Taller de Liderazgo para Proyectos

Semana IV-V-VI Proyecto como herramienta de Gestin de Cambio ( GC ET- Mejoramiento Contnuo)

Leda Barrientos Martnez

Gestin del Conocimiento

La gestin de conocimiento (GC) se ha convertido en una necesidad de las organizaciones que compiten en mercados dinmicos y competitivos. La conversin del conocimiento en el recurso productivo determinante para diferenciar a las organizaciones de sus competidores, ha impulsado la bsqueda de instrumentos que permitan su deteccin, captacin, transferencia y gestin

Gestin del Conocimiento

En la etapa actual de desarrollo, y dentro de un contexto econmico que se caracteriza por fenmenos como la globalizacin, los crecientes grados de competitividad, la evolucin de las nuevas tecnologas y la naturaleza dinmica de los nuevos mercados, no hay duda acerca de la importancia que representa el conocimiento para el xito sostenible en cualquier organizacin

Gestin del Conocimiento

Si bien la gestin del conocimiento (GC) aparece como estrategia en la dcada de los noventa, su fundamento terico se ubica en los trabajos de los economistas neoclsicos

Gestin del Conocimiento

SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO, se compone de un conjunto de informacin, inteligencia y experiencia prctica que, adecuadamente gestionado, constituye la base de las cualidades diferenciadoras de las organizaciones de hoy. Por tanto, la posibilidad de no slo adquirir informacin sino de transformarla en conocimiento para compartirlo e integrarlo a las prcticas cotidianas de la organizacin, constituye la capacidad organizativa ms importante para enfrentar el entorno que caracteriza la dinmica organizacional.

Gestin del Conocimiento

Los esfuerzos organizativos que permiten gestionar los procesos y actividades asociadas al conocimiento se ha denominado gestin del conocimiento

SOPORTES BSICOS DEL CONOCIMIENTO (Munera y Franco 2002)

La informacin manejada en dichos procesos, que capacita a estas personas a incrementar su formacin o habilidades para el desarrollo de sus tareas

De su fusin emerge el conocimiento

Los recursos humanos que intervienen en los procesos de produccin o de soporte organizacional (formacin, capacidades, cualidades personales, entre otros).

Gestin del Conocimiento

Segn Drucker (1994), en nuestro tiempo existe una transformacin en la concepcin del conocimiento. Este ha pasado de una situacin aplicable a ser a otra aplicable a hacer, es decir, de una situacin referida al desarrollo intelectual de la persona a otra como factor de produccin tomando como base su utilidad. el conocimiento se convierte en un instrumento o medio para obtener resultados

a) Rpida obsolescencia de la base de competencias;

FUERZAS ECONMICAS que originan la GC (Carrillo, 2000)

b) Urgencia por valorar intangibles, en gran medida por la ola de fusiones y adquisiciones

c) Integracin de soluciones de tecnologas de la informacin

Gestin del Conocimiento

En una economa donde lo nico cierto es la inestabilidad, el conocimiento es una fuente segura de ventaja competitiva sostenible. Cuando los mercados cambian, las tecnologas proliferan, los competidores se multiplican y los productos pronto quedan obsoletos, las compaas con xito son aquellas que crean nuevos conocimientos, los difunden rpidamente por toda la organizacin, y los aplican a nuevas tecnologas y productos.

Gestin del Conocimiento

De acuerdo con Rodrguez, Araujo y Urrutia (2001:15), la GC se entiende como la planificacin, organizacin, coordinacin y control de las actividades que lleven a la obtencin, creacin, difusin y utilizacin del conocimiento en la organizacin de una manera eficiente.

