Desarrollo de Ferias y Exposiciones

Lic. Josu Garritz Alcal Direccin Comercial Remex, Grupo CIE

Mrida, Yucatn 22 de Septiembre, 2006

Qu vamos a ver hoy?

1.- Introduccin a Grupo CIE 2.- Contexto de las Ferias y Exposiciones: La Mercadotecnia 3.- El Mercado de las Ferias y Exposiciones en Mxico 4.- Expos y Ferias: Cul es la Diferencia? 5.- El Operador de Ferias y Exposiciones 6.- El Expositor

7.- Preguntas y Respuestas

Ingresos de Grupo CIE en 2005: $ 8,659 millones de pesos

Contexto de las Ferias y Exposiciones: La Mercadotecnia

Contexto de las Ferias y Exposiciones: La Mercadotecnia

Filosofa del Marketing
Toda empresa tiene la misin fundamental de ejercer un comercio.

Deber siempre cambiar productos o servicios por dinero. Del xito de este intercambio depender el futuro de la organizacin.

Lo comercial, por lo tanto, es fundamental en una empresa y el

Marketing es la aplicacin de las herramientas que van a permitir a la empresa desempearse adecuadamente en el aspecto comercial.

Cuando una empresa aplica el Marketing lleva a cabo las siguientes

actividades: Puede estudiar al consumidor: Investigacin de Mercados Puede comunicarse con el consumidor: Publicidad y Promocin Puede vender a sus clientes: Ventas Puede cuidar cada producto en funcin de su mercado: Product Management.

Contexto de las Ferias y Exposiciones: La Mercadotecnia

Marketing Mix
La aplicacin de la Mercadotecnia se debe de hacer mediante un

plan estratgico. Por lo general este plan se compone de los siguientes elementos:

Investigacin de Mercado Producto Precio Distribucin Comunciacin y Publicidad

Promocin de Ventas

Contexto de las Ferias y Exposiciones: La Mercadotecnia

Ferias y Exposiciones
Las Ferias y Exposiciones buscan contribuir con el ejercicio

comercial de las empresas, por lo tanto la participacin en estos eventos debe de ser considerada dentro del Plan Anual de Mercadotecnia.

Las Ferias y Exposiciones pueden ser consideradas como parte de

las estrategias de:

Investigacin de Mercado Distribucin Comunciacin y Publicidad Promocin de Ventas

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en Mxico

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en Mxico

Caractersticas del Mercado Mexicano
El turismo de negocios en el pas se encuentra en un periodo de crecimiento

sostenido.

El negocio de congresos, convenciones, ferias, exposiciones y dems eventos

ha tenido un crecimiento importante en Mxico, acentundose en los ltimos aos.

Los esfuerzos de las principales asociaciones encargadas de impulsar,

organizar, promover y agrupar a los participantes de la industria comienzan a ser canalizados de mejor manera, incrementando el potencial de demanda en el pas.

La actividad en este mercado ha motivado la construccin de nuevos recintos

con el fin de seguir posicionando a Mxico como un pas con infraestructura adecuada para este tipo de eventos.

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en Mxico

Infraestructura Nacional
Metros Cuadrados Disponibles:
1,293,911
Concepto Destinos Recintos Hoteles de Calidad Turstica Habitaciones de Calidad Turstica Aeropuertos Internacionales Aeropuertos Nacionales Nmero 56 38 3,100 245,000 57 28

Nmero de Salones Disponibles:

3,402

Conclusiones: La facilidad de acceso, variedad de actividades, destinos y costo de los servicios ha logrado que Mxico empiece a posicionarse como un un pas importante para el turismo de negocios. La creciente importancia de este segmento de negocios en Mxico ha impulsado la creacin de una oferta completa de servicios con una gran variedad de recintos y salones.
Distribucin Nacional de Recintos

29%

71%

Repblica Mexicana

Distrito Federal

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en Mxico

Infraestructura DF
Mts. Cuadrados Disponibles: 232,108
Superficie Total Ctro. Banamex: Participacin (%): 41,125 17.7
OFERTA DE SALONES EN EL DISTRITO FEDERAL
Recintos Centro Banamex WTC DF Expo Santa Fe Auditorio Nacional Centro Tlanepantla Ceneyco Sports Palace Sheraton Centro Histrico IMSS, Ctro Mdico Nal. S XXI ICC Poliforum Siqueiros Total Hoteles Gran Total Ferias y Exposiciones 4 4 4 2 2 4 2 2 2 26 26 Congresos y Convenciones 15 14 6 1 6 1 6 10 30 7 96 414 510 536

Nmero de Salones:

536

Nmero de Salones Ctro. Banamex: 19 Participacin (%): 3.5

Superficie Aprovechable (m2)

Centro Banamex WTC Cd. De Mxico Expo Santa Fe

60,000 41,125 41,497 40,000 18,840 20,000 0

Conclusiones:
Ms del 70% de la superficie destinada a eventos en el Distrito Federal corresponde a Centro Banamex, WTC Cd. de Mxico y Expo Santa Fe.

