Diagrama de Flujo

La presentacin grfica de sistemas es una forma ampliamente utilizada como herramienta de anlisis, ya que permite identificar aspectos relevantes de una manera rpida y simple. El diagrama de flujo representa la forma ms tradicional para especificar los detalles algortmicos de un proceso

Un diagrama de flujo es una representacin grfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y despus de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Cada paso se apoya en el anterior y sirve de sustento al siguiente

Definicin

Caractersticas y ventajas

Es una representacin grfica de las secuencias de un proceso, presenta informacin clara, ordenada y concisa. Permite visualizar las frecuencias y relaciones entre las etapas indicadas. Se pueden detectar problemas, desconexiones, pasos de escaso valor aadido etc. Compara y contrasta el flujo actual del proceso contra el flujo ideal, para identificar oportunidades de mejora. Identifica los lugares y posiciones donde los datos adicionales pueden ser recopilados e investigados.

Ayuda a entender el proceso completo.

Permite comprender de forma rpida y amena los procesos.

Smbolos
No es indispensable usar un tipo especial de smbolos para crear un diagrama de flujo, pero existen algunos ampliamente utilizados.

Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, informacin o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo.

Conexin con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algn momento aparece relacionado con el proceso principal.

Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida

Informacin de apoyo: Situamos en su interior la informacin necesaria para alimentar una actividad ( datos para realizarla )

Decisin/ Bifurcacin: Indicamos puntos en que se toman decisiones: s o no, abierto o cerrado...

Conexiones de pasos o flechas: Muestran direccin y sentido del flujo del proceso, conectando los smbolos.

Documento: Se utiliza este smbolo para hacer referencia a la generacin o consulta de un documento especfico en un punto del proceso.

Envo de datos: Enva datos a la impresora

Muestra de datos: muestra datos en el Display

Smbolos Grficos
Dentro de los smbolos fundamentales para la creacin de diagramas de flujo, los smbolos grficos son utilizados especficamente para operaciones aritmticas y relaciones condicionales. La siguiente es una lista de los smbolos ms comnmente utilizados:
+ * / Sumar Menos Multiplicacin Divisin

= >

Mas o menos
Equivalente a Mayor que

<

Menor que
Mayor o igual que Menor o igual que Diferente de Si No Verdadero Falso

o <>

Simbologa: Flujo de Procesos

(Segn la Normas Iso 10013:2000)
S
Proceso - Procedimiento- Actividad Revisin de transaccin, documento o tarea Decisin Transporte Demora Base de Datos

i m b o l o g a

Diskette
Documento

Almacenamiento transaccin o documento Atencin al Pblico

Partes importantes
Ttulo
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Proceso : DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO

NIVEL 3
Elaborado por:
1 de 2 Fecha: Mayo 2000

Cod: Cod:
Tiemp Aprox.

DNYDI -DRH DRH - CA

Procedimiento: CAPACITACIN DEL PERSONAL.

Descripcin del Proceso

RESPONSABLES
AC Dir UI UG UT AR URN ULN Est GEMC

Cdigo

Descripcin de la Actividad.

Observaciones
Utilizando indicadores y mecanismos definidos en la Evaluacin del Desempeo.

Elaboracin del Plan para la deteccin de necesidades CA - 01 de capacitacin en cada nivel de gestin. CA - 02 Aprobacin de Plan para la deteccin de necesidades de capacitacin. Comunicacin de Plan para la deteccin de necesidades de capacitacin a cada nivel de gestin. Detectar las necesidades de capacitacin del personal en todos los niveles de gestin. Emitir un informe de necesidades priorizadas con la debida justificacin para cada una de ellas. Elaborar un consolidado de necesidades priorizadas y justificadas.
NO S

CA- 01

Con los Plazos correspondientes. Mediante el mecanismo que la Unidad de Informacin defina como ms efectivo.

CA - 03

CA - 04

CA - 05

Dentro del plazo definido en el Plan para la deteccin de necesidades. La priorizacin debe tener como base los objetivos de la DNYDI.

CA - 06

Comunicacin del consolidado de necesidades a la CA - 07 Direccin y al Grupo Estrtgico de Mejora Continua.(GEMC) CA - 08 Evaluacin del presupuesto para capacitacin. Elaboracin del Plan Semestral de Capacitacin y comunicacin del mismo a nivel central. Elaboracin de consolidado del Plan Semestral de Capacitacin.

CA - 09

CA - 10

Nivel de detalle
NO S
CA- 09

Contenido: tipos de capacit., responsables y propuestas para el seguim. y la evaluac.

CA - 11 Aprobacin del Plan Consolidado de Capacitacin.

CA - 12 Comunicacin del Plan Semestral de Capacitacin.

A todos los niveles de gestin, por medio del mecanismo ms efectivo posible. Involucra todos los niveles de gestin.

CA - 13 Implementacin del Plan Semestral de Capacitacin. Seguimiento y evaluacin de la efectividad de la capacitacin. Elaboracin de un informe de los resultados obtenidos en el seguimiento y la evaluacin de la capacitacin. Elaboracin de consolidado de resultados obtenidos en el paso anterior.

