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SESIN 2
La gestin logstica de entrada (gestin estratgica de compras y nivel de servicio)
Vctor Acosta Bueno, 2013. Curso de Especializacin en Produccin y Operaciones. Gestin Logstica. Segundo ciclo. Material de enseanza. Lima: Pontificia Universidad Catlica del Per, Cursos de Especializacin FCI.

La gestin estratgica de compras en la logstica integrada


Actividades de la funcin de compras. Objetivos de compras. Negociacin con proveedores. Evaluacin de proveedores. Costo de adquisicin. Costo de emisin de un pedido Ratios de gestin de compras.

Profesor: Vctor Acosta Bueno

1. Logstica de entrada:
Actividades de la gestin de compras: 1. Planeamiento de las compras: 1. Para stock masivo. 2. Para produccin puntual (sobre pedido). 3. MRP. 2. Fiscalizacin de requerimientos (catlogo). 3. Consolidacin de pedidos (economa de escala). 4. Bsqueda, investigacin y evaluacin de proveedores. 5. Negociacin de condiciones de compra. 6. Emisin de la O/C u O/S (contrato). 7. Seguimiento del pedido (plazos, calidad y avance de procesos). 8. Recepcin y control de documentos (G/R, Factura, GT, O/C). 9. Seguimiento de control de pago al proveedor. 10.Control de tiempos de respuesta y calidad del proveedor. 11. Control y registro de todas las operaciones de Profesor: Vctor Acosta Bueno 4 compras.

Objetivos de la funcin de compras aplicadas a operaciones:


Flujo ininterrumpido de insumos, suministros administrativos y servicios necesarios para el funcionamiento de la organizacin. Inversiones en un nivel mnimo existencias, sin poner en riesgo las operaciones. Procesos de abastecimientos estandarizados (estndares). Proveedores socios-comakers (confiables). Precio ms conveniente para la empresa. Posicin competitiva de la organizacin. Mnimos Costos integrales del abastecimiento. Mnimo tiempo de espera en la atencin de pedidos. Generar valor agregado al proceso del abastecimiento.
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Las compras enfocadas a las operaciones (Proceso de negociacin)


1. La negociacin es una actividad fundamental en la gestin logstica, que permite aplicar tcnicas para alcanzar un punto de equilibrio en la defensa de los intereses institucionales (empresa y proveedor), dejando de lado posiciones o intereses personales que entorpezcan la negociacin. 2. Es importante buscar un acuerdo a largo plazo, que derive en una Alianza estratgica con proveedores, que finalmente sern vistos como socios o comakers. 3. Qu aspectos negociamos?
1. Calidad del producto o servicio 2. Precio 3. Frecuencia de entrega 4. Lotes, presentacin y embalaje 5. Lugar de entrega 6. Penalidades Profesor: Vctor Acosta Bueno 7. Condiciones de pago 8. Descuentos sobre el precio 9. Tipo de transporte 10. Disponibilidad de stock 11. Asesora 12. Tiempo de entrega del 6

Algunos ndices para evaluacin del rendimiento y calificacin de proveedores

(Desarrollar en aula ejercicio prctico n.o 1)

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1.- ndice de precios:


(1-(oferta del proveedor/ precio estndar del producto)) x factor de importancia.

2.- ndice de cumplimiento:


(Entregas a tiempo por el proveedor/ total de pedidos efectuados) x factor de importancia.

3.- ndice de calidad en las entregas:


(Total de entregas aceptadas/ total de entregas efectuadas) x factor de importancia.

4.- ndice de condiciones de pago:


(Tiempo de crdito otorgado por proveedor/ poltica de pagos de empresa) factor de importancia.
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5. ndice de cobertura de stock (disponibilidad):


(Nivel de stock ofrecido por el proveedor/ nivel de stock exigido por el comprador) x factor de importancia.

6. ndice de rapidez en las entregas:


(Tiempo empleado en atencin del pedido por el proveedor/ Tiempo mximo exigido por el comprador) x factor de importancia.

7. Entregas perfectamente recibidas:


(1- (N de pedidos rechazados en almacn / Total pedidos recibidos)) x factor de importancia).

8. Grado de confiabilidad del rea de compras para la empresa:


(1- (N de reclamos por pedidos de usuarios / Total ordenes de requerimiento)) x factor de importancia.