La GENERACIN DE CONOCIMIENTO, proceso mediante el cual la empresa obtiene conocimiento del exterior de la compaa o lo genera internamente. El objetivo es obtener un conocimiento nuevo y mejor que permita aumentar la competitividad de la organizacin. No implica slo generar nuevos contenidos, sino tambin reemplazar, validar y actualizar el conocimiento existente en la empresa. El ALMACENAJE que consiste en la construccin del llamado sistema de GC en la organizacin. Supone codificar y mantener el conocimiento SUBPROCESOS DE GESTIN DE CONOCIMIENTO La TRANSFERENCIA de conocimiento puede ser considerada como el subproceso en el que la ciencia y tecnologa son difundidas mediante relaciones entre personas que interactan, y en el cual cada vez que un conocimiento racional y sistemtico es desarrollado por un grupo o institucin, es a su vez asimilado por otro grupo o institucin.

La UTILIZACIN del conocimiento se refiere a su aplicacin a los procesos internos que desarrolla la organizacin, as como a los productos y servicios que ofrece para mejorar su desempeo. Esta fase del proceso de GC es la que permite a la organizacin alcanzar una ventaja competitiva sostenible.

Equipo de Trabajo Efectivo

La formacin de ET est directamente relacionada con la misma esencia del GC: la necesidad de compartir conocimientos y colaborar entre los empleados de una organizacin para potenciar el resultado final.

Equipo de Trabajo Efectivo

Un ET, segn Katzenbach y Smith (1995:52) es un nmero pequeo de personas con habilidades complementarias que estn comprometidas con un propsito comn, con metas de desempeo y con una propuesta por la que se consideran mutuamente responsables.

Equipo de Trabajo Efectivo

El recurso estratgicamente ms importante que poseen las empresas para competir en el entorno dinmico actual es su conocimiento organizativo (Zrraga, 2003).

Equipo de Trabajo Efectivo

Un ET genera una sinergia positiva por medio de un esfuerzo coordinado. Sus esfuerzos individuales dan como resultado un nivel de desempeo mayor que la suma total de los insumos individuales transformando grupos en equipos eficaces y productivos.

ELEMENTOS BSICOS DEL EQUIPO

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO

PROYECTO COMO HERRAMIENTA DE GESTIN DE CAMBIO

Proyecto es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problemas, tendiente a resolver, entre tantas una necesidad humana. Es una actividad productora de bienes y servicios que surge como respuesta a una idea que busca : -Resolver un problemas - Aprovechar una oportunidad Corresponde a una unidad operativa, dentro de un proceso de planificacin y constituye el eslabn final de dicho proceso, destina bienes o a la prestacin de servicios especficos. Consiste en un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas, para alcanzar objetivos especficos, dentro de los lmites de presupuesto y tiempo dado

MEJORAMIENTO DE LA SITUACIN BASE Siempre antes de definir la formulacin de un proyecto es necesario plantearse el mejoramiento u optimizacin de una situacin base, es decir tratar de resolver total o parcialmente el problema con recursos disponibles

CICLO DE VIDA El proyecto es una decisin del uso de recursos para producir bienes y servicios. Dentro de sus caractersticas: -Tiene un objetivo claro -Persigue alcanzar metas definidas -Tienen plazos con fechas de inicio y trmino -Para su concrecin requiere de actividades relacionadas -Estas actividades requieren recursos determinados

IDEA
PREINVERSIN

-Generacin de la idea: Identificar el problema- Definir el potencial de poblacin objetivo Definir la localizacin geogrfica Definir objetivos Determinara posibles reas o alternativas de solucin -Estudio a nivel de perfil de proyecto: Adicionar nueva informacin, sin tener mayores costos, se incluye un anlisis preliminar con aspectos tcnicos de mercado, beneficios y costos, por lo tanto permite evaluar la viabilidad tcnico econmico (por lo general: Identificacin del problemas, diagnstico situacin actual, anlisis de alternativas, evaluacin ex ante Estudio de prefactibilidad, Se profundiza el estudio de la fase anterior, incorporando informacin adicional para descartar y perfeccionar alternativas, se evala las alternativas seleccionadas Estudio De Factibilidad. Se estudia en detalle la alternativa seleccionada, enfatizando con precisin costobeneficio, se optimizan todos los aspectos relacionados Fase de Pre inversin

