Sistemas de Informacin

Adaptacin; Ral Del Canto R.

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Objetivos de la presentacin
Conocer los conceptos involucrados. Conocer las definiciones asociadas a Sistemas de Informacin.

Diagrama Proceso Toma Decisin

Retroalimentacin

Datos Internos Informacin

Opciones

Decisin
(algoritmo)

Datos Externos

Input

Input

Output

Seleccin

Conceptos (1)
SISTEMA El sistema es un conjunto de elementos interrelacionados e interdependientes entre s. Es un todo compuesto de partes que se comunican mutuamente ( concepto de SINERGIA). ENTRADAS Conjunto de datos que alimentan el sistema. SALIDAS Conjunto de datos transformados en informacin que entrega como resultado el sistema. ENTORNO O MEDIO AMBIENTE DEL SISTEMA Es el medio con el que interacta el sistema, ya sea recibiendo estmulos o entregndolos al medio ambiente. SISTEMAS CERRADOS Y ABIERTOS Los sistemas son o bien abiertos o cerrados. Todos los organismos vivos son sistemas abiertos, lo que significa que intercambian energa, materia e informacin, al menos en algn grado, con su ambiente; no estn completamente aislados. LMITES Todos los sistemas tienen lmites. El lmite de un sistema es aquella regin que separa a un sistema de otro cuya funcin es filtrar o seleccionar inputs y outputs. Son imaginarios El lmite de un sistema abierto es semi-permeable y selectivo en relacin a sus inputs y outputs. Estos definen que entra y que sale del sistema, lo que le permite protegerse y conectarse con otros sistemas.
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Conceptos (2)
INPUTS, THROUGHPUT, OUTPUTS El sistema abierto est en constante comunicacin con su ambiente a travs de sus inputs y outputs. LOS INPUTS Son energas (materia e informacin) absorbida por el sistema. Los inputs de mantencin son aquellas que preparan o mantienen al sistema. Una vez ms, el lmite permite cierta selectividad en los inputs. Son elementos de Entrada al Sistema. EL THROUGHPUT Es un proceso de transformacin de la energa, materia o informacin disponible a travs de algunas actividades por el sistema, lo que puede incluir alguna reorganizacin del input. Este trabajo, el throughput, se hace dentro del sistema. Es el Proceso, o sea las transformaciones que deben efectuarse para obtener las salidas a partir de las entradas. Ocurre dentro del sistema. LOS OUTPUTS Son aquellas energas (materias e informacin) que el sistema expele consecuencia de sus operaciones y son diferentes de los inputs en alguna forma significativa. Es la Salida o resultados ( productos) generados por el sistema.

Conceptos (3)
RETROALIMENTACION. La retroalimentacin puede explicarse como un proceso por el cual el sistema regula sus respuestas a los estmulos del exterior. La retroalimentacin es el control de la entrada como funcin de los outputs. Es un proceso de medicin de sus inputs. El propsito de la retroalimentacin es el mantenimiento de la homeostasis o estado estable un sistema. Se refiere a la informacin del sistema, de cmo se desarrollan sus procesos, que se convierten en entrada al sistema. La retroalimentacin puede clasificarse como negativa y positiva. La negativa es un estado de mantenimiento que permite al sistema corregir desviaciones y apoya el estado estable; si termina la retroalimentacin negativa, los lmites del sistema desaparecen y el sistema termina. La retroalimentacin positiva cambia las variables del sistema y termina con el estado estable. LA HOMEOSTASIS O ESTADO ESTABLE. La homeostasis se refiere a la tendencia de cualquier sistema a mantener la constante estabilidad, o las condiciones del sistema con respecto a lmites definidos de algunas de sus variables en relacin con el ambiente.

Conceptos (4)
ENTROPA La segunda Ley de la termodinmica sostiene que sistemas desatendidos avanzan simplemente hacia el desorden, la desorganizacin, la conducta al azar. Sabemos tambin, que la entropa es una constante en el universo. No puede ser destruida; slo puede ser distribuida diferentemente. As, para que ocurran el crecimiento y el desarrollo, debe existir una redistribucin continua de la entropa entre el organismo y el ambiente. Por el lado del organismo, la entropa debe ser reducida o extrada. Por el lado del ambiente, la entropa extrada del organismo debe ser desplegada de una manera no destructiva para el ambiente. La energa (materia e informacin) que no puede ser usada por el sistema debe ser transformada de tal modo que est disponible para otros sistemas que dependen de aquel ambiente para su crecimiento y desarrollo.