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en Mxico

Principales Recintos Feriales en el Pas

Nacional:

Zona Metropolitana:
Centro Banamex WTC Ciudad de Mxico Expo Santa Fe

Expo Guadalajara Cintermex Polifrum Len Expo Chihuahua Yucatn Siglo XXI WTC Veracruz CC Puebla

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en Mxico

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en Mxico

Valor de Mercado
Total Nacional 26% Ctro. Banamex

Valor de Mercado Zona Metropolitana: $226.91 millones de pesos 8.9 millones de mts vendidos
Total Z.M. Ctro. Banamex

74%

43% 57%

Valor de Mercado Nacional: $486 millones de pesos 22.9 millones de metros vendidos

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en Mxico

En Nuestro Pas se llevan a cabo ms de 300 Ferias y Exposiciones anualmente en las siguientes categoras:
Sector Num de eventos aprox Alimentos y Bebidas 25 Artes Grficas y Libros 13 Comunicacin, Mercadotecnia y Medios 20 Construccin 23 Curtidura, Calzado y Maroquinera 14 Decoracin, Regalos y Manualidades 18 Deportes, Hobbies y Entretenimiento 18 Ecologa y Recursos Naturales 9 Educativo y Capacitacin 21 Informtica y Automatizacin 11 Metal-Mecnica 9 Muebles 11 Mujeres, Nios, Bodas y ms 42 Qumico 6 Regional, Agropecuario, Veterinario 57 Salud y Belleza 21 Sectores Diversos 13 Textil y Vestido 20 Transporte de Carga, Pasaje y Automotriz 20 Turismo, Hoteles y Restaurantes 13 TOTAL 384

Expos y Ferias: Cul es la Diferencia?

Expos y Ferias: Cul es la Diferencia? Qu es una Exposicin?

Las Exposiciones por lo general son eventos con las siguientes caractersticas:
se llevan a cabo en un lugar geogrfico bien definido en un momento en el tiempo tambin bien definido son enfocados y/o dedicados principalmente a una o varias

actividades econmicas o sectores industriales

Definicin: LAS EXPOSICIONES SON AMBIENTES CREADOS PARA FAVORECER EL INTERCAMBIO DE INFORMACIN Y LA GENERACIN DE NEGOCIOS ENTRE DIFERENTES ACTORES CON INTERESES PARTICULARES EN UN SECTOR ECONMICO.

Expos y Ferias: Cul es la Diferencia? Qu es una Feria?

Las Ferias por lo general son eventos con las siguientes caractersticas:
se llevan a cabo en un lugar geogrfico bien definido en un momento en el tiempo tambin bien definido son enfocados y/o dedicados principalmente a una o varias

actividades econmicas, sectores industriales, actividades culturales y/o de entretenimiento

Definicin: LAS FERIAS SON AMBIENTES CREADOS PARA FAVORECER EL INTERCAMBIO DE INFORMACIN Y EL INTERCAMBIO COMERCIAL ENTRE DIFERENTES PBLICOS CON INTERESES PARTICULARES EN EL CONTENIDO TEMTICO DEL EVENTO.

Expos y Ferias: Cul es la Diferencia? En Conclusin

Las exposiciones son eventos de Negocio a Negocio, B2B o Trade Shows

EXPOS = BUSINESS TO BUSINESS

Las Ferias son eventos Comerciales y de entretenimiento enfocados al Consumidor Final, B2C o Consummer Shows

FERIAS = BUSINESS TO CONSUMER

Expos y Ferias: Cul es la Diferencia? El Expositor y El Visitante

Finalmente, El Expositor y El Visitante son los dos principales protagonistas de las Ferias y Exposiciones.
El Expositor: es la persona o empresa que est interesada en

mostrar sus productos y/o servicios para darse a conocer, promoverse, incrementar sus ventas, etc.

