LOGSTICA DEL EVENTO

La logstica es la matriz y la base de cualquier acontecimiento

QUE ES LOGSITCA DEL EVENTO?

Es la suma de una correcta planeacin y ejecucin y etapas en las que la logstica desempea un papel protagnico y a las que se les debe prestar especial atencin y tiempo para garantizar una experiencia nica e inolvidable

Sus principales herramientas son para garantizar el xito y consecucin de objetivos.

Qu elementos se deben tener en cuenta ?

Tener claro el objetivo que se quiere lograr, y en ese orden de ideas a qu pblico va dirigido, qu efectos se quiere producir en los asistentes, y para lograrlo, qu lugar se debe buscar y qu clase de montaje se necesita, segn el concepto desarrollado.
La convocatoria, la invitacin, el desarrollo y la culminacin del evento deben tener un hilo conductor claro e impactante. Adems, debe existir una coordinacin logstica impecable. Tener claridad en el presupuesto total que se va a invertir en el evento

Una excelente preproduccin. Planear y ejecutar un retroplanning coherente con los tiempos requeridos para cada proceso, responsables y ejecutores de cada labor. Tener un PLAN

Qu se debe hacer en la comunicacin organizativa?

Perder la vista de los objetivos

NO

Creer que uno solo puede arreglrselas con todo.

No contar con un

Querer demostrarlo todo en el mismo espacio y al mismo tiempo.

Relajarse en el ltimo momento.

calendario
realista

No contar con un buen listado de proveedores

Perder los nervios

Confiar en que el presupuesto inicial ser igual al definitivo

Ejemplo
Algunos de los desafos con los que tuvieron que vrselas los organizadores fueron toneladas de equipo que repartieron en tarimas. Un total de 2.800 millones de pesos, incluidos los costos de gestin y alianzas estratgicas, es la suma que este ao se invirti para realizar un concierto que en promedio tuvo una duracin de 11 horas diarias continuas. La participacin de numerosos medios locales de comunicacin, y 37 internacionales, as como la transmisin en vivo por radio, televisin e internet, tambin fueron desafos logsticos que se sortearon hbilmente.

CMO PLANIFICAR UN EVENTO

Planificacin general de un evento

La planificacin es una estrategia especifica y consistente , representada por acciones concretas. Tambin se debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos. Los eventos mal concebidos, generalmente despiertan poco inters y pueden ocasionar perdidas de imagen y dinero y ser muy costosas .

 La planificacin de los objetivos generales y especficos

LA PLANIFICACI N GENERAL DE UN EVENTO

La temtica del evento

La asignacin de responsabilidad y las fechas de ejecucin Las estrategias de comercializacin y difusin.

PUNTOS CLAVE

Las fechas ms convenientes para la realizacin del evento Lugar y sede Temtica general y particular

Quines y cuntos ponentes y participantes sern .

Invitados especiales Pronostico de partidos esperados

CARACTERSTI CAS DE UN BUEN PLAN

Comprensible Flexible y adaptable Redactado y adaptado

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIN
Se tienen objetivos claros y definidos

Se establecen programas con metas para su alcance

Estimula la creatividad para hacer un mejor uso de los recursos disponibles Facilita el alcance progresivo de las metas planteadas y las revisiones practicas y efectivas

PERFIL DE LOS ORGANIZADORES

Formacin profesional y experiencia practica que les permita cumplir con las complejas funciones y actividades que demanda cada evento particular . Diferentes perfiles , lideres , supervisores nidos , administradores , operadores, creativo y personal de apoyo

CMO ORGANIZAR UN EVENTO o EXPOSICIN

Coordinacin general

Responsable de que se cumplan los objetivos y metas as como de administrar y ejecutar el evento ; tiene dos funciones fundamentales , la funcional y la vital.

PERFIL DEL COORDINADOR GENERAL

Metdico Pragmtico Detallista Flexible Organizado Conocimiento de administracin e informacin Dominio de idioma ingles Cultura general Buena reputacin y presentacin

FUNCIONES DEL COORDINADOR GENERAL

Realizacin y desarrollo del evento : planificar, dirigir y controlar la realizacin y desarrollo del evento . Coordinar y supervisar a los coordinadores de rea Definir los medios de comunicacin que se pretende invitar Supervisar que todo personal participe en la organizacin est capacitado

FUNCIONES DEL COORDINADOR GENERAL DEL EVENTO

1. Reclutar a los miembros del comit organizador 2. Definir el nombre del evento, logotipo y lema 3. Establecer objeticos y metas 4. Planificar, organizar dirigir y controlar el evento 5. Definir estrategias de comercializacin y difusin 6. Seleccionar a los medios de comunicacin .

7. Coordinar el cierre del evento .

Coordinador de tcnica
Est coordinacin debe estar integrada por personal especialista en el tema. En est coordinacin radica gran parte el xito , pues es la responsable de elaborar las conclusiones generales del evento, como resultado de anlisis de los diferentes tipos de temas que se traten.

