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LOS CUATRO PASOS PARA UNA REUNION

INSTITUTO TECNOLOGICO DEL ISTMO


HERNANDEZ ANTONIO JUAN MANUEL MENDOZA NORIEGA PATRICIO LOPEZ HERNANDEZ HUGO VASQUEZ MIGUEL JESUS FRANCISCO SANCHEZ LOPEZ ANGEL AVILA HERNANDEZ DANIEL ASRIEL

CONTADOR PUBLICO 2C COMUNICACIN HUMANA

LOS 4 PASOS DE UNA REUNION


HAY UN PROCEDIMIENTO QUE SE HA ENCONTRADO TIL PARA CONDUCIR LAS REUNIONES DE DISCUSIN. CONSISTE EN CUATRO PASOS QUE ASEN QUE LA REUNIN SE MUEVA LGICAMENTE HACIA LA OBTENCIN DE SU OBJETIVO:

1)EL PASO DE INTRODUCCION:

2)EL PASO DE OBTENCION DE IDEAS:

3)EL PASO DE LA OBTENCION DE ACUERDOS:

4)EL PASO DE RESUMEN:

SE DEFINE EL PROBLEMA, PROMUEVE LA INFORMACIN PERTINENTE Y ACLARA LOS OBJETIVOS DE LA REUNIN.

DURANTE ESTE PASO SE EXTRAEN LAS IDEAS Y OPINIONES QUE TIENEN RELACIN CON EL PROBLEMA.

SE CONSIDERAN LAS SOLUCIONES ALTERNATIVAS AL PROBLEMA,CONTE NIDO DE LAS IDEAS EXTRAIDAS EN EL PASO 2.

SE RESUME LA TOTALIDAD DE LA REUNION.SE REPASAN LAS CONSIDERACIONES PRINCIPALES

Para realizar los cuatro pasos el lider de discusion usa dos herramientas basicas: afirmaciones y preguntas. Hace afirmaciones introductoras y conductoras y tambien de resumen. Hace preguntas de discusion. Tiene disponible una reserva de preguntas auxiliares para cuando se necesiten guiar y estimular la discusion. Los pasos de introduccion y resumen se llevan a cabo pricialmente mediante el uso de afirmaciones. los pasos obtencion de ideas y de obtencion de acuerdos son manejados prncipalmente usando preguntas. Antes de que pueda conducir una reunion de discucion con exito , el lider necesita prepararse para poder hacer las afirmaciones necesarias y las preguntas que constituiran su liderato de la reunion y preparar una guia que le ayudara a seguir un plan.

1.-EL PASO DE INTRODUCCION

1.-EL PASO DE INTRODUCCION:


La introduccin sirve en una reunin para relacionar al grupo con el asunto. Se considera esa parte en la que se presenta el asunto principal. En este paso el participante empieza a recibir diversas impresiones sobre el asunto a discutirse el lder de la reunin , por lo tanto, debe cuidar y planear su paso de introduccin de modo que este produzca las impresiones correctas .

Es necesario que la introduccin lleva a cabo uno o mas de los siguientes objetivos: Definir el problema. Concentrar la atencin. Despertar el inters . Suministrar la informacin pertinente. Aclarar los objetivos .

En el paso de introduccin el lder debe estar consiente del hecho de que esta compitiendo con otras fuerza por la atencin de los participantes. En este paso en que el lder quiere capturar el pensamiento del grupo. Los participantes entra en en el cuarto de reunin con una variedad de pensamientos sin conexin con el asunto de la misma. Un participante puede estar preocupado por el dinero que el debe; otro puede tener problemas en el hogar; y otro podra estar pensando sobre una colisin de automviles que vio esta maana. La introduccin del lder debe barrer con todos estos pensamientos y enfocar la atencin del grupo sobre el asunto. Para obtener este enfoque de la atencin ,el lder debe dirigir primero la atencin al rea general del problema. Luego estrecha a un rea aun mas restringida los pensamientos del grupo. Y finalmente asla el problema especifico a ser discutido.

