Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin.

Escuela Post Grado Maestra en Ingeniera Industrial

ORGANIZACIN
Curso: ADMINISTRACION ESTRATEGICA MAESTRISTAS: SULLON CHERO CARLOS ALBERTO PAJUELO LLANES JORGE OMAR IPINCE ANTUNEZ DANIEL

Docente: Ing. Julio Taipe Vsquez

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION
El propsito de la organizacin es simplificar el

trabajo, lograr que funcionamiento de la empresa resulte sencillo, que los procesos sean fluidos para los empleados y para la atencin y satisfaccin de los clientes. Se definen las reas funcionales, las estructuras, los procesos, los sistemas que nos permitirn lograr los objetivos de la empresa. La organizacin implica la reduccin de costos, minimiza los procesos y simplifica el trabajo.

El proceso de la Organizacin
Etapas: Divisin del trabajo Coordinacin

Divisin del trabajo

Delimitacin de las funciones: Describir los procesos: Son las funciones principales que se desempean en la organizacin. Definir las funciones mas importantes. Clasificar y agrupar funciones. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin. Definir las funciones que desempeara cada rea.

Jerarquizacin
Es la estructura de la empresa estableciendo

centros de autoridad y comunicacin que se relacionan entre si. Los niveles de jerarquizacin deben ser los mnimos e indispensables. Se debe propiciar la creacin de organizaciones planas: mismo niveles jerrquicos. Definir el tipo de autoridad ya sea lineal, funcional y/o staff de cada nivel.

Departamentalizacin
Se logra mediante una divisin orgnica que permita a la empresa desempear con eficiencia sus diversas actividades. Definir los procesos y las funciones. Clasificarlas de acuerdo a su similitud Ordenar en relacin a su jerarqua Asignar actividades a cada rea o dpto. Especificar las relaciones de autoridad y responsabilidad

Descripcin de las actividades

Consiste

en determinar y clasificar todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo de la mejor manera un trabajo. Las funciones se realizan a travs de tcnicas de anlisis de puestos o de la carta de distribucin de trabajo o cuadro de actividades.

Estructura de Organizacin
Dependiendo

de las caractersticas y requerimientos de cada empresa: Organizacin Funcional: Consiste en agrupar las actividades anlogas segn su funcin primordial y una mayor eficiencia de personal.

Estructura de Organizacin
Organizacin por productos: Recomendable

en empresas que se dedican a producir diversas lneas de productos. La departamentalizacin se hace con base en un producto o grupo entre si.

Estructura de Organizacin
Organizacin Geogrfica: Es cuando las reas

de la organizacin estn alejadas fsicamente y/o cuando el tramo de operaciones o de personal es muy extenso y esta disperso en reas muy grandes y diferentes.

Estructura de Organizacin
Organizacin

por Clientes: Consiste en establecer dptos para servir a los distintos compradores o clientes. Se aplica en empresas comerciales, autoservicios y almacenes por dpto, tambin puede utilizarse en empresas de servicio e industriales.

Estructura de Organizacin
Organizacin por Equipos: Al fabricar un

producto, se crean dptos enfocados al proceso o equipo, sobre todo si estos minimizan costos, tiempo y esfuerzo.

Estructura de Organizacin
Organizacin por Procesos: Se usa por lo gral en

niveles intermedios u operativos. Es conveniente cuando por razones tcnicas o econmicas se requiere hacer la departamentalizacin por secuencias alfabticas, numricas o de tiempo.

Estructura de Organizacin
Organizacin por Turnos y numeros:

Coordinacin
Es la unin de esfuerzos de forma que las

funciones y los resultados no se dupliquen, ni haya perdida de tiempo. Trabajo en equipo. La importacin de la coordinacin radica en la comunicacin, sincronizacin, armona y coordinacin entre los integrantes. No existe el yogista. La eficacia se obtendr si se establece lneas de comunicacin y autoridad fluida.

Modelos de Organizacin
Son

los tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en una empresa. Lineal o Militar.- Es cuando uno sola persona toma las decisiones y tiene la responsabilidad .

Modelos de Organizacin
Lineal Funcional.- la mas usada. Agrupa las

funciones de acuerdo con las rea funcionales de la empresa. Mercadotecnia, recursos humanos finanzas, produccin, etc.

Modelos de Organizacin
Staff.- Es cuando la empresa requiere ayuda de

especialistas en el manejo de conocimientos, capaces de proporcionar informacin experta y asesora a los dptos de lnea. Carece de poder para para imponer sus decisiones, mayormente trabaja con otros tipos de estructura.

Modelos de Organizacin
Comites.- consiste en asignar funciones a un

grupo de personas de la empresa que renen para discutir y decidir en comn asuntos que se les encomienda. Solo temporal y se combina con otros tipos estructuras.

se los es de

Modelos de Organizacin
Multidivisional.- Utilizada por grandes empresas,

que por la magnitud de sus operaciones y para lograr mayor eficiencia se subdivide en unidades con base en productos, servicios, reas, procesos.

Modelos de Organizacin
Holding.- Es una sociedad que esta constituida

por empresas de giros diferentes con funciones y administracin independiente. Tambin puede ser una empresa de la que dependan unidades de negocio autnomos e independientes.

Modelos de Organizacin
Matricial.- conocida tambin como de parrilla o

de proyectos. Combina distintos tipos de organizacin. Un gerente puede desempearse en cualquier rea o dpto.

