CONFIDENCIAL

Optimizando la Planeacin del Portafolio de Proyectos de TI

I Jornada Nacional de Gerencia de Proyectos de TI

Juan Jos Uribe McKinsey & Company Bogot, Mayo, 2003

AGENDA

Planeacin del Portafolio Fase 1: Generando Ideas

Fase 2: Desarrollando Propuestas

Fase 3: Construyendo Escenarios Fase 4: Seleccionando el Portafolio

OBJETIVOS DE LA PLANEACIN DEL PORTAFOLIO DE TI

Asegurar valor econmico a travs de:

Maximizar el valor econmico del portafolio Mtodos estndares de evaluacin Conjunto comn de prioridades Crear sinergias a travs del empaquetamiento de requerimientos similares

Optimizar la utilizacin de los recursos de IT

Planear a largo plazo para asegurar los recursos suficientes

y la coordinacin para los requerimientos ms importantes Permitir la implementacin oportuna de aquellos proyectos ms pequeos que se encuentran en marcha

Construir confianza en el proceso de planeacin

Lograr un claro compromiso desde el inicio tanto de Sistemas

como de la Unidades de Negocio Planear las capacidades de TI con base en el Portafolio completo de IT

PLANEACIN DEL PORTAFOLIO DE IT

Generar Ideas UNs: Generar Ideas Formular requerimientos y beneficios Fijar las primeras prioridades en talleres de trabajo

Desarrollar Propuestas UNs/TI: Refinar requerimientos y beneficios TI: Desarrollar soluciones preliminares Estimar costos

Construir Escenarios

Seleccionar Portafolio

TI: UNs/TI: Armonizar el Dibujar el portafolio TI escenario y analizar Preparar de acuerdo a los Recomendaciones principales UNs: impedimentos Evaluar recomendaciones Entregar el portafolio a la Administracin

Planeacin de la implementacin no es parte de la Charla

EQUIPO DE TI PARA LA PLANEACIN

Responsabilidades Participantes Lder de Planeacin de Portafolio

Administrar el proceso de
planeacin Apoyar a las UNs en la generacin/desarrollo de las ideas de proyectos Coordinar esfuerzos de IT en el desarrollo de las propuestas Desarrollar un modelo estndar de costeo Operar y mantener las herramientas de planeacin si existen

Cabeza de Planeacin de Proyectos

Coordinador de Arquitectura

Grupo de Planeacin: Proyecto 1

Grupo de planeacin: Proyecto 2

...

AGENDA

Planeacin del Portafolio Fase 1: Generando Ideas

Fase 2: Desarrollando Propuestas

Fase 3: Construyendo Escenarios Fase 4: Seleccionando el Portafolio

GENERANDO IDEAS DE PROYECTOS Factores a tener en cuenta

Excluya aquellas ideas que impliquen un esfuerzo pequeo de

implementacin (por ejemplo menos de un mes de programador), dado que estas se realizan en el da da.

Pngase de acuerdo en prioridades:

A Ms alta prioridad Cuantificacin detallada del costo/beneficio, desarrollo de la arquitectura de la aplicacin y chequeo de su empalme con la arquitectura general de sistemas B Alta prioridad Cuantificacin estimada del costo/beneficio, borrador de la solucin

C Baja prioridad No se requiere trabajo adicional

Asegrese que el 80% - 90% de las ideas se definen en las primeras

reuniones/talleres

IDEA DE PROYECTO DE TI (1/2)

Forma diligenciada por:________________ Nombre del proyecto: Descripcin corta: No.: UN :_______________________ Lder proyecto UN: ____________ Requerimientos clave, funcionalidades generales y beneficios esperados Nombre del proyecto: e.g., "Introduccin de SAP R/3" Identificacin de la UN responsable e.g., Mercadeo, Contabilidad Miembro de la UN que vela por el desarrollo de la propuesta; asignar responsabilidad a esta persona es necesario para asegurar "accountability", y por lo tanto xito

Nmero que la UN asigna mientras la duracin (centro de costo, etc.)

