FACTURACION, RADICACION Y GLOSAS

MARIA HELENA SABOGAL NELLY YANETH ARRIGUI BEATRIZ EUGENIA RAMOS

PROCESO GESTION DE GLOSAS

Objetivo: Realizar las actividades pertinentes dentro de los trminos establecidos por la ley para lograr el levantamiento de las glosas presentadas por las instituciones pagadoras o su conciliacin respectiva.

Alcance: El proceso inicia con la recepcin de la glosa y termina con el Levantamiento, aceptacin de la misma, con el respectivo recobro, su conciliacin o la nota crdito, si se diera lugar a ella.
Responsable: Direccin Administrativa y Auditor de cuentas mdicas

CONDICINES PARA INICIAR EL PROCESO Documento de glosa presentado por el ente Pagador Decreto nacional tarifario para el sector salud Manual nico de glosas, Res. 3047 de 2008 Decreto 4747 de 2007 Circular 035 de la Contadura General de la Nacin (2007)

MATERIALES NECESARIOS Copia del contrato celebrado para la prestacin del servicio

Formulacin glosa entidad pagadora (30dias )

Respuesta a la glosa (10 das) Levantamiento de la glosa Aceptacin de la glosa

Ley 1438 de 2011

Recobro de glosa

ACTIVIDADES ESENCIALES 1 Recepcin de la glosa 2 Enviar documento de glosa a Gerencia,

direccin administrativa y Auditor

RESPONSABLE
Centro documental

DOCUMENTO/ REGISTRO
Software

Administrador
Centro documental Software Administrador Documental

3 Entregar al auditor, para que realice la

gestin pertinente para dar respuesta a la glosa e ingresar al anexo tcnico No 8, de la trazabilidad de la factura y enviar al contador para que realice los asientos pertinentes.

Director Administrativo

Comunicado Interno

4 Realizar asentamiento contable de la glosa 5 Gestionar la bsqueda de los soportes, que

permitan dar respuesta a la glosa

Contador

Asiento contable

Direccin administrativa, auditor y cartera

Historia clnica y soportes de Facturacin

6 Dar respuesta por escrito a la glosa y enviar

al ente pagador, en los trminos establecidos

Auditor

Comunicado al ente pagador

Si la glosa es levantada, realizar el proceso contable pertinente

Contador

Registros Contables

Si la glosa es levantada, realizar el proceso contable pertinente

Contador

Registros Contables

Si el ente pagador no acepta el levantamiento de la glosa, buscar la conciliacin, de acuerdo a los trminos del contrato

Auditor

Acta de Conciliacin

10

Si no se logra la conciliacin, se definir si la glosa pasa a cobro jurdico o a ajuste contable

Director Administrativo

Comunicado Interno

11

Si el ente pagador tiene razn en la glosa, dar respuesta aceptndola.

Director Administrativo y Auditor

Comunicado al ente pagador

12

Enviar comunicado de aceptacin de glosa a

Director

Consolidado de

(consolidado)

Auditor

13

Realizar investigacin sobre causas de glosas y responsable de las mismas y enviar informe al Comit de Glosas.

Auditor

Informe de Anlisis

14

Evaluar y definir si hay lugar a recobros de la

glosa a empleados y/o contratistas de la institucin

Director
Administrativo, Comit de glosas

Informe de
Anlisis

15

Si el funcionario es de planta: Notificar al funcionario, hacer el debido proceso y conciliar la forma de pago de la glosa, si es del caso.

Director Administrativo

Acuerdo de pago

16

Si el funcionario es contratista: Notificar al contratista por escrito de la glosa y cumplir con lo descrito en el numeral 15, si el comit de glosas lo decide.

Director Administrativo

Comunicacin Enviada

17

Al contratista se le descuenta de la ultima factura presentada, (cuenta de cobro)

Comit de glosas, Director Administrativo

Comprobante de Pago

PROCESO: GESTION FINANCIERA

SUBPROCESO: FACTURACION Y RADICACION DE CUENTAS

OBJETIVO: Garantizar que la totalidad de los servicios prestados sean adecuadamente liquidados y oportunamente radicados

ALCANCE: Inicia con la admisin del paciente, prestacin del servicio, cargue de servicios, liquidacin de la factura y radicacin de la cuenta

RESPONSABLES: Tcnicos operativos en liquidacin de cuentas, admisin, salida y seguimiento, analista de radicacin, auditor Clinico. MARCO NORMATIVO:

DECRETO 4747 / 07: Regulan aspectos de la relacin entre IPS y ERP. RESOLUCION 3047 / 08: Define los formatos, mecanismos de envi, procedimientos y trminos entre las IPS. ACUERDO 08 / 09: POS y anexos MANUAL TARIFARIO ISS-2001 MANUAL TARIFARIO SOAT VIGENTE ACUERDO DE VOLUNTADES RESOLUCION 1995 /99: Normas para la historia clnica DEMAS NORMAS QUE TENGAN QUE VER CON AUDITORIA

