Factores crticos de xito

Factores de xito
La tcnica de los Factores Crticos de Exito (FCE), resultado de los trabajos de John F. Rockart, tiene como objetivo ayudar a la planificacin de las actividades y recursos de cualquier organizacin, as como delimitar las reas clave de la misma facilitando la asignacin de prioridades dentro de ella. Rockart defini los factores crticos de xito como "el nmero limitado de reas en las cuales los resultados, si son satisfactorios, asegurarn un funcionamiento competitivo y exitoso para la Organizacin.

Aspectos bsicos
Definir los objetivos globales de la Organizacin. Definir una unidad de medida para evaluar el funcionamiento de la Organizacin con respecto a esos objetivos. Identificar los factores clave que contribuyen a ese funcionamiento. Identificar las relaciones causa-efecto entre objetivos y factores crticos.

Factor crtico de xito

Un Factor de Exito es algo que debe ocurrir (o no debe ocurrir) para conseguir un objetivo. Este Factor de Exito se define como crtico si su cumplimiento es absolutamente necesario para cumplir los objetivos de la Organizacin, por lo cual requiere una especial atencin por parte de los rganos gestores, con el fin de asegurar que se dedican los mejores recursos a la ejecucin o realizacin de dicho Factor de Exito.

FE vs FCE
Se puede justificar el establecer esta diferencia entre Factores de Exito (FE) y Factores Crticos de Exito (FCE) por dos razones:
Desde un punto de vista puramente metodolgico, de aplicacin de la tcnica, es ms efectivo el separar la consideracin de todos los FE de la Organizacin, de la evaluacin de cules son realmente FCE. Desde un punto de vista de eficacia dentro de la organizacin, la definicin de un nmero demasiado elevado de FCE desvirtuara el sentido de esta tcnica

FE vs Objetivos
Por ltimo, se debe hacer nfasis en la diferencia existente entre Factores de Exito y Objetivos de la Organizacin:
Objetivos son los "fines" hacia los cuales se dirige el esfuerzo y el trabajo de la Organizacin. Factores de Exito, y como consecuencia FCE, son los "medios" o requisitos que se deben cumplir para alcanzar los objetivos. Para cada objetivo se debe definir al menos un Factor de Exito.

Procedimiento
I.Elaborar una lista de los objetivos de la Organizacin. II.Depurar esta lista de objetivos. III.Identificar los factores de xito. IV.Eliminar los factores de xito no crticos. V.Agrupar los factores de xito de acuerdo con los objetivos. VI.Identificar los componentes de estos factores de xito. VII.Seleccionar los factores crticos de xito. VIII.Finalizar el estudio de los factores crticos de xito.

I.Elaborar una lista de los objetivos de la Organizacin.

Se determinar la misin, metas y objetivos de la Organizacin. Es conveniente ser explcitos en la especificacin de objetivos, intentando cuantificarlos en la medida de lo posible. Como ejemplo de una especificacin de objetivos de una organizacin, podemos suponer, una Empresa que se plantease:
Alcanzar una cifra de ventas de 100 millones de pesOS. Obtener un beneficio antes de impuestos de 20 millones. Incrementar el margen bruto en las ventas en torno a un 10%. Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas.

II.Depurar la lista de objetivos.

En este paso se revisar la lista de objetivos obtenida en el paso anterior para asegurar que dichos objetivos constituyen un fin en s mismos y no meramente un medio para obtener otro objetivo de la lista, en cuyo caso se considerara como un Factor de Exito. En el ejemplo que sigue, los objetivos de "Incrementar el margen bruto en las ventas en torno al 10%" y "Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas", son un medio para conseguir los beneficios de 20 millones, por lo cual se eliminarn de la lista de objetivos y se considerarn Factores de xito.