ENTROPA NEGATIVA (NEGENTROPA) Por tanto, hablando en forma general, la entropa negativa sugiere la necesidad de que todo sistema impida el proceso natural de desintegracin. La accin del sistema para impedir la desintegracin debe ser ecolgica a fin de que tanto el sistema mismo como su suprasistema, su ambiente y espacio vital puedan sobrevivir.

Un aspecto de la negentropa es la necesidad de que un sistema almacene inputs para uso futuro, para impedir la desorganizacin en el futuro. Los sistemas biolgicos almacenan energas en forma de grasa para uso futuro. Los seres humanos almacenan informacin dinmicamente: as, la informacin est siempre lista para ser recordada consciente, subconsciente e inconscientemente cuando se le necesita.

Conceptos (5)
SISTEMAS, SUBSISTEMAS Y SUPRASISTEMAS

Primero todos los sistemas tienen una relacin jerrquica con sistemas mayores o menores del campo ambiental. Por tanto, todo sistema es tambin parte de un subsistema y/o de un suprasistema.
Segundo todos los sistemas caen en una relacin jerrquica con sistemas mayores o menores del campo ambiental. Esto es, an cuando todos los sistemas tienen una valencia positiva y negativa entre s, los sistemas deben beneficiarse entre s para sobrevivir, equilibrando as el ambiente. En este sentido son ecolgicos. Los sistemas se benefician entre s a travs de sus outputs Tercero Los suprasistemas, aunque desarrollan a partir de sus subsistemas y ser por tanto dependientes de stos, gradualmente generan gran control sobre los subsistemas. Esta es la consecuencia de la necesaria especializacin de estructura y funcin en los subsistemas en razn de las necesidades del crecimiento. Por tanto, algn conflicto es inevitable entre las necesidades del suprasistema y la identidad continua de los subsistemas. El suprasistema es el todo mayor, que contiene al sistema y este ltimo a su vez incluye al subsistema.

Sistema de Informacin
Definicin

Un sistema de informacin es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto.

El nfasis en sistema significa que los variados componentes buscan un objetivo comn para apoyar las actividades de la organizacin. Estas incluyen operaciones diarias de la empresa, la comunicacin de los datos e informes, la administracin de las actividades y la toma de decisiones. [Senn, 1990] Cabe destacar en cuales tipos de reas se usa cada uno de los diferentes tipos de sistema de informacin. Existen generalmente, dentro de una organizacin tres niveles de administracin o control , los cuales son: Administracin operativa, administracin tctica y la administracin estratgica.

Sistema de Informacin
Un sistema de informacin se define como el conjunto sistemtico y formal de componentes, capaz de realizar operaciones de procesamiento de datos con los siguientes propsitos: Llenar las necesidades de procesamientos de datos correspondientes a los aspectos legales y otros, de las transacciones. Proporcionar informacin a los administradores, en apoyo de las actividades de planeacin, control y toma de decisiones. Producir gran variedad de informes. El sistema de informacin debe contener, sino todos, por lo menos algunos de los elementos siguientes. Dispositivos de entrada y preparacin de datos. Dispositivos de almacenamiento de datos. Equipo y medios de telecomunicaciones. Equipo de procesamiento de datos. Dispositivos terminales. Procedimientos, programas, mtodos y documentacin. Modelos de manejo de datos. Salas para toma de decisiones. Analistas de sistemas de informacin, para establecer y utilizar los elementos anteriores.

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Sistema de Informacin
UN SISTEMA DE INFORMACIN EJECUTA TRES ACTIVIDADES GENERALES: En primer lugar, recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elementos de entrada. Despus, acta sobre los datos para producir informacin (tarea de transformacin). Por ltimo, el sistema produce la informacin para el futuro usuario, que posiblemente sea un gerente, un administrador o un miembro del cuerpo directivo. La evaluacin de la informacin obtenida, permite la retroalimentacin del sistema, los componentes de un sistema de informacin se muestra en la siguiente figura.
ENTRADA PROCESO
PROCESAMIENTO (Procedimientos)

SALIDA

Reportes

Documentos

BD 11

Caractersticas de la informacin
La informacin de ms alto nivel debe obtenerse como un producto secundario del procesamiento de datos, desarrollando modelos y mtodos que presenten informacin adecuada a cada nivel administrativo tomando en cuenta el alcance y la naturaleza de la informacin y el grado en que interacta cada administrador. La informacin producida por el sistema debe presentar las diez caractersticas siguientes: Accesibilidad Facilidad y rapidez con que se puede obtener la informacin resultante. Comprensibilidad Integridad del contenido de la informacin. No se refiere necesariamente al volumen sino que el resultado sea completo. Precisin Ningn error en la informacin obtenida. Cuando se trata de un gran volumen de datos, en general se producen dos clases de errores: de trascripcin y de calculo. Muchos aspectos de esta caracterstica pueden ser cuantificados. Propiedad El contenido de la informacin debe ser apropiado para el asunto al cual esta enfocado, tiene una estrecha relacin con lo solicitado por el usuario.

