EASYSHIP MANUAL DE USUARIO

Requisitos mnimos para instalar EasyShip Laptop o PC procesador Pentium VI o superior. 512 de RAM mnimo para Windows XP y 1GB para Windows vista. 1.5GB de disco duro. 600 MB para una sola instalacin. 400 MB para instalacin LAN (servidor cliente) Nota: El SQL server se debe instalar. Impresora trmica o laser. Si es Windows vista la resolucin es de 32 bits. Requisitos para la transmisin de envos Apertura de puertos HTTP, HTTPS o FTP

Ingreso
Para ingresar a EasyShip se ejecuta va men Inicio o por el cono que se encuentra en el escritorio. Acceso directo a EasyShip Acceso directo a EasyShip sobre el Escritorio Para Ingresar a la aplicacin es necesario loguearse con los siguientes datos: Usuario: dhlmex Contrasea: dhlmex

Pantalla de inicio

SERVICIOS QUE REALIZA EASYSHIP

Easyship es una aplicacin con la cual se pueden realizar envos nacionales e internacionales en conexin directa con DHL. Esta diseado para clientes que realizan un mnimo de 35 envos diarios.

Hacer un nuevo envi

En la pantalla principal se encuentra el menu principal donde dice archivo-> nuevo->envio o tambin se puede hacer con las teclas rapidas ctrl+N Lo primero que se debe de llenar son los datos del remitente ya que esto son los que se podran tomar en automatico cuando se hagan envios. Agregar un Nuevo Remitente Para dar de alta un nuevo Remitente se puede hacer mediante el men. Se selecciona el men Archivo/Nuevo/Receptor

Hacer un nuevo envi

Tambin se puede realizar utilizando el rea de accesos directos, en la pestaa Envo, abriendo la Lista de Remitentes. Aparecera un formulario para llenar los datos del remitente

Remitentes
navegar de un campo a otro con la tecla tabulador (esta tecla se encuentra regularmente en la parte izquierda del teclado) a fin de que los datos se validen correctamente. Es muy importante que el campo Pas se valide mediante el combo puesto que con ste nos asignara la IATA correspondiente.

Remitentes
Otro de los datos que es importante se validen con los combos y mediante la navegacin usando la tecla tabulador es el Cdigo postal. En caso de que usted no lo conozca omita el campo saltando al siguiente campo mediante la tecla tabulador y se observar que el sistema nos ofrece la bsqueda del mismo. De click en No para que el sistema le ofrezca una lista de opciones para los cdigos postales ordenados en base a la ciudad. Buscar su ciudad para que visualice su Cdigo Postal y transfiera el registro elegido. Encaso de que el dato del cdigo no se transfiera, teclelo manualmente y verifique que le otorga la IATA correcta.

Remitentes
Se deben de llenar todos los datos marcados, Aunque no este marcado como obligatorio, es importante capturar el campo Nmero de Cuenta, sin ste, no se podrn preparar los envos. Para finalizar es importante guardar el registro. Esto se hace cerrando la ventana en la parte superior derecha de nuestra aplicacin con en el icono. Se utiliza ste icono siempre que se quiera terminar algn proceso y adems se necesite regresar a la pantalla principal de Easy Ship.

Una vez guardado se visualizara en la lista de Remitentes. Es posible acceder a una lista de opciones dando click derecho sobre el remitente de inters, donde se pueden editar, copiar, eliminar o cualquiera de las opciones que se ofrecen.

Tambin se puede realizar abriendo la Lista de Remitentes (Receptores) utilizando el cono que se ubica en el extremo izquierdo de la pantalla en la barra de acces

Agregar un Nuevo Destinatario

Para dar de alta un nuevo Destinatario se puede hacer mediante el men. Se selecciona el men Archivo/Nuevo/Destinatario
Tambin se puede realizar abriendo la Lista de Remitentes (Receptores) utilizando el cono que se ubica en el extremo izquierdo de la pantalla en la barra de accesos directos. De la misma manera que con los remitentes se accesa a la Lista de Destinatarios y se da click al botn de Nuevo o bien con la combinacin de teclas Ctrl+N Aparecer la forma para capturar, parecida a la que se utiliza para los destinatarios, Una vez terminado se guarda y se cierra.

