Exposicin de 30 de Enero de 2013.

Dr. Froiln Osorio C.

MEDICIN La medicin se puede visualizar desde dos perspectivas: de forma y de fondo. Para la primera se utilizan las escalas de medicin; para la segunda, los componentes del proceso administrativo, elementos especficos e indicadores. Escalas de Medicin Para lograr una mayor consistencia en a instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionndolos con una estrategia de accin, la cual a su vez se relaciona con la composicin del proceso administrativo y los elementos especficos, visualizando el propsito estratgico y atributos fundamentales que los asociacin, as como con los indicadores aplicables en cada caso. Las escalas que se empleen con este fin deben cumplir con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de cdigo mltiple que puedan propiciar una interpretacin muy general o errnea. La eleccin y empleo de las escalas de medicin estn estrechamente relacionados con las directrices acordadas en la planeacin de la auditora.

Componentes del Proceso Administrativo y Elementos Especficos La seleccin de los componentes del proceso administrativo y elementos especficos debe hacerse considerando las variables fundamentales que influyen en el desempeo de una organizacin, tal como su naturaleza, campo de actuacin, tamao, giro industrial y enfoque estratgico. No obstante, el grado de profundidad con el que se analice cada variable o juego de variables, depende del proyecto de auditora y de la estrategia para realizarlo. Indicadores Los indicadores son un elemento estratgico del proceso de evaluacin de la forma de gestin organizacional, ya que permiten ordenar las acciones en relacin con los resultados que se pretenden alcanzar, convirtindose en el marco de referencia para definir la jerarqua de los aspectos a auditar, establecer las prioridades de las acciones a analizar y precisar el valor de las cifras y comportamiento que se obtengan. Es conveniente anotar que, en el proceso de implementacin de la auditora, la seleccin de indicadores es fundamental porque reduce la subjetividad en la forma de asignar valores o puntos con un criterio estimativo, pondera objetivamente el peso de los factores bajo anlisis y se constituye en una gua de actuacin para todos los que participan en ella.

PAPELES DE TRABAJO Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, que no son otra cosa que los registros en donde se describen las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones a las que se llega. Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo; adems, apoyan la ejecucin y supervisin del trabajo. El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicacin de la auditora, ya que son el testimonio que registra el trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones. Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir: * Identificacin de la auditora * El proyecto de auditora * ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado. * Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditora * Observaciones a cerca del desarrollo de su trabajo * Anotaciones sobre informacin relevante * Ajustes realizados durante su ejecucin * Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin * Reporte de posibles irregularidades.

Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, debe proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlo, por lo que es necesario resguardarlos por un perodo suficiente para cualquier aclaracin o investigacin que pudiera emprenderse, y adems de su utilidad para auditoras subsecuentes. En caso de que se abra un proceso de investigacin, se podra obligar al auditor a suspender o a posponer la auditora para no interferir con l en tanto no se aclaren las circunstancias que lo originaron. EVIDENCIAS La evidencia representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio dela auditora, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, as como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que surjan durante el proceso de ejecucin. La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:

Fsica Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a travs de notas, fotografas, grficas, cuadros, mapas o muestras materiales. Documental Se logra por medio del anlisis de documentos. Est contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicacin relacionada con el trabajo. Testimonial Se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicacin de la auditora. Analtica Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de la informacin por reas, apartados y/o componentes. Para que la evidencia sea til y vlida, debe reunir los siguientes requisitos: * Suficiente.- Debe ser necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. * Competente.-Debe ser consistente, convincente, confiable y haber sido validada. * Relevante.-Debe aportar elementos de juicio para demo0strar o refutar un hecho en forma lgica y convincente. Pertinente.- Debe existir congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditora.

Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organizacin y/o al lder del proyecto las siguientes situaciones: 1.-Problemas para obtener evidencias suficiente, producto de registros incorrectos, operaciones no registradas, archivos incompletos y documentacin inadecuada o alterada. 2.- Transacciones realizadas fuera del curso normal. 3.- Limitaciones para acceder a los sistemas de informaciones 4.- Registros incongruentes con las operaciones realizadas. SUPERVISIN DEL TRABAJO Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad. La supervisin en las diferentes fases de la ejecucin de la auditora comprende: a. Revisin del programa del trabajo b. Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores c. Aclaracin oportuna de dudas d. Control del tiempo invertido de acuerdo con el estimado e. Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo f. Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que estn completos y cumplen con su propsito.

Para llevar a cabo la supervisin en forma consistente y homognea es conveniente observar los siguientes criterios: * Asegurarse de que existe coincidencia entre las lneas fundamentales de investigacin en todo el equipo de auditores. * Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda o aclaracin. *Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes procedentes. * Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen as lneas de investigacin definidas. * Celebrar reuniones peridicas para mantener actualizados a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeo. EXAMEN Una vez que se haya puesto en marcha la instrumentacin luego de haber seleccionado y aplicado las tcnicas de recoleccin, determinado los instrumentos de medicin, iniciada la elaboracin de los papeles de trabajo y registradas las evidencias bajo una estricta supervisin, se debe llevar a cabo el examen, el cual consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisin para conocer la naturaleza, caractersticas y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia e interaccin de las partes entre s y con el todo, y de estas con su contexto.

PROPSITO El propsito del examen es aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias especficas del trabajo a fin de reunir los elementos de decisin ptimos.