PRINCIPALES FUNCIONES DE ESTA COORDINACIN 1. 2. Tema general y temtica de las mesas de trabajo Mesas de trabajo

3. Reglamento tcnico

COORDINACIN DE COMERCIALIZACIN Y DIFUSIN

El responsable de esta coordinacin debe tener amplios conocimientos sobre mercadotcnica, comunicacin, relaciones pblicas y humanas.

MEDIOS DE COMUNICACIN
FUNCIN: Definir los medios de comunicacin que se van a utilizar.
COMENTARIOS: Se pueden usar diferentes medios de comunicacin, dependiendo del presupuesto y del tipo de se quiera invitar

 Publicidad inducida va comentarios de columnistas especializados. Inserciones pagadas en los diarios de mayor circulacin nacional y local.

Clasificacin de peridicos y revistas: Se clasifican por : emisor, fecha,texto.tipo,conte nido, tendencia.

En radio se difunden a travs de: - Entrevistas para dar a conocer de forma masiva el evento - Spots en radio y televisin

Prensa Escrita

Peridicos y Revistas

Radio y Televisin

PROTOCOLO

Es una regla que gua e indica como una actividad debe realizarse.

El protocolo, como trmino concentrador de otros afines, se puede definir como el conjunto de tcnicas (basadas en normas, leyes, usos y costumbres) necesarias para la correcta organizacin y desarrollo de actos, bien sean pblicos o privados, y la buena consecucin final de los mismos.

FERIAS Y EXPOSICIONES

Antecedentes

En la Edad Media las ferias o grandes mercados reunan a los comerciantes con el pretexto de celebrar fiestas religiosas, aprovechando la influencia de visitantes que por esos motivos se congregaban.

En el siglo XX, en 1996, se llev a cabo la primero Expo Ciberntica, en lo que se denomina el ciberespacio. sta fue la primera exposicin mundial de Internet.

Caractersticas de las ferias y exposiciones

Las ferias y exposiciones nacionales o internacionales, son centros donde se renen vendedores y compradores, para difundir, exhibir, promover, conocer y seleccionar una gran variedad de productos artculos y servicios. Las exposiciones se pueden dividir en dos:
INDEPENDIENTES COMPLEMENTARIAS

EXPOSICIONES NACIONALES:
A su vez se clasifican en locales y regionales y cada una tiene sus propias caractersticas, por lo que las estrategias deben de adaptarse a cada evento en particular.

EXPOSICIONES INTERNACIONALES:
Son mercados donde los fabricantes de diversos pases exponen sus productos, y en donde compradores del mismo lugar y del extranjero encuentran una gran variedad de proveedores y se enteran de las ltimas novedades y desarrollos tecnolgicos.

COORDINACIN DE EXPOSICIONES:
Es necesario nombrar un coordinador que ser el responsable de la organizacin y operacin de la exposicin.

OBJETIVOS DE LOS ORGANIZADORES:

Es importante conocer qu piensan u cmo analizan los expositores, para poder ofrecer lo que ellos esperan.
Proporcionar un servicio completo y de calidad

Tener expositores de prestigio Apoyar a los expositores en todo lo necesario para tener xito

Funciones principales del coordinador de exposiciones

1. Lugar sede: Participar en la definicin y contratacin del lugar sede de exposicin.

2.

Programa de trabajo: Elaborar y asegurar que las acciones previstas del programa de trabajo se lleven a cabo en el tiempo establecido.
Personal: Seleccionar y contratar el grupo de personas que participarn en la realizacin.

3.

4.
5.

Presupuesto: Elaborar el presupuesto para montar la exposicin.

Caractersticas de mdulos: Definir las caractersticas de los mdulos y supervisarla elaboracin o contratacin de la exposicin.

6. Pabellones y mdulos: Distribuir los pabellones y mdulos en el lugar contratado. 7. Inventarios: Controlas los inventarios de la exposicin Mobiliario: Tener el mobiliario necesario para rentarlo a los expositores. Software: Definir el software que se va a utilizar Polticas: Definir las polticas de participacin para los expositores. Recomendaciones: Recibir los consejos de los expositores y los visitantes Cierre de la exposicin: Coordinar las actividades posteriores a la exposicin.

CMO EVALUAR UN EVENTO Y UNA EXPOSICIN

 Una revisin general de todas las actividades y sus interrelaciones , de las reas criticas que afectan el xito del evento. Un sistema de evaluacin .

FACTORES PARA EVALUAR

Si alcanz el objeto general del evento Si las estrategias planificadas y diseadas funcionaron Si los programas se cumplieron en totalidad. Evaluar si estuvieron satisfestos con lo que recibieron en el evento.

INDICADORES
Asistentes esperados Vs asistencia real. Gastos esperados Vs gastos reales. Utilidades esperadas Vs Utilidades reales Participantes satisfechos Vs participantes no satisfechos.

RESULTADOS DE UNA EVALUACIN

Se obtiene de una evaluacin, para efectuar con detenimiento estructurado, para disear una estrategia que facilite el logro de metas planeadas.

RECOMENDACIONES

Cantidad la calidad de los contactos logrados

Clientes potenciales
Ventas concretadas Ventas inmediatas Ventas y mercado a largo plazo