Unidad I Gestin de Stock y

Tcnicas de Aprovisionamiento

En esta Unidad aprenders a:

Reconocer el papel que desempean los stocks dentro del proceso productivo, y los distintos tipos de gestin. Diferenciar los diferentes tipos de stocks que pueden darse. Calcular el costo de la gestin de stocks y sus movimientos.

Qu son los stocks?

Llamamos stocks o existencias de una empresa al conjunto de materiales y artculos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los destinados a la venta.

Stock y surtido
Es importante no confundir el stock con el surtido:

Llamamos surtido a la variedad de artculos de una misma clase que una empresa ofrece a sus clientes (distintos modelos, distintas tallas, distintos colores). El stock, en cambio, es la cantidad de mercancas depositadas, o las existencias de un determinado producto, tanto en los almacenes como en la superficie de ventas.

A la hora de gestionar el stock, se plantea el dilema de elegir entre ambas cosas. Barajamos dos posibilidades: tener un amplio surtido con poco stock para cada uno de los artculos, o bien tener un surtido pequeo pero con un gran stock por cada artculo. La decisin depender normalmente de los costos asociados, ya que para tener un gran surtido y un gran stock hace falta mucho espacio, y eso cuesta dinero

(Ver Caso Practico 1))

Composicin de los stocks

Como hemos visto, la expresin stock o existencias se refiere a los artculos que almacena la empresa, tanto a los necesarios para la fabricacin como a los que se van a vender. As pues, bajo esta misma rbrica se encuentran productos muy diversos: Materias primas. Productos semi-terminados. Productos terminados o mercaderas. Bienes de equipo y recambios. Materiales diversos. Productos defectuosos u obsoletos. Envases y embalajes. Residuos.

Por qu son importantes los stocks?

Algunos de los factores que motivan la acumulacin de stock y permiten comprender mejor la importancia de su gestin.

Escasez. En primer lugar, debemos considerar el stock como un recurso para evitar la escasez, para protegernos ante la posibilidad de que las provisiones lleguen tarde o la demanda sea mayor de lo previsto

Economa de escala. En el caso de las empresas industriales, es necesario tener en cuenta que el costo de producir cada artculo (el costo unitario) disminuye a medida que aumenta el nmero de stos. Razones comerciales. La acumulacin de stocks es una garanta de que podremos cubrir la demanda de un producto.

Como hemos mencionado, el nivel de stock debe estar equilibrado. Esto supone que debemos vigilar mucho la gestin de nuestro stock si queremos ser competitivos.

Nivel de stock
Es importante garantizar la presencia de un stock suficiente para satisfacer la demanda externa o la demanda interna, pero siempre de forma que su almacenamiento resulte rentable. Se trata, pues, de mantener un nivel de stock adecuado. Llamamos nivel de stock a la cantidad de existencias de un artculo almacenada en un momento dado. Cuando no se puede hacer frente a la demanda de un artculo por falta de existencias en el almacn, se dice que se ha producido una rotura de stock.

El hecho de que haya un stock insuficiente puede traer consigo una serie de inconvenientes:

Prdida de ventas. Prdida de imagen Prdida de la confianza de los clientes.

Los costos por rotura de stock son difciles de cuantificar, pues es difcil saber cunto se deja de ingresar al no tener los artculos disponibles en el lineal durante el tiempo que dura aqulla y, por tanto, tambin lo es conocer los clientes que se pierden.

Hay que procurar mantener un nivel de stock ptimo Tener suficiente para evitar las roturas de stock Evitar que haya un exceso intil del mismo.

Para conseguirlo, hay que formularse algunas preguntas:

Cundo debemos emitir una orden de pedido? Qu cantidad debemos solicitar en cada pedido? Cuntas unidades de cada artculo debemos mantener en stock?

