METODOLOGA DE LA INTERVENTORA

OBJETIVOS GENERALES DE LA INTERVENTORA

ASEGURAR LA CALIDAD DE LAS OBRAS

ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS CONTRACTUALES

ASEGURAR LA JURIDICIDAD DEL CONTRATO ARMONIZAR LA INTERACCIN DE CONTRATANTE Y CONTRATISTA

METODOLOGA: PLANEACIN

La planeacin consiste en determinar lo que se debe hacer, cmo se debe hacer, qu accin debe tomarse, quin es el responsable de ella y por qu. La planeacin es la disposicin sistemtica de tareas para el logro de un objetivo.

La planeacin de la interventora es un proceso dinmico y sistemtico de anlisis y reflexin que debe expresarse en un documento denominado plan de interventora, el cual constituye punto de referencia para llevar a cabo la interventora, controlar su avance y establecer los ajustes a que haya lugar.

VENTAJAS DE LA PLANEACIN

Planear la interventora implica una serie de ventajas entre las cuales se destacan las siguientes:

Guiar la ejecucin del trabajo de interventora, determinando acciones a realizar, secuencia, oportunidad y responsables. Identificar y utilizar con eficiencia los recursos requeridos para el desarrollo de la interventora. Establecer parmetros de referencia para control y evaluacin de la interventora. el seguimiento,

Dar adecuado manejo a las consecuencias de los riesgos relacionados con el proyecto vigilado y administrar los riesgos de la interventora. Contribuir al logro de los objetivos de la interventora y al xito del proyecto vigilado.

EL PROCESO DE PLANEACIN

FUENTES DE INFORMACIN
El contrato a vigilar y el contrato de interventora, con sus anexos. Las normas y manuales de la entidad contratante Las normas legales y tcnicas que sean aplicables La bibliografa sobre el tema objeto del proyecto Documentacin de proyectos similares que sirvan como referentes Documentacin relacionada con el entorno del proyecto

FORMULACIN DEL PLAN

Es la actividad de an lisis y reflexi n sistem tica que interrelaciona los objetivos de la interventor a con las fuentes de informaci n o insumos para el desarrollo de la misma, con el prop sito de elaborar un plan que gu e el ejercicio de la interventor a.

PLAN DE INTERVENTORA

Resumen del contrato y del proyecto a vigilar Objetivos de la inteventora Alcance Metodologa especfica Conceptos e informes Programacin de actividades Estructura organizacional y determinacin del personal Recursos de interventora Sistema de informacin y gestin documental Riesgos de la interventora Control de la ejecucin Ajustes y actualizacin del plan

EJECUCIN
Para iniciar se requiere: Se ha perfeccionado el contrato de interventor a

Se ha suscrito el acta de iniciaci n

EJECUCIN EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL

Las labores pueden iniciarse en la etapa precontractual del proyecto vigilado o al inicio de este, dependiendo de lo que se haya estipulado en el contrato de interventora. Se considera recomendable la interventora desde la etapa precontractual del contrato vigilado, ya que este empieza por el cuidado que se tenga en las definiciones y condiciones y desde la misma invitacin a proponer.

PARTICIPACIN DE LA INTERVENTORA EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL

Es conveniente el examen y la evaluacin de documentos que originan el contrato, y de las decisiones tomadas por la entidad contratante La participacin del interventor en esta etapa puede prevenir gastos innecesarios o extravagantes y por lo tanto aportar un ahorro a la entidad

Es conveniente que el equipo interventor no tenga ninguna intervencin en la evaluacin de propuestas y adjudicacin del contrato
Es ms comn que el interventor se contrate nicamente para la etapa contractual y que su labor se inicie simultneamente con la ejecucin del contrato vigilado, desarrollando las acciones de control de la ejecuci n

REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO E INICIACIN DEL CONTRATO

Aprobacin de garantas, existencia de disponibilidades presupuestales, acreditacin del pago de aportes parafiscales y al sistema de seguridad social integral. Se suscribe un acta de iniciacin y a partir de ella se contarn los plazos de ejecucin y duracin, debindose modificar las garantas para que cubran los amparos a partir de la fecha del acta.

REGISTRO DE INFORMACIN Y GESTIN DOCUMENTAL

Dise ar e implementar un sistema para:

Registro de la informaci n Gesti n de los documentos

REGISTRO DE LA INFORMACIN

Registros iniciales: datos del contrato, la propuesta, los datos del contratista y el cronograma de la interventora Informacin que se genera en la ejecucin del contrato: anticipos y pagos al contratista; modificaciones, prrrogas y suspensiones de la obra; informes tcnicos e informes financieros del contratista; resultados de las visitas de interventora; indicadores de ejecucin tcnica y financiera; alertas de control; conceptos de interventora.