Consultando mi lista de Destinatarios y Remitentes.

En la parte inferior derecha de nuestra aplicacin se observa en la seccin de Volmenes de Tablas, el nmero de Destinatarios y de Remitentes que se tienen registrados. Y podemos visualizar nuestros registros dando un Click en Destinatarios o bien en Remitentes segn se requiera. Dando un Clic en Destinatarios y visualizamos la Lista de Destinatarios Visualizamos ahora nuestra Lista de Remitentes dando Doble Click sobre Remitente.

 Es posible agilizar nuestras bsquedas con la herramienta de Buscar que se selecciona en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla, o bien con la combinacin de teclas Ctrl+F. Bsqueda Avanzada Para realizar bsquedas con ms de un criterio de bsqueda se utiliza la Bsqueda Avanzada que se observa en la Barra de Herramientas.

Bsqueda de Destinatarios.

Edicin de Destinatarios y/o Remitentes

Es comn que se requiera actualizar o modificar algunos datos de los registros, lo cual se realiza en cualquiera de las Listas. Se puede utilizar alguna bsqueda y para encontrar el registro que se quiere editar
Una vez ubicado el registro con clic derecho se selecciona el comando de Editar Destinatario y aparecer el formato en el que se captur la informacin que permite modificar lo que se requiera. Es importante guardar los cambios al trmino de la edicin.

Generar un envo Simple

Nuevo Envo Para generar un envo se hace de distintas maneras ya sea con el men Archivo/Nuevo/Envo Nuevo Envo Con la combinacin de teclas Ctrl+N O bien con el acceso directo.
Aparece la siguiente pantalla en la cual se pude elegir alguno de los registros de remitentes y uno de los Destinatarios previamente registrados. Si no se tiene el destinatario que se necesita se puede generar en ese momento, con el mismo procedimiento que ya se comento anteriormente.

Generar un envo de RDD

El envo RDD (Envo con Retorno de Documentos) es un envo en el cual se preparan dos guas, una gua con todas las especificaciones para el destinatario del envo, y otra gua con los datos del destinatario de retorno, que no nesesariamente es el mismo que el del envo. Este tipo de envo es detectado automaticamente por el sistema al momento de especificar las dimensiones y el peso.

Para generar un RDD se realiza mediante la Barra de Men, seleccionando el men Ship / New Exchangue Shipment Envo con Retorno de Documento Combinacin de teclas Ctrl+Alt+X O bien con en el rea de accesos directos, en la pestaa Envos en el cono de New Exchange Shipment.
Para Envo con Retorno de Documento Direccin de Retorno Observaremos que a diferencia de un envio simple, el sistema agrega cuatro pestaas para especificar las caractersticas de este tipo de envo, y una ms en la parte superior para especificar la direccin de retorno.

Generar un envo de RDD

A diferencia de un envio simple, el sistema agrega cuatro pestaas para especificar las caractersticas de este tipo de envo, y una ms en la parte superior para especificar la direccin de retorno (Reurnee). Se captura la direccin de retorno, que no necesariamente es la misma del remitente del envo. Se capturan las caractersticas del envo especificando dimensiones y peso, lo cual permitir al sistema identificar y cotizar el envo.

Envio a lista de contactos

Con esta opcion permite realizar envios a los destinatarios automaticamente en lugar de llenar guias y generar uno por uno. Es para cuando se quiere hacer envios con las mismas caracteristicas a varios destinatarios. Para generar una lista se selecciona el men de archivo->nuevo-> lista de correo, pedir que nombre a la lista de correo y seleccione todos los receptores/destinatarios que se desea reciban el envi. Para seleccionarlos se debe oprimir la tecla control y dar clic en el campo de destinatarios que se desea seleccionar, quedaran sombreados, una vez seleccionados se guarda y cierra. Una vez guardado el sistema preguntara si se desea crear un acceso directo en la barra lateral. Para terminar, procesa la lista dando clic en el icono de procesar lista de correo.