Transnacionales o Globales
Divisiones

internacionales.- se mantiene la estructura del pas de origen y la divisin internacional opera de forma similar. Sucursales Internacionales.- actan independientemente de la matriz, las rea funcionales se estructuran de manera regional. Integrada.- la empresa se fracciona que se dirigen desde una base internacional. Estructuras Mixtas.- Las empresas funcionan independientes pero colaboran y comparten capacidades con tras empresas.

Herramientas de Organizacin. ORGANIGRAMAS Representacin grafica de la organizacin, muestra los niveles jerrquicos y las lneas de mando (funciones e interrelaciones)

MANUALES Contienen informacin de la organizacin de la empresa, y se aplican para procedimientos, tcnicas, puestos, especficos, polticas, por reas.

Herramientas de la Organizacin
DIAGRAMAS DE PROCESO Representacin grafica de un conjunto de actividades realizadas para realizar una operacin

Los mas comunes son DOP, Layout, DAP

Herramientas de la Organizacion
CUADRO DE DISTRIBUCION DEL TRABAJO Analiza las actividades que se realizan en un rea, a fin de mejorar la distribucin de trabajo ANALISIS DE PUESTOS Tcnica que clasifica detalladamente las labores Contempla los siguientes elementos (Identificacin, Descripcin genrica, Descripcin especifica, Perfil del puesto)

Diagramas de Procesos
Tambin se les conoce como flujogramas. Permiten: Simplificar del trabajo. Mejorar los procesos. Eliminar demoras y tiempos ociosos. Algunos diagramas de proceso ms usuales son: Flujo de operaciones. Ubicacin de equipo. Procedimientos.

SIMBOLOGA

Hay operacin cuando algo est siendo creado, Inicio cambiado o aadido, es decir, cuando se modifican las caractersticas de ese algo. Cuando algo es revisado, verificado o Operacin inspeccionado, sin ser alterado en sus caractersticas. Transporte o Acto de mover de un lugar a otro. traslado Etapa en que algo permanece ocioso en espera de Espera o demora que algo acontezca Tambin se le llama almacenamiento o archivo temporal. Actividad o proceso Indica una accin o proceso.

0 A

Cuando se toma un curso de accin entre dos o ms alternativas. Cuando se almacena o archiva algo para ser Almacenamient o guardado con carcter definitivo. Decisin

Descripcin del procedimiento

Empresa X, S.A Fecha:.. Elabor: Aprob:.
Departamento de compras ACTIVIDAD 1 2 3 Descripcin del procedimiento Recepcin de materiales RESPONSABLE Agente de ventas Crdito y cobranza Crdito y cobranza Almacenista

DESCRIPCIN Captura pedido y enva a contabilidad Revisa Pedido Verifica que el cliente rena requisitos de crdito
Coloca Mercanca, anota en orden de

Diagrama de procedimiento

Etapas para elaborar un diagrama de flujos

Las etapas para elaborar un diagrama de

flujo son: Compromiso y autorizacin de la direccin y de los involucrados. Llenar el formato de descripcin de actividades con cada de una de las actividades, secuencias y tiempos en que se realizan. Elaborar el diagrama de flujo correspondiente.

Etapas para elaborar un diagrama de flujos

Analizar el procedimiento actual, aplicar los

principios de organizacin, eliminar duplicidades y simplificar tiempos y actividades. Presentar la propuesta con los ahorros de tiempo y costo-beneficio. Elaborar la descripcin del procedimiento propuesto. Elaborar el diagrama de flujo propuesto.

Etapas para elaborar un diagrama de flujos

Obtener la aprobacin de quien realiza el

procedimiento y de Su jefe inmediato. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos. Implantar el nuevo procedimiento.

Simbologa para el diagrama de flujo

Inicio Operacin Traslado Demora Decisin Documentos

Simbologa para el diagrama de flujo

Entrada y salida De la informacin Correccin Final

Cuadro de la distribucin del trabajo o actividades

Por medio del cuadro de distribucin de

actividades es posible: Delimitar las actividades de los puestos y de los departamentos. Eliminar la duplicidad e ineficiencia. Normalizar y estandarizar procedimientos. Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos eliminando tiempos ociosos. Evitar fugas de responsabilidad y prdidas de tiempo

Formulacin
Formular una lista de los deberes o

actividades que debe realizar cada persona. Elaborar una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o accin. Vaciar dichas listas en la forma del cuadro de distribucin de actividades, Complementar la informacin con la observacin y la entrevista. Sumar verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona

Cuadro de distribucin de actividades

Empresa X, S.A Fecha:____________________ Departamento de contabilidad
Puesto actividad Auxiliar # Contador # Secretaria contable horas horas Analista seman. seman. Elabora Facturas y docum. Autoriza Ingresa Informac. Estado Financ. 10 30 turacin # Total horas seman. 40 40

Captura

Revisin Rev. Fac 10 Ingresa inform. Sist. cont.

Ingresa 30 Informac. Plizas

20 60

Total

40

40

40

120

Anlisis de puestos
Identificacin, Datos generales del puesto.

Descripcin genrica. Descripcin sinttica

de las principales funciones y responsabilidades del puesto. Descripcin especfica. Descripcin detallada de las actividades que se realizan en el puesto: actividades diarias y constantes, peridicas y eventuales y espordicas.

Anlisis de puestos
Perfil del puesto o requisitos.

Requisitos fsicos, mentales, de personalidad, habilidades, competencias y responsabilidades que deben cubrirse para desempear el puesto.