Hitos/Entregas clave: Nmero estimado de usuarios de los nuevos requerimientos Fechas de inicio/fin para cada entrega; Nmero depor Usuarios: partir fases incluyendo fechas Propsito: Clarifica las funcionalidades de cada entrega, facilitando as el desarrollo temprano de soluciones

Interfaces con otras UNs: 1. Aplicaciones que la UN ve como con 2. posibles conexiones al requerimiento 3. Otras UNs afectadas por la implementacin propuesta o que tienen Interfaces con otras aplicaciones: requerimientos similares Propsito: Permitir una identificacin 1. temprana de dependencias que afecten 2. requerimientos/implementacin 3.
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IDEA DE PROYECTO DE TI (2/2)

Forma diligenciada por:____________ Nombre del proyecto*: No.*

A. Urgencia de operacin

Posibles razones para la urgencia:

Necesidad tcnica e.g., reemplazar un sistema Dependencia de un proveedor Se requieren cambios por requerimientos legales o internos

B. Beneficios estratgicos

Todos aquellos beneficios estratgicos que no pueden ser cuantificados: e.g., aumento en competitividad, mayor flexibilidad, mayor valor al cliente, etc

C. Beneficios financieros (en $ 000s)

Explicacin de los beneficios financieros

esperados Estrategia para lograr estos beneficios Un primer estimado macro

EVALUACIN DE BENEFICIOS
Ejemplo Urgencia de operacin Medida

Cambio en regulaciones Apagar un sistema Adaptar tipo de moneda Ahorros en costos e.g., empleados,

De 1 - 5

Cuantificado en $

Beneficios financieros

locaciones, equipo Incremento en ventas e.g., a travs de nuevos productos o caractersticas

Ms calidad de servicio, mejora en el

Beneficios estratgicos servicios al cliente Aumento en penetracin del mercado Mejor capacidad de decisin por contar con mejor informacin Mayor flexibilidad, menor tiempo de reaccin

De 1 - 5

Todos los tipos de beneficios deben evaluarse

RESULTADOS: RANKING DE IDEAS

A
Ideas clasificadas de acuerdo con:

Ms alta prioridad Desarrollo de una propuesta detallada del proyecto - Ranqueado 5 en urgencia o beneficios

Urgencia de
operacin

Beneficios
estratgicos

Prioridad Alta Desarrollo de propuesta sin todo el nivel de detalle - Ranqueado 4 en urgencia o beneficios Prioridad ms baja No trabajo adicional Ranqueado 3 o menos

Beneficios
Financieros

Las propuestas se deben trabajar en orden de clasificacin

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GUA PARA CLASIFICACIN

Grado/ Categora Criterio Urgencia operacional Necesidad Tcnica 1 C 2 3 B 4

EJEMPLO

A 5

NO necesario Elimina limitaciones tcnicamente/sin menores en el uso conflictos con otros del sistema sistemas Responde a la accin recomendada

Mejoras notables en seguridad y confiabilidad Cumple con requerimientos (posiblemente no crticos) Lleva a una mejora gradual en mejora de la posicin (va mejoras parciales del sistema)

Necesidad legal o de No relevante

negocios

Elimina conflictos crticos/introduce nuevas capacidades importantes al sistema Cumple con requerimientos crticos

Ataca una necesidad crtica extrema, la cual representa grandes riesgos Cumple con requerimientos necesarios para la continuidad del negocio Logra un impacto duradero (va nuevos mecanismos de soporte para decisiones o salto cuntico en calidad de info.) 1,000

Beneficios estratgicos (Ventaja competitiva, valor al diente)

Ninguno

Logra impacto menor en posicin competitiva

Logra una diferencia significativa en posicin (va una mejor capacidad de decisin)

Beneficios Financieros (en $ 000's)

< 100

100 - 200

200 - 500

500 1,000

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GENERANDO IDEAS DE PROYECTOS: LECCIONES APRENDIDAS

Asegrese que... De lo contrario encontrar que...

Explica claramente el proceso

desde el principio

UNs no toman el proceso seriamente hasta que ven las

consecuencias: sus necesidades no aparecen en el presupuesto

Da entrenamiento,
especialmente al momento de calcular los beneficios

Un sentimiento de UNs perdidas resulta en estimados

pobres y un desencanto general del proceso

Pasa rpidamente a la siguiente

fase aquellas ideas que son claramente de alta prioridad

Dado que la generacin de ideas puede tender a

demorarse, el desarrollo de propuestas concretas para proyectos urgentes podra retrasarse considerablemente.

Realiza el ranking solo despus

de que tiene la mayora de las ideas (80% por ejemplo)

Sin una visin general de las ideas, ud. no puede llegar

a una clasificacin razonable , especialmente para los beneficios financieros, implicando una posible repeticin de tareas en el proceso ms adelante.