Envio a lista de contactos

Al hacerlo aparecera una pantalla en la que se elegira el orden del procesamiento de la lista, o el orden en el que aparecera en la pantalla: ID del receptor, codigo postal, pais, ciudad. Se debe seleccionar la de preferencia y dar clic en continuar. Tambien pregunta si se desea imprimir en los documentos personalizados, a lo que se dara clic en si.

Medio Volumen Generar un envo Medio Volmen con Impresion va Scan and Print Esta herramienta permite el envo masivo a un gran nmero de destinatarios, evitando la captura uno a uno de cada envo. Para este tipo de envos se necesita preparar un archivo con la lista de destinatarios a los cuales se les va a realizar el envo. Esto requiere utilizar un LayOut en el cual se cuente con los campos que necesita el EasyShip para realizar el envo. Se sugiere utilizar un archivo de texto donde los campos esten delimitados por pipe | similar al que se muestra a continuacin.

Medio Volumen Generar un envo Medio Volmen con Impresion va Scan and Print
Este archivo ser importado mediante el men Archivo / importar / datos de Envo Aparecera el asistente para importacin, en el cual se debe incorporar la ruta en donde esta el archivo de texto previamente diseado en base al Layout de Easy Ship.

 Conviene utilizar el asistente para la importacin para verificar que los campos sean los que corresponden al Layout y que este delimitado por (pipes).

Medio Volumen Generar un envo Medio Volmen con Impresion va Scan and Print

Medio Volumen Generar un envo Medio Volmen con Impresion va Scan and Print
Se muestra el resumen de la importacin donde indica los registros que fueron importados, en caso de que no se importen algunos registros es conveniente checar el layout y verificar que los campos esten en el orden correcto y que los datos obligatorios esten capturados. Se verifica en el rea de Envios, en la seccion de Envos y se deberan de observar los registros importados como se muestra en la figura.

Medio Volumen Generar un envo Medio Volmen con Impresion va Scan and Print

Al terminar este proceso se puede imprimir los datos obtenidos colocandose en el registro deseado y oprimiendo la tecla f5

Generar un envo Medio Volmen con Impresion Automtica

Esta herramienta permite el envo masivo a un gran nmero de destinatarios, evitando la captura uno a uno de cada envo. Para este tipo de envos se necesita preparar un archivo con la lista de destinatarios a los cuales se les va a realizar el envo. Esto requiere utilizar un LayOut en el cual se cuente con los campos que el usuario necesita para que el EasyShip pueda realizar el envo. Se sugiere utilizar un archivo de texto donde los campos esten delimitados por pipe | similar al que se muestra a continuacin y que los campos correspondan con el LayOut configurado en el Easy Ship.

Generar un envo Medio Volmen con Impresion Automtica

Observemos que se presenta una lista en la cual el remitente es el regularmente el mismo, y los destinatarios son distintos como se puede observar con contacto, direccion, Num. Piezas, y dems son distintas. Una vez que se genera el archivo se guarda en una carpeta donde se instal la aplicacin con la siguiente ruta. C:\DHL\EasyShip v5.3\Database\Transfer\Import Easy Ship en cuanto detecta dicho archivo, inicia el proceso de envo.

Quickship Debemos generar un Envo Quick Ship en

aquellos casos donde tanto el Destinatario como el Remitente, as como el envo, es decir, el peso y volumen son siempre el mismo, y que adems se realiza con cierta regularidad. Para este tipo de envos conviene crear lo que llamamos un Envo Quick Ship. Este se realiza creando un envo de manera regular cuidando de llenar los campos obligatorios, elegir Remitente y destinatario correctamente, as como verificar que los cdigos postales sean los correctos. Una vez terminado se guarda de manera diferente a un envo sencillo; y se puede hace utilizando el men Archivo/ Guardar como Quck Ship Aparecer un recuadro en el cual solicita una tecla de funcin mediante la cual se guardar dicho envo. Aparecer un recuadro en el cual solicita una tecla de funcin mediante la cual se guardar dicho envo.