Para llevar acabo el paso de introduccin el lder debe recordar que no es suficiente simplemente capturar la atencin del grupo. debe despertar sus inters para que la atencin obtenida pueda mantenerse. por lo tanto al generalizar ,limitar y aislar el problema, debe atraer el inters del grupo. debe usar tales trminos que el mismo grupo pueda identificarse o identificar su propio inters en el problema. El lder lleva la mayor parte de la converacion.la generalizacin, limitacin y aislamiento del problema son llevados a cabo principalmente por medio del uso de palabras. Esta conversacin puede tomas diversas formas. a continuacin van comentarios sobre tres de estas formas: 1.- afirmaciones generales: el lder hace afirmaciones de hecho y de opinin que sirven para generalizar, limitar y finalmente aislar el problema. 2.- ejemplos: el lder cita ciertos ejemplos de cosas que han sucedido y describindolas lleva al grupo al problema especifica. puede usar ayudas visuales tales como grficos ,laminas, diagramas, etc. para describir mejor el ejemplo 3.-casos problema: el lder presenta problemas, cuanto mas autentico mejor. Describiendo el problema y proporcionando los antecedentes, el encausa la atencin del grupo al problema aislado.

2.-EL PASO DE OBTENCIN DE IDEAS

2.-EL PASO DE OBTENCIN DE IDEAS:


El paso de obtencin de ideas es una parte muy critica de la reunin. Es el punto en el cual empieza la participacin real de los asistentes. En el punto de introduccin el lder hace la mayor parte de la conversacin mientras enfoca la atencin sobre el problema y suministra la informacin pertinente. Despus del paso de introduccin el terreno esta listo para que los miembros del grupo contribuyan. En este paso, el objetivo del lder es conseguir que los asistentes hablen sobre los diversos aspectos del problema. La primera cosa que hace en el paso de la obtencin de ideas es plantear una pregunta inicial para abrir la discusin empujando a los participantes a recordar entre sus experiencias las ideas y opiniones que puedan tener relacin con el aspecto del problema que se esta considerando. Al plantear esta pregunta inicial el lder frecuentemente usa afirmaciones conductoras cuidadosamente dirigidas.

UN EJEMPLO DESCRIBIR MEJOR LO COMPRENDIDO EN ESTE PUNTO: Un jefe de oficina a sacado en conclusin que en las diversas secciones de un departamento necesita un mayor seguridad en el trabajo. Convoca a una reunin con los supervisores de su seccin lo cual su objetivo es conseguir que ellos aumenten los programas de seguridad en sus secciones. A introducido en su asunto dando datos permanentes sobre los registro de seguridad y el aumento de la proporcin de accidente, al personal de oficina. El aspecto del problema que se ha seleccionado para discutir primero es el estado actual de las actividades de seguridad en las oficinas. Al iniciar el paso de obtencin de ideas, hace algunas observaciones conductoras. todo sabemos que la actividad es un programa de la seguridad tiende a ser a un individuo mas consiente de la seguridad. Pensemos un momento acerca de la actividades de seguridad que hemos llevado acabo en los ltimos 6 meses.

Entonces el lder plantean la primera pregunta. que han incluido ltimamente en nuestro programa de seguridad? En respuesta a la pregunta de apertura de la discusin, hecha por el lder, los asistentes dan ideas y opiniones que reflejan sus puntos de vista particulares, cada miembro tiene sus propios antecedentes de experiencias individual y su respuesta estar condicionada por ellos. El prximo acto del lder es hacer preguntas auxiliares acerca del aspecto en discusin, las cuales permitirn a los participantes reconocer otros puntos de vistas o tal vez traer el aspecto mejor enfoque . El lder tambin puede usar preguntas clarificadoras cuando piensas que una respuestas no ha sido clara para todo el grupo. El lder puede prepararse para estas preguntas anticipando respuestas y teniendo una pregunta lista.

Entonces el lder resume, algunas veces usando una ayuda visual, y pasa una pregunta de apertura sobre otros aspectos que el quiera que se discuta. Este proceso de introduccin en cual se propone una pregunta de discusin seguidas de preguntas auxiliares para que se expongan todos los puntos de vista , en el cual s hacen preguntas clarificadoras, se repite hasta que el grupo han cubierto todos los aspectos del problema, que el lder ha escogido. En este tipo de proceso que el aprendizaje pueda tener en la mejor forma. Los hechos, ideas y opiniones de un participantes se aaden a la experiencia de otro. A medida que el proceso continua, la experiencia de los individuos tiende a convertirse en experiencias comn. Las diferentes ideas trotan unas con otras , y finalmente se alcanzan. En el cual el lder puede tratar de conseguir acuerdos y la aceptacin de una conclusin .