PASOS: P.H.V.A
PASOS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Estructurar equipo de trabajo. Asignacion de labores. Capacitacin normatividad vigente y procesos afines. Determinacin de tiempos de radicacin. Diseo de procedimientos de admisin, salida, seguimiento, liquidacin y Facturacion de servicio, armado de cuentas, auditoria de facturas, radicacin de cuentas. RESPONSABLE DOCUMENTOS Manual de funciones. Cronograma de capacitacin. Informe de gestin. Cronograma de radicacin de cuentas. procedimientos de admisiones, reporte y seguimiento de usuarios. Procedimientos de liquidacin, facturacin, armado de cuentas, auditoria de facturas y radicacin.

1. PLANEAR

Usuario interno y externo. Todos los procesos.

LIQUIDACION FACTURACION
Revisin de la admisin del usuario. Ingreso de los usuarios. Organizar cronolgicamente los Formatos. soportes de la cuenta. Autorizaciones. Anlisis de la H.C y los Recibo de caja. soportes. Acuerdo de voluntades. Cargue de servicios. Red medica. Liquidacin de acuerdo con la Manuales tarifarios. contratacin vigente. H.C. Liquidacin de copagos y Soporte de cuenta. excedentes. Cotizaciones. Lista de chequeo. Lista de chequeo para Causacin honorarios mdicos. soporte de facturas Entrega factura a armado de cuentas.

2. HACER

Facturacion

Formatos. Historia Clnica. Factura de Venta. Nota crdito Liquidacin de honorarios mdicos.

ARMADO DE CUENTA
Factura de venta con Revisar Factura de Venta. Factura de venta auditada y sus respectivos soportes. Anexar nota crdito a la Factura Facturacion y auditoria. debidamente armada. Lista de chequeo. de Venta. Historia Clnica organizada. Notas crdito. Anexar facturas de compra de Factura de compra. medicamentos, insumos y Historia Clnica dispositivos mdicos.

2.1 HACER

AUDITORIA DE CUENTA
o Hoja de trabajo con soportes. o Factura de venta con soportes. o Lista de chequeo. o Contratacin. o Panorama red medica. o Manuales tarifarios. o Historia Clnica. Auditar servicios cargados y liquidados frente a la HC, soportes, contrato, manuales tarifarios. Generar las objeciones respectivas. Devolver la factura de venta al analista de cuenta. Visar la factura liquidada. Revisar las objeciones derivadas de la auditoria.

2.2 HACER

Informe detallado Auditoria y analista de auditoria. cuenta. Factura de venta visada.

de

RADICACION-RIPS
Clasificar y organizar facturas. Radicar facturas en el sistema. Generar cuentas de cobro. Generar y validar RIPS. *Radicar en las Factura de venta visada ERP. Obtener los radicados debidamente diligenciados por las ERP. Entregar a la central de recaudos los radicados.

2.3 HACER

Tcnico operativo

Cuenta de cobro. *RIPS. Radicados diligenciados por las ERP.

INFORME DE AUDITORIA Verificar que los servicios liquidados coincidan con los registrados en la HC. Verificacin de medicamentos, insumos, y dispositivos mdicos 3. VERIFICAR dispensados frente a los registrados en la HC y los facturados. Verificar que todas las facturas tengan el visto bueno de auditoria. INFORME DE INDICADORES DE GESTION Cantidad de ingresos abiertos frente al total de generados al mes. Cantidad de facturas 3. VERIFICAR generadas y entrega oportuna a armados de cuentas y radicacin.

4. ACTUAR

Re liquidar hoja de trabajo. Notas aclaratorias. Auditoria de procedimientos. Verificacin y control de tareas asignadas. Seguimiento y evaluacin de indicadores. Realimentacin, capacitacin y evaluacin

CUOTA MODERADORA: Rgimen subsidiado NO PAGA

CUOTA MODERADORA: Rgimen Contributivo PAGA:

Consulta externa de medicina general y especialistas. Consultas paramdicas y de odontologa. Medicamentos recetados en consulta Laboratorio 1 er. Nivel Rx 1 er. Nivel Urgencias no vitales COPAGO: Rgimen Contributivo NO PAGA: Servicios de P y P Programas de control de atencin materno infantil y enfermedades transmisibles. Enfermedades catastrficas o de alto costo. Atencin en urgencias Servicios sujetos a pago de cuotas moderadoras. COPAGOS: Regimen subsidiado NO PAGA: Nios durante el primer ao de vida Poblacin estrato 1 Poblaciones especiales (indigentes, nios abandonados, desplazados, indgenas, desmovilizados, tercera edad que esten en ancianatos)

