European Training Systems de Mxico

101 formas para que cada segundo cuente

Consejos y tcnicas para tener ms xito con menos estrs por Robert W. Bly
RESUMEN EJECUTIVO En un mundo cada da ms competitivo, el manejo del tiempo se hace ms importante que nunca. Usted debe convertir al tiempo de un enemigo en un aliado, y el mejor momento para comenzar a hacerlo es ahora. A diferencia de otros libros del tema, Bly ofrece una amplia gama de tcnicas y estrategias para lograr ms de su tiempo, y con menos estrs. Algunas de las tcnicas que aprender, incluyen cmo: - Mantener los tres tipos de listas de prioridades que todos necesitamos. - Eliminar malos hbitos y actividades innecesarias que le hacen perder tiempo. - Dominar el arte de decir no. - Lidiar con la sobrecarga de informacin. Como dice el escritor Gary Springer, estamos viviendo bajo la regla del 6. Lo que antes se haca en 6 meses, ahora nos toma 6 semanas; lo que nos tomaba 6 semanas, ahora debe hacerse en 6 das; lo que normalmente se haca en 6 das, ahora se debe hacer en 6 horas; lo que se haca en 6 horas, ahora se debe hacer en 6 minutos.

Cmo hacer para mantener el paso? Debe aprender las destrezas de manejo de tiempo que le permitirn:
- Hacer ms en menos tiempo. - Cumplir con fechas tope y compromisos. - Incrementar la satisfaccin del cliente. - Tener ms tiempo para su familia. - Sentirse mejor, tener ms energa y reducir el estrs. - Eliminar los desperdiciadores de tiempo. - Encontrar la informacin que necesita en forma rpida y eficiente. - Terminar sus tareas interminables. - Beneficiarse de la tecnologa, en vez de sentirse presionado por sta. Convirtase en el amo de su tiempo, en lugar de ser esclavo del mismo, adoptando estos hbitos laborales: - Haga listas de asuntos pendientes (to-do lists): tenga al menos tres tipos: asuntos diarios, por proyecto y a largo plazo. Asigne prioridades a cada asunto. Las personas productivas no slo tienen listas de asuntos pendientes, se apegan a ellas. No es suficiente saber cules sern las actividades que usted tendr que hacer; es necesario dividir el da en segmentos y asignar las actividades a cada uno. - Maneje las reuniones: ponga orden en las reuniones de negocios. Asigne y cumpla el horario de comienzo y fin. - Supere la desidia: divida los proyectos en partes menores. Prmiese cada vez que complete una tarea. Delegue aquellas actividades o partes del proyecto que le parezcan aburridas.

- Realizar lecturas rpidas para encontrar la informacin que se busca.

- El ejercicio y la sana alimentacin afectan nuestros niveles de energa. - El uso de la ltima tecnologa permite el manejo de la informacin y comunicacin ms eficiente y efectiva. Al terminar este libro, podr cumplir sus fechas topes y compromisos, incrementar la satisfaccin al cliente, mejorar el desempeo laboral, conseguir ms tiempo para la familia, reducir la presin y el estrs, sentirse satisfecho consigo mismo y trabajar con mayor nimo.

Consejos fciles para ponerse a tono

La habilidad de trabajar ms rpido y hacer ms en menos tiempo es sinnimo de libertad. Cada da, usted tiene que lidiar irremediablemente con determinada cantidad de trabajo. Si logra ser ms eficiente, podr terminar su trabajo, y todava tener tiempo libre para leer un libro, jugar con sus hijos, hacer ejercicios, tocar piano, etc. En buena medida, la agitacin que usted pueda sentir es debido a la tecnologa.