Un aspecto que incide directamente en la rotura de stock son los plazos de entrega . Para saber cundo hay que hacer un pedido, hemos detener en cuenta Cuanto tardarn en servrnoslo No se cumplan los plazos establecidos Problemas en la fabricacin o en el transporte Demanda excesiva de ciertos artculos

Se necesita conocer el funcionamiento de los proveedores para gestionar correctamente los stocks y mantenerlos a un nivel adecuado

Otro aspecto a considerar a la hora de establecer el nivel de stock es: Las existencias no estn concentradas Distintos almacenes regionales Distribucin de las distintas divisiones o subdivisiones Existencias en trnsito o en movimiento hacia los centros de distribucin,

Esto significa que la gestin del nivel de stock debe ser integral Se debe conocer los niveles de toda nuestra cadena comercial o productiva y adems controlar el stock de los propios proveedores Si se saben los plazos de entrega de los proveedores, y adems los stocks, se podr atender con mayor seguridad la demanda que se presente Ver caso practico 2

Tipos de Stock
Criterio funcional. Desde el punto de vista de la funcin que deben cumplir

Stock de ciclo.-Demanda normal Stock de seguridad.- Demandas inesperadas Stock de presentacin.- Ventas inmediatas, en tiendas. Stock estacional.- Ventas programadas de temporada.

 Stock de transito.- En circulacin por el proceso productivo. Stock de recuperacin.- Producto usado p/reutilizar en productos nuevos Stock muerto.- Artculos obsoletos o viejos Stock especulativo.- Acumulacin cuando aun no hay demanda.

Criterio operativo. Desde el punto de vista de la

gestin de los stock del da a da tenemos los siguientes tipos:

Stock optimo.- Demanda, compatible con rentabilidad. Stock cero.- Identificado con el JIT. Stock fsico.- Cantidad disponible en un tiempo, no puede ser negativo.

Stock neto.-Stock fsico menos la demanda no satisfecha. Stock disponible.- Fsico+ pedidos en cursodemanda insatisfecha

Calculo del stock fsico, neto y disponible

Tenemos en el almacn 100 unidades de un artculo y, en ese momento, recibimos un pedido de clientes por 120 unidades. Para corregir la demanda insatisfecha de esas 20 unidades (100 que tenemos menos 120 que nos solicitan), hacemos un pedido a proveedores de 50 para tener algo de stock sobrante. En este caso, el stock fsico sigue siendo 100, pero el neto es negativo ( 120). Por otro lado, si nos lo permiten los plazos de entrega, an podemos atender algn pedido, pues el stock disponible es 130.

Logstica de aprovisionamiento
Logstica se relaciona de una manera directa con todas las actividades inherentes a los procesos de aprovisionamiento fabricacin almacenaje y distribucin de los productos. El conjunto de actividades de que se ocupa la Logstica como sistema se agrupan en tres subsistemas que denominan: Logstica del Aprovisionamiento. Logstica de la Produccin. Logstica de la Distribucin.

La Logstica del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisicin y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc., desde los proveedores hasta el comienzo del proceso productivo en empresas productivas. La gestin del aprovisionamiento lleva implcito la toma de un conjunto de decisiones que deben contribuir al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logstico.

Aprovisionamiento y Compras
APROVISIONAR es una funcin destinada a poner a disposicin de la empresa todos los productos, bienes y servicios del exterior que son necesarios para su funcionamiento.

Para cumplir estas funciones es necesario realizar las siguientes actividades:

Prever las necesidades de la empresa Planificarlas en el tiempo Expresarlas en trminos adecuados desde el punto de vista descriptivo en forma cuantitativa y cualitativa Buscar en el mercado los productos que las satisfacen Adquirir los productos Asegurarse que son recibidos en las condiciones demandadas Pagar los productos adquiridos

El aprovisionamiento, abarca tres reas: Compras. Almacenamiento. Gestin de inventarios.

El aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza una empresa a fin de disponer y mantener los materiales y artculos idneos. Cantidad correcta. Tiempo oportuno. Menor costo .

COMPRAS como funcin empresarial presenta un carcter ms restringido y tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita. La funcin de compras tiene amplia implicacin sobre la estructura financiera de la empresa.

La funcin de aprovisionamiento es clave y compleja en la actividad empresarial.

Naturaleza y diversidad de los productos o servicios . Entorno econmico altamente cambiante de los mercados. Las variaciones cualitativas y cuantitativas de la demanda de los productos. La escasez de capitales. El crecimiento de los costos financieros. Los cambios tecnolgicos. El constante incremento de las exigencias de calidad.

