ACTAS

Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunin o situacin especifica. Expresan lo tratado en una reunin o situacin especifica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurdico e histrico desde el momento de su creacin.
De acuerdo con su importancia y de acuerdo con la legislacin vigente cada organizacin en algunos casos debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso dicha acta debe elaborarse con papel membretado.

CARACTERISTICAS
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems, se debe aclarar si el carcter de la reunin es ordinario o extraordinario. Cada acta debe expresar lo tratado en una reunin o situacin especifica, sin describir detalles intrascendentes.

Se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que se redactan en tiempo presente.

 Ningn prrafo debe iniciarse con gerundio, se recomienda no redactarlas con lenguaje telegrfico, adems no debe presentar errores ortogrficos, tcnicos, gramaticales, ni de puntuacin.
Los prrafos deben ser concisos, claros y con nfasis en las decisiones tomadas. La presentacin de original y copia, deben ser impecables sin borrones ni repisados.

 Cuando haya lugar a votaciones, se indica el numero de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos , se registran los resultados y los nombres completos.

Se indica el nombre de la persona que presenta una mocin y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.
Cuando sea necesario mencionar la intervenciones uno de los asistentes se hace con su nombre completo.

CLASES
Actas de comits Actas de consejos y consejo municipal Actas de entrega Actas de junta directiva Actas de asambleas Actas de reuniones administrativas Actas de levantamiento de cadveres Actas de baja de inventarios Actas de eliminacin de documentos Actas de sociedades

PARTES
Titulo El titulo esta conformado por el nombre del grupo que se rene. Se ubica centrado a una o dos interlineas libres de margen superior. Denominacin del documento y numero A una o dos interlineas libres se ubica la palabra acta, en mayscula sostenida, centrada y a continuacin el numero consecutivo que le corresponda.

Ejemplo: ACTA 001 Se suprime el signo (#) o la abreviatura (No.)

Encabezamiento El encabezamiento esta conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, en mayscula sostenida.
Lugar de origen y fecha de reunin Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlineas libres de la denominacin del documento, se escribe la palabra fecha, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:) al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunin y la fecha Ejemplo FECHA: Bogot D.C 15 de mayo de 2009

Hora Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:) al frente se escribe la hora de inicio y de finalizacin de la reunin.
Ejemplo: De las 9:00 horas a las 16:00 horas Lugar Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:) al frente se escribe el sitio de la reunin. Ejemplo: Hotel El Barn, Saln Diamante

Asistentes Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:) al frente, se escribe el titulo o vocativo seguido con nombres y apellidos completos con mayscula inicial, a interlineacin sencilla.
El cargo que desempea cada uno en la reunin, se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerrquico establecido para la reunin. En caso de igual jerarqua, los nombres se presentan en orden alfabtico por apellidos.

Ejemplo 1
ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente Mara Teresa Pea Beltrn, Vicepresidencia En reuniones o comits, integrados por personas de igual jerarqua y pertenecientes a diferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabtico por entidades. Ejemplo 2 ASISTENTES: Oscar Javier Solano, ANDES LTDA Jess Alberto Alczar Jimnez, Internacional S.A Roco Betancourt Ruiz, Mundial De Vestidos S.A

En comits internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunin, el orden alfabtico se aplica por dependencias. Si hay varias personas en una misma dependencia se escriben en orden jerrquico.
Ejemplo 3

ASISTENTES: Carlos Amaya Gamarra, Jefe de Divisin Administrativa Mara Campos Serrano, Jefa de Divisin Financiera
Cuando sea extensa la informacin correspondiente a los asistentes, esta ultima se ubicara en el rengln siguiente alineada.

Cuando varias personas tienen una misma denominacin de cargo dentro de la reunin, se podrn enunciar con un subtitulo comn a interlineado sencillo. Ejemplo 4
ASISTENTES Luis Felipe Avendao, Presidente de Sala

Consejeros Principales Ernesto lzate Garca Adela Martnez De Plata

Consejeros Suplentes Martha Bermdez Martnez Oscar Cardona Vega

Representaciones En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad competente se indica el numero de derechos propios o ajenos representados y tratndose de sociedades por acciones, el numero de acciones suscritas, para efectos de verificacin de quorum. En reuniones y comits organizacionales internos, se aclara cuando una persona asiste por derecho propio y adems lleva la representacin de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante.