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- Elimine los malos hbitos: identifique aquellas actividades que desperdician tiempo. Aprenda a evitar distracciones. - Utilice la regla del 80/20: 80% de sus logros provienen de apenas un 20% de sus esfuerzos. Encuentre cul es ese 20% productivo, y dedquese a esas actividades. - Disee y use estndares de procedimientos operativos. - Disee un espacio de trabajo productivo. - Ajuste su horario: en funcin a sus niveles de energa. Si es de las personas que tienen ms energa temprano en la maana, por ejemplo, planifique sus actividades ms importantes a esa hora. - Deshgase de cualquier pensamiento perfeccionista. - Deje de realizar varias tareas diferentes a la vez. -Deje de perder tiempo en proyectos que oficialmente an no tiene. - Establezca fechas tope realistas: no se comprometa a cumplir cuando sepa que tendr dificultades para hacerlo. - Proteja y valore su tiempo: mantngase concentrado, propngase metas y sobre todas las cosas, trabaje en lo que le guste. No olvide el viejo proverbio escocs: sea feliz mientras est vivo, porque luego va a pasar mucho tiempo muerto. Realmente quieres ser productivo? Isaac Asimov quera escribir muchos libros. Dise entonces su estilo de vida para aumentar su produccin: seleccionaba temas sobre los cuales poda producir libros rpido, limit sus viajes, para pasar la mayor parte de su tiempo en casa, etc. Si ser productivo es realmente importante para usted, plantese si est dispuesto a hacer lo necesario para lograrlo. Debe disear entonces un estilo de trabajo placentero y productivo, y adoptar un estilo de vida para acomodar sus opciones. Algunas ideas: - Evite los desgastes de energa: si usted trabaja duro por un largo tiempo sin descansos, terminar cansado, sin energa, sintindose aburrido, y hasta deprimido. - Hgase su propio ritmo: vare sus tareas y tome

pequeos descansos con frecuencia. -Trabaje con todo su potencial: un posible desgaste de energa puede surgir si tiene asignadas tareas tediosas o poco retadoras. Pida ms trabajo, ms retos; bsquese un trabajo completamente diferente o pida hacer actividades diferentes. -Busque algo nuevo: puede energizarse mediante el aprendizaje de algo nuevo, haciendo algo nuevo, reestructurando su trabajo, o convirtindose en una persona ms activa en su rea profesional.

La solucin del 10%

Si quiere mejorar su eficiencia, no trate de hacerlo en un 100%. Estas mejoras dramticas son poco realistas, y estn reservadas para los expertos. Intente, por el contrario, mejorar en un 10% o 20%. No se requiere de un esfuerzo sper natural para lograrlo. Las mejoras incrementales requieren de poco esfuerzo, pero conducen a grandes resultados. -Mejore un 10% en todas las reas de su vida: profesional y personal. - Gane un 10% ms de energa: - Cuide su salud, haga ejercicio, estrese. - Evite grandes comidas al medioda. - Tome mucha agua u otros lquidos todo el da. - No beba mucho alcohol. - Tome vitaminas. - Tome siestas cortas y acustese temprano - Piense un 10% ms rpido, en 9 pasos: - Identifique el problema.

- Rena los datos y hechos pertinentes.

- Recolecte conocimiento general. - Busque posibles combinaciones. - Pregntele a la almohada. - Utilice listas de asuntos pendientes. - Obtenga retroalimentacin. - Forme equipos con otras personas. - Dle oportunidad a nuevas ideas.

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Evite la prdida de tiempo Identificar y evitar aquellos desperdiciadores de tiempo es fundamental para ser ms productivo. - Averige cmo desperdicia su tiempo: Es muy fcil: todo ese tiempo que pasa buscando cosas perdidas, todas las cosas que usted hace que debera o podra delegar, el tiempo que pasa discutiendo con personas, etc. -Nunca piense que el tiempo de descanso o esparcimiento es un desperdicio. Recuerde que es saludable combinar el trabajo con la relajacin.