 La herramienta de creacin de Alerta Va Mail es muy til para que el usuario verifique que su envo esta en curso, es decir, que una vez que el usuario genera el envo y que adems lo ha guardado, enviado y generado su Manifiesto de Fin de Da, entonces Easy Ship enviar una alerta va mail a uno, o a varias personas que usted agregue a su envo, va E-mail, en el cual enva un resumen de los datos del envo a fin de que los interesados puedan dar seguimiento a dicho envo. Para poder incorporar una Alerta Va Mail en la preparacin de nuestro envo se utiliza el icono que aparece en la parte central de nuestra pantalla en el extremo derecho.

Enviar una alerta va email

Enviar una alerta va email

Al dar click a este botn aparece la siguiente pantalla en la que nos permitir agregar los correos e-mail de las personas interesa reciban el envo. Se observa que existen dos reas en las cuales se agregarn dichos e-mail; la primera permite agregar correos que ira generando una base datos de los e-mails mas usados, y la segunda, es para aquellos correos que se utilizaran solo en esa ocasin y que no se agregarn a dicha lista de e-mails. Una vez capturado el e-mail correspondiente se da click al botn de Aadir o Aadir E-mail segn corresponda. Finalizando con Guardar y Cerrar.

Solicitar recoleccion o PickUp a travs de la aplicacin

Esta herramienta sirve para programar las recolecciones en el lugar y hora programados Para solicitar el pick up selecciona la pestaa de servicios y desplegara dos submens de los cuales se seleccionara la opcin de Recogida y nos desplegara otros submens de los cuales seleccionaremos la opcin de programar recogida. La hora maxima para programar la recoleccion es a las 4:00 pm, horarios posteriores se visitara el dia siguiente. La hora en que este listo el paquete y la hora de cierre debe de tener como mnimo dos horas de diferencia o de lo contrario el programa no deja programar la recoleccin.

Una vez lleno el formulario se procede a dar click en el botn de Reservar Recogida. Al seleccionar dicho botn aparecer la ventana donde se esta enviando la informacin para que la recogida sea programada.

Generar la carta factura para envos de exportacin

Easy Ship cuenta con una herramienta que genera una carta factura en caso de que el usuario no cuente con ella. Para esto se prepara un envo como se ha comentado anteriormente que sea un paquete con envo internacional.

 Se observar adems que de manera automtica habilita una pestaa etiquetada con Opciones de derechos aduanales, en la cual se debern de capturar los datos de este tipo de envo. Se llenan los datos de la factura que el envo requiera. En la parte derecha inferior se observa un cono que permite crear la carta factura. Aparece entonces la siguiente pantalla en la cual se capturan los Datos de la Factura segn corresponda el envo que se esta preparando.

Generar la carta factura para envos de exportacin

Generar la carta factura para envos de exportacin

Se da click a la siguiente pestaa para capturar posteriormente los Datos de Facturacin segn corresponda al envo. Una vez llenadas las formas se procede a capturar los datos del artculo, para lo cual se debe dar click en el botn de Aadir Artculo, y se observar la siguiente pantalla.

Generar la carta factura para envos de exportacin Se captura el cdigo del artculo que se desea agregar a la factura, en caso de
que no lo encuentre ofrecer aadirlo al sistema para lo cual solicita su confirmacin. Lo mismo sucede para el tipo de unidad, en caso de que ste no sea detectado por el sistema solicitar su confirmacin para aadirlo.
En el campo de mercadera solicitar la confirmacin de aadir tambin a la lista si no lo detecta el sistema. Y terminamos con el cdigo de pas para el cual existe un campo de validacin del mismo para el cual conviene utilizar el combo correspondiente.
Terminamos Guardando y cerrando la ventana de Artculo de Lnea. Observamos que se visualiza el artculo agregado a nuestra en la parte inferior de la preparacin del envo.