El Visitante: es la persona o empresa que tiene algn inters en la

oferta de los expositores as como en los diversos contenidos y actividades del evento. Busca, investiga, compra, compara, se entretiene, etc.

El Operador: es la persona o empresa que crea el ambiente para

que los anteriores logren sus objetivos y tengan una buena experiencia.

Expos y Ferias: Cul es la Diferencia? Modelo de un evento Exitoso

Como las Ferias y Exposiciones son especializadas en algn tema, por lo general son organizadas por un ente con experiencia y conocimientos en dicho tema y una empresa experta en la organizacin de eventos.

Institucin Experta + Organizador = Comit Organizador

Expos y Ferias: Cul es la Diferencia?

El Operador de Ferias y Exposiciones

Semblanza Remex
Remex surge a principios de la dcada de los 90. Hemos organizado ms de 130 exposiciones en 15 aos. Somos la nica empresa en Mxico que es parte de la estructura organizacional de un recinto, Centro Banamex. Esta ventaja competitiva da a Remex una mayor solidez y presencia en el mercado mexicano de las exposiciones.

El Operador de Ferias y Exposiciones

Remex opera exposiciones orientadas tanto a business to

business (trade shows), como a business to consumer (consumer

shows), ventaja que muy pocas empresas de la industria poseen.

B2B:

B2C:
ISA Expo Control Abastur Rest-Hotel Mxico Fire & Safety

Festival de la Palabra la Gran Feria del Libro Saln Internacional del

Expo Mdica Hospital

Cemex 100 aos Enlace Empresarial Mxico

Automvil Mxico
Ftbol Show Saln Internacional del Tuning

El Operador de Ferias y Exposiciones

El Operador de Ferias y Exposiciones

Datos Sobresalientes

Ms de 800 clientes al ao Ms de 340,000 visitantes

(expositores y patrocinadores)

Ms de 120,000 m2 de exposicin Participacin en las siguientes

industrias:
o o o o o o o o

Automotriz Turismo Manufactura Automatizacin y Control Industrial Seguridad / Prevencin Editorial Educativa Deportiva / Ftbol

El Operador de Ferias y Exposiciones

Qu hace un Operador?
El operador es una empresa especializada en la organizacin de Ferias y Exposiciones. Esta empresa generalmente est compueta por las siguientes reas:

Comercial y Ventas Operaciones

Atencin a Clientes
Mercadotecnia y Relaciones Pblicas Administracin y Finanzas

El Operador de Ferias y Exposiciones

Qu hace un Operador?
Estas reas se coordinan y trabajan en tres tiempos con diferentes actividades en cada tiempo.

Antes del evento Durante el evento Despus del evento

Integracin de Cartera Contacto con Clientes Reservacin de espacio

reas de un Operador
Ventas Administracin Atencin a Clientes Operaciones

Contratacin Envo de factura(s) Envo de Manual del Expositor

Atencin a Expositores
Gestin de Cobranza Montaje

Mercadotecnia y RP

Evento
Preventa Desmontaje Evaluacin

El Operador de Ferias y Exposiciones

rea Comercial
Pre-venta

Revisar precios y plano Revisar contrato con expositores Determinar fuerza de ventas Asignacin de cuota y cartera a vendedores

Apoyar eventos de promocin

Contacto / Visita prospectos Cerrar ventas y contratos Actualizar plano de exposicin

Venta

Registro de ventas

El Operador de Ferias y Exposiciones

rea Comercial
Cartera de clientes y prospectos Establecer criterios de calificacin Elaborar cartera de prospectos Calificar cartera de acuerdo a criterios Contacto a clientes con base en criterios de la cartera

Ejemplo de cartera SIAM

El Operador de Ferias y Exposiciones rea Comercial

Reporte de Ventas El reporte de Ventas es el documento que indica al Comit Organizador sobre los avances reales del evento.

