ACTIVIDADES DE AUDITORIA

REALIZACIN DE LA REUNION DE APERTURA

primordial propsito es:

a. confirmar los acuerdos (auditado y equipo auditor) con respecto a la auditoria a realizar. b. presentar y conocer el equipo auditor y tener la certeza de que se llevaran a cabo las actividades de auditoria planificadas. c. Criterios de auditoria y cualquier y documentos de referencia d. Fechas y horarios de la duracin de las actividades de auditoria inclusive la direccin para las reuniones con el auditado. e. Mtodos de auditoria a utilizar, principalmente el de muestreo para obtener evidencias aplicables. f. Funciones y responsabilidades, del equipo auditor, los guas y entes observadores. g. Asignacin de recursos para las reas criticas de la auditorias

PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

El equipo auditor debe preparar con anticipacin diversos materiales de informacin y documentacin para un registro adecuado de evidencias como:

Listas de verificacin Planificacin de muestreo de auditoria Formularios para registrar informacin, tales como evidencias de apoyo, hallazgos de auditoria y registro de las reuniones. Los documentos de trabajo, incluyendo registros que resultan de su uso pueden retenerse hasta finalizar la auditoria, o segn la especificacin de la misma.
Los documentos con informacin confidencial, deben guardarse de manera adecuada en todo momento por el equipo auditor. Las actividades de auditoria deben realizarse en una secuencia definida.

ASIGNACION DE FUNCIONES DE LOS GUIAS Y OBSERVADORES

Los guias y observadores pueden acompaar a el equipo auditor sin embargo no deben intervenir durante la realizacin de la auditoria. En el caso de los observadores, los temas en relacin a la salud, y la proteccin seguridad y confiabilidad debe gestionarse entre el cliente de la auditoria y el auditado. Se debe tener en cuenta:

Presentacin de los participantes, con inclusin de observadores y guias con descripcin general acerca de sus funciones. Confirmacin de objetivos y los alcances y criterios de la auditoria. Confirmacin de la planeacin de la auditoria como fechas y horas especificas ademas de cualquier cambio a ultima hora Presentacin de los medios a utilizar en la auditoria en su mayora haciendo referencia a muestras que evidencian la informacin. Presentacin de mtodos para gestionar riesgos, para la organizacin que puede resultar con el equipo auditor. Confirmacin de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado. Confirmacion adecuada del idioma a utilizar durante la auditoria. Equipos e instalaciones adecuadas segn las necesidades de los auditores.

COMUNICACIN EN LA AUDITORIA

Se deben tener acuerdos formales entre equipo auditor y auditados, especialmente cuando los requisitos legales, exigen la comunicacin obligatoria de los posibles no cumplimientos. El quipo auditor debe reunirse constantemente para verificar e intercambiar informacin de los avances de la auditoria y reasignar tareas si es necesario. El lider del equipo auditor debe comunicar los progresos de la auditoria a el equipo auditado o cualquier inquietud al mismo. Si se encuentran evidencias que presenten riesgos al equipo auditado deben comunicarse de manera pronta, a si como tambin al cliente de la auditoria si es el caso. Cualquier inquietud debe registrarse y notificarse al lder del equipo auditor. Cualquier cambio a realizar en la auditoria debe revisarse y aprobarse cuando sea apropiado, tanto por las personas encargadas de la auditoria como para el caso de los auditados.

RECOPILACION Y VERIFICACION DE LA INFORMACION

Mediante un muestreo apropiado debe verificarse toda la informacion pertinente, en cuanto a objetivos alcances y criterios de la auditoria, con respecto a funciones, actividades y procesos.
Visin general del proceso

Fuentes de informacion Recopilacion mediante un muestreo apropiado Evidencia de la auditoria< Evaluacin frente a los criterios de auditoria Hallazgos de la auditoria

Determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoria con base en la documentacin disponible Reunir informacion para apoyar actividades de auditoria.

Puede combinarse con otras actividades de auditoria siempre que no afecte la eficacia de la misma. .

revision Conclusiones de la auditoria

PREPARACIN DE LAS CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

El equipo auditor debe reunirse antes de la reunion de cierre: a. Revisar hallazgos de la informacion recopilada de la auditoria frente a los objetivos de la misma. b. acordar las conclusiones de la auditoria con respecto, teniendo presente la incertidumbre inherente durante el proceso. c. aplicar recomendaciones si se encuentra especificado en el plan de auditoria. d. comentar el seguimiento de la auditoria, cuando se requiera. Funciones de los guias: a. ayudar a los auditores a identificar a las personas que participaran en las entrevistas y a confirmar los horarios. b. acordar el acceso a ubicaciones especificas del auditado. c. asegurarse de que las reglas de cada uno de los procedimientos se lleven a cabo de manera oportuna y respetuosa por los miembros del equipo auditor y observadores en cuanto proteccin y seguridad de las ubicaciones Funcion del guia: a. ser testigo de la auditoria en nombre del auditado b.proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilacion de la informacion

CONCEPTOS BASICOS DE LAS CONCLUSIONES DE LA

AUDITORIA

GENERACION DE HALLAZGOS DE LA AUDITORIA

Puede generar conformidad o no con respecto a los criterios de auditoria. deben registrarse las conformidades y la evidencia de la auditoria, que las apoya, las no conformidades pueden clasificarse. deben revisarse junto con el equipo auditado para hacer el reconocimiento de que la evidencia de la auditoria, es exacta y que se entienden claramente las no conformidades. se deben revisar las opiniones divergentes relativas, en cuanto a las evidencias de los hallazgos de la auditoria, y registrar los puntos en los que no se haya acuerdo. el equipo auditor debe reunirse durante el proceso de auditoria para revisar los hallazgos presentados durante cada etapa de la misma.