Generar la carta factura para envos de exportacin

Al guardar y cerrar observaremos el siguiente resumen donde muestra los datos de la factura generada. Terminamos Imprimiendo nuestra factura para lo cual en la barra de herramientas damos click al botn de Imprimir y muestra la siguiente pantalla. Seleccionar todo y se da clic al botn de Imprimir.

Generar la carta factura para envos de exportacin

Tracking de envos y piezas

Una de las novedades que tiene EasyShip es el seguimiento de los envos desde este mismo sistema. Para poder realizar el Tracking o el seguimiento es indispensable haber realizado el fin de da primordialmente, si no hacemos este no podremos hacer el seguimiento de los envos. Para hacer el seguimiento o Tracking damos click en la pestaa de Servicios-> Seguimiento.

 Al seleccionar Seguimiento nos mostrara la siguiente ventana donde seleccionaremos los criterios de bsqueda del envo Para proceder con la bsqueda seleccionamos el criterio e introducimos la palabra clave o el campo que hayamos seleccionado y damos click a aadir a la cola y como ultimo paso damos click en iniciar seguimiento, y los datos aparecern en la parte inferior recordando que si no esta de forma online no lo podr realizar.

Tracking de envos y piezas

Generar reportes

Ingresa a la pestaa informes y genera un reporte de tus envios con los datos que deseen, como manifiesto del dia, reporte del courier o reportes de facturacin, entre otros. Para generar reportes tenemos que haber realizado el fin de da primordialmente, despus nos situamos en el men informes que se encuentra en el lado lateral izquierdo, ah encontraremos el icono de Lista de informes. Nos abrir la siguiente ventana donde encontramos todos los reportes que tenemos precargados en el sistema. En EasyShip tambin podemos crear nuestros propios reportes personalizados, dando click en el botn de Nuevo Reporte

 Nos abrir la ventana donde procedemos a darle un nombre al reporte ya que nos lo marca como campo obligatorio, posteriormente en donde dice categora seleccionamos una a nuestra conveniencia y damos click en el botn aadir columna. Nos abrir la ventana donde procederemos a seleccionar el nombre de la columna que deseemos que aparezca en nuestro reporte, y una vez que hayamos seleccionado todas las columnas procedemos a guardar y cerrar.

Reportes

Reportes
Despus de haber guardado las columnas procedemos a darle clic a la siguiente pestaa que se llama opciones de formato ah seleccionamos la opcin que dice Estndar y de igual manera procedemos a guardar y cerrar. Nos mandara a la ventana principal de listas de informes donde aparecer nuestro nuevo reporte personalizado.

 Aqu esta la lista detallada de los envios que se han realizado. Validar envos en el historial Para visualizar los envos en el historial que hemos realizado primeramente tenemos que hacer fin de da y asi los podemos visualizar. Para hacerlo damos click en el boton de Historial que aparece en el men de envo. Nos abrir la siguiente ventana
donde estarn todos los envos realizados.

Historial

Manifiesto de fin de dia

Es un corte de movimientps realizados durante el dia, al realizar esto todos los datos, guias y reportes seran enviados a DHL transmitidos al servidor para asi darle salida a todos los envios. Como manifestar el Fin de Da (Envo de Shipment Detail) Para hacer el manifiesto de fin de da hay varias maneras, una de ellas es: En la barra de menu se selecciona Manifestando->fin de dia La cual nos mostrara el aviso de que se prepararan los envos para realizar el manifiesto y le damos en el botn de ok

 Nos aparecer la una ventana donde de igual manera le damos ok. Por ultimo procedemos a guardar las imgenes que nos arroja y si es necesario imprimirlas posteriormente.

Manifiesto de fin de dia

Manifiesto de fin de dia