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Caractersticas de la informacin
Oportunidad Se relaciona con una menor duracin del ciclo de acceso: entrada, procesamiento y entrega al usuario. Comnmente para que la informacin sea oportuna, es preciso reducir la duracin de este ciclo.

Claridad El grado en que la informacin est exenta de expresiones ambiguas. A la claridad puede asignrsele un valor muy preciso en dinero.
Flexibilidad Adaptabilidad de la informacin, no slo a ms de una decisin, sino a ms de un responsable de la toma de decisiones. Verificabilidad Posibilidad de que varios usuarios examinen la informacin y lleguen a la misma conclusin. Imparcialidad No debe existir ninguna situacin de alterar o modificar la informacin con el fin de hacer llegar a una conclusin preconcebida. Cuantificabilidad Naturaleza de la informacin producida por un sistema formal de informacin. Aunque a veces los rumores, conjeturas y otros se consideran como informacin, estn fuera de nuestro mbito.

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Clasificacin de sistemas
Los sistemas de informacin (SI) generalmente se clasifican en seis clases diferentes, los cuales se encuentran relacionados entres s: Sistemas de Informacin Gerencial (SIG), Sistemas de Procesamiento de Transacciones (SPT), Sistemas de soporte de Decisiones (SSD), Sistemas para la Administracin de Reportes (SAR) y por ltimo los Sistemas de Informacin de Oficina (SIO) Cada modalidad de sistema desempea un importante papel en el control y la coordinacin de muchas partes o componentes de una organizacin o una empresa. Por otro lado existe la sexta clase de los sistemas de informacin; Sistemas de informacin Estratgico (SIE), los sistemas estratgicos como describiremos adelante, estn enfocados a crear o permitir lazos e integracin de entidades (organizaciones) para crecer, competir y sobrevivir dentro de su ambiente.

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Clasificacin de sistemas
En la siguiente figura se muestra la relacin y las reas de uso de los sistemas de informacin mencionados con los niveles organizacionales, as como las dimensiones de decisin en este modelo.
CARACTERSTICAS DE DECISIN Y LAS NECESIDADES DE LA INFORMACIN

SIE SSD SIG SPT

MENOS DECISIONES Y PROBLEMAS ESTRUCTURADOS

NECESIDAD MAYOR DE LA INFORMACIN RESUMIDA

NECESIDAD DE LA INFORMACIN EXTERNA

Como podemos notar en la pirmide organizacional los sistemas de informacin estratgicos estn en el nivel ms alto, la administracin estratgica.
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Sistema Informacin Gerencial - SIG

Cualquier sistema que provee datos o informacin relacionados con las operaciones de la organizacin.
SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL

SIG

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

SPT

SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIN DE REPORTES

SISTEMA DE APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES

SAR

SSD

SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA OFICINA

SIO

Sistemas de Informacin Gerencial y las reas que Integra

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Sistema Informacin Gerencial - SIG

Es un sistema integrado que proporciona informacin con el objeto de apoyar la planeacin, control y las operaciones de una organizacin con el fin de desarrollar informacin til en la administracin. Implica personal, procedimientos, equipos, modelos y otros.

Los sistemas de informacin gerencial se distinguen de los sistemas de procesamiento de datos y de transacciones porque destacan la toma de decisiones administrativas.
Un Sistema De Informacin Gerencial utiliza la informacin del pasado, presente y de proyeccin para apoyar la solucin de problemas y la toma de decisiones. Lo importante es tener disponible la informacin de manera oportuna, que sea uniforme entre todos los usuarios sin tomar en cuenta el departamento donde ellos trabajan.

