KONSEP SISTEM FAIL

OLEH:
ARKIB NEGARA MALAYSIA
 KONSEP SISTEM FAIL

1. 2.
SKIMA FAIL MENGKELAS Maklumat MENGINDEKS
(Filing Scheme)

MANUAL FAIL
THESAURUS FAIL A G
H I
A A
KAEDAH FAIL Prosedur B UNIT-UNIT N Peralatan
(Filing Method) FAIL I
R Peruntukan
KAEDAH REGISTRI Manusia R
(Straight Forward E T
Alphabetic) G I S
1. Kaedah Indexing
2. Kaedah warna (colour coding)
3. Kaedah Geografic 3.
4. Kaedah Universal Subject MENYIMPAN &
classification.
MENGESAN
5. Kaedah Kelompok
(Block Numeric)
6. Kaedah soundeks
7. dll SUSUNAN FAIL
(File Arrangement)
 SISTEM

Sistem merupakan satu kumpulan

bahagian-bahagian yang berkaitan
bertindak bersama untuk mencapai
satu matlamat.

Satu rantaian aktiviti yang lengkap

yang membentuk satu putaran.

Setiap sistem mempunyai satu paksi

atau titik pusat.
 APA DIA FAIL

 BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM (SEUTAS

BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK
TERCICIR).
 “A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”.
 SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN
DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK,
NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.
 ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT
KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN
DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA
ATAU SUBJEK.
 TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT
TERSEBUT.
 SIST EM FAIL

Seluruh aktiviti di dalam sesebuah organisasi

yang berkait dengan:
Penciptaan Fail Penggunaan Fail
Penutupan Fail Pemisahan Fail

Titik pusatnya ialah: Unit Registri

Bahagian Pendaftaran Surat
Bahagian Registri
Bahagian Pendaftaran Fail
Bahagian Pendaftaran Mail

Bahagian Rekod
Pusat Rekod
Fungsi asas Bahagian/Unit
Registri:

Mengadakan Fail
Mentiadakan Fail
Mengedarkan Fail
Mengesan Kembali Fail
Memisahkan Fail
 TU GA S UT AMA SI ST EM FAIL

Proses:

MENGKELAS
MENGINDEKS
MENYIMPAN
MENGESAN KEMBALI

KAED AH FAIL
Menumpukan kepada cara mana
setiap proses itu dilaksanakan.
 MATL AMAT SIS TE M F AIL

Memberi maklumat (fail) yang betul

kepada orang yang memerlukan
pada masa yang ditetapkan
dengan kos/perbelanjaan yang terendah

BAGA IMA NA UNT UK ME NC APAI

MA TL AMA T
DI ATAS?

Input
Proses
output
 KOMPONEN SISTEM FAIL

INPUT PROSES OUTPUT

Maklumat 1. PENUTUPAN FAIL

Peralatan
Peruntukan i. Mengkelas
Manusia ii. Mengindeks
Prosedur: SKIMA FAIL iii. Mengesan
Manual MAKLUMT
Thesaurus:
-Housekeeping
2. PENYIMPANAN,
- Functional PEMELIHARAAN
Pendaftaran & PENGGUNAA FAIL
Pergerakan 3. PEMISAHAN FAIL

MATLAMAT:
Memberi maklumat(fail) yang betul. Kepada orang yang memerlukan.
Pada masa yang ditetapkan. Dengan kos yang terendah.
 PENGKELASAN
Ertinya:-
- Proses intelektual dan deduktif yang
mendahului kerja-kerja mengindeks

-Penyusunan maklumat atau segala surat-

suratan yang diwujudkan ke dalam
kumpulan-kumpulan yang seakan-akan sama
maksudnya, di mana tiap-tiap kumpulan
dikenali dengan identitinya yang tersendiri

Contohnya: Housekeeping
Functional
Tahap Keselamatan (Kod/Jenis)
AKTIVITI PENGKELASAN

- Penyediaan
Thesaurus
- Penyediaan Kod
- Penyediaan
Skima
KAEDAH KELASIFIKASI

- Abjad (Alphabetic)
- Nombor (Numeric)
- Alphanumeric (Abjad +
Nombor)
- Perkara
- Kronologi
- Geografi
- Warna
- Nama
 PENGK EL ASA N PER KARA

Perkar a Erti nya:

Satu perkataan (lazimnya kata

nama dan kata nama terbitan)
atau satu frasa yang
melambangkan sesuatu konsep.