Excluye ideas con poco esfuerzo

de trabajo para lograrlas

No solo demora el proceso, sino que las UNs se

molestan al ver que algunos de sus problemas no son considerados dado que no caen en "A" o "B" (que es usualmente el caso de las ideas que requieren poco esfuerzo para lograrlas)
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AGENDA

Planeacin del Portafolio Fase 1: Generando Ideas

Fase 2: Desarrollando Propuestas

Fase 3: Construyendo Escenarios Fase 4: Seleccionando el Portafolio

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DESARROLLANDO PROPUESTAS DE PROYECTOS

Soluciones/ releases

"Costo de implementa- Costo cin "puro" total Valor Neto del Proyecto

Empaquete/Asigne Ideas

Detalle requerimientos
Tecnologa/ Arquitectura

Dependencias

Beneficios estimados

Empaquete
ideas de proyectos relacionadas

Seleccione el
equipo de IT para el desarrollo de la propuesta Asigne ideas empaquetadas (TI lideres de proyectos)

Detalle/clarifique
requerimientos del sistema Junte ideas en grupos de implementacin con requerimientos similares

Estime los costos de Desarrolle

soluciones en relacin con otras soluciones y oportunidades arquitecturas comunes

implementacin con base en la solucin bsica propuesta Estime el costo total, i.e., adicionando tecnologa y costos de soporte Estime beneficios

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DESARROLLANDO PROPUESTAS: OUTPUT REQUERIDO

Informacin del Proyecto Nombre: Nmero: Cabeza planeacin UN: Lder del Proyecto UN:

Requerimientos

Concepto de la solucin

Releases 1. Release Funcionalidad Componente 2. Release ...

Estimacin costos

Funcionalidad

Arquitectura del
sistema

Componente #1
(Rel. 1) Tabla: 7 Batches: 3 Costo: 80,000 $ Componente #2 (Rel. 2) Interface: 2 SYSTEM 1 SAP Costo: 20,000 $ Costo Total 100,000 $

Funcionalidad
excluida

Arquitectura de la
aplicacin

Riesgos
Habilidades Beneficios

Lder del proyecto IT:

Supuestos para
la implementacin

Descripcin escrita

Propuesta coordinada con (Firma) UN: TI:

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EMPAQUETANDO IDEAS DE PROYECTOS

Matriz de dependencias

Componentes del Sistema

Arquitectura actual de sistemas

_____

Arquitectura ideal del sistema

_____
_____ _____ _____ A B B A

Lleva a mayores eficiencias pues:

Promueve uso de
soluciones comunes

Permite un desarrollo
comn de algunas propuestas

Identifique los componentes que pueden afectarse

Componente clave (A: solo una por proyecto) Otros componentes (B: mltiples entradas por proyecto)

Ideas de Proyectos

__ __ __ __ __ __

16

ASIGNANDO IDEAS DE PROYECTOS

Participantes de IT

Selecciones participantes de IT con:

Conocimiento tcnico en las reas del sistema afectadas Conocimiento de negocios pata un anlisis rpido e implementacin Experiencia en planeacin y estimacin de costos

Seleccione lderes de proyecto de IT para ser responsables de:

Desarrollar propuestas a partir de ideas de una forma profesional y oportuna Realizar un Cronograma de trabajo

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DETALLANDO LOS REQUERIMIENTOS

Proceso

Objetivo Dibuje una foto lo suficientemente detallada de los requerimientos que

Integre al lder del proyecto de la UN en el

desarrollo de la propuesta Desarrolle un cronograma que refleje en suficiente nivel de detalle Conjuntamente defina los requerimientos del negocio, Formulando funcionalidades qu se incluye Identificando funcionalidades no relacionadas qu no se incluye Haciendo supuestos en reas crticas, si se requiere Calculando beneficios y chequeando su validez

Se pueda formular una

solucin

Se pueda hacer un estimado

de costos los suficientemente confiable

Se puedan formar grupos

razonables para implementaciones conjuntas

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FORMULANDO SOLUCIONES

Desarrolle Busque integrar soluciones soluciones En lnea con la entre ellas arquitectura de Sistemas Empaquetamiento de requerimientos pequeos Defina la arquitectura de la que permitan un desarrollo aplicacin conjunto Busque soluciones Romper soluciones en parciales con un sub-partes (releases) fuerte impacto de Busque mantener/construir negocios en la arquitectura de sistemas para ayudar a asegurar control.

Soluciones/ releases Dependencias

Analice dependencias Uso de otros proyectos Proveedor para otros proyectos

Arquitectura/ tecnologa

Evale oportunidades para Arquitectura comn Componentes comunes Evale el uso de nuevas tecnologas

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SOLUCIONES: CONTENIDO

Arquitectura del sistema

Cmo encaja la solucin? Cuales son los flujos de datos? Qu bases de datos se utilizarn? Cuales son sus componentes?

Alternativas
Qu otras soluciones existen? Como se comparan con otras alternativas? Cual sera el impacto en proyectos posteriores?

