ARROYO CCORI, ngela Denisse LETONA COVEAS, Ronald Fernando REINGENIERA DE PROCESOS Ing.

VALES CARRILLO

Razn Social Sigla Tipo de Sociedad Sector Objeto social Domicilio Legal Fecha de Creacin Central Telefnica Pgina web

OFICINA DE NORMALIZACIN PREVISIONAL ONP Organismo con Personera Jurdica de Derecho Publico ECONOMA Y FINANZAS Otorgamiento de prestaciones sociales (pensiones) Jr. Bolivia N109, Cercado de Lima 01 de Junio de 1994 634-2222 http://www.onp.gob.pe

 ONP tiene responsabilidad en el reconocimiento de las aportaciones efectuadas al Sistema Nacional de Pensiones (SNP) por parte de los trabajadores que requirieron su traslado al Sistema Privado de Pensiones; este proceso se efecta mediante la calificacin, emisin y redencin de Bonos de Reconocimiento y Bonos Complementarios.

Inexistencia de recursos tecnolgicos en los procesos de gestin de trmite documentario y no contar con un sistema informtico integral que permita tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que llega y fluye dentro de la entidad, as como de la que se genera al interior de la misma.

VENTAJAS
Implementar una solucin integral que permita mantener un ptimo flujo de la documentacin, asegurando su seguridad e integridad de tal forma que la documentacin ingresada llegue oportunamente a su destino, permitiendo su atencin de manera eficaz y eficiente; as como tambin la posterior administracin del documento en el Archivo Central de la ONP.

 Implementacin de un Sistema de Gestin de Documentos Administrativos en la ONP. Datos Generales:

Unidad Ejecutora: Oficina de Tecnologas de la Informacin Duracin: Tres (03) meses: 07 de enero 2013 al 30 de Marzo 2013. Costo: 0,0 Nuevos soles (convenio)

FUNDAMENTO Anlisis de Requerimientos

1. FUENTE DE DATOS Organigrama Institucional Reuniones de Coordinacin con la Oficina de Tecnologas de Informacin y con los usuarios finales. 2. Requerimientos funcionales y No funcionales

VENTAJAS
UML (Unified Modeling Language) Diagrama de Caso de Uso Diagrama de Objetos Diagrama de Secuencia Diagrama de Colaboracin Diagrama de Estado Diagrama de Actividad Diagrama de Componente Diagrama de Despliegue

VENTAJAS
Conceptos Tecnolgicos

VENTAJAS
1. Anlisis de los requerimientos del sistema 2. Diseo de la arquitectura del sistema 3. Anlisis de los requerimientos software 4. Diseo de la arquitectura del software 5. Diseo detallado del software 6. Codificacin y pruebas del software 7. Integracin del software 8. Pruebas de calificacin del software 9. Integracin del sistema 10. Instalacin del software

VENTAJAS
Manejo de seguridad a travs de niveles de roles y funciones. Gestin y administracin de toda la documentacin que ingresa por Mesa de Partes como aquella que genera la Entidad. Generar consultas y seguimientos para la gestin de toda la documentacin en el proceso y almacenada, permitiendo el acceso a los diferentes tipos de usuarios.

VENTAJAS
Operatividad total del sistema debe ser llevada en forma gil, flexible y amigable, el sistema deber gestionar, clasificar y distribuir los documentos y el archivo de su organizacin. Manuales y guas de usuarios y administradores del sistema Definicin de las propuestas normativas respecto del proceso de gestin documentaria y las directivas para su implementacin, pruebas, puesta en marcha, operacin, mantenimiento, control y mejora continua del Sistema Informtico de Gestin Documentaria.

VENTAJAS
Eficiencia Administrativa
Simplificacin administrativa. Optimizacin del flujo documentario. Mejora en los tiempos de atencin y traslado de documentos administrativos. Eliminacin del archivo fsico. Reduccin del gasto administrativo

VENTAJAS
Proteccin del Medio Ambiente
Disminucin del consumo del papel. Disminucin del consumo de la tinta o tner

VENTAJAS
Administracin y Control de Flujos de Documentos

La administracin de la emisin y recepcin de documentacin administrativa que fluye por la organizacin (workflow documentario). Eficiente control y seguimiento del flujo de documentos a nivel de estados y tiempo de atencin Seguimiento y control para atencin oportuna de los requerimientos.