Pengkel asan Perkara

bermakna:

Penyusunan maklumat mengikut

 ME NGIN DEK S ( MEN GF AHARASA T)

Ertinya:

-Menyediakan petunjuk

-Berdasarkan perkataan-
perkataan yang dipilih dari tajuk
fail
 AKTIVITI MENGINDEKS

-Mengenalpasti perkataan utama

yang berkaitan dengan perkara

-Menyusun mengikut abjad

 KAEDAH MENGINDEKS
•Pemilihan perkataan utama dari tajuk fail
•Memasukkan tajuk fail dalam borang
doket Am 89 dan Am 89A
•Komputer
•Kod Indeks 3” x 5”
•Penyusunan Mengikut Abjad
•Penyusunan Mengikut Nombor
 MEN GESAN

Mendapatkan semula
maklumat mengikut sistem
yang telah disediakan
 AKTIVITI MENGESAN

- Rujuk Indeks
- Kawal Edaran
- Penyusunan fail dalam
kabinet/rak
 KAEDAH MENGESAN

- Penggunaan Indeks Am 89 & Am 89 A

atau Indeks Kad
- Penggunaan Kad Edaran Fail
- Penggunaan Komputer
- Penggunaan Senarai Fail atau Buku
Daftar Fail
- Penggunaan Buku Daftar Surat
 SI RI FAIL
Unit-unit fail atau dokumen yang
diwujudkan mengikut sesuatu skim
diberi nombor Kod Khas untuk
aktiviti tertentu atau disusun
mengikut sistem fail atau disimpan
sebagai satu unit kerana fail-fail
atau dokumen itu ada kaitan dengan
sesuatu perkara atau fungsinya hasil
dari aktiviti yang sama mempunyai
bentuk yang serupa atau kerana
 PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN,
MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-
FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA
APABILA DIPERLUKAN
• RAHSIA BESAR
• RAHSIA
• SULIT
• TERHAD
• TERBUKA
• TERBUKA - PUTIH
• TERHAD - PUTIH DAN TERCATIT
PERKATAAN TERHAD
• SULIT - HIJAU DAN TERCATIT PERKATAAN
SULIT
• RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG DAN
TERCATIT PERKATAAN RAHSIA
• RAHSIA BESAR- KUNING DAN BERPALANG
MERAH DAN TERCATIT
PERKATAAN RAHSIA BESAR
 • MENGIKUT SIRI
• MENGIKUT TAHUN
• MENGIKUT PENGKELASAN
PERKARA
• MENGIKUT BAHAGIAN
ATAU UNIT

 SISTEM INDEKS
 SISTEM DOKET
 SISTEM KAD
• FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI
PENDAFTARAN
• PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI
PERLU ADA SLIP TRANSAKSI
• PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM
PERHATIAN
KOD-KOD RUJUKAN YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYEDIAKAN
NOMBOR RUJUKAN FAIL ADALAH SEPERTI BERIKUT:

•RUJUKAN PERTAMA : NAMA RINGKAS ORGANISASI/BAHAGIAN

•RUJUKAN KEDUA : TARAF KESELAMATAN
•RUJUKAN KETIGA : KOD ORGANISASI TERLIBAT
•RUJUKAN KEEMPAT : KOD PERKARA/SUBJEK(S)
•RUJUKAN KELIMA : KOD PECAHAN PERKARA/ SUB-SUBJEK(SS)
•RUJUKAN KEENAM : KOD PECAHAN KECIL PERKARA
SUB-SUB SUBJEK (SSS)
•RUJUKAN KETUJUH : KOD SIRI KES
CONTOH:
FAIL UNTUK JABATAN PERDANA MENTERI BAHAGIAN PENTADBIRAN
JPM : JABATAN PERDANA MENTERI
BP : BAHAGIAN PENTADBIRAN
LETAKKAN : TARAF KESELAMATAN