Arquitectura de la aplicacin
Cual es el diseo interno? Qu niveles de tecnologa se planean? Qu tecnologa debera utilizarse? Como se separan sus componentes?

Racional
Por qu se escogi esta solucin?

Releases/Versiones
En cuantas versiones puede entregarse la solucin? Cuales son los pasos de implementacin?

20

ANALIZANDO DEPENDENCIAS

Proceso

Objetivo

Analice matriz de componentes para

formar grupos e identificar: Componentes crticos Proyectos con grandes intersecciones

Para asegurar la calidad de las soluciones Identificando componentes comunes Establecer la secuencia de implementacin de proyectos Resolver dependencias complejas que amenazan los desarrollos paralelos de los proyectos.

Revise los supuestos para clarificar

casos de requerimientos dependientes

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REVISANDO ARQUITECTURAS/TECNOLOGAS

Proceso

Objetivos

Ranquear ideas de proyectos de

acuerdo al impacto en la arquitectura Revisar soluciones para los proyectos crticos que tienen una alta dependencia de sus componentes Proveer a los lderes de TI con estndares en Plataformas tecnolgicas usadas en el diseo de aplicaciones Amplio plan de desarrollo arquitectnico para la compaa

Construir una arquitectura de

sistemas durable Asegurar coordinacin arquitectnica de los distintos proyectos Identificar oportunidades de inversin en arquitecturas comunes Evitar errores de diseo Coordinar uso de tecnologas

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CALCULANDO COSTOS/BENEFICIOS

Solucin desarrollada

Estimar costos puros de implementacin

Estimar costos totales

Arquitectura del
sistema

De la solucin
recomendada, excluyendo todos los otros costos De soluciones alternativas razonables (e.g., con o sin inversiones en nuevos sistemas)

Con base en el
modelo de costos incluyendo Implementacin Nuevas tecnologas Costos de soporte

Calcular valor neto del proyecto Use un modelo para calcular Payback VPN

Development. Abwicklg.

Arquitectura de
la aplicacin
CORBA Oracle HP-UX HP-PARISC

Releases /
Versiones

Determinar beneficios para UNs El lder del proyecto de la UN calcula el flujo de caja para cada versin/release para el perodo de implementacin

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DESARROLLANDO PROPUESTAS DE PROYECTOS LECCIONES APRENDIDAS

Asegrese que...

De lo contrario encontrar que...

Toma el tiempo necesario para

desarrollar la propuesta, antes de calcular los costos

Los estimados no servirn para determinar el

presupuesto general

Incorpore las consideraciones

arquitectnicas en la solucin

Sinergias potenciales con otras propuestas no se

utilizan Aumenta la probabilidad de malas decisiones en interfaces / tecnologas de aplicaciones

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AGENDA

Planeacin del Portafolio Fase 1: Generando Ideas

Fase 2: Desarrollando Propuestas

Fase 3: Construyendo Escenarios Fase 4: Seleccionando el Portafolio

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CONSTRUYENDO ESCENARIOS DE PORTAFOLIO

Lineamientos amplios del portafolio surgen durante la etapa de planeacin:

Dependencias entre proyectos

determinan la secuencia

Estimados de recursos y habilidades

restringen las capacidades de implementacin

El equipo de planeacin construye escenarios de portafolio de los proyectos seleccionados, redisendolos si es necesario de acuerdo a las limitaciones clave en:

Recursos Tiempo

Los "overlaps" de los proyectos limitan

la habilidad de implementar en paralelo

Los requerimientos legales/de mercado

dictan las limitaciones de tiempo

Presupuesto Dependencias

El anlisis costo beneficio indica los

proyectos de alta prioridad

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CONSTRUYENDO ALTERNATIVAS DE ESCENARIOS

Cada escenario debera construirse para:

Optimizar el valor
econmico de los proyectos Tener en cuenta las dependencias en la secuencia Tener en cuenta las restricciones de habilidades/recursos Optimizar los cambios tecnolgicos

Project Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 ...

Escenario 1

Recursos (MP*) 80 20 100 10

2001 QI QII QIII QIV 20 20 20 20 30

2002 QI QII QIII QIV 20 30 30 10 10 50 30 20

Recursos

20 20 20 50

Est. Beneficio financiero (VPN) = 80

Escenario 2

Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 ...