- Aprenda a decir no: usted no puede hacerlo todo. No debe sentirse culpable por decir no. Sea educado, pero sea claro con las cosas que no est dispuesto a pasar tiempo haciendo. - Sea realista: no caiga en la tentacin de aceptar una cosita ms. Esta tarea adicional puede traer consecuencias impredecibles. Mantenga su energa personal Aprenda a aumentar sus niveles de energa. Para ello: - Mantenga una buena salud: comiendo de forma ligera y correcta, reduciendo la cafena y el azcar (ambos aumentan la energa temporalmente pero luego hacen que sta baje de nuevo) y durmiendo lo suficiente. - Luche contra el estrs: con tcnicas de relajacin, disfrutando de un hobby y tomando vacaciones. Un estudio de la Clnica Mayo demostr que entre 80% y 85% de los pacientes estaban enfermos directa o indirectamente debido al estrs. - Descanse: investigaciones demuestran que la energa decrece luego de 90 a 120 minutos de actividad centrada. El cuerpo necesita un descanso para inducir los cambios biolgicos que reestablecen la energa. - Canalice su energa: organice su tareas en rfagas cortas e intensas en las que realiza una sola tarea, seguidas de cortos perodos de descanso. - Evite las preocupaciones: debilitan su energa y rara vez ayudan a resolver los problemas. Reflexione sobre la solucin, pero no se preocupe. Estudios han demostrado que 40% de las preocupaciones se relacionan con cosas que jams llegan a suceder, 30% con cosas que no se pueden cambiar, 12% con salud y 10% con preocupaciones banales. Slo un 8% de las preocupaciones son realmente problemas serios. Maneje la sobrecarga de informacin Todos estamos ahogados en informacin. En los ltimos 30 aos se ha producido ms informacin que en los 5.000 anteriores. Todo el mundo est procesando informacin un empleado comn enva y recibe unos 178 mensajes cada da. El exceso de informacin tiene efectos perversos:

Comience a organizarse
Estudios demuestran que a una alta proporcin de los adultos les gustara simplificar su vida. La mayora de ellos, sin embargo, ni siquiera intentan hacerlo continan desorganizados y se rehusan al cambio. Las personas desorganizadas son ineficientes porque pasan la mayor parte de su tiempo en actividades que les hacen desperdiciar su tiempo buscando un documento, por ejemplo, o rehaciendo una tarea que ya haba hecho en el pasado. Para organizar su vida y ahorrar tiempo: - Lleve siempre consigo una pequea lista de asuntos pendientes: adems de las tareas por hacer, escriba all sus pensamientos e ideas - as no perder tiempo tratando de recordar cosas cuando las necesite. - Cree un sistema de archivo: que le permita conseguir en segundos lo que necesita. Un buen sistema de archivo es el aspecto ms importante del manejo del tiempo y la organizacin. Elimine las montaas de papel regados por doquier, sobre su escritorio o suelo. - No amontone basura: revise sus papeles peridicamente, archive lo que necesita y bote lo que ya no le sirva. - Tenga un calendario a la mano: para anotar sus citas y fechas importantes. - Mantenga limpio desordenado es un productividad. su escritorio: un escritorio gran impedimento para la

- Mantenga listas de prioridades: actualcelas en el tiempo.

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En las empresas, la sobrecarga puede estrangular su funcionamiento. Las decisiones importantes son demoradas y la habilidad de tomar decisiones es afectada. Se desperdician cantidades sustanciales de tiempo recolectando y buscando informacin. En las personas, la sobrecarga causa angustia y enfermedad fsica. Adicionalmente, tiene un efecto negativo sobre sus relaciones y su tiempo libre. La vida personal y laboral de las personas sufre. Buena parte de la sobrecarga es producto de la tecnologa y especialmente de la Internet. Para reducir el efecto de la sobrecarga: - Limite sus fuentes de informacin. - No lea todo lo que encuentre. Trate de pre-leery seleccionar antes de hacerlo. - Elimine la informacin basura (chismes, etc.) - Utilice servicios de noticias e informacin a la medida. - Reduzca su volumen de correo electrnico. - Limpie las fuentes de informacin a menudo, tales como archivos de papel, archivos electrnicos, manuales de referencia, etc. Deshgase de lo que no necesite. - Aprenda a informacin. reconocer cuando tiene suficiente