GESTIN DOCUMENTAL

Tipo de documentos que se utilizarn, contenido y origen de cada uno, trmite que les dar la interventora y procedimientos de conservacin
Usar tecnologa actual sin perder objetividad ni los soportes que se requieren

ACTA DE INICIACIN

E l a c t a de in ic ia c i n s e p ue de s u s cr ib ir u n a vez q ue s e h a y a r e a l i z a do l a re u ni n d e p o s tp er fe c c io n a m ie nt o . En e s t a a c ta q ue d a co n s ign a do q ue s e h a n cum p lid o lo s r e q u is it os de pe r f ec c i o n a mie n t o del c o n t r a to y s e re g is tr a n lo s a c u er d o s y m a n if e s t a c io n e s d e la s p a r t e s c o n t r a t a n t e s . A p a r t ir d e l a f i r m a de e s t a a c ta em p iez a n a c o r r e r lo s t r m in o s d e l c o n t r a t o .

TALLER DE METODOLOGA DE INTERVENTORA

En este taller el equipo interventor explica al equipo del contratista la metodologa de la interventora, indicando de manera clara y completa las acciones de control, los informes que debe presentar el contratista, los tipos de visitas de interventora, los conceptos que emitir el interventor y los asuntos que deba surtir el contratista ante el interventor y el supervisor del contrato.

TCNICAS DE INTERVENTORA
Las tcnicas son las acciones y medios que se utilizan, en el marco de un procedimiento, para obtener informacin objetiva y suficiente que contribuya a la evaluacin de un hecho. Un control efectivo se logra a travs de la aplicacin de procedimientos y tcnicas de control aplicados a la medida de cada contrato.

CLASIFICACIN DE LAS TCNICAS

Tcnicas verbales: dilogo, entrevista, declaracin.

Tcnicas documentales: verificacin, conciliacin, comparacin, clculo, confirmacin, comprobacin.

Tcnicas experimentales: usadas principalmente en interventora tcnica; se caracterizan por garantizar la posibilidad de que practicadas en las mismas condiciones por diferentes analistas, deben arrojar resultados similares. Tcnicas sensoriales: obtener informacin a travs de los sentidos.

VISITAS DE INTERVENTORA

Cuando la naturaleza del contrato no amerita la presencia permanente del interventor o de un delegado residente en el lugar de la ejecucin Las visitas pueden ser tcnicas, financieras y administrativas Son ordinarias cuando estn programadas, y especiales cuando se realizan a peticin del contratante, de un organismo de control o por informacin sobre presuntas irregularidades en la ejecucin del contrato.

INFORMES DE VISITA

Constancia de las acciones de control practicadas sobre los diferentes aspectos de un proyecto. Contenido bsico:
Datos

del contrato, numero y fecha, objeto, contratista. Informacin de la visita. Objetivo de la visita. Desarrollo de la programacin de la visita. Conclusiones: conceptos sobre los hechos y situaciones.

INFORMES DEL CONTRATISTA

Para verificar si se est cumpliendo adecuadamente con el objeto contratado, el contratista est obligado a presentar a la entidad contratante y al interventor informes sobre: Avance del proyecto Resultados parciales o totales obtenidos Ejecucin del presupuesto Flujo de recursos

RECOMENDACIONES Y OBSERVACIONES

Si se detecta que se presentan deficiencias, desviaciones o atrasos en la ejecucin del contrato, el interventor debe ejercer acciones preventivas o correctivas, orientadas al cumplimiento y xito del mismo, entendiendo que su funcin no es simplemente de verificacin, sino que es un agente coadyuvante para el xito de un proyecto.

INCUMPLIMIENTOS

Incumplimiento de las obligaciones : cuando no se ejecutan en los trminos y condiciones pactadas en los documentos

contractuales, es decir, cuando no se

cumple la prestacin o se cumple de forma

defectuosa o tarda.

INCUMPLIMIENTOS

El incumplimiento puede ser:

Total o definitivo:

Cuando el contratista no cumple ni realiza actos tendientes a satisfacer las prestaciones debidas a la entidad No ejecuta o no entrega el objeto contractual en el plazo convenido, y este no se puede cumplir dentro de la vigencia del contrato. Cuando el contratista, dentro del plazo pactado, no ejecuta el objeto con las condiciones o especificaciones establecidas tanto de calidad o cantidad No se ajusta a las normas tcnicas obligatorias

Parcial:

No cumple las dems obligaciones en las fechas pactadas

No obstante lo anterior, si existe la posibilidad de cumplimiento dentro de la vigencia del contrato, se configura la mora.

LA CALIFICACIN DEL INCUMPLIMIENTO

An lisis de imputaci n para efectos de determinar la respon sab ilidad

Valoracin

de las actuaciones contratista y contratante Causales de exoneracin responsabilidad

Fuerza

de

de

mayor Caso fortuito Culpa de un tercero Incumplimiento del contratante

CONCEPTOS
Los conceptos contienen opiniones o calificaciones sobre las actividades del contratista o respecto del cumplimiento de sus obligaciones Implican acciones o decisiones de la entidad contratante.