80 20 100 10

40 40 20 20 10 20 40 50 20 40 40 40 40

Recursos

Est. Beneficio Financiero (VPN) = 100

* Mes programador

27

ANALIZANDO ALTERNATIVAS DE ESCENARIOS

Anlisis de limitaciones Recursos Escenario # 1 Duracin estimada 2.5 aos. 1 ao. Complejidad Habilidades

Nombre Tamao
Proyecto 1, Ver.1 Proyecto 1, Rel.2 Proyecto 2 10 MP 20 MP 30 MP

Inicio
1.1.2001 1.1.2002

Dependencias

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LIMITACIN #1: RECURSOS

Recursos en MP Recursos disponibles (Internos + externos)

250
Anlisis de Recursos:

Calcule los recursos

totales necesarios para implementar Compare con recursos actuales para validar factibilidad Revise curva de beneficios para asegurar realizacin ptima Sume presupuestos de recursos externos requeridos Reprogrmese asigne prioridades de proyectos si es necesario

125

2003 Beneficios Financieros $ p.a. en mill.

2004

2005

Tiempo

Beneficios financieros anuales alcanzados en la medida que se completan los proyectos

2003

2004

2005

Tiempo

29

LIMITACIN #2: HABILIDADES

Nmero de empleados Habilidad: Sistema de Nmina Capacidad existente

10
Anlisis de habilidades: 5

Identifique las
habilidades requeridas para implementar el escenario

2003 Nmero de Empleados 30

2004

Tiempo

Compare con las

habilidades existentes para estimar factibilidad

Habilidad: Cobol

Capacidad Existente

Ajuste el escenario
segn sea necesario 15 Tiempo Limite el anlisis a 10 habilidades crticas

2003

2004

30

LIMITACIN #3: COMPLEJIDAD*

Nmero de Proyectos Anlisis de complejidad: 2 1 Tiempo

Complejidad: Sistema de RRHH Lmite de complejidad

Identificar los oponentes

del sistema que trabajan en mltiples proyectos

Evale impacto de
complejidad en la implementacin individual de cada proyecto Nmero de proyectos 3 2 1

2003

2004

Complejidad: Sistema XXXX

Lmite de Complejidad

Eleve o baje los

requerimientos de recursos con base en la complejidad

2003

2004

Tiempo

* Basado en la matriz

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DIBUJANDO UNA MATRIZ DE DEPENDENCIAS

Proyecto1,Ver.1 Proyecto1,Var.2

Proyecto2

Una matriz de dependencia de proyectos:

Proyecto1, Ver.1 Proyecto1, Ver.2 Proyecto 2

Provee una visin general

de los proyectos

Resalta la necesidad de
modularizacin

Por ejemplo: Proyecto 2 no puede iniciar sin la 2 vers. del proyecto 1 y el proyecto 3

Proyecto3

32

LIMITACIN #4: DEPENDENCIAS

Escenario #1

Por proyecto Revise todos los proyectos dependientes y sus fechas de inicio

Escenario completo Liste/evale todos los conflictos

Nombre

Tamao

... ... ...

Proyecto1 10 MP , Rel.1 Proyecto1 20 MP , Rel.2

Identifique conflictos
Projekt 1, Rel. 1 Projekt 1, Rel. 2 Projekt 2 Projekt 3

Proyecto2 30 MP

...

Projekt 1, Rel. 1 Projekt 1, Rel. 2 Projekt 2, Rel. 1

1999 Projekt 1, Rel. 1 Projekt 1, Rel. 2 Projekt 2, Rel. 1

2000

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ANALIZANDO ESCENARIOS LECCIONES APRENDIDAS

Asegrese que...

De lo contrario encontrar que...

Usa un horizonte de planeacin

de 2 a 3 aos

Proyectos cortos tienden a favorecerse sobre los

largos, los cuales pueden tener mayor valor estratgico y financiero

La capacidad de TI no se elevar de acuerdo con las

necesidades de largo plazo

El horizonte de captura de beneficios puede ser muy

corto para reflejar el verdadero valor del proyecto

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AGENDA

Planeacin del Portafolio Fase 1: Generando Ideas

Fase 2: Desarrollando Propuestas

Fase 3: Construyendo Escenarios Fase 4: Seleccionando el Portafolio

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SELECCIONANDO EL PORTAFOLIO

TI Recomienda

UNs evalan

TI/UN Entregan

Cierre

TI Prepara recomendaciones: Revisa propuesta y chequea consistencias en costos, soluciones, etc. Chequea que encaje en la arquitectura de sistemas Mete o saca los proyectos pequeos segn se requiera Analiza/compara escenarios para soportar la toma de decisiones de la UNs

UNs deciden portafolio: Seleccionan el portafolio ms atractivo para presentar a la administracin

UN/TI: Entregan portafolio para aprobacin de la administracin, que revisa: Consideraciones estratgicas Limitaciones de presupuesto

Equipo desarrolla versin final de: Solucin Estimados de costos Plan de entrega

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