Clasificacin Ponderacin Contratados 95% En Proceso de Firma 80% Reservados 65% AAA 15% AA 5% Cancelados

El Operador de Ferias y Exposiciones

Reporte de Ventas

rea Comercial
Rest-Hotel Abastur 2006
m2 ponderado
3,885 691 4,576

18-Ene-06

Contratados En Proceso de Firma Sub Total

4,089 864 4,953

Reservados

1,788

1,162

Total Neto Cancelaciones AAA AA TOTAL BRUTO Presupuesto Avance Por Vender

6,741

5,738

150 186 7,077 7,400 91% 659

23 9 5,770

78%

El Operador de Ferias y Exposiciones

Operaciones
Actividades antes del evento

Elaborar propuesta plano pre-venta Actualizar plano con avance de venta Elaborar plano definitivo de montaje

Planos

Desarrollar plan y check-list del evento

Planear y coordinar el evento en montaje Asignar funciones y reas a cubrir al personal de apoyo Realizar juntas con personal de Ventas y de apoyo

Recomendar proveedores idneos (registro, mamparas,

alfombra, seguridad, servicios adicionales)

El Operador de Ferias y Exposiciones

Operaciones
Actividades durante el evento y al terminar
Recibir recinto Coordinar personal de apoyo (floor manager) Coordinar y supervisar montaje con proveedores

Supervisar servicios a expositores Asignar stands a expositores Coordinar colocacin de sealamientos Coordinar montaje de requerimientos inauguracin y

Clausura Controlar funcionamiento del evento Coordinar desmontaje Entregar recinto

El Operador de Ferias y Exposiciones

Atencin a Clientes
Manual del Expositor
Elaboracin de contenido para manual de expositor Captura de contenido por parte de atencin a clientes Entregar el manual para su impresin / difusin a expositores

Apoyar a expositores en aclaracin de dudas Entrega de materiales y gafetes a expositores

Encuestas de satisfaccin de expositores
Manual SIAM

El Operador de Ferias y Exposiciones Mercadotecnia y RP

Publicidad, Promocin y Relacines con Prensa y Gobierno

Plan de Marketing Plan de Medios Diseo e Implementacin de Promociones

Investigacin de Mercado Encuestas a visitantes y Expositores Eventos y Boletines con Prensa Contacto con autoridades del Gobierno. Protocolo

Plan de Mercadotecnia SIAM

La ltima Pieza, El Expositor

El Expositor
Ser Ms para Ganar Ms

El Expositor busca que su participacin en un evento favorezca el logro de sus objetivos comerciales. Una exposicin es una Gran Oportunidad de Negocios para ellos. Pero para que esto suceda se debe de preparar.

El Expositor
Plantear Objetivos

Amplia Diversidad de Objetivos

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Colocar Pedidos Lanzamiento de Productos Ubicar nuevos Clientes Investigacin de Mercado Presentaciones Fsicas de Productos Programa de Relaciones Pblicas Conocer a la Competencia y el Mercado Alianzas Estratgicas Fortalecimiento de Imagen Citas con Clientes Actuales Otros

El Expositor
Planeacin

Prepararse para el evento. Materiales, gente y actividades

Listado de Materiales Artculos Promocionales

Material para Exponer

Formatos de registro, pedidos, etc. Stand Papelera Reglamento

Personal
Publicidad Tarjetas Personales Mucho Ms

El Expositor
El Evento

El tiempo es Oro. Aprovechar desde el primer Minuto

Calcular tiempo Neto de evento

Crear Saludo Atractivo

Atender al visitante por su nombre Preparar despedida. Artculo Promocional Evaluacin Diaria (ventas, contactos, contexto, etc.) Marcar correcciones para el da siguiente No sentarse, no comer en el stand No fumar Usar el celular lo menos posible No cerrar antes de tiempo

El Expositor
Post-Evento

Evaluacin Inmediata y de retorno de Inversin

Hacer una junta con todo el staff que particip en el evento y conocer todos los puntos de vista Hacer una evaluacin cuantitativa de los objetivos Hacer un reporte de cierre de evento Seguimiento a contactos y prospectos de ventas Evaluacin cada bimestre, trimestre o semestre de los resultados comerciales

El Expositor
Evaluacin Expositor
TOTAL DE VISITANTES VISITANTES CONTACTADOS VISITANTES INTERESADOS DESPUS DE SEGUIMIENTO CIERRE NO CIERRE TOTAL DE VENTAS PROMEDIO POR CLIENTE % DE UTILIDAD DEL NEGOCIO (8%) (-) INVERSIN EN EVENTO UTILIDAD HASTA ESTA EVALUACIN 75 0.3% 1,785 8% $ 5,450,000 $ $ 72,667 436,000 198,000 238,000 23,800 4,650 1,860 20% 8%

ANTES

DE

TERMINAR...

VIVAN CON PASIN

COMPROMTANSE CON SUS SUEOS

ASUMAN SU RESPONSABILIDAD

MUCHAS GRACIAS !