CONCEPTOS

ACTAS DE RECIBO PAGOS PARCIALES PRRROGAS Y SUSPENSIONES MODIFICACIONES AL CONTRATO CESIN SUBCONTRATACIONES CAMBIOS EN EL EQUIPO DEL PERSONAL DEL CONTRATISTA TERMINACIN ANTICIPADA ACTA DE TERMINACIN POR MUTUO ACUERDO

CONCEPTOS

A C T AS D E R E CIBO :
Entregas

del contratista, parciales y definitivas de resultados o productos Opiniones del interventor sobre el cumplimiento en trminos de calidad, cantidad y especificaciones tcnicas de los resultados o productos recibidos Cuando sea el caso, fundamentar la negativa de recibo.

CONCEPTOS

PAGOS PARCIALES: procedencia o no de efectuar los pagos parciales pactados con el contratista, con base en las actas de recibo. PRRROGAS Y SUSPENSIONES: conceptuar sobre la justeza de una solicitud de ampliacin de plazos, o sobre la conveniencia de suspender la ejecucin de las actividades durante un tiempo, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito que incidan sobre la eficiencia de las actividades o impidan su ejecucin.

CONCEPTOS

MODIFICACIONES AL CONTRATO: relacionadas con cambios en la cantidad de obra contratada; cambios de especificaciones y los consiguientes cambios en precios; obras adicionales e inclusin de precios no previstos; cambios en los plazos originados por casos fortuitos o de fuerza mayor, o por mayores cantidades de obra, obras adicionales o cambios de especificaciones. En cualquiera de los casos el interventor debe tener en cuenta que no se puede autorizar modificaciones que cambien el objeto del contrato o lo desvirten, y que siempre hay que mantener el equilibrio financiero.

CONCEPTOS

CESIN: conceptuar con sustentacin sobre la conveniencia de aceptar que el contratista, por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, pretenda ceder a otro la responsabilidad total del cumplimiento del objeto y de las dems obligaciones del contrato. SUBCONTRATACIONES: emitir concepto para que la entidad contratante acepte que el contratista celebre contratos con terceros para la ejecucin de algunas actividades. En estos casos, el subcontratista no tiene relacin contractual alguna con la entidad contratante; la responsabilidad por el cumplimiento de las actividades siempre estar en cabeza del contratista.

CONCEPTOS

CAMBIOS EN EL EQUIPO DE PERSONAL DEL PROYECTO: conceptuar sobre los cambios en el personal del contratista, dado que para las licitaciones por lo general se presentan hojas de vida de profesionales o ejecutivos para conformar el equipo tcnico, financiero y administrativo, que estn obligados a cumplir con condiciones de formacin y experiencia.

CONCEPTOS

TERMINACIN ANTICIPADA: el interventor deber emitir concepto sobre las causales de una terminacin anticipada del contrato, las cuales pueden ser las siguientes: Mutuo acuerdo de las partes Caducidad administrativa Terminacin unilateral Desistimiento del contratista por la modificacin unilateral del contrato en porcentaje mayor al 20% de su cuanta Terminacin unilateral por nulidad absoluta del contrato Declaratoria judicial de terminacin del contrato

CONCEPTOS

ACTA DE LIQUIDACIN POR MUTUO ACUERDO: el interventor participa en la discusin y elaboracin de este documento, por medio del cual las partes contratantes efectan un balance tcnico y financiero de la ejecucin del contrato, es decir, de poner fin a su relacin contractual en forma voluntaria y expresa.

INFORMES DE LA INTERVENTORA

El interventor debe presentar a la entidad contratante, informes de las actividades relacionadas con la ejecucin y el control del objeto vigilado y con el cumplimiento de sus propias obligaciones, en las fechas pactadas en el contrato de interventora. Respecto de los informes relacionados con el contrato vigilado, es importante para la entidad contratante que el interventor exprese el grado de avance en su ejecucin, los resultados obtenidos y el cumplimiento de las obligaciones del contratista. Esto permitir al contratante evaluar la ejecucin y, en caso necesario, impartir las instrucciones que considere pertinentes.

TERMINACIN Y LIQUIDACIN DEL CONTRATO DE INTERVENTORA

El contrato de interventora termina en el plazo pactado en ste y no depende de la terminacin del contrato vigilado, ya que son contratos independientes en cuanto a duracin. Vencido el plazo de ejecucin del contrato, se debe proceder a su liquidacin en la forma y dentro de los plazos establecidos en el estatuto de contratacin o en el propio contrato. Para la liquidacin del contrato de interventora, el interventor debe presentar un informe final que comprenda los aspectos tcnicos y financieros correspondientes a la ejecucin de su contrato. Con base en ste, el supervisor debe proceder a proyectar el acta de liquidacin por mutuo acuerdo para la firma de las partes contratantes.