Planificacin

reas de Soporte

Procesos de Planificacin
El Grupo del Proceso de Planificacin est compuesto por aquellos

procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo,

definir y refinar los objetivos, y desarrollar la lnea de accin requerida para alcanzar dichos objetivos. Los procesos de planificacin desarrollan el plan para la direccin del proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarn para llevarlo a cabo. La naturaleza multidimensional de la direccin de proyectos genera bucles de retroalimentacin repetidos que permiten un anlisis adicional.

Procesos de Planificacin
A medida que se recopilan o se comprenden ms caractersticas o informaciones sobre el proyecto, puede ser necesaria una mayor planificacin. Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto generan la necesidad de reconsiderar uno o ms de los procesos de planificacin y, posiblemente, algunos de los procesos de iniciacin. Esta incorporacin progresiva de detalles al plan para la direccin del proyecto recibe generalmente el nombre de planificacin gradual, para indicar que la planificacin y la

documentacin son procesos repetitivos y continuos.

Procesos de Planificacin
El plan para la direccin del proyecto y los documentos del proyecto desarrollados como salidas del grupo de procesos de planificacin, explorarn todos los aspectos del alcance, tiempo, costos, calidad, comunicacin, riesgos y adquisiciones. Las actualizaciones que surgen

de los cambios aprobados durante el proyecto pueden tener un impacto

considerable en partes del plan para la direccin del proyecto y en los documentos del proyecto. Estas actualizaciones a los documentos

aportan mayor precisin en torno al cronograma, costos y requisitos de

recursos a fin de cumplir con el alcance definido del proyecto.

Procesos de Planificacin
El equipo del proyecto debe estimular la participacin de todos los interesados pertinentes durante la planificacin del proyecto y en el desarrollo del plan para la direccin y documentos del proyecto. Debido a que el proceso de retroalimentacin y mejora no puede continuar de manera indefinida, los procedimientos establecidos por la organizacin dictan cundo se termina el esfuerzo de planificacin inicial. Estos procedimientos se vern afectados por la naturaleza del proyecto, por los lmites establecidos del proyecto, por las actividades de seguimiento y control apropiadas y por el entorno en el que el proyecto se llevar a cabo.

Procesos de Planificacin
Otras interacciones entre los procesos dentro del grupo de procesos de planificacin dependen de la naturaleza del proyecto. Por ejemplo, en algunos proyectos, el riesgo ser mnimo o no identificable hasta que se haya realizado la mayor parte de la planificacin. En ese momento, el equipo puede reconocer que las metas con respecto al cronograma y

los costos resultan demasiado agresivas, es decir, implican un mayor

riesgo que el contemplado previamente. Los resultados de las iteraciones se documentan como actualizaciones al plan para la

direccin del proyecto o a los documentos del proyecto.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto: Consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. El plan para la direccin del

proyecto se convierte en la fuente primaria de informacin para determinar

la manera en que se planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar el proyecto. El contenido del plan para la direccin del proyecto variar en funcin del rea de aplicacin y de la complejidad del proyecto. El plan para la direccin del proyecto se desarrolla a travs de una serie de procesos integrados hasta llegar al cierre del proyecto. Este proceso da lugar a un plan para la direccin del proyecto que se elabora gradualmente por medio de actualizaciones, y se controla y se aprueba a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios

Tareas de los Procesos de Planificacin

Recopilar Requisitos: Consiste en definir y documentar las

necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del

proyecto

Tareas de los Procesos de Planificacin

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos: Consiste en identificar y
documentar los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicacin, y se crea el

plan para la direccin de personal. La planificacin de los recursos

humanos se utiliza para determinar e identificar aquellos recursos humanos que posean las habilidades requeridas para el xito del

proyecto. El plan de recursos humanos documenta los roles y

responsabilidades dentro del proyecto, los organigramas del proyecto y el plan para la direccin de personal, incluyendo el cronograma para la adquisicin y posterior liberacin del personal.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos: Tambin puede incluir la identificacin de necesidades de capacitacin, las estrategias para fomentar el espritu de equipo, los planes de reconocimiento y los programas de recompensas, las consideraciones en torno al

cumplimiento, los asuntos relacionados con la seguridad y el impacto del

plan para la direccin de personal a nivel de la organizacin. Debe

prestarse una atencin especial a la disponibilidad de, o competencia por, recursos humanos escasos o limitados. Los roles dentro del

proyecto pueden designarse para personas o grupos.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos: Tales personas o grupos pueden pertenecer o no a la organizacin que lleva a cabo el proyecto.

