la informacin orgnica y organizada.
SELECCIN DOCUMENTAL
Con la aparicin del concepto global del ciclo vital de los documentos cambi la perspectiva de la administracin de documentos al contemplarlo como parte de un proceso desde el cual es posible la planeacin, seleccin, y eliminacin desde el momento mismo de su creacin.
SELECCIN DOCUMENTAL
Valoracin documental Muchos son los autores que se han ocupado de definir el concepto de valoracin documental, sin embargo, en manuales tales como Archivstica General: teora y prctica de Antonia Heredia, Introduccin a la Archivstica de Pedro Lpez y Olga Gallego, Archivstica y Archivos de Manuel Romero Tallafigo, Archivstica: principios y problemas de Elio Lodolini, y Manual de Archivstica de Cruz Mundet al referirse al tema hablan indistintamente de valoracin, seleccin, expurgo y evaluacin, sin hacer un cuestionamiento terico acerca de este fundamento de la archivstica, reducindolo en muchos casos a una fase del proceso de expurgo destinada a descubrir y apreciar los valores inherentes de la documentacin.
SELECCIN DOCUMENTAL
Por otra parte Mara del Pilar Faci Lacasta en su artculo "Metodologa y aplicacin de los principios de identificacin y valoracin en Espaa. Resultados obtenidos" seala que "se entiende por valoracin el proceso de anlisis y seleccin cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, conservacin y acceso a las series documentales"; el Archivo General de la Nacin, en sus programas de capacitacin acerca de los archivos semiactivos seala que la valoracin consiste en "el anlisis de los documentos para determinar su utilidad (valor) a lo largo de su ciclo de vida, as como para asignarle tiempo y espacio de conservacin o eliminacin".
SELECCIN DOCUMENTAL
La definicin que da La Torre Merino en su libro Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales nos parece muy atinada al sealar: "la valoracin ser por tanto la fase del tratamiento archivstico en la que despus de analizar los valores de los documentos se decide si stos deben transferirse a otro archivo del sistema o si por el contrario deben eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar tcnicas de seleccin. Por lo tanto no podemos identificar valoracin con eliminacin o seleccin y menos con expurgo, sino que debemos entender las anteriores como distintos procesos de una fase mucho ms amplia".
SELECCIN DOCUMENTAL
Por ltimo, Carole Couture, autor canadiense, al hablar sobre la funcin de la valoracin en la archivstica contempornea la define como "el acto de juzgar los valores que presentan los documentos de archivo (valor primario y secundario) y de decidir los plazos de aplicacin de estos valores a dichos documentos en un contexto que considere la relacin esencial existente entre el organismo (o persona) a quien conciernen y los documentos administrativos que l (ella) genera en el marco de sus actividades.
SELECCIN DOCUMENTAL
En la archivstica contempornea el acto de valorar consiste esencialmente en juzgar y decidir, apela al concepto de valor, al plazo de conservacin y al vnculo indeleble existente entre el creador y sus documentos. Sin embargo como seala Jos Bernal Rivas Fernndez, el enfoque sobre la valoracin no debe verse reducido a la elaboracin de tablas de plazos de conservacin sino como todo un cuerpo terico producto de una profunda reflexin.
SELECCIN DOCUMENTAL
La valoracin implica un trabajo de cuidadoso anlisis documental y de erudicin y no un mero procedimiento como lo ven algunos, ya que implica entender factores tales como la historia del creador de los documentos, las funciones, las atribuciones legales, la estructura organizacional, los procesos de toma de decisiones, los procedimientos de creacin de documentos, la naturaleza, la organizacin y administracin de los documentos y los cambios ocurridos en el tiempo.
SELECCIN DOCUMENTAL
La teora de la valoracin debe buscar especificar aquellos atributos genricos, interconexiones y puntos de interseccin especiales o de conflicto que existen, entre los creadores de documentos y los patrones o sea las funciones, las actividades y los programas.
SELECCIN DOCUMENTAL
El dilema de la valoracin documental El desarrollo del trabajo archivstico depende de las decisiones que se tomen en el proceso de valoracin. De ah que resulte un tema relevante y su aplicacin haya sido objeto de una enconada polmica entre archivistas e historiadores, quienes se encuentran en los polos opuestos en el proceso de creacin de los archivos. Pues mientras los primeros consideran necesario aplicar criterios de seleccin documental con miras a controlar la inundacin de documentos, dando una solucin institucional a diversos problemas derivados de la produccin de documentos, los historiadores pugnan por una seleccin.
SELECCIN DOCUMENTAL