CA - 14

CA - 15

Remitirlo a la Unidad de Informacin.

CA - 16

TOTAL:
AC: Administracin Nivel Central. Dir: Direccin de Nutricin y Desarrollo Infantil. UI: Unidad de Informacin. UG: Unidad de Gestin. UT: Unidad Tcnica Especializada. AR: Administracin Regional. URN: Unidad Regional de Nutricin. ULN: Unidad Local de Nutricin. Est: Establecimiento. GEMC: Grupo Estratgico de Mejora Continua.

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Etapas de desarrollo
Defina el proceso a levantar. Haga una lista en orden cronolgico de diferentes actividades y sus responsables. Sintetice las actividades en forma clara y concisa. Incluya las observaciones. Aplique la simbologa definida Utilice el formato preestablecido.

Simbologa Utilizada
A continuacin se detallan los smbolos a utilizar y una lista de trminos comunes para cada una de ellas. Actividad descrita: Operacin, actividad o tarea Smbolo empleado:

Trminos comunes: Abrir expediente Actualizar archivo, formulario Anexar Anotar Aprobar Asignar Brindar Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc. Clasificar Cobrar Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento) Consultar Depositar Desglosar Designar Distribuir Divulgar

Actividad descrita: Revisin Smbolo empleado:

Trminos comunes: Analizar Chequear Corroborar Evaluar Revisar Verificar

Actividad descrita: Transporte Smbolo empleado:

Trminos comunes: Enviar Llevar Remitir Transportar Trasladar

Actividad descrita: Decisin Smbolo empleado:

Trminos comunes: El documento cumple con los requisitos? El documento a sido aprobado? Actividad descrita: Almacenamiento Smbolo empleado:

Trminos comunes: Almacenar Archivar Colocar (se debe definir si existe almacenamiento )

Actividad descrita : Cualquier punto de contacto con el cliente o atencin al pblico Smbolo empleado :

Trminos comunes:

Brindar (al cliente) Entregar (al cliente) Informar (al cliente) Presentar solicitud o formulario Recibir (del cliente) Solicitar (al cliente) Avisar (al cliente)

Actividad descrita : Generacin de documento (escrito) Smbolo empleado :

Trminos comunes: Llenar formulario Elaborar reporte (escrito) Confeccionar (nota, reporte, etc.) Redactar

Actividad descrita: Demora Smbolo empleado:

Trminos comunes: Esperar (notificacin, documento, reporte, etc.)

Actividad descrita: Informacin en Base de Datos (informatizada)

Smbolo empleado:

Trminos comunes: Introducir (datos, informacin) en base de datos Actualizar base de datos

Actividad descrita: Informacin en sistema de informacin Smbolo empleado:

Trminos comunes: Introducir (datos, informacin) al sistema Digitar (en el sistema) Registrar (en el sistema) Actualizar sistema

Conectores
A

Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite ms de una pgina para ser levantado. Se coloca despus de la ltima actividad diagramada en una pgina y al principio de la siguiente, para denotar continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.

FIN

Se utiliza para identificar el ltimo paso de un procedimiento. Se coloca despus (abajo) de la ltima actividad diagramada.

Metodologa
Para realizar el diagrama de flujo, debemos seguir una serie de pasos:
a- Determinar el marco y los lmites del proceso b- Determinar los pasos del proceso
Realizaremos una lista con las actividades principales, entradas, salidas y decisiones.

c- Dibujar el diagrama de flujo d- Comprobar el diagrama de flujo e- Plantilla

Reglas
De acuerdo al estndar ISO, los smbolos e incluso las flechas deben tener ciertas caractersticas para ser considerados sintcticamente correctos .

Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a derecha. Los smbolos se unen con lneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la direccin que fluye la informacin procesos, se deben de utilizar solamente lneas de flujo horizontal o verticales (nunca diagonales).

Se debe evitar el cruce de lneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del diagrama a un sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores. Se debe tener en cuenta que solo se vana utilizar conectores cuando sea estrictamente necesario. No deben quedar lneas de flujo sin conectar Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras. Todos los smbolos pueden tener ms de una lnea de entrada, a excepcin del smbolo final. Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener mas de una lnea de flujo de salida.

Tipos de flujogramas
Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo :
Diagrama de flujo vertical o Grfico de anlisis del

proceso
Diagrama de flujo horizontal Diagrama de flujo de bloques

EJEMPLOS
Diagrama de flujo que encuentra la suma de los primeros 50 nmeros naturales :

Diagrama de flujo del impacto sobre las consecuencias, desglosadas por sexos, de la disminucin del acceso al agua en Burkina Faso:

Reserva de billete por telfono en orden a procesos de negocio

Diagrama de flujo de un programa que escoja un nmero al azar del 0 al 9 y nos pida que lo adivinemos

Como ejemplo de aplicacin a la evaluacin de la calidad tenemos:

Sistema de evaluacin de la calidad de la docencia de la escuela de medicina de la universidad de Chile

A PRACTICAR