Es posible que otros equipos de proyecto necesiten recursos con las

mismas competencias o habilidades. Dados estos factores, los costos, cronogramas, riesgos, calidad y otras reas del proyecto pueden verse

afectados considerablemente. Una planificacin eficaz de los recursos

humanos debera considerar y prever estos factores, y desarrollar opciones relativas a los recursos humanos.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Planificar las Comunicaciones: Consiste en determinar las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y para definir cmo abordar las comunicaciones. El proceso Planificar las Comunicaciones

responde a las necesidades de informacin y comunicacin de los

interesados; por ejemplo, quin necesita qu informacin, cundo la necesitar, cmo le ser proporcionada y por quin. Si bien todos los

proyectos comparten la necesidad de comunicar informacin sobre el

proyecto, las necesidades de informacin y los mtodos de distribucin varan ampliamente. Identificar las necesidades de informacin de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer dichas necesidades constituyen factores importantes para el xito del proyecto.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Planificar las Comunicaciones: Una planificacin incorrecta de las comunicaciones conducir a problemas tales como demoras en la entrega de

mensajes, la comunicacin de informacin sensible a la audiencia equivocada o

falta de comunicacin con algunos de los interesados involucrados. Un plan de comunicacin permite al director del proyecto documentar el enfoque ms

eficaz y eficiente para comunicarse con los interesados. Una comunicacin

eficaz significa que la informacin se suministra en el formato adecuado, en el momento justo y con el impacto apropiado.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Planificar las Comunicaciones: Una comunicacin eficiente significa proporcionar nicamente la informacin necesaria. En la mayora de los proyectos, la planificacin de las comunicaciones se realiza en forma temprana, por ejemplo durante el desarrollo del plan para la direccin del proyecto. Esto permite la asignacin de recursos apropiados, tales como tiempo y presupuesto, a las actividades de comunicacin. Los resultados de este proceso de planificacin deben examinarse con regularidad a lo largo del proyecto y revisarse siempre que sea necesario para asegurar la continuidad de su aplicabilidad.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Planificar la Gestin de Riesgos: Consiste en definir cmo realizar las actividades de gestin de riesgos para un proyecto. Una planificacin cuidadosa y explcita mejora la probabilidad de xito de los otros cinco

procesos de gestin de riesgos. La planificacin de los procesos de gestin

de riesgos es importante para asegurar que el nivel, el tipo y la visibilidad de gestin de riesgos sean acordes tanto con los riesgos como con la importancia del proyecto para la organizacin. La planificacin tambin es importante para proporcionar los recursos y el tiempo suficientes para las actividades de gestin de riesgos y para establecer una base acordada para evaluar los riesgos. El proceso Planificar la Gestin de Riesgos debe iniciarse tan pronto como se concibe el proyecto y debe completarse en las fases tempranas de planificacin del mismo.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Identificar Riesgos: Consiste en determinar los riesgos que pueden afectar el proyecto y documentar sus caractersticas. Entre las personas que participan en la identificacin de riesgos se pueden incluir: el director

del proyecto, los miembros del equipo del proyecto, el equipo de gestin
de riesgos (si est asignado), clientes, expertos en la materia externos al equipo del proyecto, usuarios finales, otros directores del proyecto,

interesados y expertos en gestin de riesgos. Si bien estas personas son a

menudo participantes clave en la identificacin de riesgos, se debera fomentar la identificacin de riesgos por parte de todo el personal del proyecto.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Identificar Riesgos: Identificar los Riesgos es un proceso iterativo debido a que se pueden descubrir nuevos riesgos o pueden evolucionar conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida. La frecuencia de iteracin

y quines participan en cada ciclo vara de una situacin a otra. El formato

de las declaraciones de riesgos debe ser consistente para asegurar la capacidad de comparar el efecto relativo de un evento de riesgo con otros

eventos en el marco del proyecto. El proceso debe involucrar al equipo del

proyecto de modo que pueda desarrollar y mantener un sentido de propiedad y responsabilidad por los riesgos y las acciones de respuesta asociadas. Los interesados externos al equipo del proyecto pueden proporcionar informacin objetiva adicional.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos: Consiste en priorizar los riesgos para realizar otros anlisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.

Las

organizaciones

pueden

mejorar

el

desempeo

del

proyecto

concentrndose en los riesgos de alta prioridad. El proceso Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos evala la prioridad de los riesgos

identificados usando la probabilidad relativa de ocurrencia, el impacto

correspondiente sobre los objetivos del proyecto si los riesgos se presentan, as como otros factores, tales como el plazo de respuesta y la tolerancia al riesgo por parte de la organizacin asociados con las restricciones del proyecto en cuanto a costos, cronograma, alcance y calidad.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos: Estas evaluaciones reflejan la actitud frente a los riesgos, tanto del equipo del proyecto como de otros

interesados. Por lo tanto, una evaluacin eficaz requiere la identificacin

explcita y la gestin de las actitudes frente al riesgo por parte de los participantes clave en el marco del proceso Realizar el Anlisis Cualitativo

de Riesgos. Cuando estas actitudes frente al riesgo introducen

parcialidades en la evaluacin de los riesgos identificados, debe ponerse atencin en evaluar dicha parcialidad y en corregirla.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos: La definicin de niveles de probabilidad e impacto puede reducir la influencia de parcialidades. La criticidad temporal de acciones relacionadas con riesgos puede magnificar la importancia de un riesgo. Una evaluacin de la calidad de la informacin