ANEXOS

GRACIAS

ANEXO No 1
MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION

COMPROBANTE DE RECEPCION MEDIO MAGNETICO - RIPS Fecha de Validacin: Dia / Mes / Ao Numero de Validacin Prestador : _____________ NIT o No. de Identidad : ___________________ Seccional: ________________ Codigo SGSSS : ___________________

Tipo Facturacin

No. de Factura o F. Valoracin

Cdigo de Facturacin

Mes Facturacin

Nombre del Archivo

Nmero de Registros

Registros Procesados

Registros con Error

Codigo Errores

_________________________________________________

Nombre y Firma Responsable de la Validacin

NOTA: La informacin a diligenciar la registra automticamente el validador

ANEXO No. 2 MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION DOCUMENTO DE TRABAJO PARA NOTIFICACIN DE OBJECIONES AREA DE REVISION DE CUENTAS - SECCIONAL: Prestador: Codigo de facturacin: No Factura o No Folio Relacin Carpeta Objecin primera Fase Nombre del Paciente Valor Facturado Codigo Valor Observacin Codigo Valor Observacin Objecin segunda Fase Total objecin No. Factura o F. Valoracin Fecha Recepcin Nmero radicacin Mes Facturacin

Revisor 1ra. fase

Fecha Inicia revisin Fecha Termina revisin

Revisor 2da. Fase

Fecha Inicia revisin Fecha Termina revisin

Nombre, documento de identificacin y firma (Revisor 1ra. y 2 fase) Original : Prestador Copia: Expediente facturacin Fecha notificacin objeciones a Prestador:______________

No. de Factura o F. Valoracin: El nmero de la factura individual, global o del formato de valoracin, segn el caso Fecha de Recepcin: Corresponde a la fecha que la facturacin se recibe del rea de Cuentas por Pagar Nro. de Radicacin: El asignado por Cuentas por Pagar. Mes de Facturacin: Perodo de causacin de los gastos que se facturan Cdigo de Facturacin: El correspondiente segn cdigo (Manual Numeral 2.7 ) Carpeta Nro: el asignado por el prestador (ver Manual numeral 4.2 literal c) Folio: Es el nmero consecutivo registrado por el prestador correspondiente al documento en donde se presenta la objecin Nro Factura o relacin: Es el nmero de la factura individual, formato de valoracin por paciente,o de la relacin (Manual numeral 3.2. Literal c) Objecin 1ra. Y 2da. Fase, Cdigo: El nmero correspondiente segn tipo de objecin (Manual Numeral 4.4)

ANEXO No. 3 MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION CERTIFICACION DE PAGO Nro.________ AREA DE REVISION DE CUENTAS - SECCIONAL :________________________ Prestador : NIT o No. Identificacion No. Factura o Relacin Mes Facturacin No. radicacion
Codigo de Facturacin:

1VALOR DE LA FACTURACION 2VALOR OBJECIONES 3VALOR CERTIFICACION INICIAL (PARTE NO OBJETADA) 4VALOR DE LA GLOSA 5VALOR CERTIFICADO FINAL

$ $ $ $ $

REVISOR PRIMERA FASE ( Nombre,Nro identificacin y firma )

REVISOR SEGUNDA FASE ( Nombre,Nro identificacin y firma )

RESPONSABLE DEL AREA ( Nombre,Nro identificacin y firma )

NOTA 1: Certiificacin pago total facturacin, diligencie nmero 1 y 5 NOTA 2 : El certificado se diligencia por separado para el pago de la parte no objetada y el pago de objeciones levantadas, asi: Certificacin pago parcial facturacin, se diligencie nmeros 1,2 y 3 Certificacin objeciones levantadas se diligencie nmeros1,3, 4 y 5 No. de Factura o F. Valoracin: El nmero de la factura individual, global o del formato de valoracin, segn el caso Nro. de Radicacin: El asignado por Cuentas por Pagar. Mes de Facturacin: Perodo de causacin de los gastos que se facturan Cdigo de Facturacin: El correspondiente segn cdigo (Manual Numeral 2.7 ) Valor de la Facturacin: El valor determinado por el prestador Valor Objeciones: Valor total de las objeciones reportadas en el Anexo 2 Valor Certificacin Parte no Objetada: Valor de la Facturacin menos el de las objeciones Valor de la Glosa: El valor de las objeciones ratificadas por los Revisores Valor Certificado Final: El Valor de la Facturacin menos Valor Certificacin Inicial (parte no objetada), y de las glosas