CONTOH:
JPM: BP(RB) : FAIL BERTARAF RAHSIA BESAR
JPM: BP(R) : FAIL BERTARAF RAHSIA
JPM: BP(S) : FAIL BERTARAF SULIT
JPM: BP : FAIL TERBUKA DAN TERHAD
CONTOH:
KOD ORGANISASI JPM IALAH 01
CARA PENGGUNAANNYA SEPERTI BERIKUT:
JPM : NAMA RINGKAS ORGANISASI JABATAN
PERDANA MENTERI
BP : NAMA RINGKAS BAHAGIAN
PENTADBIRAN
01 : KOD ORGANISASI JPM

KOD PERKARA UTAMA

HURUF K : KOD
KAKITANGAN : 431
TINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAIL

• PASTIKAN SURAT/LAPORAN/PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN

DOKUMEN MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL

• JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FIRASAT BILANGAN UNTUK

PASTIKAN FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA TELAH DI
DAFTARKAN

• JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM ADA BUKA FAIL

DAN DAFTARKAN DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN
 MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN
• DIBUKA APABILA SATU FAIL MENGANDUNGI 100
KANDUNGAN (ATAU KURANG TETAPI FAIL
DIANGGAP TERLALU TEBAL)

• FAIL LAMA DITUTUP FAIL BARU HENDAK DIBUKA

JILID 2 DAN 3 ATAU SETERUSNYA

• PADA KULIT FAIL LAMA YANG DITUTUP PERLU

DICATATKAN “DITUTUP - JILID 2 DIBUKA”
CARA MENGKANDUNGKAN SURAT
DALAM FAIL
• CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT
KANAN ATAS SURAT

• NOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN DALAM

BULATAN

• SURAT DITERIMA, NOMBOR DAN BULATAN PERLU

DITANDA DENGAN WARNA MERAH

• SURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN

BULATAN PERLU DITANDA WARNA BIRU ATAU
HITAM
 CATATAN KE ATAS KERTAS MINIT (GUNA
“RUBBER STAMP” WARNA MERAH)
• TARIKH PENERIMAAN
• NAMA AGENSI PENGIRIM
• TARIKH SURAT DIKANDUNGKAN

CONTOH:
• SURAT BERTARIKH..… DARIPADA..…
DIKANDUNGKAN PADA.....
 CATATAN KE ATAS KERTAS MINIT (GUNA
“RUBBER STAMP” WARNA HITAM @ BIRU)
 TARIKH PENERIMAAN
 NAMA AGENSI PENERIMA
 TARIKH SURAT DIHANTAR

CONTOH:
 SURAT BERTARIKH..... DIHANTAR KEPADA .....
PADA ......
 Tindakan Untuk Mendaftar
Fail Baru
• Sedia Dua
• Pasang Kertas Doket
• Untuk Fail Bertaraf Terbuka
• Untuk fail Bertaraf Keselamatan
• Sepasang Doket Faharasat Mengandungi Dua
Kertas
• Doket Berikut:
• Doket Faharasat Bilangan (Borang AM.89)
• Doket Faharasat Abjab (Borang AM 89A)
 BUTIRAN BERIKUT PERLU DITAIP PADA KERTAS
DOKET
• NOMBOR RUJUKAN FAIL
• TAJUK FAIL

DOKET FAHARASAT BILANGAN

• DIGUNAKAN UNTUK MENGETAHUI PERGERAKAN FAIL

DOKET FAHARASAT ABJAD

• DIGUNAKAN UNTUK MENGESAN FAIL BERDASAR
ABJAB
BILA PERLU DIBUKA
• DIBUKA APABILA SURAT-SURAT ATAU DOKUMEN
MEMERLUKAN TINDAKAN SEGERA. FAIL
BERKENAAN HILANG (TIDAK DAPAT DIKESAN)
• DI MANA TERDAPAT LEBIH DARIPADA SEORANG
PEGAWAI PERLU MENGAMBIL TINDAKAN
• KULIT FAIL YANG DIGUNAKAN IALAH SAMPUL KECIL
(AM 435A-PIN.1/82)
PENYIMPANAN FAIL
CARA BAGI MENYIMPAN FAIL

