UNIVERSIDAD NACIONA DE SAN AGUSTN DE AREQUIPA ESCUELA DE POST GRADO FACULTAD DE INGENIERIA DE PRODUCCIN Y SERVICIOS SEGUNDA ESPECIALIDAD EN INGENIERA

DE PRODUCCIN

ENFOQUE DE PROCESOS

Mgter. Sc. Fredy Molina Rodrguez

Principios de la Gestin de Calidad

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

8.

Enfoque al cliente Liderazgo Participacin del personal Enfoque de procesos. Enfoque de sistemas Mejora continua Toma de decisiones basada en hechos Relaciones mutuamente benficas con el proveedor

Enfoque a procesos

Principio 4. Enfoque a Procesos. Los resultados deseados se alcanzan ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
In ic io 1 J e fe de C om pr a s O rd e n de p ro d u c c i R e c ib e la n o rd e n d e p r o d u c c i Cn lc u lo de m a te r ia l R e c ib e e s c lc u lo s d e m a te r ia le s P ro v e e d o No r con n e x te l? O r d e n de Si E n v a p o c ro m p r a fa x o e -m a il la o r d e n d e c o m p ra Da s e g u im ie n t o a la o rd e n d e c o m p r aO r d e n E n tr e g a a d e a lm a c cno m p r a c o p ia d e la o rd e n d e c o m p ra A lm a c n G ener al L is ta d e R e c ib ev e r ific a c i n m a te r ia l d dee lle g a d a s la s d iv e r s a s o rd e n e s d e L is ta d e c o m p r av e r ific a c i n
d e lle g a d a s C o m p le to y En buen E s ta d o ?

P ro v e e d o r lo c a l?

Si
E n v a a o fic in a s M x ic o O fic in a s M x ic o

No

O rd e n de R ev a p ra c is om fa c tu r a s d e o rd e n d e c o m p ra
M a te r ia l c o m p le to y En buen e s ta d o

Si

H a b la N c oo n p ro v e e d o r d e l m a t, fa lta n te o daado Da s e g u im ie n t o a m a t. F a lta n te o daado 3

P la n o s
C lc u lo s c u m p le n c o n lo e s p e c ific a d o e n p la n o ?

No
R e p o r ta a D ir e c to r G e n e ra l

R e p o r te d e m a te r ia l chazado R e p o r tar ea c o m p ra s y a D ir e c to r G e n e ra l

Si
D ir e c t or G ener al V e r ific a p r e c io , m e d id a s y fe c h a d e lle g a d a c oOn r d e n p ro v e e d o r d e c o m p ra E la b o r a o rd e n d e c o m p ra

S i E tiq u e ta A com oda s m a te r ia l e n a lm a c n y lo e tiq u e taC o p ia d e

E n tr e g a c o p ia d e fa c tu r a a c o m p ra s J e fe de C om pr as 2
fa c tu r a o r e m is i n

No

O rd e n de C e rra r c lao m p r a o rd e n d e c o m p ra E v a lu a c i n de p ro v e e d E v a l a a l o r p ro v e e d o r

F in

Principio 4. Enfoque a Procesos.

Retos de la organizacin
Capacitacin en integracin de procesos. Identificacin y documentacin de sus procesos. Gestionar con un enfoque de procesos, aplicando el ciclo de DEMING El objetivo de los procesos es la satisfaccin del cliente.
.

Retos de las personas: Ser concientes de que el ro arriba afecta al ro abajo Mirar el bosque y no el rbol. Comprender que nuestra situacin actual es el
resultado de nuestras decisiones y asumir la responsabilidad.
Evaluacin
y Revisin

Resultados

Enfoque

Despliegue

CALIDAD
INFRAESTRUCTURA, ORGANIZACIN, RECURSOS HUMANOS, EQUIPO, INSUMOS, GERENCIA, SISTEMAS DE APOYO, FINANZAS.

SEGN LOS EXPERTOS LA CALIDAD DEPENDE DE TODOS LOS FACTORES INVOLUCRADOS.

Ser integral. Ser de Calidad!!!!!

Piensa Hace Dice

Siente

Qu es un proceso?
Una

serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre s para transformar un insumo en un producto. (Bien o Servicio)

Antecedentes de su empresa..

Cmo es la estructura organizacional en su empresa?........... Cmo se form esa estructura?........

Ser que es esta?......

Ejercito

Estructura organizacional por procesos

Por qu por procesos?

Porque las empresas y/o organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La mayora de organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia.