CICLO

DE VIDA

FASES

INVERSIN

CARACTERSTICA Objetivo Especfico

EJECUCIN

Metas Plazos Actividades Recursos

OPERACIN

HERRAMIENTAS DE DIAGNSTICO - Anlisis de Involucrados - Anlisis de problema

El diagnstico corresponde a conocimiento de la situacin inicial (o realidad), con la finalidad de identificar la situacin inicial y proyectar la deseada, por lo tanto incorpora aprendizaje de la realidad. Es un esfuerzo organizado y sistemtico efectuado a partir de determinada organizacin

El ANLISIS DE INVOLUCRADOS permite determinar los actores que directa e indirectamente se relacionan con el problema a enfrentar y el tipo de relacin que se establezca (positiva o negativa) Cules son los grupos que (in)directamente estn ligados al problema? Cules son sus intereses? Son organizaciones formales? Cules son las respuestas propias? Cules son sus recursos?

El Marco Lgico es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualizacin, diseo, ejecucin y evaluacin de proyectos. Su propsito es brindar estructura al proceso de planificacin y comunicar informacin esencial relativa al proyecto. Puede utilizarse en todas las etapas de preparacin del proyecto: Programacin, identificacin, orientacin, anlisis, presentacin ante comits de revisin, ejecucin, evaluacin ex post

OBJETIVOS

INDICADORES

MEDIOS DE VERIFICACIN

SUPUESTOS

FIN

PROPSITO

COMPONENTE

ACTIVIDADES

ESTRUCTURA El ML se presenta como una estructura de 4x4 Informacin de COLUMNAS: Resumen narrativo de objetivos y actividades Indicadores (Resultados especficos a alcanzar) Medios de verificacin Supuestos (Factores externos que implican riesgos)

Informacin FILAS, presentan informacin sobre objetivos, indicadores, medios de verificacin y supuestos en cuatro momentos diferentes en la vida del proyecto: FIN al cual el proyecto contribuye de manera significativa luego que el proyecto ha estado en funcionamiento PROPSITO logrado cuando el proyecto ha sido ejecutado COMPONENTES/RESULTADOS, completados en le transcurso de ejecucin del proyecto ACTIVIDADES requeridas para producir los componentes/resultados

FIN Corresponde a la descripcin de la solucin al problema que se ha diagnosticado. Ejemplo el problema central de sector salud es una alta tasa de mortalidad materna e infantil en la poblacin de menores ingresos, el FIN sera Reducir la tasa de mortalidad materna e infantil en xxx poblacin

Deben enfatizarse dos cosas:

1) No implica que el proyecto en s mismo ser suficiente para lograr ese fin. Contribuye de modo significativo al logro del fin

2) La definicin del FIN no implica que se lograr poco despus de que el proyecto est en funcionamiento, puede ser un fin a largo plazo al cual contribuir la operacin del proyecto

PROPSITO Es el resultado esperado al final del perodo de ejecucin. Es el cambio que fomentar el proyecto. Es una hiptesis sobre lo que debera ocurrir a consecuencia de producir y utilizar los componentes El ttulo del proyecto debe sugerir directamente la definicin del propsito. El ML requiere que cada proyecto tenga solamente un propsito, ello a razn de su claridad (si existe ms de uno hay ambigedades, si hay ms de un propsito puede surgir una situacin de trueque en el cual el proyecto se aproxima ms a un objetivo al costo de alejarse de otro)

COMPONENTES Son las obras, estudios, servicios y capacitacin especficos que se requiere produzca la gerencia del proyecto dentro del presupuesto que se le asigna, cada uno de los componentes del proyecto tiene que ser necesarios para lograr el propsito, y es razonable suponer que si los componentes se producen adecuadamente, se lograr el propsito. Los componentes son los contenidos del contrato del proyecto, deben expresarse claramente, En ML los COMPONENTES se definen como resultados, es decir, como obras terminadas, capacitacin terminada