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Cul es el costo de emitir una O/C?


Indudablemente toda rea de compras genera costos administrativos, como consecuencia de su funcionamiento para emitir una orden de compra, y es por ello necesario ubicar esos costos para saber cuanto nos representa el proceso de comprar, y saber as, si es justificable emitir una orden de compra formal o simplemente comprar directamente en efectivo. Llamemos (S) al ratio que representa el costo de emisin de una O/C.

Si el costo de emisin de la orden de compra (S) es mayor al valor total de los artculos a adquirir, entonces no es justificable emitir una orden de compra, sino comprar directamente.
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Ratio: Costo de emisin del pedido (S)

S=

Gastos de funcionamiento normales de rea Compras en el


perodo

Nmero total de rdenes de compra o pedidos emitidos en el perodo

a) Los gastos de funcionamiento se expresan en trminos monetarios y al igual que el nmero de rdenes de compra emitidas por el rea, deben ser medidas en un determinado perodo de observacin. b) El costo de emisin de una O/C servir como ratio de gestin.

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El costo de emisin de una O/C


A mayor cantidad del producto adquirido en cada O/C entonces ser menor el nmero (N) de O/C necesarias para completar la demanda proyectada y viceversa

+
N de O/C a emitir

- Cantidad del producto adquirido en la O/C


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El costo de emisin de una O/C


Bajo el supuesto terico, de que el costo del funcionamiento administrativo del rea de compras permanece fijo a lo largo de un perodo de operaciones, entonces si se emiten un mayor nmero de O/C en el prximo perodo de operaciones, entonces el costo de adquisicin total ser mayor
Costo de adquisicin

(S x N de O/C)

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Nmero de rdenes de compra emitidas

+
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Los gastos de funcionamiento de compras


1. Los gastos o costos de la gestin de compras se pueden clasificar en:
1. Costos fijos 2. Costos variables

Los costos fijos: son aquellos que tienen presencia permanente en la estructura de costos del rea de compras y no varan en relacin a las operaciones de compras efectuadas. Los costos variables totales: Se incrementar en la medida que el costo variable unitario se aplique sobre un mayor nmero de operaciones de compras efectuadas.
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Clasificacin de los costos de funcionamiento de compras


1. 2. 3. 4. 5. Planillas de personal del rea (Cf). Suministros administrativos (Cv). Reparaciones diversas (equipos, vehculo asignado) (Cv). Combustible vehculo asignado (Cv). Pasajes y viticos para seguimiento de rdenes de compra (Cv). Alquiler de local (Cf). Depreciacin (Cf). Gastos de capacitacin (Cv). Servicios varios: (Cv).
a) Energa elctrica b) Telefona fija y celular c) Agua d) Limpieza
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6. 7. 8. 9.

(Desarrollar en aula ejercicio prctico n.o 2)


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Ratios ms usados en la gestin de compras


INDICADOR
Costo promedio de emisin de un pedido % Calidad del abastecimiento Plazo medio de proceso de emisin de una O/C (Lead Time de compras)

MTODO DE CLCULO OBSERVACIONES


Coste total de funcionamiento del rea de aprovisionamiento / Nmero de rdenes de Compra emitidas en ese perodo de operaciones. Total de pedidos u O/C aceptados por control de calidad / Total de pedidos u O/C solicitados a proveedores. promedio de tiempo transcurrido entre el tiempo mximo y mnimo ocupado por el proceso administrativo, contados desde la fecha de recepcin del requerimiento del usuario y la fecha de emisin efectiva del pedido al proveedor. promedio del tiempo transcurrido entre la fecha de recepcin del requerimiento del usuario y la fecha de recepcin del material en el almacn. Nmero de pedidos recibidos en el plazo previsto x 100 / Nmero de pedidos totales efectuados al proveedor. Nmero de pedidos servidos correctamente en plazo y cantidad x 100 / Nmero total de pedido recibidos en compras.