II.Depurar la lista de objetivos

Objetivos Alcanzar una cifra de ventas de 100 millones de pesetas. Obtener un beneficio antes de impuestos de 20 millones de pesetas Factores xito Incrementar el margen bruto en las ventas en torno al 10% Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas

III.Identificar Factores xito

Teniendo en cuenta el concepto de Factor de Exito como medio necesario para alcanzar los objetivos especificados, se obtendr una lista de factores de xito para cada uno de dichos objetivos, contemplando tanto aquellos que dependen de la Organizacin como aquellos externos que estn fuera de su control (legislacin, comportamiento de la economa, etc.). As, en nuestro caso, y mediante entrevistas con los responsables de la Organizacin se obtendra la siguiente tabla:

III.Identificar Factores xito

Objetivo Ventas de 100 millones
Factor xito Crecimiento delmercado Incrementar la cuota de mercado

Beneficios antes deimpuestos de 20 millones

Incrementar ventas Incrementar el margen bruto en torno al 10% Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas

IV.Eliminar Factores no crticos

Se utilizarn en este punto diferentes criterios para eliminar los F.E., dependiendo de si los mismos estn dentro o fuera del control de la Organizacin. Como se ha dicho, esta seleccin ser realizada, mediante reuniones en grupo, por los responsables de la Organizacin.

IV.Eliminar Factores no crticos

Criterios para F.E. dentro del control de la Organizacin. Es el FE esencial para cumplir los objetivos? Requiere especial cuidado en su realizacin, es decir, recursos especialmente cualificados? Si la respuesta a alguna de estas preguntas es "no", se eliminar el FE de la tabla.

IV.Eliminar Factores no crticos

Factores de Exito fuera del control de la Organizacin.
Es el FE esencial para cumplir los objetivos? Hay una probabilidad significativa de que el FE no ocurra? Si no ocurre el FE Podran alterarse las estrategias con el fin de minimizar el impacto de dicho incumplimiento, suponiendo que hubiese suficiente tiempo disponible?.

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es "no" se elimina el FE de la tabla.

IV.Eliminar Factores no crticos

Objetivo Ventas de 100 millones
Factor xito Crecimiento delmercado Incrementar la cuota de mercado

Beneficios antes deimpuestos de 20 millones

Incrementar ventas Incrementar el margen bruto en torno al 10% Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas

V. Agrupar Factores xito

Objetivo Ventas de 100 millones
Factor xito Crecimiento delmercado Incrementar la cuota de mercado

Beneficios antes deimpuestos de 20 millones

Incrementar ventas Incrementar el margen bruto en torno al 10%

V. Agrupar Factores xito

Objetivo Ventas de 100 millones
Factor xito Crecimiento delmercado Incrementar la cuota de mercado

Beneficios antes deimpuestos de 20 millones

Incrementar el margen bruto en torno al 10%

VI.Identificar componentes
En este paso se analizan los Factores de Exito para identificar lo que se debe hacer para conseguir cada uno de estos FE De la descomposicin de los FE se pueden encontrar componentes que son verdaderamente crticos, mientras otros exigen menos esfuerzo o recursos. El objetivo de este anlisis es identificar de cinco a siete Factores de Exito o componentes de estos factores que sean crticos, con el fin ltimo de centrar el esfuerzo de la Organizacin en su consecucin.

VI. Identificar componentes

Objetivo
Ventas de 100 millones

Factor xito

Componente

Beneficios antes de impuestos de 20 millones

Crecimiento del mercado Incrementar la cuota Mejorar calidad de mercado Mejorar caractersticas del producto. Mejorar tiempos de entrega. Incrementar el | margen bruto en Reducir costes laborales. torno al 10% Negociacin laboral. Automatizacin de la produccin

VII. Seleccionar los Factores Crticos de Exito

Se usarn los criterios de seleccin ya especificados en el paso 4 para los niveles ms bajos de descomposicin, con el objeto de obtener un nmero de FCE entre 5 y 7. En la tabla siguiente se representan en negrita los FCE seleccionados.

VII. Seleccionar los Factores Crticos de Exito

Objetivo
Ventas de 100 millones

Factor xito

Componente

Beneficios antes de impuestos de 20 millones

Crecimiento del mercado Incrementar la cuota Mejorar calidad de mercado Mejorar caractersticas del producto. Mejorar tiempos de entrega. Incrementar el | margen bruto en Reducir costes laborales. torno al 10% Negociacin laboral. Automatizacin de la produccin

VIII. Informe final

En este paso se obtiene una lista final que representa las reas que son cruciales para el xito de la Organizacin, y donde la direccin debe enfocar su atencin.
FCE controlables => Asignacin de recursos, herramientas e informacin necesaria, as como mecanismos de seguimiento y control. FCE no controlables => Procedimientos que permitan obtener informacin puntual sobre los mismos. Estos procedimientos proporcionan seales de aviso de manera que se puedan definir e implantar planes de contingencia.