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PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIN
El proceso de planeacin es una herramienta para administrar las relaciones con el futuro. Las decisiones que, de alguna manera, buscan influir en el futuro o que se pondrn en prctica en l, son decisiones de planeacin.

El proceso de planeacin comprende tres etapas principales (fig). Cada una de ellas es un proceso de decisin que involucra el anlisis, la evaluacin de opciones y la eleccin de un curso de accin. Cada una de esas decisiones admite aciertos y errores, que dependen de las competencias del planeador y de otros factores, como la disponibilidad de informacin.

Adquisicin de los datos de entrada. Los datos de entrada son informacin sobre el presente, pasado o futuro del ambiente externo y de los sistemas internos de la organizacin.

Muestran necesidades, amenazas, oportunidades o una situacin con la que debe lidiar el administrador.

Ejemplos: informes sobre la satisfaccin o insatisfaccin con el estado actual de la organizacin, cambios en la legislacin, en los programas y polticas del gobierno o en la coyuntura social y econmica.

Procesamiento de los datos de entrada. Procesar los datos de entrada significa transformar la informacin para producir nueva informacin y decisiones.
Es el ncleo del proceso de planeacin. Los datos de entrada se transforman por medio de

(a) la interpretacin del significado de la informacin,

(b) la identificacin de opciones para lidiar con las necesidades, amenazas, oportunidades o situaciones previsibles del futuro y (c) la evaluacin de las opciones y eleccin de un curso de accin u objetivo.

Preparacin de un plan. El resultado del proceso de planeacin es la preparacin de planes. En esencia, un plan es una gua para la accin en el futuro; establece a qu situacin debe llegarse, lo que tiene que hacerse para arribar a ella,

los recursos que se van a aplicar en ese esfuerzo y la previsin de los medios de control de accin y del consumo de los recursos, para asegurar la realizacin de objetivos (fig).

Los objetivos son resultados deseados, que orientan el intelecto y la accin. Son los fines, propsitos, intenciones o estados futuros que las personas y las organizaciones pretenden alcanzar mediante la aplicacin de esfuerzos y recursos.

Siempre que sea posible, los objetivos deben expresarse en trminos numricos y estar asociados con indicadores especficos de desempeo como: cantidad, datos, nivel de calidad orden de grandeza de los recursos empleados.

Cuando se enuncian de esa forma, tambin se les llama metas. Por ejemplo: Producir 140 artculos, hasta el da 10, con 97.5% de calidad de aceptacin, utilizando un mximo de 200 horas-hombre.

ORGANIZACIN
Para llevar a cabo los planes es necesario organizar los recursos. Organizar es el proceso de utilizar cualquier conjunto de recursos en una estructura que facilite la realizacin de planes.

Tiene como resultado el ordenamiento de las partes de un todo o la divisin de un todo en partes ordenadas, segn algn criterio o principio de clasificacin. Un conjunto organizado conforme a determinado tipo de criterio posee una estructura.

Organizar es, como todas las funciones de la administracin, un proceso de tomar decisiones. Dividir el trabajo, atribuir responsabilidades a las personas y establecer mecanismos de comunicacin y coordinacin son decisiones de organizacin.

En seguida se analizan las principales etapas (o decisiones) en el proceso de organizar (fig). Su orden puede variar, dependiendo de las circunstancias.

La forma de dividir las tareas entre los departamentos depende de principios llamados criterios de departamentalizacin. Por ejemplo: a cada departamento se le puede atribuir la tarea de atender a un tipo especfico de cliente, producir un tipo preciso de producto o cuidar determinada rea geogrfica. Esos y otros criterios de departamentalizacin definen las responsabilidades especializadas de las unidades de la estructura organizacional.

Organizacin funcional. Las funciones organizacionales son conjuntos de tareas interdependientes orientadas hacia un objetivo singular.
Cada una de ellas contribuye a la realizacin del propsito o tarea total de una organizacin. Todas las organizaciones de un mismo ramo de actividades tienen aproximadamente las mismas funciones.