Estructura organizacional por procesos

Empresas funcionales vs Empresas por procesos

Funcionales Los empleados son el problema Hacer mi trabajo Comprender mi trabajo Evaluar a los individuos Control de los empleados Quin cometi el error? Corregir errores Procesos El proceso es el problema Ayudar que se hagan las cosas Saber que lugar ocupa mi trabajo en el proceso Evaluar el proceso Desarrollo de las personas Qu permiti el error? Reducir la variacin

Estructura organizacional por procesos

Ciclo Deming PHVA

ACTUAR

PLANEAR

SATISFACCION DEL CLIENTE

VERIFICAR

HACER

Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes caractersticas o condiciones

Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes caractersticas o condiciones

Entonces, Qu es un proceso?

Elementos de un proceso

El modelo de la transformacin

Toda operacin produce servicios y/o productos. Esto se hace por medio del proceso de transformacin. Transformacin: es el uso de recursos para modificar un estado o condicin de algo para obtener un servicio o producto

Materiales Informacin Recursos Clientes Transformados

INPUT
Empleados Equipos / Facilidades Recursos que ayudan a la transformacin

OUTPUT

Productos y servicios

Proceso Productivo

Transformacin fsica Cambio de Dueo Cambio de Lugar Acomodacin/Almacenamiento

Hay que entender los procesos

Macroproceso

Procesos Actividades

Tareas

PRODUCTOS

Proceso 1 INPUT

Proceso 2

Proceso 3

Proceso 4 OUTPUT

RECURSOS

MACROPROCESO

Mapear y entender el macroproceso Dividir el macroproceso en procesos Definir el inicio y fin de cada proceso Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso

Ejemplos de macroprocesos
MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES
Despresado

Pollo Vivo

Recepcin

Faenamiento

Empaque

Despacho

Productos

Macroproceso de comercializacin elctrica

Pedido del Servicio

Proceso de Conexin

Facturacin

Recaudaciones

Actividades dentro del proceso

COMUNICACIONES

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Planeacin Estratgica Planificacin del S. G. C Revisin por la Direccin

COMUNICACIONES

P-H-V-A

P-H-V-A Procesos Operativos

S
A T

C L I E N T E

N E C E S I D
GESTIN COMERCIAL

C
L I E N T E

GESTION PLANEACIN DEL PRODUCTO

BODEGA PRODUCTO TERMINADO

DISTRIBUCIN

I S F A C C I

Ventas Servicio al Cliente Cotizaciones Pedidos Facturacin

Programacin Cocina

A
D E S
GESTION FINANCIERA Cartera Contabilidad Facturacin Costos GESTION HUMANA Seleccin del Personal Capacitacin Evaluacin de Gestin de desempeo. Competencias GESTIN DE MEJORAMIENTO GESTION LOGISTICA Compras Seleccin y evaluacin de proveedores. Almacenamiento Mantenimiento Transporte Control de Documentos. Control de los Registros Audiotorias Internas Control del Producto No Conforme . Acciones Correctiva y Prentivas

O N

Esta Gestin no es Auditable

P-H-V-A

Procesos de Apoyo

P-H-V-A

Diagramacin de procesos
Tcnicas de Diagramacin de Procesos

Diagrama de Bloques Diagrama de Flujo de Procesos

Diagrama de Flujo Funcional

Diagrama de Recorrido o de Flujo Geogrfico

Cadena de valor (Michael Porter)

La metodologa del anlisis de la cadena de valor para crear y sostener la ventaja competitiva de una firma fue desarrollado por Michael Porter.
Se basa en la premisa que la ventaja competitiva se la obtiene al optimizar los principales procesos de la empresa, es decir, aquellos procesos que forman parte de la cadena de valor de la empresa.

El concepto de la cadena de valor es un modelo que clasifica y organiza los procesos del negocio con el propsito de organizar y enfocar los programas de mejoramiento.
Los procesos que forman parte de la cadena de valor impactan directamente en los productos y/o servicios que el cliente consume. Los procesos que forman parte de los procesos de apoyo tienen un efecto indirecto en los clientes.

Cadena de valor de una industria

Cadena de Valor: Mercadeo Desarrollo de Productos y Servicios Produccin de Productos y Servicios Administracin De la distribucin y la logstica Ventas y Servicio al cliente

Procesos de Soporte:
Mejoramiento de Procesos Administracin Ambiental Administracin Financiera Administracin de los Recursos Humanos

Administracin de Relaciones Externas

Administracin de Servicios Corporativos Planificacin

Administracin de los servicios legales

Compras Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

Cadena de valor de un banco

Cadena de Valor:
1. Prstamos / Administracin de Riesgo Crediticio 2. Administracin de Inversiones y Activos Generacin y Monitoreo de Crditos (GC) Administracin de Inversiones (AI) Recuperaciones (RP)

3. Mercados de Capitales

Mercadeo y Venta (MV)

Mantenimiento y Procesesamiento de Cuentas (MP)

Servicios al Cliente (SC)