ACTIVIDADES. Son las tareas que el ejecutor tiene que llevar a cabo para producir cada componente, es importante elaborar una lista detallada de las actividades debido a que es el punto de partida del plan de ejecucin, cada actividad se consigan en un grfico de Gantt y se estima el tiempo y los recursos que toman su ejecucin

EVALUACIN DE LA COLUMNA DE OBJETIVOS

Se construye el ML de forma tal que se puedan examinar los vnculos de causales de abajo hacia arriba. Si el proyecto est bien diseado, lo que sigue es vlido: Las ACTIVIDADES para cada COMPONENTE son necesarias para producir el componente Cada COMPONENTE es necesario para lograr el PROPSITO del proyecto No falta ninguno de los COMPONENTES necesarios para lograr el PORPSITO del proyecto Si se logra el PROPSITO del proyecto, contribuir al logro del FIN Se indican claramente FIN, el PROPSTITO, los COMPONENTES, y las ACTIVIDADES El FIN es una respuesta ms importante en el sector

INDICADORES PARA LA JERARQUIA DE OBJETIVOS INDICADORES DE FIN Y PROPSITO Los indicadores hacen especficos los resultados esperados en tres dimensiones: CALIDAD- CANTIDAD y TIEMPO. El propsito de un proyecto podra ser hacer que las condiciones sanitarias en las aguas ribereas cumplan con las normas sanitarias y el indicador podra ser reducir el recuento promedio de coliformes totales por debajo de 1000 por 100 Ml en una playa especfica el 2015. Tal indicador es inequvoco, enfoca a la gerencia del proyecto en un objetivo cuantitativo, mensurable, de menos de 1000 coliformes totales por 100 ml. Especfica la calidad (en este caso de la playa donde tiene que lograrse el resultado) y expresa cundo se esperan los resultados.

El ML debe especificar la cantidad mnima necesaria para concluir que el propsito se ha logrado. Los indicadores deben medir el cambio que puede atribuirse al proyecto, y deben obtenerse a un costo razonable, preferentemente de las fuetes de datos existentes. Los mejores indicadores contribuyen a asegura una buena gestin del proyecto y permiten a gerentes decidir si sern necesarios componentes adicionales o correcciones de rumbo para lograr el propsito del proyecto

INDICADORES DE LOS COMPONENTES Son descripciones breves de los estudios, capacitacin, obras fsicas que suministra el proyecto. La descripcin de be especificar calidad, cantidad, tiempo. Por ejemplo un proyecto de educacin escolar podra especificar 10 escuelas tcnicas, ubicadas en ciudades especficas, cada una con capacidad de 1000 estudiantes por ao y con equipamiento especificado por las normas

INDICADORES DE ACTIVIDADES El presupuesto del proyecto aparece como el indicador de actividad en la fila correspondiente. El presupuesto se presenta por el conjunto de actividades que generan un componente

EVALUACIN DE LA COLUMNA DE INDICADORES. Al revisar la columna de indicadores debe verificarse que: Lo sindicadores del propsito no sean un resumen de laso componentes, sino una medida del resultado de tener los componentes en operacin Los indicadores del propsito midan lo que es importante Todos los indicadores estn especficamente en trminos de calidad- cantidad- tiempo Los indicadores para cada nivel objetivo sean diferentes a los indicadores de otros ni veles El presupuesto sea suficiente para llevar a cabo las actividades identificadas

MEDIOS DE VERIFICACIN El ML indica dnde el ejecutor o evaluador puede obtener la informacin acerca de los indicadores. Ello obliga a los planificadores del proyecto a identificar fuentes existentes de informacin o hacer previsiones para recoger la informacin, quizs como un actividad del proyecto. No toda la informacin tiene que ser estadstica. La produccin de componentes puede verificarse mediante la inspeccin visual del especialista; la ejecucin del presupuesto puede verificarse con recibos presentados para reembolso