Puede plantearse que los objetivos de la funcin de compras son:

Mantener una continuidad en los suministros de acuerdo con los programas de fabricacin o de compras. Proporcionar los productos, materiales y componentes de acuerdo con las especificaciones de calidad requeridas. Obtener los productos necesarios al costo total ms bajo posible dentro de las necesidades de calidad y plazos de entrega requeridos. Prevenir al Dpto. Comercial y a la gerencia general de las variaciones de precios, coyunturas, tendencias, etc.

Compras debe ocuparse de un conjunto de actividades que resultan bsicas y que abarcan las siguientes: Bsqueda y evaluacin de proveedores Mantenimiento de un registro actualizado de Negociacin permanente de: Precios, Calidades, Condiciones de pago y Plazos de entrega Previsin de compras en sus aspectos tcnicos, econmicos y financieros. Planificacin de pedidos por articulo y proveedor. Preparacin de ordenes de compra, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepcin y control de calidad. Solventar discrepancias en la recepcin del producto. Analizar variaciones en precio, plazos de entrega, calidad

Fases del proceso de compra

OPERACIONES PREVIAS

Conocimiento detallado de las necesidades Determinacin de las condiciones en que estas deben ser satisfechas

PREPARACION

Investigacin de Mercado Preseleccin de proveedores

SEGUIMIENTO

Vigilancia y Reclamacin de las entregas Control cualitativo y cuantitativo de los productos recibidos Eventual devolucin de los productos no conformes

ACIONES DERIVADAS

Recuperacin de envases, embalajes, desperdicios, sobrantes, etc. Gestin de los inventarios de los materiales y productos adquiridos

En esta secuencia de actividades que corresponden al proceso de compras se ponen de manifiesto responsabilidades diferentes, como son:

Administrativa Tcnica Comercial Financiera Econmica

En relacin con la decisin de compras existen 4 indicadores que resultan bsicos, estos son: Precio Calidad Condiciones de pago Plazos de entrega

PREVISION DE LAS NECESIDADES

En la previsin de las necesidades de aprovisionamiento surgen dos tipos de situaciones que tienen gran incidencia en la misma: La cantidad de artculos La eleccin de la tcnica de previsin

Cuando el nmero de productos a gestionar es muy grande y su incidencia teniendo en cuenta determinada caracterstica es bastante dispar, resulta conveniente clasificarlos utilizando un determinado criterio. Una tcnica cuantitativa bastante sencilla y ampliamente utilizada para realizar clasificaciones es el conocido mtodo ABC, tambin llamado anlisis ABC, anlisis de Pareto o regla 20/80. .

El principio de Pareto establece que: Hay unos pocos valores crticos y muchos insignificantes. Los recursos deben de concentrarse en los valores crticos y no en los insignificantes. El mtodo ABC es un procedimiento que permite establecer una clasificacin a partir de un determinado criterio, y como su nombre lo indica, clasifica en base a 3 grupos, A-B-C.

CLASIFICACION DE Productos

CRITERIOS PARA CLASIFICAR: Costo, beneficio, volumen de ventas, de compras, etc. Volumen de compras, calidad, condiciones de pago, retrasos en los plazos de entrega, etc Demanda, Costo, Volumen de ventas, tipo de materiales, movimiento de los productos, caractersticas fsicas, etc. Volumen de compras, forma y ciclo de pago

Proveedores

Inventarios

Clientes

A continuacin se presenta una representacin grfica del resultado de la aplicacin del mtodo ABC para clasificar los productos en funcin del valor monetario de las compras que de los mismos se realizan

Como puede observarse estn claramente delimitadas las 3 zonas:

Zona A: Los productos de este grupo representan el 20% del total y en ellos se concentra el 75% del valor de las compras Zona B: Los productos de este grupo representan el 30% del total y en ellos se concentra el 20% del valor de las compras Zona C: Los productos de este grupo representan el 50% del total y en ellos se concentra el 5% del valor de las compras

Los rangos en que se mueven las zonas no son rgidos. No siempre se cumple exactamente la relacin 20-80 Aunque en general se aceptan como valores Zona A: 20/80 Zona B: 30/15 Zona C: 50/5

En la actividad de compras el uso de esta tcnica sirve:

clasificar productos. proveedores. gestin de los inventarios. tomar decisiones en relacin con las polticas de inventario a establecer.