disponible sobre los riesgos del proyecto tambin ayuda a clarificar la

evaluacin de la importancia del riesgo para el proyecto.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos: Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos es por lo general un medio rpido y econmico de establecer prioridades para la planificacin de la respuesta a los riesgos y sienta las bases para realizar el anlisis cuantitativo de riesgos, si se requiere. El proceso Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos debe ser revisado durante el ciclo de vida del proyecto para mantenerlo actualizado con respecto a los cambios en los riesgos del proyecto. Este proceso puede conducir al proceso Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos o directamente al proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos: Consiste en analizar numricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto. El proceso Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos se aplica a los riesgos priorizados mediante el proceso Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos por tener un posible impacto significativo sobre las demandas concurrentes del proyecto. El proceso Realizar el

Anlisis Cuantitativo de Riesgos analiza el efecto de esos eventos de

riesgo. Puede utilizarse para asignar a esos riesgos una calificacin numrica individual o para evaluar el efecto acumulativo de todos los

riesgos que afectan el proyecto. Tambin presenta un enfoque cuantitativo

para tomar decisiones en caso de incertidumbre.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos: Por lo general, el proceso Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos se realiza despus del proceso Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos. En algunos casos, es posible que el proceso Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos no sea necesario para desarrollar una respuesta efectiva a los riesgos. La

disponibilidad de tiempo y presupuesto, as como la necesidad de

declaraciones cualitativas o cuantitativas acerca de los riesgos y sus impactos, determinarn qu mtodos emplear para un proyecto en

particular..

Tareas de los Procesos de Planificacin

Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos: El proceso Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos debe repetirse despus del proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos, as como durante el proceso Monitorear y Controlar los Riesgos, para determinar si se ha reducido satisfactoriamente el riesgo global del proyecto. Las tendencias pueden indicar la necesidad de ms o menos acciones en materia de gestin de riesgos.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Planificar la Respuesta a los Riesgos: Consiste en desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los

objetivos del proyecto. Se realiza despus de los procesos Realizar el

Anlisis Cualitativo de Riesgos y Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos (en el caso de que ste se aplique). Incluye la identificacin y

asignacin de una persona (el propietario de la respuesta a los riesgos)

para que asuma la responsabilidad de cada respuesta a los riesgos acordada y financiada. El proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos aborda los riesgos en funcin de su prioridad, introduciendo recursos y actividades en el presupuesto, el cronograma y el plan para la direccin del proyecto, segn se requiera.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Planificar la Respuesta a los Riesgos: Las respuestas a los riesgos planificadas deben adaptarse a la importancia del riesgo, ser rentables con

relacin al desafo por cumplir, realistas dentro del contexto del proyecto,
acordadas por todas las partes involucradas y deben estar a cargo de una persona responsable. Tambin deben ser oportunas. A menudo, se requiere seleccionar la mejor respuesta a los riesgos entre varias opciones.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Planificar las Adquisiciones: Consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar el enfoque e identificar posibles vendedores. Identifica qu necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera, o deben satisfacerse, mediante la adquisicin de productos, servicios o resultados fuera de la organizacin del proyecto, y qu necesidades del proyecto pueden ser resueltas por el equipo del proyecto.

Este proceso implica determinar si es preciso obtener apoyo externo y, si fuera

el caso, qu adquirir, de qu manera, en qu cantidad y cundo hacerlo. Cuando el proyecto obtiene productos, servicios y resultados necesarios para el desempeo del proyecto fuera de la organizacin ejecutante, se ejecutan los procesos desde Planificar las Adquisiciones hasta Cerrar las Adquisiciones para cada elemento que se va a adquirir.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Planificar las Adquisiciones: El proceso Planificar las Adquisiciones tambin incluye la consideracin de posibles vendedores, en particular si el comprador desea ejercer algn tipo de influencia o control sobre las decisiones de compra. Tambin se deber considerar quin es el responsable de obtener o ser titular de permisos y licencias profesionales relevantes que puedan ser exigidos por la legislacin, alguna regulacin o

poltica de la organizacin para ejecutar el proyecto.

Tareas de los Procesos de Planificacin

Planificar las Adquisiciones: Los requisitos del cronograma del proyecto pueden influir considerablemente en la estrategia durante el proceso

Planificar las Adquisiciones. Las decisiones tomadas durante el desarrollo

del plan de gestin de las adquisiciones tambin pueden influir en el cronograma del proyecto y estn integradas con los procesos Desarrollar

el Cronograma, Estimar los Recursos de las Actividades, y las decisiones

de hacer o comprar. El proceso Planificar las Adquisiciones incluye la consideracin de los riesgos derivados de cada decisin de hacer o comprar. Incluye asimismo la revisin del tipo de contrato que se planea utilizar para la mitigacin de riesgos, y a veces transferir los riesgos al vendedor.