Plazo medio del abastecimiento efectivo % Cumplimiento de Plazos del proveedor % Pedidos Perfectos

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Operaciones y logstica
Logstica es un rea de soporte y apoyo a operaciones y otras reas que se basa fundamentalmente en los pronsticos de ventas y de las mismas operaciones (Forecasting de ventas, MRP de operaciones). La capacidad logstica debe tener en cuenta las capacidades de:
Planta industrial (capacidad de produccin). Programa maestro de produccin (MPS). Almacenes (capacidad para insumos y productos terminados). Capacidad de transportes (costo por TM transportada, capacidad de carga, frecuencia, seguridad). Nivel de servicio al cliente preestablecido (grado de satisfaccin deseado al cliente).
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Las proyecciones pueden ser:


1. Subjetivas (encuestas, estudios de mercado, focus, Delphi). 2. Objetivas (Data histrica, Series de tiempo, regresin lineal, promedios mviles).

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Proyecciones considerando el factor de estacionalidad (fes)


Para este tipo de proyecciones con (fes) se procede de la siguiente manera:
1. Halle el consumo o demanda promedio simple de un perodo consecutivo en los aos o ciclos presentados en el registro. 2. Halle el consumo o demanda promedio general o estandarizada de todos los aos o ciclos presentados. 3. Halle el factor de estacionalidad o composicin porcentual de la demanda promedio de cada perodo con respecto a la demanda promedio general. 4. El factor de estacionalidad modificar cada demanda lineal promedio proyectada.
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EJEMPLO:
Durante los aos 2010 al 2012 se tienen registrados en forma consecutiva los niveles de stock de perodos de 45 das cada uno (1.5 meses) de las exportaciones de esprragos verdes a Europa (ver el cuadro). Se espera que para el ao 2013 se concrete una demanda total del orden de 92 Toneladas mtricas de esprragos verdes, con envos cada 45 das en cantidades similares hasta completar la demanda anual Efecte Ud. La proyeccin estacional para el ao 2013

(Desarrollar en aula ejercicio prctico n.o 4)


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Cuadro tabulado de consumos registrados en almacn durante los ocho perodos de tres aos seguidos

Perodos observados
Aos (data )

p1
14 8 10

p2
16 20 12 16
1.21

p3
8 14 20 14
1.06

p4
15 12 12 13
1.00

p5
10 16 15 14
1.06

p6
8 6 12 9

p7
7 15 15 12

p8
22 18 10 17
1.28

2010 2011 2012

Promedio 11 Por perodo Factor estacional Proyeccin 2013 = 0.83

0.68 0.91

9.54

13.92

12.20 11.50

12.20 7.82 10.47 14.72

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Proyeccin de consumos con factor de estacionalidad de consumos


22 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 1 2 3 4 5 6 7 8
22


2010
2011

2012 2013

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Cuadro tabulado de consumos registrados en almacn durante los ocho perodos de tres aos seguidos

Perodos observados
p1 Aos (data ) p2 p3 p4 p5 p6 p7 p8

Proyeccin estacional Para cada perodo del 2013


Proyeccin con tendencia lineal para el 2014

9.54

13.92

12.20

11.50

12.20

7.82

10.47

14.72

11.16

10.99

10.82

10.65

10.48

10.31

10.14

9.97

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Proyeccin por tendencia lineal


Perodos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Data 9.54
16.00

13,92 12,20 11,50 12,20 7,82 10,47 14,72 11,16 10,99 10,82 10,65 10,48 10,31 10,14 9,97
0.00 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 6.00 4.00 2.00 10.00 8.00 14.00 12.00

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El nivel de servicio que brindan los inventarios para operaciones

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Qu implica el nivel de servicio logstico evaluado desde operaciones? 1. Rapidez en la atencin (ECR). 2. Exactitud en las entregas (cantidad). 3. Exactitud en la calidad (caractersticas / tcnicas). 4. Precio conveniente (justiprecio: valor / uso). 5. Informacin permanente al cliente o usuario sobre su pedido. 6. Adecuado proceso de rotulacin y embalaje. 7. Adaptacin a los requerimientos del cliente (personalizado). 8. Amplia garanta y soporte tcnico post-venta. 9. Disponibilidad inmediata de stocks. 10. Amplias condiciones de pago (facilidades y crditos). 11. Operaciones logsticas integrales (sincronizadas). 12. Cumplimiento de plazos de entrega. 13. Certificaciones internacionales de calidad de procesos.
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Qu es el stock normativo y el nivel de

servicio en la logstica de la produccin?


