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INDICE
. ATENCION AL CLIENTE . COMPONENTES COMUNICACIN TELEFONICA . ROL INFORMADOR . PSICOLOGIA DEL INTERLOCUTOR
PERSONAL Esto supone que hay que distinguir dos tipos de atencin telefnica : PROFESIONAL
por un lado es muy difcil poder planificar el flujo de llamadas que se van a recibir diariamente, ya que la gente llamar si lo desea y en el momento que lo desee
Por otro lado, nos pueden coger desprevenidos, ya que la finalidad de las llamadas no se sabe hasta que la persona que atiende el telfono responde y entra en conversacin con su interlocutor. Por lo tanto, hay que estar preparado para toda la gama de llamadas posibles que puedan recibirse.
Consecuencia: la recepcin de llamadas implica el dominio de una serie de estrategias de la comunicacin verbal y no verbal, sin los cuales la resolucin de stas ser difcil.
Es una forma consciente de relajarse. Comunica un tono amistoso y cordial. Se oye por telfono y es sntoma de predisposicin a la ayuda. Demuestra inters y crea un clima emptico ente los interlocutores.
El silencio
El silencio es importante porque 1. Subraya la importancia de ciertas palabras. 2. Sirve para aislar ideas importantes. 3. Es til para percibir a nuestro interlocutor. 4. Facilita la aparicin de objeciones eventuales.
ALTO
LA VOZ
Instrumento bsico de la comunicacin verbal a travs del cual trasmitimos y damos forma a nuestros Mensaje. Componentes:
Entonacin
Articulacin Elocucin Volumen
LA VOZ
Entonacin Adapta el tono -Tomo de contacto/acogida/despedida (Tono clido) -Sondeo de necesidades. Descubierta ( Tono seguro) -Argumentacin ( Tono sugestivo) -Objeciones/reclamaciones (Tono tranquilo)
Evita la monotona
Tono seguro
-Directo, serio -Refleja actitud dirigida a la sugerencia. -Se usa para sondear necesidades o potencial, Para obtener datos. -Objetivo: conseguir la informacin necesaria
Tono clido: Amabilidad y empata . Sonrisa Refleja una actitud positiva, de disposicin a la ayuda. Se utiliza en la presentacin y en la despedida.
. Su objetivo es transmitir una imagen agradable, Tanto al comienzo de la conversacin (crear el clima adecuado) como al final (dejar una buena impresin)
interlocutores que elevan el tono de voz hacen Una queja en tono fuerte.
Articulacin
siguiente
Hay que hablar abriendo bien la boca y marcando bien las palabras
siguiente
Recuerde que el telfono es la nica oportunidad que se nos brinda de hablar dentro del odo de otra persona; por lo tanto no hable ni a GRITOS, ni a SUSURROS: HABLE EN TONO NORMAL.
siguiente
Nunca GRITE, aunque la comunicacin sea nefasta. Si por motivos ajenos (ruidos, mala comunicacin, etc.) la comunicacin se establece agritos, disclpese y vuelva a llamar.
siguiente
siguiente
La elocucin es la velocidad con que transmitimos nuestro mensaje. Debemos adoptar una elocucin ms lenta y pausada que en una conversacin cara a cara. Es importante saber adaptarse a la velocidad del interlocutor ,es decir hablar ms lentamente con un interlocutor lento y ms rpido con un interlocutor rpido.