VENTAJAS
Disponibilidad inmediata de la Informacin Disponibilidad de la informacin en cualquier momento y desde cualquier lugar durante las 24 horas. El conocimiento del estado y lugar exacto (Unidad Orgnica) donde se encuentra la documentacin. Seguimiento y manejo de alertas. La catalogacin y ordenamiento de la documentacin, mediante tcnicas archivsticas. Permite la ubicacin rpida de cualquier documento. Generacin de informacin para la toma de decisiones

VENTAJAS
Seguridad e Integridad de los Documentos Autenticidad de los documentos electrnicos emitidos por el sistema, la cual est respaldada por la utilizacin de firmas digitales, lo cual asegura la integridad de los mismos. Seguridad garantizada respecto a la prdida y/o modificacin de documentos, al contar con registros de auditora en el sistema.

VENTAJAS
Ahorro en Tiempo y Recursos Reduccin de tiempos de entrega y atencin al cliente tanto interno como externo. Reduccin del trmite documentario y de la burocracia administrativa, evitando desperdiciar tiempo y recursos en firmar, sellar y trasladar documentos Adicionalmente, con el uso de documentos digitales se reduce completamente el uso de papel, toner, tinta, courier, etc. logrndose de esta manera, la reduccin de los costos fijos. Ahorro en el costo de licencias de Adobe Acrobat Profesional, al contar con un aplicativo propio de generacin de firmas digitales

VENTAJAS
Seguridad e Integridad de los Documentos Autenticidad de los documentos electrnicos emitidos por el sistema, la cual est respaldada por la utilizacin de firmas digitales, lo cual asegura la integridad de los mismos. Seguridad garantizada respecto a la prdida y/o modificacin de documentos, al contar con registros de auditora en el sistema.

VENTAJAS
Solucin Integrada Contar con una solucin Intranet de alta tecnologa. Contar con una misma plataforma para la solucin intranet y cliente servidor.

PROCESO

PROCESO

 Elaborar:
Procedimiento de atencin de actualizacin de estados en el Sistema de Trmite Documentario - STD

 Objetivo Establecer los requisitos mnimos y las actividades a realizar que sirvan de gua en la atencin de un requerimiento de actualizacin de estados en el Sistema de Trmite Documentario STD.

Ahorro Anual en Documentos emitidos en el STD

Ahorro en Emisin de Documentos Emitidos en el STD

Ahorro anual de gasto por envo de documentos emitidos en el STD

DESVENTAJAS
VARIABLE INDICADOR DE RESULTADOS

Recursos

Ahorro de 19'181,154 unidades de hojas no impresas, del ao 2005 al 2011

Ahorro de s/. 3'741,793 por impresin de hojas del ao 2005 al 2011 Ahorro de s/. 5'829,285 por servicio de Courier del ao 2005 al 2011

Costo

Tiempo

Disposicin de documentos administrativos en lnea en comparacin a los tiempos de envi de documentos de 1 da

Atencin de tramites administrativos inmediata.

Calidad y medio ambiente Contribucin con el medio ambiente: 23,017 rboles no talados en 6 aos 3836 rboles sembrados por ao

DESVENTAJAS
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es un software automatizado de gestin administrativa y de uso interno (dentro de la institucin), el cual tiene como caracterstica principal, el reconocimiento jurdico de los documentos emitidos, mediante la incorporacin de la credencial digital (Certificado Digital) y el registro de la Firma Digital en los documentos digitales en formato PDF, emitidos por el personal de la organizacin a nivel de todas las dependencias funcionales; constituyndose en uno de los primeros sistemas innovadores en su gnero en la administracin pblica en Amrica Latina.