En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a travs de apoderado, debe escribirse el nombre de este, y si el socio o accionista es una persona jurdica o un incapaz, se indica en que calidad acta su representante.

Ej.1 ASISTENTES Mario Restrepo, Secretario Mario Restrepo en representacin de Alberto Gonzlez, Vocal NOTA 1: Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte que se incluye como primer anexo en el acta.

Ejemplo 2 ASISTENTES: Lista adjunta (120 Personas)

NOTA 2: Es opcional utilizar una tabla para listar los asistentes, siguiendo los parmetros establecidos. Invitados Va a una interlinea libre del ultimo nombre de asistentes, se escribe la palabra en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben con mayscula inicial, a interlineacin sencilla y despus del tratamiento.

Ausentes Si los hay, van contra el margen izquierdo con mayscula sostenida seguida de dos puntos. Los nombres se escriben con mayscula inicial y es necesario aclara si tiene excusa o no.
Ej. AUSENTES: Mara Jimena Snchez Lpez, observadora (con excusa) Josefina Vlez Mejia, asistente administ. (sin excusa) Orden del da En el margen izquierdo, a dos interlineas libres y con mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:).A una interlinea libre y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas de la reunin, con mayscula inicial, identificndolos con nmeros arbigos, todos a interlineado sencillo. Si el tema requiere dos o mas renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineacin sencilla. Entre tema y tema se dejan dos interlineas libres

Desarrollo Contra el margen izquierdo a una o dos interlineas libres del ultimo tema y con mayscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:) a dos interlineas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema identificndolo con numero arbigo.
A una interlinea libre del titulo del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineacin sencilla entre renglones y doble entre prrafos. Para escribir el numeral y el tema siguiente se dejan dos interlineas libres, separando los prrafos de cada numeral con una interlinea libre.

La primera actividad debe ser la verificacin del quorum, teniendo en cuenta las disposiciones internas de la organizacin.
La segunda actividad debe ser la lectura, discusin aprobacin del acta anterior, donde se indica si fue aprobada y se anotan las modificaciones que se presenten. De acuerdo con el orden del da planteado y aprobado para la reunin, se registran los temas tratados, haciendo nfasis en las declaraciones aprobadas. Generalmente la ultima actividad corresponde a las proposiciones y varios.

Compromisos Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordacin de actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunin, especificando numero de acta, actividades, compromisos o tareas, responsable (s), fecha limite de la realizacin y observaciones.
Convocatoria Si se programa una nueva reunin, se escribe la palabra convocatoria en mayscula sostenida, a tres interlineas libres del ultimo rengln del texto contra el margen izquierdo y con mayscula sostenida seguida de dos puntos (:) Ejemplo CONVOCATORIA: La prxima reunin se realizara en la oficina de Barranquilla, cra 54 74-68 Saln Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir d las 09:00 horas.

Firmas, nombres y cargos El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayscula sostenida o con mayscula inicial, de cuatro a cinco interlineas libres a partir de la ultima lnea del acta. El cargo se escribe a interlineacin sencilla del nombre, con mayscula inicial sin centrar.
Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarqua quede contra el margen izquierdo, y el que le sigue en el mismo rengln a la derecha.

En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a cinco interlineas libres uno del otro, distribuidos por pares y en orden alfabtico de su primer apellido. Si el numero es impar la ultima firma se centra. En el caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresin pasan firmas seguida de dos puntos (:) sobre el margen inferior y contra el margen derecho. Lneas especiales Manejan el mismo formato de las comunicaciones anteriores.

Informes
Su expedicin esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados. Se elaboran en papel con logosimbolo, de acuerdo con las normas de la organizacin. Cuando existan anexos en un informe debe utilizarse el formato de las comunicaciones anteriores.

Redaccin y presentacin
Se debe tratar un solo tema Debe estar redactado en forma clara, precisa y concisa. Se debe utilizar un tratamiento respetuoso y cortes. Se debe redactar en forma impersonal (se proyecta , se estudi) Se deben utilizar los formatos normalizados por la empresa. Se debe disponer el orden en que se van a escribir y contar las actividades. Se debe elegir el lenguaje tcnico adecuado.

Utilizacin
Regular o aclarar una situacin. Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto. impugnar o corregir una informacin. Presentar detalles sobre un aspecto determinado. Reiterar una informacin o un requerimiento urgente.

