Clasificacin de la documentacin

1.1. Identifica el tipo de documentacin que se genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la informacin contenida para dar respuesta a los requerimientos de las reas de trabajo.

Descripcin de la documento interno y externo

Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de persona fsica o moral , pblicas o privadas , de acuerdo unas caractersticas de tipo material y formal
Informacin textual Iconogrfico (mapas) Sonoro Audiovisual(Filmes o cinta de video o electrnico

Ele me nt os s

Soporte de corporeidad fsica La informacin Registro o forma en que se fije la informacin

Caractersticas
Pueden ser en papel o material plstico en cinta . Se puede acceder en forma directa o a travs de un ordenador

Al margen del soporte

Soporte

Informacin

Registro

Practica 2
Ejercicio nm. 2: Identificacin de la documentacin por el lenguaje utilizado Instrucciones: 1. Proporciona un ejemplo de cada uno de los siguientes tipos de

documentos. Si no te es posible tener acceso a un prototipo utilizado en alguna unidad administrativa u oficina, constryelo t mismo.
2. Indica por escrito las ventajas y limitaciones que plantea el uso de cada tipo de documento llenando una tabla similar a la siguiente:

Ventajas con respecto a los documentos audiovisuales Escrita Tipo de documenta cin Audiovisual Limitaciones con relacin a los documentos audiovisuales Ventajas con respecto a los documentos escritos

Limitaciones con relacin al documento escrito

I n i c i o

C o nt e ni d o

F i n a l

Acta de la Junta General Ordinaria de Accionistas de la Sociedad Mercantil La Industria, S.A. En [localidad], a [fecha] y en el domicilio social de la compaa mercantil sita en [ctese clase de va pblica y nmero], siendo las ____ horas se celebra Junta [General Ordinaria / Extraordinaria] con asistencia de los socios que se relacionan: [Relacin nominal de socios, nmero de acciones y porcentaje de participacin] Y actuando como Presidente D./Da. ........................................................................................................................, Presidente del Consejo de Administracin y como Secretario D./Da. ..........................................................................................................................................., Secretario/a del Consejo de Administracin, se pasa a dar lectura del Orden del da [se escribe el Orden del da que figura en la convocatoria] Abierta la sesin por el Sr. Presidente se pasa a deliberar los asuntos relacionados en el Orden del da [a continuacin se redactan los temas debatidos]. Se adoptan por [unanimidad o votos a favor y en contra] los siguientes acuerdos: 1. 2. 3. 4. Se suspende por unos momentos la sesin para proceder a la redaccin de la presente Acta, que leda por el Secretario de la Junta, constituida de nuevo, es aprobada por unanimidad de los asistentes. Y al no haber ms asuntos que tratar, se levanta la sesin a las ____ horas en el lugar y fecha arriba mencionados. V.B. V.B. EL PRESIDENTE EL ADMINISTRADOR Fdo.: .......................................... Fdo.: ..........................................

Importancia de la documentacin
Legal sirven de evidencia y proteccin ante reclamacin de derechos Econmica en ellos se concentran datos que dan imagen a la empresa

Administrativo en ellos se concentran la cronologa de la actividades empresariales

Codificacin
Asignar una let5ra , numero o combinacin de ellos a las personas empresas o dependencias gubernamentales Objet ivo

Manual , asigna cdigos de forma mecnica

Agilizar la localizacin de los documentos en una oficina

Mtodos

Electrnico asigna cdigo utilizando la tecnologa

Tipos de documentos y caractersticas

Legal Contienen informacin normativa emitida por dependencia gubernamental u otras instancias

Contratos Ttulos de crdito

Mercantil Documentan operaciones de contra venta

Facturar Recibo Contra recibos Notas de remisin

Contables financieros

Estados financieros Presupuestos

Organizacional

Manuales de

Administrativa

Informe Minutas Cartas Memorando

Tipo de correspondencia
Ordinaria La que lega cotidianamente Contiene informacin general Informacin no urgente No genera respuesta No requiere seguimiento Urgente Debe atenderse de ,amera inmediata Se enva de forma personal c o por va electrnica o fax

Confidencial Es aquella cuya informacin solo debe leerla la persona a la que es dirigida Se entrega de forma personal y en sobre sellado

1.2. Organiza y distribuye, documentos en el rea de trabajo en funcin de su origen, caractersticas o propsito comunicativo.