4. Servicios Transaccionales y Pagos

Procesos de Soporte:
(AR) Administracin de Riesgo / Anlisis de Portafolio (MN) Mejoramiento Continuo del Negocio (RE) Administracin de Relaciones Externas (AI) Administracin de las Instalaciones y Servicios Corporativos (AF) Administracin Financiera (RH)Administracin de Recursos Humanos (AL) Administracin de los Servicios Legales (PD) Planificacin Estratgica (CP) Compras / Proveedura (ST) Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas y Tecnologa

Cadena de valor de una ong

REGALOS

Recepcin de donaciones Distribucin de materiales, donaciones, regalos, etc. Compras Comunicacin a C.I. y a Padrinos Planificacin de Actividades
Planificacin de Consultas Atencin Mdica / Odontolgica

ASISTENCIA FAMILIAR

EDUCACIN

Elaboracin y Aprobacin del Workplan

Identificacin de Beneficiarios

JVENES

Realizacin de Actividades

SALUD

Atencin Mdica Especializada

Entrega de medicinas y vitaminas

Procesos de Soporte:
Captacin de Nuevos Recursos Bodegas Sistemas Contabilidad Recursos Humanos Actualizacin de Apadrinados

Mapa de procesos

Herramientas para el anlisis de procesos

Para el anlisis y mejoramiento de los procesos actuales se deben de utilizar las siguientes herramientas: Eliminacin de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios. Eliminacin de la duplicacin. Evaluacin del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor Simplificacin. Eliminacin de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella

Herramientas para el anlisis de procesos

- Reduccin del tiempo de ciclo del proceso - Prueba de errores - Eficiencia en la utilizacin de equipos y sistemas - Lenguaje simple. Compresin sencilla en los documentos - Estandarizacin - Alianzas con los proveedores - Mejoramiento de situaciones importantes - Automatizacin y/o mecanizacin - Identificacin de los principales problemas y riesgos

Anlisis del valor agregado

Actividad Si Necesaria para generar el output? No Contribuye a los requerimientos del cliente? Si Valor Agregado real
Actividades discrecionale s

No

Si

Contribuye a las funciones de la empresa? No Sin valor agregado

Revisin y aprobacin Transporte y movimiento Archivo y almacenamiento Repeticin de trabajo Demoras

Valor agregado para la empresa

Registrar la fecha de recibo Formato de pedidos Preparar informes financieros

Registrar la orden Completar la pliza Investigar los datos

Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente

Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podran eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio

Herramientas para reducir el tiempo

Algunas formas tpicas para reducir el tiempo de ciclo son:

Actividades en serie vs. actividades en paralelo Cambiar la secuencia de las actividades Reducir el nmero de interrupciones Mejorar polticas de tiempo de procesamiento Reducir el movimiento del output Analizar la localizacin Establecer prioridades

Anlisis de procesos
PROCESO DE COMPRAS

Requerimiento de Materiales

Verificacion de Material en Bodega

Aprobacion para compra del Material

Compra de Material

Recepcion de Materiales

Despacho del Material

Caratersticas Generales del Proceso

Operaciones Inspecciones Transporte Demora Almacenamiento Total de Actividades Cantidad Porcentaje 45 28,5% 17 10,8% 65 41,1% 22 13,9% 9 5,7% 158 100,0%
Pago a Proveedores

Agregan Valor No Agregan Valor Total de Actividades

Cantidad Porcentaje 29 18,4% 129 81,6% 158 100%

Documentos originales que se generan Copias que se generan Total de Documentos Personas que participan en el proceso Sistemas Informticos que utilizan

Cantidad 15 20 35 27 3

Anlisis de procesos
Macroproceso de Crdito

Solicitud de Crdito

Anlisis de Riesgo

Aprobacin de Crdito

Administracin y Desembolso

CARACTERSTICAS GENERALES DEL PROCESO: Cantidad Porcentaje Operaciones 82 44.6% Inspecciones 16 8.7% Transporte 45 24.5% Demora 34 18.5% Almacenamiento 7 3.8% Total de Actividades 184 100.0%

Agregan Valor No Agregan Valor Total de Actividades

59 125 184

32.1% 67.9% 100.0%

Cantidad Documentos originales que se generan 42 Copias que se generan 11 Total de Documentos 53 Personas que participan en el proceso 13 Sistemas Informticos que utilizan 3 Entes externos que participan en el proceso 10

La arquitectura de la Gerencia de Procesos

Dentro de 20 aos la gran organizacin tradicional no tendr ms de la mitad de los niveles gerenciales que tiene hoy y no mas de la tercera parte de los gerentes. .........Ser una organizacin basada en Informacin Requerir la modificacin de: Sus procesos de toma de decisiones Su estructura gerencial Su manera de hace negocios
Peter Drucker