SUPUESTOS Cada proyecto comprende riesgos: ambientales, financieros, institucionales, sociales, polticos, climatolgicos, etc., en general factores que pueden hacer que el proyecto fracase. El ML requiere que el equipo de diseo del proyecto identifique los riesgos en cada etapa: Actividades, Componente, Propsito y Fin. El riesgo se expresa como un supuesto que tiene que ser cumplido para avanzar al nivel siguiente: Si llevamos a cabo las actividades indicadas y ciertos supuestos se cumplen, entonces produciremos los componentes indicados. Si producimos los componentes indicados y otros supuestos se cumplen, entonces lograremos el propsito del proyecto. Si logramos el propsito del proyecto, y todava se siguen demostrando los supuestos ulteriores, entonces contribuiremos al logro del fin. Los supuestos representan el juicio de probabilidad de xito del proyecto.

Los SUPUESTOS (o RIESGO) del proyecto tienen una caracterstica importante: Los RIESGOS se definen como que estn ms all del control directo de la gerencia del proyecto. El equipo de diseo del proyecto se interroga qu podra ir mal a cada nivel. Al nivel de actividad por ejemplo los fondos de contraparte podran no llegar en el momento debido. El objetivo no es el de consignar cada eventualidad que pueda concebirse, sino el de identificar posibilidades con un grado razonable de probabilidad.

 La columna de los supuestos juega un rol importante tanto en la planificacin como en la ejecucin. En la etapa de planificacin sirve para identificar los riesgos que pueden evitarse incorporando componentes adicionales en el proyecto mismo. Por ejemplo, uno de los supuestos de un programa de salud rural podra ser que el personal calificado est dispuesto a mudarse y vivir en zonas rurales. Dado que este supuesto es crtico al logro del propsito del PROPSITO del proyecto, la buena disposicin del personal no puede quedar librada al azar. El equipo del proyecto debe trabajar en el diseo, Actividades y Componente del proyecto para asegurarse que el personal calificado estar dispuesto (tendr incentivos) para radicarse en zonas rurales. El incentivo podra ser una sistema de pagos de incentivo, residencia gratis, etc. Si el supuesto es crtico, y no hay componente que lo pueda controlar, el equipo de diseo del proyecto y la gerencia del mismo bien pueden decidir que el proyecto es demasiado riesgoso y debe abandonarse.

 Los supuestos son importantes tambin durante la ejecucin, indican los factores que la gerencia del proyecto debe anticipar, tratar de influir y/o encara con adecuados planes de emergencia

USO SECUENCIAL DEL MARCO LGICO El ML es una herramienta dinmica para disear/ejecutar un proyecto y no debe transformarse en un instrumento burocrtico para la presentacin de resultados finales. Se modifica y completa durante el proceso de preparacin del proyecto. Tiene el potencial de enfocar y hacer ms eficiente el proceso de preparacin del proyecto. Puede contribuir en todas las etapas del ciclo del proyecto.

SECUENCIA:
PROGRAMACIN En el proceso de preparacin del documento de Programacin, se concentra nicamente en el problema a resolver: el FIN y sus INDICADORES

OBJETIVOS FIN PROPSITO COMPONENTE ACTIVIDADES

INDICADORES

MEDIOS DE VERIFICACIN

SUPUEST OS

IDENTIFICACIN Se consideran alternativas de proyecto que podran contribuir a la solucin del problemas, el perfil resultante seleccin el mejor de ellos y define el propsito y los indicadores correspondientes. En esta etapa el anlisis ambiental considera en forma preliminar el costo de mitigacin, el estudio econmico trata de determinar la alternativa a mnimo costo

OBJETIVOS FIN PROPSITO COMPONENTE ACTIVIDADES

INDICADORES

MEDIOS DE VERIFICACIN

SUPUEST OS