3.-EL PASO DE OBTENCION DE ACUERDOS

3.-EL PASO DE OBTENCION DE ACUERDO:


En algn momento en la obtencin de ideas, el lder llegara ala conclusin de que ya sean presentado suficientes ideas y opiniones. Le parecer que el grupo ya esta satisfecho en los aspectos del problema y que han sido explorado adecuadamente.
La discusin puede indicar que esta rea es demasiada estrecha o simplemente no es adecuada a las ideas y opiniones del grupo, en cuyo caso el lder selecciona otra rea y ensaa pregunta que llevaran al grupo a explorar ese enfoque. El lder deber analizar nuevamente la dificultad y escoger otro enfoque. Este proceso se repite hasta que el lder siente que el grupo a alcanzado un acuerdo satisfactorio o a llegado aceptar una conclusin o una decisin comn.

Supongamos que un supervisor de personal esta preocupado por que sus capataces gastan mucho tiempo en papeleo. Los rene para una discusin acerca del tpico el problema del papeleo. su objetivo para la reunin es revisar el papeleo que se hace normalmente y encontrar forma de reducir el tiempo que requiere. Con el grupo de 5 capataces, digamos, el obtiene ideas y opiniones sobre varios aspectos del papeleo: 1-que partes del trabajo requieren papeleo? 2-que tipo de papeleo es de rutina diaria y cual no aparece frecuentemente? 3-cuanto tiempo necesitan los diferentes trabajos de papeleo? 4-que podran hacer ellos como un grupo para reducir la carga total ? 5-que procedimientos han encontrado los participacin individualmente tiles para reducir el tiempo del papeleo?

Para continuar con nuestro ejemplo supongamos que el lder a obtenido ideas y opiniones sobre estos aspectos los ha resumido en algo lo siguiente 1-todas las partes del trabajo parecen requerir un papeleo abastecimiento, mantenimiento, registro de produccin, personal. etc. 2-la rutina diaria incluye ordenar abastecimiento, preparar ordenes , de reparacin , algunas veces obtener datos de produccin , etc. Papeleo intermitente necesita para personal, informacin de calidad etc. 3.-la rutina diaria ocupa cerca de una hora por turno de operarios.los trabajos intermitentes presentan un promedio de una hora por turno con algunos mximos de recargo en ciertos turnos. En una reunin real la conversacin naturalmente se extendera y desordenara un poco. sin embargo , el lder de discusin ve que en algn punto hay suficientes ideas y opiniones que armonizar como para permitirle tratar de conseguir un acuerdo. Entonces dirige sus afirmaciones y preguntas en forma diferente.

A continuacin hace preguntas auxiliares: Quin es la persona lgica para ensayar esto primero? ahora, que les parece si ponemos uno de los operadores a recoger registros de produccin? Despus de andar en estas preguntas y obtener alguna conclusin el lder pudiera querer explorar el rea relacionada con los mtodos personales de hacer trabajo de papeleo. La discusin consecuente puede obtener acuerdos como sigue: -es mas fcil hacer trabajos largos de papeleo en ciertos turnos y cada persona tratara de encontrar cual tiempo es mas fcil para ella. -economiza tiempo de escritura planear totalmente un informe antes de sentarse en el escritorio. Cuando el paso de obtencin de acuerdo y aceptacin termina, el lder tiene unos dos grupos de conclusiones que el grupo ha alcanzado: -ciertas cosas ellos puedes hacer en grupo para economizar en el tiempo toral del papeleo -algunas ideas ellos pueden explorarlas individualmente , las cuales podrian ayudar a hacer el papeleo mas puntualmente.

