CONTROL DE CAMBIOS

Ing. Jose Luis Gonzalez G.

C O N T E N I D O
C O N T R O L D E C A M B I O S

1. Introduccin. 2. Cambios en el Proyecto. 3. Documentacin Contractual. 4. Registro de cambios. 5. Legislacin sobre los cambios que se presentan durante la ejecucin del proyecto. 6. Control de la informacin de los cambios. 7. Conclusiones.

La ICA se ha destacado por desarrollar grandes proyectos que representan un reto para la ingeniera. La constante en cada uno de ellos han sido los cambios al proyecto origen por razones tcnicas econmicas Los cambios son parte del desarrollo de todos los proyectos y deben ser acordados con el cliente

El control de cambios debe ser una actividad obligada paralela al desarrollo del proyecto que responde a eventos que surgen del mismo, sea por requerimientos propios del cliente, por mejoras o correcciones detectadas por el mismo equipo del proyecto. Es necesario resaltar su importancia y no relegarla como una actividad posterior al desarrollo, sino reconocerla como una actividad que debe estar definida, presente y es crtica desde el inicio del proyecto.

1.- Mayor costo en el indirecto. 2.- Mayor permanencia de recursos en la ejecucin de los trabajos. 3.- Mayor inflacin en el caso del precio alzado. 4.- Trabajos extraordinarios. 5.- Incremento en el financiamiento. 6.- Ampliacin del plazo de ejecucin. 6.- Otros.

Tambin tenemos incumplimientos, Cambios fiscales, climticos y geolgicos, etc.

CAMBIOS
Proyecto Ejecutivo Contrato Programa Ofertado Liberacin de reas y autorizaciones Legislacin (leyes fiscales) Circunstancias de Orden econmico supervenientes Geolgicas y Climticas Caso fortuito Fuerza Mayor

ACTIVIDADES

Mes 0
Contrato Proyecto ejecutivo

Mes 1
Despalme Excavacin

Mes 6..
Infraestructura

Mes 12..
Subestructura

Mes 24

Mes 48

Mes 60

Superestructura

Asignacin

Inicio Contractual

Fin Contractual

Fin Real

3.-DOCUMENTACIN CONTRALCTUAL

El conocimiento de los documentos del proyecto es el primer paso para el control de cambios
1. 2. 3. 4. 5. 6. OFERTA TCNICA Y ECONMICA CONTRATO Y ANEXOS BITCORA MINUTAS CORRESPONDENCIA REPORTES DE AVANCES

Entre los documentos bsicos que debemos conocer de la Oferta Tcnica tenemos:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Convocatoria Bases de Licitacin Modelo de Contrato Especificaciones Proyecto Planeacin de la Obra

Entre los documentos bsicos que debemos conocer de la Oferta Econmica tenemos:
1. Programa de obra con erogaciones 2. Catlogo de conceptos y alcances de Pus. 3. Anlisis de Factor del Salario Real 4. Anlisis del Financiamiento 5. Anlisis del indirecto.

4.-REGISTRO DE CAMBIOS.

Para hacer el correcto registro de los cambios existen los instrumentos que se establecen en el contrato o en la legislacin, esto determina su validez y consecuentemente son el soporte para realizar la valorizacin econmica y su conciliacin con el cliente.

1. 2. 3. 4.

Bitcora de Obra Correspondencia Minutas Hojas de Ruta para los cambios al proyecto ejecutivo

Bitcora de Obra
La bitcora de obra es el principal de los instrumentos para el control de cambios La LOPYSRM de obra publica define que: La convocatoria, la licitacin, el contrato, sus anexos y la bitcora de los trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones. (LOPSRM Art. 46 antepenltimo prrafo). Asimismo el RLOPYSRM dice: Es el instrumento tcnico el medio de comunicacin entre las partes en el cual se registran los asuntos y eventos importantes que se presenten durante la ejecucin de los trabajos Artculo 2 del RLOPSRM , inciso VIII (28 de julio de 2010)

Ejemplo de Notas de Bitcora de Obra Liberacin de inmuebles

Ejemplo de Notas de Bitcora de Obra Cambio de Proyecto

Anotaciones generales que por lo regular deben asentarse por las partes en la BITCORA (Art. 125 del RLOPYSRM.
a) Orden de modificaciones al proyecto ejecutivo por parte del cliente.
b) Entrega de la estimacin para revisin y autorizacin. c) La solicitud y aprobacin del factor de ajuste de costos;

d) Orden de ejecucin de conceptos extraordinarios por parte del cliente.

e) La solicitud y autorizacin de reprogramacin de la obra. f) Aviso por parte del cliente de la terminacin anticipada o la rescisin administrativa del contrato. g) Solicitud del cliente de la sustitucin del superintendente de construccin.