Clases de informes
Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres pginas. Informe corto, que consta de una a 10 pginas. Informe extenso, que tiene mas de once pginas.
Existen informes peridicos y espordicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad entre los cuales estn: comerciales, tcnicos, de actividad, de gestin , de proyectos, de investigacin o financieros,

Resumen ejecutivo
Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional. Dejar constancia de un procedimiento realizado durante la verificacin de asuntos administrativos. Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunin. Dar a conocer aspectos sobres visitas de verificacin.

Recomendaciones
Se recomienda que el resumen incluya: Encabezamiento, conformado por razn social, dependencia, nmero o cdigo, titulo, lugar de origen y fecha de elaboracin. Autora del resumen ejecutivo Objetivos Numerales o temas Conclusiones y recomendaciones Firma.

Encabezamiento
Razn social Solo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organizacin. En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centmetros del margen superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida. Dependencia Corresponde a la seccin, departamento o divisin donde se origina el resumen.se escribe dejando de cero a una interlinea libre del margen superior de la hoja.

Titulo Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo, se escribe a dos interlineas libres de la dependencia con mayscula sostenida y centrado. Lugar de origen y fecha de elaboracin Se escribe contra le margen izquierdo a dos o tres interlineas libres del titulo, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos.

Autora del resumen ejecutivo Va escrita contra el margen izquierdo en mayscula inicial seguida de dos puntos, se escribe a do interlineas libres del de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable. Estos datos se tabulan a dos espacios de la expresin mas larga.
En caso de vario autores, se tiene en cuenta si hay autor o coautor, aparecen en ese orden; si estn en igual condicin se relacionan en orden alfabtico por apellido.

Objetivo Se pueden tener uno o varios objetivos, que describen en forma breve el propsito de los mismos se pueden enunciar en un solo prrafo o presentarlos as: De dos a tres interlineas libres del ultimo responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, escribiendo la palabra objetivo(s) seguida de dos puntos. Cuando hay varios objetivos, se enumeran y enuncian a interlineado sencillo, conservando la tabulacin. Temas o numerales El resumen generalmente contiene uno o varios tema precisos. Si es mas de uno, se enumeran y enuncian. Se inician a dos interlineas libres despus del ultimo rengln del prrafo anterior y despus del titulo, se deja una interlinea libre para digitar el texto correspondiente.

Conclusiones Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayscula sostenida y contra el margen izquierdo a dos interlineas libres del ultimo rengln del texto. Nombres, cargos y firmas Al finalizar el cuerpo de esta comunicacin, el autor o autores lo deben firmar. El nombre se digita en mayscula sostenida, de cuatro a cinco interlineas libres del ultimo prrafo y a continuacin se escribe el cargo.

Si son necesarias varias firmas, estas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas, en el segundo caso, si el numero de firmas es impar, la ultima se centra. Lneas especiales Se manejan con el mismo formato de las comunicaciones anteriores.

Informe corto
Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento; adems de contener los siguientes elementos:
Encabezamiento Autora del informe Objetivos Captulo o captulos Conclusiones y recomendaciones (opcional) Firma

Encabezamiento
Razn social Solo se escribe cuando el papel no tiene membrete ni logotipo.se ubica de tres a cuatro centmetros del margen superior de la hoja contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida. Dependencia Corresponde a la seccin, departamento o divisin donde se origina el resumen.se escribe dejando de cero a una interlinea libre del margen superior de la hoja.

Titulo Es el tema sobre el cual trata el informe, se escribe a dos interlineas libres de la dependencia, con maysculas y centrado. Lugar de origen y fecha de elaboracin Se escribe contra el margen izquierdo de dos a tres interlineas libres del titulo en mayscula sostenida seguida de dos puntos. Autora del informe Se mantiene el mismo formato que en el resumen ejecutivo.

Objetivo Se describe en gorma breve el propsito del informe, se recomienda presentarlo de dos a tres interlineas libres del ultimo responsable del informe y contra el margen izquierdo. Captulos este informe tambin puede contener uno o mas captulos, su formato se maneja igual que en el resumen ejecutivo. Conclusiones se sugiere el mismo formato utilizado para el documento anterior.

Firmas, nombres y cargos al finalizar el cuerpo del informe administrativo corto, el autor o autores lo firman, utilizando el mismo formato que en el resumen ejecutivo. Lneas especiales Se siguen los mismos formatos utilizados en las comunicaciones o documentos anteriores.

Informe extenso