Organizacin de la documentacin

Es
Proceso intelectual y fsico orientado a la recuperacin de la informacin

Proceso
Elabora cuadro de clasificacin y tabla de retencin documental Clasificacin del fondo del documento Ordenacin de los documentos en el archivo

Elaboracin de inventario documental

Instalacin de los documentos

Elaboracin de cuadro de clasificacin

Todo documento forma parte de un Todo documento forma parte de un expediente administrativo Todo documento forma parte de expediente 1 un expediente

Serie conjunto de documentes y expedientes generados por una unidad

Cuadro de clasificacin
Administracin y finanzas
Series
Cobranza COB
Facturas FAC Solicitud de crdito SOLC Cuentas por cobrar CPC Control de cobranza CDC Cartas cobranza CATC

Compras COM
Requisicin REQ Cotizacin COT Orden de compra O/C Factura FACC Nota entrada almacn

Ventas VNTS
Catalogo de productos CAT Pedido del cliente P/C Nota de entrega N/E Factura FAC

Recursos Humanos RRR.

Requisicin REQ/P Inv. De R.h INCRH Currculo vitae CV Solicitud SOL Contrato CONTT

Manejo de correspondencia cuando se recibe

Sellar la correspondenci a

au

Autoriza

Coloca en bandeja de salida

Inspecciona

au

Codifica
au

Archiva Clasifica

Clasificacin del fondo documental

Agrupar la documentacin jerrquicamente mediante agregados de clases

Acciones a los que los documentos se refieren

La estructura orgnica de las dependencias que lo produce

Los asuntos o materias sobre los que tratan los documentos

Clasificacin funcional
Se refiere a las funciones de la institucin que genera o ha generado el fondo documental de un archivo. Dado esto, agruparemos los documentos de acuerdo a las actividades de las que son resultado. Una vez agrupada toda la documentacin en series, stas deben ser reunidas bajo clases ms amplias que recojan todas las actividades relacionadas por ser fruto de una misma funcin

FIGURA N 1 Fondo Direccin del Trabajo Actividad y Serie Expediente de Fiscalizacin Expediente Personal

Clasificacin orgnica
Las series se agrupan de acuerdo a la estructura orgnica de la institucin, representando sus servicios, secciones o unidades etc.:

FIGURA N 2 Fondo Direccin del Trabajo Sub fondo y Serie Departamento de Fiscalizacin Expediente de Fiscalizacin

Clasificacin por materia

Es el resultado del anlisis del contenido de los documentos, esto es, sobre los asuntos o materias de los que tratan

FIGURA N 3 Fondo Direccin del Trabajo Sub fondo y Serie Departamento de Fiscalizacin Condiciones laborales de los empleados o funcionarios

Uso de colores
Carpetas de colores

Membretes de colores Carpetas rotuladas co uno o mas colores Sellos de diferentes colores y estilos

Uso de las carpetas en colores

Identificar Tipos de archivo Archivo de empleados Archivo de interinos

azul Verde

Departamentos

Uso de membretes de colores

Secuencia alfabtica Secuencia de aos de expedientes

Patrn de colores del sistema ALPHA CODE

Letra
A B C D E

Color
ROJO SOLIDO AMARILLO SOLIDO ANARANJADO SOLIDO VERDE PALIDO SOLIDO VERDE OBSCURO SLIDO

Letra
N O P Q R

Color
DOS PARTES VERDE OBSCURO DOS PARTES AZUL DOS PARTES MORADOS DOS PARTES VIOLETA DOS PARTES MARRON

F
G H I J K L M

AZUL SOLIDO
MORADO SLIDO VIOLETA SLIDA DOS PARTES ROSA DOS PARTE ROJO DOS PARTE AMARILLO DOS PARTES ANARANJADO DOS PARTES CLARO

S
T U V W X Y Z

TRES PARTE ROSAS

TRES PARTES ROJO TRES PARTES AMARILLAS TRES PARTES ANARANJADO TRES PARTES VERDE OBSCURO TRES PARTES AZULTRES TRES PARTES MORADO TRES PARTES VIOLETA