ANEXO No. 4 MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION

RESPUESTA Y ANALISIS A OBJECIONES

Prestador No. de Factura o F. Valoracin Codigo de facturacin:
Mes Facturac in

Numero de Radicacin

Carpeta No Folio

Valor Facturado

Objecin 1 fase Codigo Observacion Valor soporto acepto Codigo

Objecin 2 fase Observacion Valor

Analisis Revisor 1ra. Analisis Revisor Fase 2da. Fase soporto acepto levanto gloso levanto gloso

TOTAL

VALOR TOTAL ACEPTADO POR EL PRESTADOR:$__________________

FIRMA PRESTADOR (Nombre,identificacion y firma) FECHA ENTREGA

REVISOR PRIMERA FASE (Nombre,identificacion y firma) FECHA ANALISIS

REVISOR SEGUNDA FASE (Nombre,identificacion y firma) FECHA ANALISIS

No. de Factura o F. Valoracin- Nro de Radicacin- Mes de Facturacin- Cdigo de Facturacin- Carpeta nro.- Folio- Objecin 1ra. Y 2da fase Cdigo: Informacin que se registra en el Anexo 2. Objecin 1ra. 2da fase Observacin: Justificacin del Prestador para controvertir la objecin formulada Soporto-Acepto: Segn el caso registre (X) NOTA1: Este formulario debe ser diligenciado por el prestador del servicio como respuesta a la objeciones realizadas y complementado por los revisores del ISS en las columnas Anlisis Revisor 1ra. Y 2da. Fase: segn el caso registre (X) NOTA 2: El prestador junto con este Anexo presentar los documentos que considere como soporte para el levantamiento de la objecin

ANEXO No. 5 MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION RELACION ENVIO FACTURACION Total:
AREA DE REVISION DE CUENTAS--- SECCIONAL Tipo de Pago Parcial Levantamiento Objeciones Valor Certificacin Inicial (Parte no Objetada)

Nmero:_______

Nit o Nro Identificacin

Nombre o Razn Social

Perodo Facturacin

Nro Factura o F. Valoracin

Nro Radicacin

Valor Facturacin

VALOR GLOSADO

Valor Cerrtificacin Final -

TOTALES

RESPONSABLE DEL AREA ( Nombre,Nro identificacin y firma )

FIRMA DEL RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR (Recibo relacin)

Fecha de diligenciamiento:

Dia / Mes /Ao

Fecha Recibo: Dia / Mes /Ao Hora: HH:MM

NOTA 1: Diligencie el Anexo por cada Tipo de Pago (Total, Parcial Levantamiento de Objeciones) Tipo de Pago: Total : Valor Columna Valor Facturacin Parcial: Valor Facturacin menos Valor Objeciones ( Anexo 3 Numeral 2) Levantamiento de Objeciones: Valor Facturacin menos Certificacin Inicial Parte no Objetadas (Anexo 3 Numeral 3) y Valor de la Glosa (Anexo 3 Numeral 4) Original: Area Cuentas por Pagar Copia: Area Revisin de Cuenta del Negocio Respectivo

ANEXO No. 6 MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION

NOTIFICACION DE GLOSA DEFINITIVA

AREA DE REVSION DE CUENTAS SECCIONAL :

Prestador: Nro Factura o F.Valoracin Codigo de facturacin:

Mes Facturacin

VALOR GLOSA

Numero de Radicacin

Carpeta No Folio

No.Factura o Relacin

Valor Facturacin paciente Cdigo

Glosa 1ra. Fase Observacion Adicional Valor Glosa Cdigo

Glosa 2da. Fase Observacion Adicional Valor Glosa

Valor Total Glosa Definitiva

VALOR OBJECIONES ACEPTADAS POR EL PRESTADOR

VALOR OBJECIONES CONFIRMADAS POR EL REVISOR

Fecha Inicia

Revisor 1ra. fase revisin

Fecha Termina revisin

Revisor 2da. Fase

Fecha Inicia revisin Fecha Termina revisin

Nombre, documento de identificacin y firma (Revisor 1ra. y 2 fase)

No. de Factura F. Valoracin- Nro de Radicacin- Mes de Facturacin- Cdigo de Facturacin- Carpeta nro.- FolioInformacin que se registr en el Anexo 4 Valor Glosa: Sumatoria cifras Columna Valor Total Glosa Definitiva

Glosa 1ra. Y 2da fase: Informacin registrada en el Anexo 4, para la objeciones objeto de glosa despus del anlisis Revisores 1ra. Y 2da fase Valor Objeciones Aceptadas por el Prestador: Valor total Aceptado por el Prestador (Ver anexo 4) Valor Objeciones Confirmadas por el Revisor: Diferencia entre valor Glosa (Anexo 6) y Valor Aceptado por el Prestador