Un componente bsico de los sistemas de informacin gerencial es el conjunto de procedimientos que lo sustentan.
La falta de uno de los procedimientos es un factor decisivo al evaluar la utilidad y xito del sistema.
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Sistema Informacin Gerencial - SIG

A continuacin se describen los procedimientos principales de un sistema. Captura y Validacin de Datos Define la forma en que deben capturarse y validarse los datos, para mantener una integridad y precisin, debido a que datos inexactos o incompletos pueden traer como consecuencia toma de decisin incorrecta y por tanto obtener malos resultados para la organizacin. Administracin de datos Control de almacenamiento y conservacin de datos por medio de procedimientos y normas para garantizar el acceso desde varias aplicaciones. Seguridad e integridad Procedimientos que garanticen la integridad de los datos, evitando perdidas, y controlando el acceso slo a personas autorizadas, as como los movimientos que se lleven a cabo con ellos: captura, recuperacin, cambios, etc.

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Sistema Procesamiento Transacciones - SPT

SPT apoya el procesamiento de las transacciones de una empresa; as como actividades que forman parte del nivel operacional de cualquier organizacin. SPT automatiza el procesamiento de grandes cantidades de trabajo en papel que deben llevarse a cabo rutinariamente. El procesamiento de transacciones incluye actividades como: Clculos Clasificacin Ordenamiento Almacenamiento y recuperacin de datos

Los sistemas de procesamiento de transacciones sustituyen actividades manuales por procesos basados en computadores. Trata con procesos rutinarios bien estructurados. La caracterstica ms importante de estos sistemas es su gran facilidad para manejar procesos muy bien estructurados y de rutina que las computadoras puedan manejar fcilmente. Por otro lado el papel que juega la Tecnologa de Informacin en el procesamiento de transacciones es el siguiente: Nivel de errores Prdida temporal o permanente de datos Intensidad de trabajo Nivel de apoyo o servicio Tiempo de respuesta
Los sistemas de procesamiento de transacciones apoyan la secuencia de actividades que incluyen captura de datos, procesamiento de transacciones, mantenimiento de archivos en informes. Los datos elaborados incluyen documentos de accin, documentos de informacin, registros de transacciones, informes editados e informes de control resumido. La combinacin particular de los informes y de los datos 19 elaborados y la manera en que son generados depender de la aplicacin.

Sistema Procesamiento Transacciones - SPT

Ejemplo
GERENCIA

COMPRA DE VIDEO Informacin de Video

SISTEMA DE ARRIENDO DE VIDEOS

Recibo de Arriendo Tarjeta de Socio CLIENTE Informacin de Cliente Informacin de Arriendo Pago Promociones Especiales

CLIENTE

CONTABILIDAD

Efectivo Total Informacin de Video

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Sistema Administracin de Reportes- SAR

Conocido en ingles como Management Reporting Systems (MRS).
MRS es un sistema de informacin que provee a la administracin de reportes predefinidos de informacin. MRS no se concentra solo en datos (SPT), sino en la informacin y ocasionalmente en la efectividad. Propiedades de los SAR Apoyan decisiones estructuradas y semiestructuradas, principalmente a los niveles medio y bajo. Proveen tipos fijos de informacin, en un formato establecido, los requerimientos de informacin de los usuarios son normalmente conocidos y estables. Implementados en gran cantidad de paginas de papel, requiriendo que el usuario busque por la informacin especfica. Usualmente requieren que se enve una requisicin formal. Usualmente el rea de desarrollo de sistemas debe aprobar esta requisicin. A menudo requieren de un horario de corrida. Usualmente consiste de datos internos operacionales, ms que de datos acerca del medio ambiente externo. Usualmente relacionado con datos del pasado mas que datos relacionados con el futuro. Orientados a reportar resmenes y excepciones.
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Sistema Soporte de Decisiones- SSD

Son sistemas que ayudan a los administradores a tomar decisiones en situaciones en las cuales el juicio humano es una contribucin importante para el proceso de la solucin de problemas. SSD apoyan decisiones semiestructuradas. Si una decisin es completamente estructurada (no se requiere juicio humano), entonces el sistema puede reemplazar al humano... cual es el apoyo entonces? Por otro lado, si el problema es completamente no estructurado, no puede existir el soporte de la decisin. Sistemas de Informacin Para la Toma de Decisiones en Grupo Como ya s a descrito anteriormente, los SSD intervienen apoyando la toma de decisiones de un individuo, de ah que surja una clasificacin de sistema de informacin enfocado a la toma de decisiones en grupo denominada Group Decision Support System (GDSS) los cuales tienen como objetivo primordial apoyar la toma de decisiones en grupo. Los GDSS permiten a los miembros de un grupo tener acceso simultneo a archivos comunes y bases de datos de tal manera que los miembros del grupo puedan trabajar en la misma tarea: en el mismo lugar, al mismo tiempo.
Tipos de Decisin
Semi-Estructurada Localizacin de facilidades de produccin Pronsticos a corto plazo Control de inventarios Nivel de decisin Estratgica Tctica Operacional Estructurada Anlisis del desempeo de la empresa Anlisis de presupuesto Cuentas por Cobrar No-Estructurada Nuevos Productos Publicidad Programacin de Proyectos