Organizacin territorial. Cuando se utiliza el criterio geogrfico de departamentalizacin, cada unidad de trabajo corresponde a un territorio o parte de un mapa (fig). El criterio geogrfico, territorial o regional puede utilizarse cuando la organizacin opera en un rea grande o en lugares diferentes, y en cada sitio es necesario disponer de cierto volumen de recursos o cierta autonoma.

Organizacin por producto. Cuando la empresa trabaja con varios productos o servicios que tienen diferencias importantes entre s, resulta mejor administrar a cada uno en forma individual.

Esa eleccin se traduce en una estructura organizacional donde la responsabilidad se divide utilizando el producto o servicio como criterio. A cada unidad de trabajo se le asigna una responsabilidad y autoridad sobre un grupo o sobre todas las operaciones relativas a un producto o servicio (fig).

Organizacin por cliente. Este criterio (fig) es apropiado cuando la organizacin atiende a diversos tipos de clientes, con necesidades muy diferentes, o cuando los clientes son iguales pero tienen necesidades distintas. Esa departamentalizacin es una forma segura de garantizar la satisfaccin de los clientes. Son usuarios tradicionales de dicho criterio las tiendas departamentales (que utilizan de manera simultnea el criterio de producto) y las agencias de publicidad.

Organizaciones de proyectos. Las actividades temporales llamadas proyectos se realizan mediante estructuras organizacionales temporales.

Son ejemplos de proyectos: proyectar y construir instalaciones, como aeropuertos y carreteras; organizar eventos y ofrecer servicios, como congresos y competencias.
Una organizacin de proyecto es una estructura temporal, alojada dentro de la organizacin funcional. Para cada proyecto es necesario crear una organizacin temporal, que utilice los recursos de las unidades funcionales (fig).

DIRECCIN
El proceso de direccin consiste en realizar las actividades planeadas, que implican un gasto de energa fsica e intelectual.

La naturaleza de las actividades vara mucho de un caso a otro, de acuerdo con el tipo de organizacin, los objetivos, lo establecido en los planes, la competencia de las personas, la disponibilidad de recursos y otros factores.

La direccin de actividades se basa en los procesos de planeacin y organizacin, que son sus datos de entrada. Los resultados del proceso de direccin son productos o servicios (fig).

Muchas veces, la planeacin y la direccin se sobreponen. Los planes evolucionan a medida que la direccin avanza, pues se detallan o modifican para incorporar nuevas decisiones e implantar acciones correctivas. Por ejemplo, a estas alturas seguramente usted ya est pensando en su graduacin; sus planes seran mucho ms detallados si estuviera en el ltimo ao de cursos que si estuviera en el primero.

CONTROL
El proceso de control est vinculado a la realizacin de objetivos, lo que implica disponer de informacin sobre ellos y sobre las actividades encaminadas a lograrlos. Este proceso produce y utiliza informacin para tomar decisiones. La informacin y las decisiones de control permiten mantener cualquier sistema orientado hacia el objetivo.

El proceso de control:
Informa cules objetivos deben alcanzarse. Informa al sistema sobre su desempeo en comparacin con los objetivos. Informa al sistema lo que se debe hacer para asegurar que los objetivos se alcancen.

Controlar, en esencia, es el proceso de tomar decisiones para mantener un sistema orientado hacia un objetivo,
con base en informacin continua sobre las actividades del propio sistema y sobre el objetivo. ste se vuelve un patrn de control y de evaluacin del desempeo de la actividad (fig).

LIDERAZGO
En el centro del proceso administrativo estn las personas. La administracin es una competencia intelectual, pero tambin interpersonal. Para planear, controlar y, principalmente, organizar y dirigir, los administradores necesitan personas. Trabajar con personas es un proceso formado por otros procesos, como el liderazgo.

ste es un proceso complejo, que comprende diversas actividades y competencias como la coordinacin, direccin, motivacin, comunicacin y participacin.
Usted depende del liderazgo para hacer funcionar todos los dems procesos de la administracin.