Anotaciones generales que por lo regular deben asentarse por las partes en la BITCORA (Art. 125 del RLOPYSRM.
h) Aviso de la suspensin de los trabajos. i) El avance fsico y financiero de la obra en las fechas de corte sealadas en el contrato; j) El resultado de las pruebas de calidad que se realicen.

k) Lo relacionado con las normas de seguridad, higiene y proteccin

al ambiente que deban implementarse, y l) Los acuerdos tomados en las juntas de trabajo celebradas con el

contratista o con la residencia, as como el seguimiento a los

mismos.

Correspondencia
Es indispensable que todos los temas relevantes del proyecto que deban hacerse del conocimiento del cliente se realicen por escrito. Su elaboracin oportuna y seguimiento adecuado ayudar en sustentar los estudios de cobros al cliente.

Minutas
Se debe establecer como regla en los proyectos, que en cada reunin se levante minuta de los asuntos y acuerdos tratados, de los cuales igual se deber llevar un control estricto.

Hojas de ruta para los cambios de proyecto Ejecutivo.

Llevar una hoja de ruta de los cambios en el proyecto ejecutivo, nos permitir el seguimiento a las causas que lo originan y las fechas en que se realizan los cambios en el proyecto ejecutivo, de tal forma que nos permita evaluar oportunamente su costo.

5.-LEGISLACIN REFERENTE A LOS CAMBIOS

La legislacin aborda situaciones de cambios, como circunstancias que pueden suceder y como tal hace referencia describiendo la solucin
Ley de Obras Publicas y Servicios relacionados con las mismas Reglamento de la Ley de Obras Publicas y Servicios relacionados con las mismas Ley de adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Publico Reglamento de la Ley de adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Publico

Entre los temas que aborda la LOPYSRM y su Reglamento son:

Art. 59 LOPSRM, Art.99 RLOPSRM; Modificacin de los contratos mediante convenios y ajuste de los precios en un contrato a precio alzado por circunstancias econmicas de tipo general por lo que no se pudieron considerar en la proposicin. Art.103 RLOPSRM; Ante la imposibilidad de cumplir el programa por causas no imputables, notificar mediante anotacin en bitcora, y presentar solicitud y documentacin justificatoria. Art. 50 LOPSRM I.; Atraso en la entrega del anticipo, diferir en igual plazo el inicio de los trabajos.

Contrato

Anticipo

Bitcora

Art. 45 XVI LOPSRM; La convocatoria, el contrato, sus anexos y la bitcora, son instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones. Art. 2 VIII RLOPSRM; Bitcora: instrumento tcnico que constituye el medio de comunicacin entre las partes que formalizan los contratos, en el cual se registran los asuntos y eventos importantes Art. 122 RLOPSRMM; Uso obligatorio de la bitcora, por medios remotos de comunicacin electrnica, salvo caso uso de bitcora convencional Art. 123, 123 II. RLOPSRM; Bitcora como medio de comunicacin se precisar circunstancia de cada caso: numero, clasificacin, fecha descripcin del asunto, en forma adicional ubicacin, causa, solucin, prevencin, consecuencia econmica, responsabilidad si hubiere, fecha de atencin.

Entre los temas que aborda la LOPYSRM y su Reglamento son:

Art. 56 LOPSRM; Ajuste de costos para contratos a Precios Unitarios cuando ocurran circunstancias de orden econmico no previstas. Art.105 RLOPSRM; Ejecucin de cantidades adicionales conceptos no previstos Art.118 RLOPSRM; Ejecutar trabajos sin mediar autorizacin escrita, significar no tener derecho a reclamar pago alguno. Art. 215 RLOPSRM; Art. 218 RLOPSRM; Ajuste del costo por financiamiento por atrasos en la entrega del anticipo. Art. 229 RLOPSRM; Reconocimiento de trabajos extraordinarios y adicionales en contratos a precio alzado

Ajustes en el costo

Suspensin

Art. 60 LOPSRM; Suspensin de los trabajos por cualquier causa justificada Art. 144 RLOPSRM; Cuando exista suspensin de obra, la dependencia lo notificar y se prorrogara en igual plazo la terminacin. Art. 149 RLOPSRM; Cuando la suspensin es por caso fortuito o de fuerza mayor proceder el pago de los gastos no recuperables.

Entre los temas que aborda la LAAYSSP y su Reglamento son:

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico y su Reglamento.