La posicin tanto de archivistas como historiadores parece ser irreconciliable, pues mientras los primeros lo ven como una medida necesaria para llevar a cabo la administracin de documentos en sus instituciones de una manera eficiente, dando una solucin institucional a los problemas derivados de la produccin de documentos, los historiadores pugnan por una solucin cultural orientada a conservar la documentacin con fines sociales. Sin embargo la naturaleza de estas soluciones en apariencia complementarias ha creado un conflicto permanente entre lo institucional y lo cultural, entre la produccin y la acumulacin de documentos y el valor de la informacin que contienen
SELECCIN DOCUMENTAL
En realidad las disposiciones oficiales que han regulado la conservacin y la eliminacin de documentos han intentado implcitamente conciliar las soluciones sealadas y neutralizar as el conflicto que las enfrenta. Sin embargo la armona no se ha logrado pues la solucin cultural, manifiesta en el acto de valorar la documentacin, busca justificar la solucin institucional, es decir, la eliminacin de documentos intiles para la administracin, sin conseguirlo plenamente. Este es sin duda el problema de la seleccin documental, tal como lo seala Juan Manuel Herrera.
SELECCIN DOCUMENTAL
Sin embargo, todava existe desacuerdo en el por qu de la seleccin de documentos. Hay quienes opinan que debe conservarse todo el material que genera la actividad gubernamental. Esta posicin es altamente reveladora por dos razones: en primer lugar porque es una posicin que defiende cierto uso de la documentacin y en segundo trmino, porque tal uso es por completo ajeno a la institucin que genera la documentacin, as, debemos considerar que la seleccin implica, obviamente, tanto la produccin de documentos y su conservacin como su utilizacin.
SELECCIN DOCUMENTAL
En definitiva, la documentacin que genera una entidad cualquiera en el desarrollo de sus actividades orgnicas tiene caducidad administrativa, legal, fiscal, contable, y esto quiere decir simplemente que la documentacin pierde su sentido original, aunque no su informacin. Pues bien esta diferencia fundamental entre documentacin e informacin que se hace al trmino de la vigencia de la primera es, en todo caso, la que justifica la seleccin documental.
SELECCIN DOCUMENTAL
Problemtica que presenta la valoracin documental Pese a que la valoracin es un aspecto que ha sido abordado por mltiples autores de diferentes pases, an no hay respuestas acabadas ni nicas. En el tratamiento que le han dado los autores se reconocen principios, mtodos de trabajo, procesos y planteamientos. Los especialistas han transmitido sus experiencias, sus reflexiones y han elaborado propuestas que abarcan tanto concepciones como principios y tcnicas especficas, que pueden servir de referencia y orientacin -muy valiosospero que no constituyen una especie de recetario que puedan aplicarse universalmente.
SELECCIN DOCUMENTAL
Sera un error establecer reglas fijas, cada grupo documental tiene sus peculiaridades, cada dependencia creadora de documentos o cada institucin de archivo tendr sus objetivos especficos, de tal manera que no puede decirse la ltima palabra, y menos en abstracto. Lo que si se puede hacer es ampliar los horizontes de quienes se enfrentan a la responsabilidad de valorar, poner al alcance de su mano una serie de reflexiones y experiencias al respecto, dar a conocer criterios y tcnicas especficos, para que se tengan presentes y se apliquen de la manera ms adecuada en cada caso concreto.
SELECCIN DOCUMENTAL
Vale la pena sealar las preguntas que de acuerdo con Carol Couture deberamos hacernos en torno a esta problemtica: Cules pueden ser por ejemplo, las consecuencias de una seleccin que nos lleve a valorar para eliminar ms que para conservar? Se debe valorar pensando en los intereses del organismo creador o en los del usuario? Se debe valorar para responder a necesidades administrativas o a las de investigacin? Cmo se explica que la mayora de los textos y ensayos no traten la valoracin sino con fines de investigacin?
SELECCIN DOCUMENTAL
La respuesta que d el archivista a estas preguntas derivarn en principios que debern regir su actividad. Esto implica que se requiere, del responsable de las decisiones sobre valoracin, caractersticas que le permitan aprovechar las propuestas de los especialistas e identificar las diferencias entre los distintos tipos de archivos a los que se aplicarn unos u otros criterios: preparacin acadmica, experiencia de trabajo en archivos, conocimiento de las tendencias, las metodologas y los enfoques -tanto tradicionales como recientes- de las ciencias sociales y de la historia, as como de la historia generadora de los documentos. De ah la importancia de darle al archivista una formacin slida y buscar una profesionalizacin que lo coloque a la altura del reto que la valoracin representa.

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COMPONENTES DEL SISTEMA DE ARCHIVOS

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ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

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PROCESOS TCNICOS DE ORGANIZACIN DOCUMENTAL

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