Las compras: Definicin, objetivos El proceso: Actividades del rea Planificacin de las compras La curva ABC

CPC ROSA LADY OBANDO PINTADO

ESPECIALISTA EN SISTEMAS LOGISTICOS Y OPERACIONES

la funcin de compras gana peso estratgico en la vida de las empresas

Al trmino de la sesion, el alumno describe en detalle, el proceso de Compras en la empresa as como los factores crticos para la generacin de beneficios a la organizacin.

Definicin y objetivos de compras

SABIAS QUE :Toda empresa necesita adquirir recursos para la realizacin de sus operaciones. La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo

Recuerda que : Los productos y servicios estn en funcin, de la actividad principal (industrial, comercial o de servicios).

una buena gestin de compras consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga xito o fracaso.

Relacin con otras reas de la empresa

SABIAS QUE : Compras tiene una importancia sustantiva en las empresas, porque es el rea que articula las necesidades de produccin de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea

Gerencia

Finanzas

Produccion

Almacen

Contabilidad

Proceso de Compras
Planificacin de las compras Anlisis de las necesidades Solicitud de ofertas y presupuesto Evaluacin de las ofertas recibidas Seleccin del proveedor
SABIAS QUE :El proceso de compra inicia y termina con el cliente, desde que elabora el requerimiento hasta que recibe el bien o servicio solicitado y consta de las siguientes fases:

Negociacin de las condiciones.

Solicitud del pedido Seguimiento del pedido y los acuerdos Entrega al usuario Final

INICIO

Definicin de requerimiento

III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

Seleccin del mecanismo de compra Llamado y recepcin de ofertas

Evaluacin de ofertas

4
Adjudicacin oferta

5
Recuerda que :El
proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal.

Recibo de producto o servicio

FIN
Seguimiento y monitoreo de la compra

Planificacin de compras
Planificacin de Compras Pronostico ventas Pronostico econmico Pronostico de produccin

Significa definir: A) Qu necesita la organizacin

B) Cunto necesita

C) Para cundo lo necesita

D) Con qu recursos. Dentro de un perodo de tiempo determinado.

ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIN DE Tipos de compras COMPRAS

Definicin de requerimiento Seleccin del mecanismo de compra Reunin equipo e trabajo Validacin Presupuestaria Elaboracin Plan Subida del plan a la Web Seguimiento Del Plan

ACTIVIDADES:
1. Revisar stocks. 2. Ver datos histricos (lo comprado y consumido el ao pasado). 3. Reunin de trabajo con quienes necesitan insumos estratgicos (usuarios internos). 4. Revisar cumplimiento Plan anterior.

ACTIVIDADES
1. Determinar tipo de compra y tiempos que demorar el proceso. Se crea lista y detalle con las compras a realizar.

ACTIVIDADES
1. Reunin de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos. Se actualiza lista de compras.

ACTIVIDADES
1. Se valida la aprobacin presupuestaria para la lista de compras.

ACTIVIDADES
1. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificacin de responsables. (Programa de ejecucin de actividades).

ACTIVIDADES
1. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificacin de responsables. (Programa de ejecucin de actividades).

ACTIVIDADE S
1. Seguimiento en el ao del Plan Anual de Compras en base a programa.

SE RECOMIENDA ADEMS DETALLAR EN ESTE PLAN:

Usuarios principales Si es una compra simple o estratgica Cronograma del proceso para las compras complejas Fuentes de financiamiento

EJEMPLO: POR QU PLANIFICAR LAS COMPRAS

Si desde hace varios aos el consumo promedio de papel para impresora tamao carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es bastante razonable suponer que dicho consumo rondar la misma cifra el ao siguiente. Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que algunos de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los consumos de la institucin. Por ejemplo, un proyecto de modernizacin del sistema informtico puede acarrear la eliminacin de ciertos formularios, por lo que en este caso, es muy probable que disminuya el consumo de papel, debiendo entonces comprar menor cantidad de resmas.

Recepcin
Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material solicitado en cantidad y calidad, pero le advierte que es muy similar casi igual al especificado en la O.C. y que si existe una diferencia inmediatamente lo solucionamos. Ud. sabe que se trata de un proveedor frecuente que no ha presentado problemas y por tanto, recepciona OK el producto.

Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la O.C. indica 150 kg. El transportista le dice es que Uds. siempre solicitan 200 kg lo que es verdad segn sus registros. Para no devolverse con el sobrante, el transportista le pide que lo recepcione y lo cargue en la siguiente orden, total Uds. siempre piden 200 kg. Ud. deja constancia en la Gua de Recpcin de la diferencia y procede a ingresar los 200 kg

Localizacin

Actividad cuya funcin es Identificar correctamente el artculo y ubicarlo en el espacio que le corresponde para lo cual se tendr en cuenta lo siguiente : rea asignada Cdigo de Ubicacin Cantidad / Unidad de Medida Descripcin Tcnica Cdigo de Lote Vencimiento Condiciones de Almacenamiento

Picking
Actividad cuya funcin es de identificar correctamente el artculo y retirarlo de el rea o estante almacenado teniendo en cuenta lo siguiente : Cantidad Unidad de medida Descripcin Tcnica Cdigo de Lote y Vencimiento Condiciones de Almacenamiento

Despacho
Actividad cuya funcin es entregar las mercaderas utilizando el medio ms adecuado aplicando los siguientes controles :

Control Interno
Orden de Despacho Fecha de Despacho Programada

Control Fsico e Inspeccin de Calidad

Cantidad Especificaciones Tcnicas Presentacin - Vencimiento

Unidades movidas/ hora

Tipo transporte

Montacarga

Traspaletas
Carretilla manual Manual Distancia recorrida (m)

Evaluacin de Gestin Almacenes

Recuerda que: Los Indicadores determina que tan bien la persona cumple con los requisitos de puesto, en base a los resultados que se logran

Recuerda que: Mediante la EVALUACION DE LA GESTION se mide como una persona lleva a cabo su trabajo en un determinado tiempo, los logros obtenidos, las competencias desarrolladas y el plan de mejoramiento que se establece.

Evaluacin de Gestin Almacenes

Plazo de aprovisionamiento (Lead Time)

Cumplimiento de plazos (%)

Entregas perfectas