El stock normativo es una cantidad de inventario (Stock) en el almacn que est designado por ventas, operaciones y logstica para sostener la produccin o las ventas y que permitirn atender con cierta normalidad a los usuarios (clientes) dentro de un contexto de la demanda proyectada.

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El inventario o stock normativo genera costos de almacenaje y de mantenimiento adems de costos financieros por la inversin inmovilizada en almacn. Generalmente el stock normativo est compuesto por: el Stock activo o stock base (Sb) y el stock de seguridad (Ss). Altos niveles de servicio requieren de altos niveles de stock normativo. El costo del stock normativo se mide comparando el costo de tener inventarios (costo de almacenaje) contra el costo de no tenerlos lo cual se conoce como el costo de ventas perdidas o la utilidad no captada por una venta frustrada por falta de clientes insatisfechos por falta de stock.
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Nivel de servicio y stock normativo


Cuadro del nivel de servicio ptimo desde la ptica de disponibilidad, costo de almacenaje y costo de ventas perdidas:

Costos S/.
Costo total mnimo Ca=Cvp

C t ob

Costo de almacenaje

C t op

Costo de ventas perdidas 50% Nivel de servicio Ns op Ns ob

100%

Nivel de Stock y Nivel de servicio


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Clculo del nivel de servicio ptimo al cliente en funcin al stock disponible


Si se conoce la Demanda proyectada (Dp) en un perodo determinado, y se conoce el costo de almacenaje por unidad almacenada, as como el costo de una venta perdida por falta de stock en almacn, entonces se puede calcular cual sera el nivel de servicio ptimo que dara un punto de equilibrio entre costos de almacenaje y costos de ventas perdidas:

Ejemplo: Una distribuidora de GLP necesita saber cual es el nivel de servicio ptimo de cilindros en un mes conociendo que: Siendo X= stock que permita un nivel de servicio ptimo Demanda proyectada = 2,000 cilindros de gas en un mes
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Siendo el costo de almacenaje de un cilindro mensual (Ca) S/. 5.00 nuevos soles. Siendo el costo de ventas perdidas por falta de stock de un cilindro de S/. 15.00 nuevos soles. Entonces: Ca= Cvp C (X) = CVP (Dp X) S/. 5.00 (X) = S/. 15.00 ( 2,000- X ) Reemplazando (Dp) y Despejando (X) tenemos X= 1,500 cilindros de GLP, es decir: 1,500/ 2,000 = 75% de Nivel de servicio

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Ejercicio en aula
Ud. tiene a su cargo un almacn de distribucin de material de enchapes (lajas de exterior). El abastecimiento de ese material de enchapes se efecta solo una vez al mes, por lejana del proveedor y dificultad de produccin. Estas lajas se mantienen en palets de 20 cajas cada una, y cuyo costo de almacenaje mensual por palet es de aproximadamente S/. 60.00 nuevos soles. As mismo por cada palet no despachado oportunamente por falta de stock (dficit en el abastecimiento de su proveedor) se deja de obtener una utilidad neta de S/. 360.00 nuevos soles. Entonces si la demanda proyectada de ese material es de 1,200 cajas mensuales, diga usted: Cuntos palets representaran el stock normativo ptimo en almacn en un mes?
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El nivel de servicio logstico en almacn


Todo esfuerzo logstico a favor del cliente demanda un costo de almacenaje. Esta disponibilidad de stock a su vez genera costos y un cierto grado de satisfaccin y servicio al cliente. El punto de equilibrio o nivel de servicio ptimo se logra cuando estos dos costos se igualan. Es decir:
Costo total de almacenaje = Costo de la utilidades perdidas por falta de stock

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Medicin del nivel de servicio por mtodo de comparacin dos puntos (Curva de VentasServicio)
Ref. de autor: BALLOU, Ronald H. 2004 Logstica: administracin de la cadena de suministro. 5.a edicin. Mxico D.F.: Pearson Educacin, Cap. 4, pp. 107.

Ingreso obtenido en el punto 2

Ingreso obtenido en el punto 3

Curva de reaccin de ingresos por Incremento del nivel de servicio

Cambio en Ingresos En ventas

Ingreso obtenido en el punto 1

92% 93% 94 % 95% Grado de Nivel de servicio logstico


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