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Sistema Informacin Ejecutivo- SIE

Un SIE (EIS por sus siglas en ingles) es un sistema de informacin para directivos que permite automatizar la labor de obtener los datos ms importantes de una organizacin, resumirlos y presentarlos de la forma ms comprensible posible, provee al ejecutivo acceso fcil a informacin interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores crticos del xito. Los SIE (EIS) se enfocan primordialmente a proporcionar informacin de la situacin actual de la compaa y dejan en un plano secundario la visualizacin o proyeccin de esta informacin en escenarios futuros. En un entorno caracterstico de sistemas de informacin, el sistema consolida y administra muchas de las funciones de informacin diarias en relacin con las reas de oficina, administrativas, financieras y cualquier otra ndole que el ejecutivo requiera. Los SIE se construyen generalmente mediante la integracin de software diseados para operar conjuntamente con la infraestructura y las aplicaciones de informacin existentes en la institucin. El sistema debiera ofrecer informes y anlisis de la informacin en tiempo real a toda la organizacin, debe incluir cuadros, grficas e informes fciles de leer, sobre todo informacin intuitiva que permita a los administradores realizar el seguimiento de indicadores crticos. Los SIE debieran proporcionar acceso a la administracin a categoras claves de datos relevantes, como son los datos internos creados por la organizacin, datos globales de la institucin, datos externos (incluida informacin acerca de la competencia) y datos mundiales (con el uso de fuentes como Internet).

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Sistema de Informacin de Oficina- SIO

Conocidos en ingles como Office Information System (OIS), es un conjunto de herramientas de automatizacin de oficinas que mejoran la productividad, eficiencia y efectividad de la empresa. Por otro lado es necesario notar que los OIS dan soporte a los trabajadores de datos, es decir no crean un nuevo conocimiento sino que usan la informacin para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna forma y luego compartirla o desiminarla formalmente por toda la organizacin y algunas veces ms all de ella. Los aspectos familiares de OIS incluyen procesamiento de palabras, hojas de clculo, editor de publicaciones, calendarizacin electrnica y comunicacin mediante correo de voz, correo electrnico y videoconferencia.
SISTEMAS DE INFORMACIN DE OFICINA

SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS GRAFICAS SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE IMGENES SISTEMA DE PROCESADORES DE PALABRAS HERRAMIENTAS DE PUBLICIDAD ADMINISTRADORES DE ARCHIVO

SISTEMA DE SOPORTE DE MENSAJES CORREO ELECTRNICO CORREO DE VOZ ADMINISTRADORES DE CORREO

SISTEMA DE TELECONFERENCIA

SISTEMAS DE SOPORTE DE OFICINA GRUPO DE TRABAJO ORGANIZADORES DE ESCRITORIO DISEO ASISTIDO POR COMPUTADOR PRESENTACIONES GRAFICAS BOLETINES DE CORREO

AUDIOCONFERENCIA VIDEOCONFERENCIA CONFERENCIA EN COMPUTADORA SISTEMAS DE CABLE TELECOMUNICACIONES

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Sistema de Informacin Estratgico- SIE

Un sistema de informacin estratgico (SIE), es un sistema de informacin usado para el soporte de estrategias competitivas de una organizacin, los SIE representan un nuevo tipo de sistemas de informacin, los cuales tienen un uso organizacional diferente [Wisem, 1989]. La perspectiva anterior comn de los SIE estaba basada sobre la idea que los sistemas de informacin deben nicamente enfocarse a cubrir las necesidades de informacin para soportar y dar forma a la administracin por medio de monitoreos.

Por tanto esta perspectiva es inadecuada para la oportunidad de sistemtica de oportunidades de negocios para los SIE, e incapaz de explicar el significado estratgico de los sistemas.
Planeacin estratgica Automatizacin del proceso Control administrativo Control operacional

Satisfacer informacin

necesidades

de

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FIN

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