FORMULARIO DE PREPARACION DEL LIDER DE REUNION:


ANALISIS DEL PROBLEMA:
1) 2) CUAL ES LA NATURALEZA DEL PROBLEMA? DEBERIA SER TRATADO MEDIANTE UNA REUNION? ESTAN MUCHOS INCLUIDOS? SERA EL GRUPO DE CRITERIO AMPLIO? ECONOMIZARA TIEMPO UNA REUNION? PUEDEN EVITARSE LAS ALUSIONES PERSONALES? DEBEN TODOS OBTENER LA MISMA VERSION?

3)QUE QUIERE USTED LOGRAR COMO RESULTADO DE LA REUNION? 4)QUE TIPO DE REUNION DEBERIA SER? DE INFORMACION: PARA DAR ALGUNA INFORMACION QUE LOS MIEMBROS DEL GRUPO NO POSEEN. DE DISCUSION DIRIGIDA: PARA LOGRAR QUE ELLOS ENTIENDAN Y ACEPTEN UNA CONCLUSION ESTABLECIDA. DE EXPLORACION: PARA OBTENER DATOS, IDEAS Y OPINIONES DEL GRUPO. DE SOLUCION DE PROBLEMAS: PARA LLEVAR EL GRUPO A TOMAR UNA DECISION.

5) quienes deben asistir a la reunin?


6) seria til dar tiempo a los participantes para pensar acerca del problema antes de la reunin? 7) cual debe de ser el titulo de la reunin? 8) que objetivos usted debe dar al grupo? 9) que aspectos del problema necesitan ser discutidos por el grupo para realizar los objetivos de la reunin? 10) como obtendr o presentara lo s hechos, ideas u opiniones relacionados a estos aspectos? 11) como conseguira usted que el grupo evalu estos hechos, ideas u opiniones para obtener la aceptacin de una conclusin establecida o un acuerdo sobre una decisin?

GUIA DE REUNION DEL LIDER:


PASO1 INTRODUCCION
PLAN DEL LIDER PARA LA INTRODUCCION NECESITARA USTED?

definir el problema concentrar la atencin despertar inters proveer informacin pertinente aclarar objetivos

GUIA DE REUNION DEL LIDER:


PASO 2 OBTENCION DE IDEAS
PLAN DEL LIDER PARA LA OBTENCION DE IDEAS NECESITARA USTED?

demostraciones, ejemplos, casos problema, pelculas afirmaciones conductoras preguntas de discusin preguntas auxiliares posibles respuestas resmenes ayuda visual

GUIA DE REUNION DEL LIDER:


PASO 3 OBTENCION DE ACEPTACION O ACUERDO
PLAN DEL LIDER PARA LA OBTENCION DE ACEPTACION O ACUERDO

NECECITARA USTED?
afirmaciones conductores preguntas de discusin pregunta de auxiliares posibles respuestas resmenes ayuda visuales

GUIA DE REUNION DEL LIDER:


PASO 4 RESUMEN
PLAN DEL LIDER PARA EL RESUMEN

AYUDARA A REPASAR?
o OBJETIVOS o ASPECTOS DISCUTIDOS o CONCLLUSIONES ALCANZADA

4.-EL PASO DE RESUMEN

4.-EL PASO DE RESUMEN


El paso de resumen concluye la reunin. El lder completa su trabajo, por as decirlo, asegurndose de que el material tratado ha sido claramente entendido por todos los participantes. Por medio de un repaso o revisin de los puntos mas importantes el vuelve en forma resumida sobre todo lo que se haba conseguido en los tres primeros pasos. Puede llevar esto a cabo repasando la reunin en la forma en que se desarrollo, comenzando con los puntos hechos en el paso de introduccin. Un punto importante seria recordar cual fue el problema y re-establecer los objetivos de reunin.

Los aspectos discutidos mas importantes y ciertas ideas y opiniones claves con que el grupo contribuy en el paso de la obtencin de ideas, deben repasarse. Los acuerdos o conclusiones alcanzados en el paso de obtencin de acuerdo deben reenunciar cuidadosamente. El detalle que el lder incluir en el paso de resumen depende de muchos factores y tendr que quedar a la discrecin del lder. Puede ser importante en una reunin recordar datos, ideas u opiniones que fueron obtenidos de los participantes, evaluados y descartados, mientras que en otra reunin solo se repasara en el resumen las ideas que el grupo accedi a incluir en la decisin.

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