REALIZACIN DE LA REUNION DE CIERRE

La reunion para la realizacin del cierre es facilitada por el lder del equipo auditor, la cual debe hacerse para conocer los hallazgos y conclusiones de la auditoria. Donde deben incluir representacin del auditado. De ser aplicable el lder de la auditoria debe informar al auditado, de las situaciones encontradas durante el proceso de la auditoria, que puedan disminuir la confianza en cuanto a las conclusiones de la misma. Los participantes deben acordar, el periodo de tiempo, para ejecutar un plan de accin que trate los hallazgos de la auditoria. En la realizacin de reunion de cierre se debe explicar al auditado: Aclarar que la evidencia recopilada de la auditoria, se baso en una muestra de la informacion disponible. El mtodo y forma de la presentacin de la informacion. El proceso de tratamiento de los hallazgos de la auditoria, y de sus posibles consecuencias.

La presentacin de los hallazgos y conclusiones, de la auditoria, de tal manera que se comprendan y reconozcan por la direccion de el auditado. Todas las actividades posteriores, a la auditoria, relacionada con actividades de accin correctiva tratamiento de quejas, de la auditoria u o proceso de apelacin. Cualquier opinion relacionada con respecto a los hallazgos, o conclusiones, entre el equipo auditor y auditado debe debe discutirse y tratar de resolver, de no ser a si debe ser registrado. Si se especifica en el programa de auditoria se pueden dar recomendaciones para mejorar el plan de gestion ambiental. Mtodos para recopilar informacion: Entrevistas Observaciones Revision de documentos incluyendo los registros.

PREPARACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE AUDITORIA

-Preparacin de el informe de auditoria este informe debe contener un registro completo y preciso, de la auditoria. a. los objetivos de la auditoria b. el alcance de la auditora la identificacin de las unidades, y organizacin de cada proceso a realizar. c. identificacin oportuna del cliente de la auditoria. d. identificacin del equipo auditor y auditado e. fechas y ubicaciones de donde se realizaron las auditorias. f. los criterios de auditoria g. hallazgos de auditoria y evidencias relacionadas. h. las conclusiones y una declaracin del grado en el que se han cumplido los criterios de la auditoria.

FINALIZACIN DE LA AUDITORIA

La auditoria finaliza cuando se cumplan a cabalidad cada uno de los procesos o actividades planificadas a no ser que haya una situacin inesperada que evite la oportuna finalizacin de la auditoria. los documentos de la auditoria deben deben conservarse o destruirse de mutuo acuerdo con las partes interesadas, deacuerdo a los procedimientos y requisitos del programa. los documentos obtenidos en la auditoria, no deben revelar su contenido a ninguna parte sin una aprobacin explicita del cliente de la auditoria, de ser de manera contraria tanto el cliente de la auditoria como el auditado deber ser informados lo mas pronto posible. Las lecciones aprendidas, de la auditoria deben incorporarse al proceso de mejora continua del sistema de gestion de las organizaciones auditadas.

DISTRIBUCIN DEL INFORME DE AUDITORIA

El informe de auditoria debe emitirse en el tiempo estipulado. Si se retrasa deben emitirse las razones al ente auditado y ala persona encargada del programa de auditoria. Este informe debe estar fechado revisado y aprobado cuando sea apropiado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoria. El informe debe retribuirse a los receptores tal y como se definen los correspondientes procedimientos. COMPORTAMIENTO PERSONAL Los auditores deben tener ciertas cualidades especiales que permitan cumplir lo que esta estipulado en los principios de auditoria: -tico es decir imparcial sincero, honesto y discreto. -de mentalidad abierta dispuesto a escuchar diversos puntos de vista

-diplomtico, observador, perceptivo para ser consiente de diversas situaciones y entenderlos perfectamente. - verstil para adaptarse a diversas situaciones. - tenaz para adaptarse hacia objetivos y logros permanentes - decidido para ser capaz de alcanzar conclusiones oportunas, basadas en el anlisis y razonamientos lgicos. -seguro de si mismo siendo capaz de actuar y funcionar independientemente la ves que interacta eficazmente con otros CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES GENERICOS DE LOS AUDITORES DE SISTEMAS DE GESTION. los auditores como tal deben tener ciertos conocimientos claros y oportunos que le permitan poder ejercer una buena labor al momento de realizar todos los procedimientos correspondientes a la hora de enfatizar sobre cualquier auditoria de manera coherente y sistematica.

LOGRO DE LA COMPETENCIA DE UN AUDITOR

Resumen de conocimientos y habilidades que hacen a un buen auditor: educacin formacin y experiencia contribuyendo al desarrollo a los conocimientos, y habilidades en la disciplina en el sector de gestion. Programas de formacin que cubren los conocimientos habilidades de un buen auditor experiencia en auditorias adquirida bajo la supervisin, de un auditor en la misma disciplina. Tener oportuna responsabilidad en los contratos, de manera legal. Los auditores deben tener: -Conocimientos y habilidades especficos, de la disciplina y del sector de los auditores en sistema de gestion. -conocimientos y habilidades genericos del lder de un equipo auditor.