El lenguaje transmite la imagen de la empresa. Es necesario el uso de un ESTILO POSITIVO , que se caracteriza en que
Debe evitar:
Debe contener:
Palabras positivas Confirmativas Precisas De inters Descriptivas Palabras negativas Palabras agresivas Palabras de argot Muletillas Palabras tcnicas Frmulas dubitativas e imprecisas Frmulas poco persuasivas Diminutivos o superlativos intiles
Conseguimos un estilo positivo hablando en presente, puesto que ste es el tiempo en el que se desarrolla la accin. FUTURO PRESENTE Le llamaremos lo antes posible La prxima semana le llamaremos CONDICIONAL PRESENTE Podra pasarme con el departamento Puede usted pasarme con el departamento
EL SONDEO
PREGUNTAS VENTAJAS Son genricas. Mejor apertura al dilogo. Aparecen nuevos intereses. Son concretas Obligan a dar respuesta. Hacen comprometerse. DESVENTAJAS Pueden tomar una direccin no deseada. Problemtica con los locuaces. Ofrecen pocos datos adicionales, necesitan completarse. Pueden provocar bloqueo: no Pueden parecer bruscas
ABIERTAS
CERRADAS
Dirigen la eleccin ALTERNATIVAS Permite influir en la toma de decisiones El rechazo no cierra dilogo
La reformulacin
Permite asegurar la comprensin de la solicitud, de tal manera que se evita la prdida de tiempo en gestiones innecesarias.
REFORMULACIN
Supone un feel-back al cliente que le demuestra que ha sido escuchado
Abandonar la 2. En el momento tarea que estemos de descolgar realizando Guardar silencio hasta la acogida. 3. Acogida Nombre de la empresa Saludo ( buenos das, tardes, noche ) Identificacin
5. Accin
6. Conclusin
MOTIVACIN
Fuerza o impulso interno que nos lleva a tomar una decisin, a hacer una eleccin. Motivaciones ms comunes:
1. NECESIDAD DE SER ACOGIDO 2. NECESIDAD DE SER ATENDIDO SIN DEMORA 3. NECESIDAD DE SEGURIDAD. 4. NECESIDAD DE SENTIRSE CMODO (con el servicio de la empresa). 5. NECESIDAD DE SER COMPRENDIDO 6. NECESIDAD DE SENTIRSE RESPETADO Y RECONOCIDO
y caractersticas que expresan la predisposicin de una persona ante determinadas sittuaciones . Riesgo: caer en estereotipos
ASERTIVIDAD
ESTILOS DE COMPORTAMIENTO
PASIVO
ASERTIVO
AGRESIVO
Vanidoso Cree que lo sabe todo Dominante Despreciativo Tendencia a engaar Trato exclusivo
Se corts pero no humilde Hacer caso omiso de su grosera Prescindir de sus promociones No interrumpir
TIPOLOGA DE CLIENTES:LOCUAZ
COMPORTAMIENTO No tiene sentido del tiempo Desva la atencin del interlocutor Habla demasiado Acapara la conversacin TRATO
Escucha con simpata Centrar la conversacin en tema Mantener las distancias No darle familiaridades
TIPOLOGA DE CLIENTES:INSATISFECHO
COMPORTAMIENTO
TRATO
Escuchar activamente Trato amable Reunir todas las quejas Responder de modo global
TIPOLOGA DE CLIENTES:AFABLE
COMPORTAMIENTO Dice que si a todo Le gusta agradar No se compromete Se muestra amistoso, alegre Es cumplidor/a TRATO Centrar la conversacin Seriedad, no darse por enterado de bromas e insinuaciones Mantener la distancia Confirmar que su inters es real
Confa en su criterio Es consciente de la informacin que necesita Sabe lo que quiere Demanda seguridad en su interlocutor
TIPOLOGIA DE CLIENTES:SECO
COMPORTAMIENTO Monosilbico Utiliza frases cortas No toma la iniciativa TRATO
No forzarse a hablar Formularles preguntas cerradas (si es posible de respuesta afirmativa)
Objetivar Pedir datos concretos Pedir confirmacin de los datos que nosotros aportamos
Las llamadas que supongan reclamaciones han de ser tratadas con correccin y respeto proceda o no lo que el cliente reclame.
Comportamiento de la cuerva del enfado: Cuando el cliente llama se encuentra en cualquier posicin de la curva.
El objetivo es.. Reducir
2 Escuchar al cliente
HERRAMIENTAS
6 Mantener la calma
3 Mostrarse emptico