Contrato

Art. 44 LAASSP, Cuando se presenten circunstancias econmicas de tipo general, como resultado de situaciones supervenientes ajenas a la responsabilidad de las partes, se reconocern los incrementos en los precios de los bienes y servicios. Art. 51 LAASSP, Cambio a la fecha de pago la dependencia pagar gastos financieros. Art. 52 LAASSP, Podrn hacerse Modificaciones al monto del contrato, siempre y cuando no rebasen el 20% del monto. Art. 91 RLAASSP, La modificacin del plazo pactado en el contrato para la entrega de los bienes o la prestacin del servicio slo proceder por caso fortuito, fuerza mayor o causas atribuibles a la dependencia o entidad. Art. 55bis LAASSP, Por caso fortuito o fuerza mayor proceder el pago a aquellos servicios efectivamente prestados.

Entre los temas que aborda la LAAYSSP y su Reglamento son:

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico y su Reglamento.

Ajuste de Costos

Artculo 80, RLAASSP.- Cuando en los contratos se requiera pactar incrementos o decrementos en los precios, de conformidad con lo dispuesto en el primer prrafo del artculo 44 de la Ley

Entre losArrendamientos temas que aborda la LAAYSSP Ley de Adquisiciones, y Servicios dely su Reglamento son: Sector Pblico y su Reglamento.
Art. 70 LAASSP, Se decretar la suspensin de los actos del procedimiento de contratacin y los que de ste deriven, siempre que lo solicite el inconforme. Art. 77 LAASSP; En cualquier momento los proveedores o las dependencias y entidades podrn presentar ante la Secretara de la Funcin Pblica solicitud de conciliacin, por desavenencias derivadas del cumplimiento de los contratos o pedidos. Art. 84 RLAASSP, podr dejar de suministrar los bienes o prestar los servicios que falten y solicitar mediante escrito el pago de aqullos que haya proporcionado y, en su caso, de los gastos no recuperables que resulten procedentes

Suspensin

Art. 53 LAASSP, Penas convencionales por atraso o incumplimiento Penas convencionales Art. 92 RLAASSP, Lo anterior, sin perjuicio de la

aplicacin de las penas convencionales por atraso que, en su caso, resulten procedentes.

Como ya se dijo los cambios se pueden presentar en diversos temas y reiteramos, se deben manejar en la bitcora de obra, en las minutas o en escritos, o a su vez en todos ellos, dependiendo de cmo se vayan presentando

Debemos tener bien establecido un mecanismo para dar seguimiento al correcto manejo de la informacin producto de cambios, aprovechando el equipo de control de documentos que los proyectos tienen implementado y el procedimiento para la elaboracin, control y proceso de la informacin, elaborado por el rea de Manejo del Contrato, lo que permitir que se identifiquen, valoricen y se concilien con el cliente de manera oportuna, los sobrecostos en el Proyecto

Diagrama de flujo, para el Control de cambios, elaboracin y proceso de la informacin.

MEDIDAS CORRECTIVAS RESPONSABLES DE AREAS

FIN

PRESENTACION Y CONCILIACION CON EL CLIENTE

SI NO
INTEGRACION DE ESTUDIOS

CONCENTRACION DE DOCUMENTACION (AREA: CONTROL DE DOCUMENTOS)

NO
REVISION Y RECEPCION COMPLETA

SI
REUNION GERENCIAS REVISION E IMPLEMENTACIN DE ESTRATEGIAS

INICIO

INFORMACION GENERADO POR AREAS DE SUS ACTIVIDADES: MINUTAS, NOTAS DE BITACORA, CORRESPONDENCIA, ETC.

ASIGNACION DE RECURSO HUMANOS Y MATERIALES DE PARA MANEJO DE CONTRATO

ELABORACION DE FICHA TECNICA CONTRACTUAL DEL PROYECTO

RECEPCION DE LA INFORMACIN

CLASIFICACION POR TEMAS

ANALISIS E IDENTIFICACION DE RIESGOS Y ESTRATEGIAS DE SOLUCIN

Seguimiento
Validacin

Seguimiento
Validacin

Bitcora de obra

Oficios , Anexos

Minutas de reuniones

Cambio de proyecto
Entrega derecho de va Condiciones climticas Condiciones geolgicas Suspensiones Obras adicionales Obras extraordinaria Estimaciones

Cambio de Proyecto
Ajuste de Costos Derechos de va Anticipos Reclamos Reprogramaciones

Cambio de Proyecto
Condiciones geolgicas

Reprogramaciones
Obras adicionales Obras extraordinaria

Suspensiones

REGISTRO

SEGUIMIENTO

SEGUIMIENTO

Control de Cambios

El Control de cambios

7.-CONCLUSIONES