FAIL BERTARAF KESELAMATAN

• BILIK SIMPANAN KHAS
• KABINET BESI
FAIL-FAIL TERBUKA
• BILIK FAIL YANG MEMPUNYAI RAK FAIL
✔ CATATAN YANG PERLU DIBUAT OLEH KERANI FAIL SEBELUM FAIL INI
DIBERIKAN KEPADA PEGAWAI DAN KAKITANGAN YANG
MENGGUNAKAN
✐ CATATAN DISEBELAH BELAKANG KERTAS DOKET FAHARASAT
BILANGAN
✐ CATATAN DI MUKA HADAPAN KULIT FAIL BERKENAAN

✔ PERKARA-PERKARA YANG PERLU DICATAT

✐ NAMA PEMOHON/PENERIMA FAIL
✐ TARIKH FAIL DIEDARKAN

SEKIRANYA FAIL PERLU DIEDARKAN DARI SEORANG PEGAWAI

KERPADA PEGAWAI LAIN, PEGAWAI BERKENAAN PERLU MENGISI
MAKLUMAT KE DALAM BORANG DAN KEMBALIKAN BORANG KEPADA
KERANI FAIL
• TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL PADA SESUATU MASA YANG
DITETAPKAN
• CATATAN SDP (KIV) PERLU DIBUAT DI KERTAS MINIT OLEH PEGAWAI
BERKENAAN
• FAIL DIKEMBALI PADA PIHAK PENDAFTARAN, MENCATATKAN SDP
(KIV) DI KULIT FAIL
• FAIL DISIMPAN DAN AKAN DIKELUARKAN PADA TARIKH SDP (KIV)
• SERAHKAN FAIL SDP (KIV) KEPADA PEGAWAI BERKENAAN UNTUK
TINDAKAN SELANJUTNYA
FUNGSINYA ADALAH SEPERTI BERIKUT:
• MENERIMA MEL/SURAT MASUK DAN
MEMASUKKANNYA DALAM FAIL-FAIL YANG BERKAITAN
• MEMBAHAGIKAN FAIL-FAIL KEPADA PEGAWAI
BERKENAAN UNTUK TINDAKAN
• MENGAWAL PERGERAKAN SEMUA FAIL
• MENYIMPAN FAIL-FAIL DENGAN SELAMAT
• MENDAFTAR SEMUA FAIL DENGAN MEMBERI SIRI-SIRI
NOMBOR DAN MENGADAKAN INDEKS BAGI SETIAP
FAIL
• MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN

• PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG

STANDARD

• TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN

• MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN BERTINDIH

• FAIL SUKAR DIKESAN DENGAN
CEPAT
• KEMUNGKINAN FAIL HILANG
KERANA RAMAI
MENGGUNAKANNYA
• KELEWATAN MUNGKIN BERLAKU
KERANA BILANGAN FAIL
DIKENDALIKAN TERLALU BANYAK

 PERKHIDMATAN YANG
LEBIH LICIN DAN CEPAT
 BILANGAN FAIL YANG
DIKEHENDAKI ADALAH
KECIL DARI KAWALAN
ADALAH LEBIH KEMAS
 MUDAH DIKESAN
KEPADATAN - SEBOLEH-BOLEHNYA
MENGGUNAKAN RUANG MINIMA
ASESIBILITI - MUDAH UNTUK DIRUJUK
EKONOMI - MENENTUKAN SISTEM PENYIMPANAN
FAIL ADALAH DENGAN KOS YANG
MINIMA
KEANJALAN - BAGI MAKSUD PEMBESARAN RUANG
DI MASA HADAPAN
LOKASI - HENDAKLAH DILETAKKAN DI
TEMPAT YANG MUDAH DAN
SEGERA DIPEROLEHI
RUJUKAN -SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN
DALAM SILANG MENGESAN LAIN-LAIN
DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN ATAU
REKOD DAPAT DICARI DI BAWAH BERBAGAI
TAJUK

RETENTION -BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL

YANG TIDAK LAGI AKTIF DIPINDAHKAN

KLASIFIKASI -UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN

DI DALAM MEMBUAT RUJUKAN